酒店采購管理制度及流程

酒店采購管理制度及流程一、制定目的及范圍為提升酒店的采購管理水平，確保采購工作的規(guī)范性與高效性，特制定本制度。該制度適用于酒店內(nèi)所有采購活動(dòng)，包括日常物資采購、設(shè)備采購、食品及飲料采購等，旨在通過科學(xué)合理的流程，降低采購成本，提高服務(wù)質(zhì)量。二、采購原則采購工作應(yīng)遵循以下原則：1.公正性：所有采購活動(dòng)應(yīng)在公平、公正的基礎(chǔ)上進(jìn)行，確保選擇的供應(yīng)商具備良好的信譽(yù)和服務(wù)能力。2.透明性：采購過程應(yīng)公開透明，確保各部門和相關(guān)人員能夠了解采購的具體情況。3.經(jīng)濟(jì)性：在保證質(zhì)量的前提下，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商，控制采購成本。4.合規(guī)性：所有采購活動(dòng)必須遵循相關(guān)法律法規(guī)，確保采購合同的合法性。三、采購流程1.采購需求確認(rèn)各部門根據(jù)實(shí)際需求，填寫《采購申請表》，并附上相關(guān)的預(yù)算說明。申請表需由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，確保需求的合理性與必要性。2.采購計(jì)劃制定采購部根據(jù)各部門的申請，匯總年度采購計(jì)劃，制定詳細(xì)的采購清單，并進(jìn)行預(yù)算審核。采購計(jì)劃需在每季度初提交給管理層審批。3.供應(yīng)商選擇采購部負(fù)責(zé)對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估，選擇符合條件的供應(yīng)商。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、價(jià)格、交貨能力等。采購部應(yīng)至少選擇三家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)，確保選擇的供應(yīng)商具備競爭力。4.詢價(jià)與報(bào)價(jià)采購部向選定的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)。報(bào)價(jià)應(yīng)包括產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格、交貨時(shí)間及售后服務(wù)等信息。5.報(bào)價(jià)評審采購部對收到的報(bào)價(jià)進(jìn)行評審，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。評審結(jié)果需形成書面報(bào)告，并由部門負(fù)責(zé)人審核。6.合同簽署與選定的供應(yīng)商達(dá)成一致后，采購部應(yīng)與其簽署正式采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，包括交貨時(shí)間、付款方式、違約責(zé)任等。7.采購實(shí)施與驗(yàn)收供應(yīng)商按合同約定進(jìn)行交貨，采購部負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等，確保所采購物資符合要求。驗(yàn)收合格后，相關(guān)物資應(yīng)及時(shí)入庫。8.付款與報(bào)銷采購?fù)瓿珊螅少彶繎?yīng)根據(jù)合同約定進(jìn)行付款。所有付款需附上相關(guān)的發(fā)票及驗(yàn)收單據(jù)，確保財(cái)務(wù)審核的順利進(jìn)行。報(bào)銷申請需在物資到貨后一個(gè)月內(nèi)提交，逾期不予受理。9.采購記錄與檔案管理所有采購活動(dòng)應(yīng)建立詳細(xì)的記錄，包括采購申請、合同、驗(yàn)收單、付款憑證等。采購部需定期對采購檔案進(jìn)行整理與歸檔，以備后續(xù)查閱。四、特殊采購流程針對特殊情況，酒店可采取以下采購流程：1.緊急采購：在突發(fā)情況下，采購部可直接聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購，無需經(jīng)過常規(guī)的詢價(jià)流程。緊急采購需由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并在事后進(jìn)行備案。2.集中采購：對于酒店內(nèi)的日常消耗品，各部門可在每月的固定時(shí)間內(nèi)提交采購需求，由采購部統(tǒng)一進(jìn)行集中采購，以降低成本。3.年度采購：對于年度需求量較大的物資，采購部需提前制定年度采購計(jì)劃，并向管理層報(bào)備，確保采購的及時(shí)性與有效性。五、采購紀(jì)律1.采購人員職責(zé)：采購人員應(yīng)保持高度的職業(yè)道德，確保采購過程的公正性與透明性。2.供應(yīng)商管理：采購部需定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，確保其服務(wù)質(zhì)量與信譽(yù)度，及時(shí)調(diào)整供應(yīng)商名單。3.禁止賄賂：采購人員不得接受供應(yīng)商的任何形式的賄賂或回扣