建設項目檔案管理

建設項目檔案管理培訓提綱

緒言建設項目檔案管理工作建設項目檔案的作用生產(運行)、維護、改擴建的重要依據建設項目質量管理的重要內容和質量問題追朔的重要憑證項目竣工的重要內容項目管理、稽查、評價的重要基礎

第一章、項目檔案管理

基礎知識

一、

基本建設項目檔案管理涉及

的基本概念1、建設項目文件材料、基建檔案、科技資料

基建檔案：是直接記述和反映基本建設活動的，歸檔保存的建設項目文件材料。建設項目文件材料：是記錄和反映基本建設活動的文字、圖表、聲像等技術文件的總稱?？萍假Y料：是指為了工作參考的目的搜集來的，對科技活動具有參考作用的科技文獻材料。

2.

基本建設項目檔案、基本建設項目竣工檔案資料

基本建設項目檔案:是指在整個建設項目從醞釀、決策、勘測、計劃、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產（使用）等活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式和載體的文件材料。項目竣工檔案：是指經過整理、編制、匯總、鑒定，滿足項目竣工驗收要求的整套基本建設項目檔案。1.

建設項目、單位工程、單項工程建設項目constructionproject：指建筑、安裝等形成資產的活動中，按照一個總體設計進行施工，獨立組成的，在經濟上統(tǒng)一核算、行政上有獨立組織形式、實行統(tǒng)一管理的建設目標。單項工程uniteofproject：指建設項目中具有獨立設計文件、可獨立組織施工，建成后可以獨立發(fā)揮生產能力或工程效益的工程。單位工程subunitofproject：是指具有獨立設計文件、可獨立組織施工，但建成后不能發(fā)揮能力或工程效益的工程。

二、

基本建設工作程序

(一)前期工作（立項報批）階段1）、規(guī)劃任務是以國家經濟建設的戰(zhàn)略目標和方針任務意見技術經濟政策為依據。在制定區(qū)域、部門規(guī)劃時，以自然資源、建設布局市場預測前提，提出建設項目，初步分析投資效果，綜合平衡后，填寫項目建議書。形成項目建議書和審批文件。2）、可行性研究

在工程上馬前,在進行深入細致調查研究,科學預測和技術經濟論證的基礎上,對項目技術先進性,經濟合理性.建設可能性進行研究.以現代科學成果以最少投資取得最佳經濟效益的有限手段.也是領導部門決策的重要依據.

形成以下材料:原始基礎材料:區(qū)域氣象材料,地質勘察材料、水文材料；與有關方面的來往文件：土地執(zhí)照，有關建設來往文件；與有關方面的合同與協(xié)議書：技術委托合同、勘測設計合同?？尚行匝芯繄蟾妗＞幹圃O計任務書：設計任務書是確定基本建設規(guī)模，編制設計文件的重要依據，是研究審查基本建設必要性和可能性重要依據，是確定工程項目、建設規(guī)模、建設依據、技術布局、技術進度等根本問題的重要文件。3）、選擇建設地點

廠址選擇要根據建設方針和工業(yè)布局的要求進行。形成：收集、調研性的材料、選址依據性的原始材料、水文、地質報告書，選址報告、審批文件。(二)設計階段4）、編制設計文件

基本建設設計工作是論證建設項目經濟合理性和技術可能性的重要工作，設計文件是基本建設項目列入年度計劃和組織施工的主要依據。建設項目的設計任務書和選點報告經上級批準后。主管部門就應及時指定和委托設計部門編制設計文件。我國設計程序通常分為：初步設計:初步設計形成區(qū)域地形圖、勘測報告及附圖、總平面草圖、主要建筑物草圖、簡要說明書、計算書、工程概算。技術設計：總平面圖、土方計劃書、建筑設計圖、結構設計圖、設備施工安裝圖、工程總概算、工程預算。施工圖設計：形成施工詳圖、各部細節(jié)結構圖、施工大樣圖、施工說明書、施工組織設計文件。

5）、安排年度基本建設計劃

須按發(fā)展國民經濟中長期和年度計劃進行?；窘ㄔO須有初步設計和總概算，經綜合平衡后進行。(三)施工階段

6）、工程施工形成各種施工準備、施工記錄（隱蔽工程記錄、施工日志）、原材料實驗、更改通知單各種技術會議記錄、質量事故報告、質量評定、記錄和報告、交工驗收、竣工圖等四、竣工階段

7）試生產（運行）8）竣工驗收竣工驗收鑒定書、竣工驗收會議材料、各專項驗收文件材料會議材料9）固定資產交付使用

二、基本建設項目的內容和特點基建檔案的內容主要有：1、

立項審批文件2、

設計文件3、

工程管理文件4、

施工文件5、

生產技術準備文件6、

工藝設備文件7、

涉外文件基本建設檔案的特點

1、

成套性2、

專業(yè)性3、

現實性

三、基本建設項目檔案工作的性質和管理原則

建設項目檔案工作管理的性質

1、建設項目檔案工作是一項以項目管理為主要內容的專業(yè)性服務性工作。

2、建設項目工作是實現工程建設科學管理的技術基礎工作。

建設項目管理的管理原則

建設項目檔案工作要按照集中統(tǒng)一管理的原則，保證項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，實現項目檔案的有效利用。

第二章、國家、省關于基本建設項目的檔案的法規(guī)、文件、標準法律、法規(guī)

《檔案法》《云南省檔案條例》《科學技術檔案工作條例》《建筑工程質量管理條例》

管理規(guī)定

國家重點建設項目檔案管理登記辦法（檔發(fā)字[1997]15號）云南省重點建設項目檔案管理登記（云檔聯(lián)發(fā)[1997]第5號）基本建設項目檔案資料管理暫行辦法（國檔發(fā)[1988]4號）建設項目（工程）竣工驗收辦法（計建設[1990]1215號）重大建設項目檔案驗收辦法（檔發(fā)[2006]2號）建設項目（工程）檔案竣工驗收辦法（國檔發(fā)[1992]8號）城市建設檔案歸屬與流向的暫行規(guī)定（檔發(fā)（1987）20號）業(yè)務技術文件標準

國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（ＤＡ／Ｔ２８－２００２）科學技術檔案案卷構成的一般要求（GB/T11822－２００２）編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規(guī)定（82）建施字50號）技術制圖（ＧＢ１０６０９－89）

第三章、基本建設項目文件材料及項目檔案管理

一、科技文件材料的形成管理

基建科技文件材料的形成科技文件的標準化科技文件材料的編號科技文件材料發(fā)放管理科技文件材料的更改保證科技文件材料完整、準確、規(guī)范的管理措施

科技文件材料的基本類型（一）

圖樣材料建筑圖樣：初步設計圖樣、技術設計圖樣、施工圖設計圖樣總平面圖、結構圖、大樣圖機械圖樣：總圖、裝配圖、零件圖、系統(tǒng)圖按照制圖方法：科技文件材料的基本類型（二）平面圖、立面圖、剖面圖按照圖樣形式：原圖、白圖、底圖、復制圖（藍圖、復制圖、印刷圖）文字材料技術文件其他形式技術文件目錄、明細表、現場記錄表格、質量評定表格、材料檢測表格等非紙質科技文件材料膠片、磁性載文件材料“模擬”電子科技文件材料“數字”基本建設文件材料的形成

及成套性項目立項準備階段設計階段施工階段竣工階段科技文件材料的標準化實現科技文件材料標準化的意義涉及科技文件材料的具體內容：

1、圖樣幅面

2、圖樣標題欄

3、圖樣繪制的技術要求

4、文字材料編寫要求

5、目錄、表格材料的規(guī)格科技文件的編號編號的方法：1、項目結構編號法產品隸屬分類法工程結構分類法

2、分類編號法基本建設文件材料的運行管理建立有關制度明確職責并采取相關控制措施做好容易遺失文件的控制管理“四參加”

基本建設文件材料的更改（竣工圖的編制）更改的原因更改的類型適應性更改完善性的更改勘誤補漏的更改更改的權限和程序更改的權限更改審批程序竣工圖編制竣工圖編制的意義竣工圖編制的責任竣工圖編制的原則規(guī)定原施工圖轉化為竣工圖。照圖施工，沒有變動的由施工單位加蓋竣工章，并作必要簽署，原施工圖即轉化為竣工圖。原施工圖通過更改作為竣工圖。凡在施工中有一般性設計變更，能夠用原圖作為竣工圖的，可由施工單位在原施工圖上更改，加蓋竣工章，即為竣工圖。重新繪制改變后的竣工圖竣工圖編制的組織清理設計變更和施工記錄對應實際情況檢查，必要時進行行實際測量。按照“誰施工、誰竣工”，組織責任施工單位、監(jiān)理單位人員學習，明確竣工圖編制的范圍、深度和要求。保證圖物相符，數據準確，簽署完備。字體、線條和竣工章的簽署。；圖樣和字跡材料的要求。相關標注的要求竣工圖編制的方法：杠改或劃改圖形的更改（1）圖形的更改（2）三、科技文件材料的積累科技文件材料形成、積累的職責和要求科技文件材料的積累的方式

項目文件材料積累職責要求明確項目文件材料積累的職責項目文件材料積累范圍確保積累的質量完善積累的條件項目文件材料積累的方式科技人員個人積累專兼職檔案員積累科技檔案人員代為積累四、項目文件材料的鑒別、整理、立卷與歸檔項目文件材料完整性鑒別科技文件材料的完整性鑒別科技文件材料完整性的方法：確定科技活動的范圍分析科技活動的具體程序分析本單位在科技活動中地位判定項目文件材料準確性

的標準科技文件材料應當同它所反映的對象相一致同一科技項目之間在內容上應當一致項目文件材料與政務材料區(qū)分內容原則整體原則職能原則項目文件整理立卷《科技檔案案卷構成的一般要求》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》組卷的原則

遵循項目文件材料的形成規(guī)律，保持科技文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。組卷的要求項目文件材料必須準確項目文件材料齊全、完整項目文件材料應當原件歸檔書寫和字跡材料符合耐久性要求項目文件材料組卷的方法按結構組卷按專業(yè)組卷按階段組卷

幾類建設項目文件材料分類整理立卷方法說明一般工業(yè)民用建設項目水電建設項目公路建設項目組卷特殊情況的說明1

直接針對具體項目的管理性科技文件材料放入所針對的項目里組卷。2引進項目中的成套科技文件材料可不拆散組卷。3

一個單位保存一套相關的通用圖、標準圖，并單獨組卷；采用了這些通用圖、標準圖的項目，其科技文件材料組卷時可在卷內備考表中說明并標注標準圖、通用圖的圖號。4底圖以張為單位單獨保存和管理。5

設備維修中形成的科技文件材料單獨組卷。外購設備中的隨機文件材料可以單獨組卷。卷內文件材料及案卷的排列1、基建類案卷按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計(含初步設計、技術設計、施工圖設計)、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。2、設備類案卷按設備依據性材料、外購設備開箱驗收(自制設備的設計、制造、驗收)、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。3、案卷內管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。4、案卷內科技文件材料排列應文字在前，圖樣在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。圖樣材料的整理藍圖底圖兩種科技檔案立卷的方式裝訂的方式不裝訂的方式建設項目檔案案卷的編目頁號的編制卷內目錄的編制卷內備考表的編制案卷封面及卷脊的編制項目檔案案卷題名的構成項目名稱組件、部件、階段、專業(yè)名稱文件材料名稱項目文件材料歸檔建設項目文件材料歸檔制度的內容歸檔范圍歸檔時間歸檔份數歸檔手續(xù)和要求劃定建設項目檔案歸檔范圍的

基本方法分析研究本單位基建活動的范圍和內容掌握本單位的基本職能活動依據國家、行業(yè)有關規(guī)定判定科技文件材料有無保存價值，確定是否列入歸檔范圍國家文件、標準明確的基建文件材料歸檔范圍基本建設項目檔案資料管理暫行辦法（國檔發(fā)[1988]4號）國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（ＤＡ／Ｔ２８－２００２）行業(yè)規(guī)定歸檔時間按項目歸檔按階段歸檔按子項歸檔按時間歸檔隨時歸檔歸檔份數一般一套幾套歸檔要求和手續(xù)歸檔的職責歸檔文件的質量要求案卷質量要求歸檔手續(xù)四、基本建設文件材料的管理措施1）與項目建設同步開展檔案工作。2）加強宣傳，建立責任保證體系和管理網絡。3）建立健全制度，保證正常工作秩序。4）實施“三納入”、“四參加”，加強監(jiān)管。5）利用經濟手段，促進工作開展。6）應用經濟手段，保證工作順利進行。檔案工作與項目建設“三同步”

項目建設前期階段就應及時建立檔案工作，加強對前期階段產生文件材料的管理；在合同中明確對文件材料編制、整理及提交的具體要求。

在檢查落實建設項目的實施過程中，同時檢查落實檔案工作情況。

竣工驗收時，同時驗收工程檔案?；窘ㄔO檔案工作“三納入”檔案工作納入基本建設工作程序。檔案工作納入工作計劃。檔案工作納入有關單位和有關人員的職責范圍。

基本建設檔案人員“四參加”參加項目檔案驗收（含竣工驗收、竣工驗收）參加開箱驗收參加科研驗收參加有關會議五、基本建設檔案的匯總、編制審查、歸檔、移交1）

建設項目檔案分類基本建設分類方案水電基本建設檔案分類、整理公路基本建設檔案分類、整理工程設計項目檔案使用性質—項目分類法流域—項目分類法

單位基本建設項目檔案分類：專業(yè)性質—項目分類法廠區(qū)綜合生產性項目輔助生產性項目辦公、生活性項目

2）

項目檔案的匯總、編制

根據專業(yè)主管部門的建設項目檔案分類編號規(guī)則及項目實際情況，制定統(tǒng)一的項目檔案分類方案。依據分類對全部檔案進行統(tǒng)一的分類編號。對全部檔案清點編目，并編制項目檔案案卷目錄及檔案編制情況說明。

3）基本建設檔案的審查、歸檔、移交

3）項目檔案的審查、歸檔和移交項目檔案審查：由竣工文件編制方、監(jiān)理單位、質監(jiān)單位進行審查。各施工單位應在項目實體完工后三個月內向建設單位歸檔，有尾工的應在尾工完成后及時歸檔。項目檔案應在項目竣工驗收