MBA 會議管理課件

MBA會議管理55頁doc

引言....................................................3

第1章有效利用會議.....................................4

1.1你需要開會嗎？...................................4

L2明確會議的目的....................................6

1.3非正式會議........................................9

1.4正式會議.........................................11

L5革新中的交流方式..................................14

1.6會議類型..........................................16

L7不要離題..........................................18

第2章預備會議........................................21

2.1邀請與會者.......................................21

2.2預備議程..........................................23

2.3確定地點..........................................27

2.4安排座位.........................................33

2.5預備會議用品.....................................38

第3章出席會議........................................40

3.1積極參與.........................................41

3.2外表與講話.......................................43

3.3傾聽發(fā)言.........................................45

3.4處理問題.........................................48

3.5做備忘錄.........................................51

評估與會技巧.............................................53

第4章主持會議........................................55

4.1了解職責..........................................56

4.2研究出席者.......................................58

4.3把握會議節(jié)奏.....................................61

4.4操縱會議........................................63

4.5堅持秩序..........................................68

4.6終止會議........................................73

4.7運用正規(guī)程序......................................77

4.8解決正式會議上的問題............................81

主持能力自測............................................84

會議治理

假設想成功地治理會議，你要學習這些技巧：從構劃和預備議程,

到建立正式程序，以及處理易爆局面?！稌h治理》不僅教你全面主持

會議以及充分參與會議，而且為你提供有用方法使會議達到預定目

的。生動有力的提示關心你處理實際工作中發(fā)生的情形，并把握一流

的會議治理技巧，從而使你大大提高治理會議的效率及果斷性。

蒂姆?欣德爾(TimHindle)是倫敦商業(yè)語言咨詢機構''Working

Words〃的創(chuàng)建人。作為編輯顧問和作者，他完成了許多著作，其中

包括《袖珍經理手冊》、《袖珍袖珍金融手冊》、1979年以來一

直是《經濟學家》雜志的撰稿人，1994-1996年任《歐洲商務》雜志的編

輯。

引言

會議商務的一個重要部分，全球每天要舉行數百萬次會議，《會議

治理》會關心你一一不論是作為出席會議的與會者，或者是會議的主

席一一提高這些會議的成效和效率。不論是正式會議依舊非正式會

議，本書將提供給你相關的各種有用建議，例如如何作好差不多的預

備，如何進行恰當的座位安排，如何保持預定打算，如何終止仁義等。

散見于全書的101個簡明的提示將進一步為你達到目的提供重要信

息。自我評估練習使你能系統(tǒng)地評估你的進步及明確以后的努力方

向。假如你能不斷地應用本書所提供的寶貴建議，你就能夠專門自信

同時成功地治理會議。

第1章有效利用會議

開會要花費寶貴的時刻和金錢，因此只有在必要時才召開會議,

并確保會議簡短而富有建設性。

1.1你需要開會嗎？

大多數經理人員對花費在開會上的時刻之多感到有壓力。但是怎

么說有多少會議能真正解決問題？假如你考慮過會議真正的代價，你

安排和出席的會議就會少得多。

1.1.1定義會議

商業(yè)會議由假設干人參加，他們聚到一起是為了解決問題或做出

決定。幾個同事在走廊里偶然相遇，也能夠說是一個會議。然而，大

多數工作會議比較正式，有預先確定的時刻和地點。這些會議能夠是

與高級經理、同事或客戶一對一的會議，但通常有兩人以上參加。典

型的會議有一個明確的目標，并概括于方程（一張議事清單〕上，議

程預先在與會者中傳閱。

1.1.2考慮成本

成功的會議通過將合適的人集合在一起，使其共同為某個目標奉

獻他們的才智，因此能夠節(jié)約大量的時刻和金錢。然而，有許多會議

沒有必要召開，例如小組會議。開始時小組會議曾有一個明確的目標,

然而后來成為一個慣例，或者被看成從各自的工作中解脫出來休息一

下的機會。殊不知這是一種代價昂貴的奢侈。任何會議最大的成本通

常是與會者的時刻一一從閱讀議程，預備材料，到出席會議。假如與

會者還需長途施行，那個時刻也必須運算在內。最后還有''機會成

本〃，即這些與會者假設不出席會議，他們能做些什么，為他們的公

司制造多少價值？召集會議之前，必須考慮所有這些成本。

1.1.3把成本加起來

要運算出一個會議的總成本，第一運算全部出席人員的總薪金，

加上他們每年在各自單位的日常開支，然后將其和除以一年中的工作

小數（每周工作時數乘以每年工作周數）。另外還需運算召開會議每

小時所需的雜項支出，如房租。兩項之和是會議每小時的成本。會議

達成的最終結果是否真正值這么多錢？可能值得的，但你經常要考慮

的是如何用盡量少的成本，而事半功倍地達到同樣的成效。

1.1.4正在舉行會議

一個部門的成員和董事總經理聚在一起開會，以解決一個問題。

他們的年薪合計180000英鎊，年治理費合計100000英鎊，另外還有

各種雜項費用。按此運算，那個會議每小時的費用是178英鎊。

銷售經理聯系各種情形提供補充信息

銷售代表提出報告

董事總經理主持會議

銷售總監(jiān)向銷售團隊提出問題

秘書作記錄

1.2明確會議的目的

能夠為許多不同的緣故召開會議，主席和與會者必須預先明了確

切目的，如此才能使會議取得成功。

小提示1：從一開始就要明確會議目的

小提示2：假如不開會也能解決問題，就取消會議。

1.2.1考慮目的

大多數會議的目的屬于以下幾種之一。要預先決定所要召開會議

的目的屬于其中的哪一種，并確保全體與會者明了。

?透露住處信息或提供意見；

?公布指示；

?提出申訴和仲裁；

?做出決定或貫徹決定

?激發(fā)創(chuàng)意；

?提了建議，進行討論，并做出最終決定；

1.2.2考慮細節(jié)

假如你已決定一個會議的主題，就可開始考慮其他細節(jié)。想一

下那個會議要開多長，哪幾個問題需要講座以及必須分配給每個問題

的時刻是多少。注意留點時刻用于委派任務，也留點時刻給予會間休

息及會議總結。一定要安排好會議，以確保恰恰相反當的、有必要權

威性的與會者能夠出席。假如他們不能來，那就重新安排一個更合適

的時刻。關于例行會議，應每隔一段時刻檢查一下這些會議是否仍符

合一個有用目的而不是白費時刻。

1.2.3自我提問

Q每個人都明確開會的目的嗎？

Q是否需要每個人都出席整個會議？

Q是否有比開會更好的方法不提出問題？

Q是否有其他人，他通常不出席你的會議，但可能會在這一次會

議上提出有益的意見？

Q使用各種視覺輔助手段是否有利于會議？

1.2.4評估個人的目的

不管你主持會議或者只是出席會議，應事先考慮會議規(guī)定的目標

以及你的個人目標，例如，你可能對議程式上的某些項目專門感愛好,

你要起清晰你情愿同意什么樣的結果，然后能夠開始做相應的預備。

另一個需要考慮的問題是你能否減少花費在會議上的時刻。假如你不

需要參加整個會議并已決定只出席其中的一部分，那么應預先通知會

議主席。

1.2.5保密事宜

假如會上要講座保密事宜，應讓全體與會者在會議的開始時期就

明白，因為這會阻礙與會者的態(tài)度。所有保密事項需要恰當地處理同

時在會外出應獲得足夠的重視。假如議和內兼有隱秘和非隱秘的事

項，那么應預先確保全體與會者明白每個項目相應的情形。

小提示3：認真考慮什么能促進會議成功舉行，什么會使會議失

敗。

1.2.6強調目標

假如你主持會議，在會議開始時做飯就要概述那個會議的目的和

目標，如此就能使全體與會者在整個會議期間都能牢記不忘。提醒與

會者何時必須做出何種決議以及需傳遞何種信息，同時一一假如他們

偏離這點一一提醒他們注意分配給每個問題的討論時刻。假如你僅是

會議的參與者，你要確保你已為詳盡討論污泥專門有關的事項作好了

充分的預備。

小提示4：考慮一下，假如一個例行會議沒有如期舉行，會有什

么后果。

1.2.7你的重要途徑

目的未明確，你就無法確定需要舉行哪種會議。第一確定會議的

目的及需花時刻，然后邀請與會者。

確定會議目的決定會議需要多少時刻保證有關人員出席

1.3非正式會議

非正會議能夠有多種不同的形式，同時能夠采取討論會的形式。

非正式會會議不管是偶然進行的，或者是按通常的方式如口頭方式召

集起來的，都提供了一些機會來簡單地解決問題。

小提示5：記住，高層經理的在場可能會阻礙討論。

小提示6：要遠離你的辦公室召開會議，如此你就能夠輕易地離

開會議。

1.3.1布置環(huán)境

盡管性質比較隨意，非正式會議的成功仍舊得益于精心選擇的環(huán)

境，假如與會者感受不服，或者要他們在開放式的辦公室里討論一

項保密事宜，那么就專門難進行富有成效討論。選擇合適的環(huán)境，能

夠關心你得到所尋求的結果。

1.3.2解決問題

利用一個臨時的會面，例如與同事在走廊里交談，趕忙解決一個

問題。

1.3.3臨時會議

只有簡短的通知同時是順便或趕忙召集的會議，稱為''臨時會

議〃。這些臨時會議關于坦誠地討論問題以及不受大量其他人員的阻

礙而迅速地做出決定是專門理想的。不多于三至四人參加的臨時會議

在解決一些小問題時具有最正確成效。另外，能夠利用臨界時會議公

布緊急通告。在同事之間，臨時會議傾向于以非正式的語言風格和輕

松的軀體語言為特點。建立一種非正式的氣氛，有助于你在會議中明

白得其他人的反應。注意面部表情：因為與會者可能走神，他們的面

部表情會真實地告訴做你這一點。

1.3.4小型非正式會議

策劃小型非正式會議是為了通過討論不解決問題，提供反饋，因

此與臨時會議不同，它應該有預備的時刻。即使舉行一個只有二三個

人參加的小型非正式會議，也要記住會議的目的和時刻限制。恰當地

操縱會議，你就能讓要緊的情況進行下去，同時能使與會者之間進行

坦誠的討論。通過保持目光接觸這種軀體語言中具有表達性的方式，

來鼓舞與會者。

1.3.5討論爭議

假如你在領導一次討論，你一定要多多運用大量鼓舞性的目光接

觸，來關心你保持對會議的操縱。

1.3.6交流思想

小型的頭腦風暴會議是一個分享創(chuàng)意的良好論壇。假如你正在主

持一個頭腦風暴會議，安排專人記下與會者提出的方法，這種書面記

錄常常能夠啟發(fā)出其他建議。

1.3.7頭腦風暴會議

利用非正式的頭腦風暴會議來產生新的方法，或者得出靈活的創(chuàng)

意，用于解決問題。為了得到最好的成效，事先說明會議的目的和時

刻限制，以便與會者能有所預備。由一小群各具特長的人參與的頭腦

風暴會議最為有效，因此必須要求每個人輪番發(fā)言。會議期間幸免評

論或批判任何方法，因為這會阻礙提出建議；會后再判定這些方法的

可行性。

1.4正式會議

不同類型的正式會議都有不同的程序規(guī)那么。一些會議，如年度

全休會議，必須依法召開；其他的會議那么是自定的，是為了做出一

個專門的決定或討論一個問題而召開。

小提示7：讓自己熟悉各種正式會議的程序。

1.4.1正式會議

會議類型特點會議類型特點

董事會會議?董事會通常定期大會?這類會議適

由公司的董召開會議，也許一在大會上，通用于大量人

事們參加一個月一次，來討論常就一個主題員在短時期

一董事會通公司事務。會議通作幾個報告。內交流信息

常由董事組常在董事會的會議有些大會對公?盡管有時發(fā)

成。有些國家室舉行一一這是一眾開放，另一言人會留有

的法律規(guī)定個設有一張大桌子些只限某些人''回答提

董事會必須的正式場合。參加，如公司問〃這一段

共同行使權,董事會會議由董雇員。時刻，借鑒于

力。事會主席主持，他大會的規(guī)模，

是依照公司章程被計論和聽眾

選舉出來的參與是專門

有限的。

常務委員會?常務委員會定期外部會議?在外部會

會議召開會議來履行授一個外部會議議上，保守隱

常務委員會權給它的任務。包括某個組織秘是一個重

是公司董事?公司董事會能夠內的一群人和要問題。與會

會下屬的一授權常務委員會代組織外的另一者應認真摸

個小組，它可為采取行動。群人，例如來索哪些信息

能是對經常?常務委員會要先訪的行業(yè)工會必須保密；為

性的情況負向公司董事會報談判代表。了達到目的

責，如一位總告，然后采取必要哪些信息能

經理的薪金的行動。夠在會上披

和業(yè)績的年露。

度評審。?外部會議

能夠在中立

地點進行。

專門委員會?必要時，專門委年會（AGM）?年會承諾

會議員會能夠開會討論年會一年一股東向公司

公司董事會專業(yè)性專門強的專次，常常是規(guī)董事提問，并

能夠建立一門問題，或詳細分定的，召集公要求他們京

個專門委員析復雜問題。司董事與股東公司的業(yè)績

會，研究一個?許多公司董事會討論過去一年做出說明。

需要專門注發(fā)覺難以在一個月的事務和以后?董事們利

意的問題。與內召開一次以上的的打算。用那個機會

整個董事會會議，而專門委員尋求年度決

相比，那個小會能夠定期召開會算的批準，重

組會更加頻議，而且只涉及必新任命審計

繁地召開會要的人員。師，并討論以

議。后的打算和

策略。

公眾會議所有的成員被邀請臨時股東大會?應提早一

公眾會議對出席公眾會議。通(EGM)假如為些時刻向股

任何人都開常事先在當地社交了立該采取行東們發(fā)出臨

放。這種討論中心、公共圖書館動而需獲得股時股東大會

的形式可被及地點報紙或雜志東的批準，那的通知，提早

地點政府或上通告。么可召開臨時多少時刻那

私人活動小公眾會議的議程通股東大會。臨么隨國家而

組所采納，用常只有一項供討論時股東大會能異。

來與公眾討的要緊議題。夠在兩次年會?臨時股東

論各類事項，之間的任何時大會的操作

或為公司所候召開。規(guī)那么通常

采納，以討論與年會一樣。

以后的進展。

1.4.2遵守規(guī)那么

治理正式會議的規(guī)那么可能是復雜的，同時隨國家和組織的不同

而異。規(guī)那么能決定會前必須發(fā)了通知的數量，與會者的權益，表決

工作應當遵循的程序。如你參加一個正式會議，應事先了解應當遵循

的一些規(guī)那么。

小提示8：注意正式會議中的一切法律要求。

1.5革新中的交流方式

運算機和通訊技術（統(tǒng)稱為信息技術，或I。的快速進展，使

面對面的會議數量大大減少。你可利用這些高科技工具減少出席會議

的時刻。

小提示9：在會議前，打給與會者，讓他集中到議題上來。

小提示10：對信息要有選擇性地吸取，幸免信息超載。

1.5.1虛擬通訊

數字技術正在革新交換信息的傳統(tǒng)方法，大大減少了旅行的必要

性。會議、實時視頻在線會議、電子郵件和因特網通訊這些數字

技術正替代著面對面的會議。在召集各地人員開會之前，考慮以上這

些選擇。

1.5.2視頻會議

現在，利用實時音頻和視頻連接的視頻會議是一種被廣泛應用的、

對用戶友好程度正在提高的開會方法。假如你那兒已具備這種技術，

你能夠利用這類會議，像會議，聯絡在世界各地的人。視頻會議

的優(yōu)點是能顯示軀體語言和面部表情，這常常是有效溝通的關鍵因

素。

小提示11:組織和舉行會議時，考慮世界各地的時差。

出席視頻會議

將傳統(tǒng)的和新的方法結合起來，為你所用。例如，讓無法來會議

現場的代表通過視頻設備來出席會議。

小提示12：通過設定一個時刻限制來優(yōu)化在線會議。

小提示13：當你在會議中發(fā)表講話時，不斷重復你的姓名。

1.5.3文化差異

跨文化商務交流中的常見障礙包括語言的不同、時區(qū)差異和國與

國之間旅行時刻的不同，以及文化期望的不同。然而信息技術正使得

這些困難減小：電子郵件提供一種現成的通訊渠道而與地點和時區(qū)無

關。英語的廣泛使用，會在正式交往中阻礙其母語不是英語的發(fā)言者,

在電子郵件中這確實是一個小問題了，因為發(fā)送的信息是相對簡短同

時是非正式的，較少需要熟練的語言運用。

1.5.4電子郵件

電子郵件〔e-mail）可使你以專門快的速度與頻率通過因特網發(fā)

送和接收書面信息。這相當于另一種形式的會議連續(xù)幾天甚至幾星

期，因為與會者聚在一個''虛擬的〃會議地點評論當前的議題和問

題，或者討論一些情況。在組織之內，電子郵件能使來自不同部門和

不同地點的大量雇員代表參加討論，而可不能遇到真實會議中的苦惱

和花費。然而非必要的信息會快速地積存。盡量保持全部信息簡短扼

要—這將有助于限制''會議"的議程。

有效的聯系

視頻會議讓你們充分交流，即使在你們不能見面時。第一預備好

設備，包括書面材料和整套軀體語言。

1.6會議類型

有多種類型的會議-正式的和非正式的，每一種類型適合于一種特

定的目的，因此在你開始安排會議和通知與會者之前，決定哪種類型

的會議最能達到你和目的。

小提示14：認真地摸索你需要舉行的會議的類型。

小提示15：使會議規(guī)模盡可能小些，盡量幸免分散注意力。

1.6.1需考慮的因素

一旦你差不多決定召開一次會議，下一步就需要考慮一系列的因

素，例如會議的緊迫性，即是否必須趕忙召開？誰參加？你想從會議

中得到什么？牢記這些問題和你的要緊目標，然后選擇最合適的會議

類型。例如一對一的會議或正式的委員會會議通常最合適做出決定，

而頭腦風暴會議關于交流方法是專門有益的。

1.6.2決定會議規(guī)模

會議的目的會阻礙其理想的規(guī)模。大會或小會都有其優(yōu)缺點：大

群人可提出各種意見，然而這些成員可能會分成派系；小群人一起行

動可能會更有效，然而思路比較狹窄。通常的會議有六至九人參加。

如此的規(guī)模既不太大，也較容易操縱；也不太小，能夠激起辯論。如

此規(guī)模的會議能鼓舞人們出席會議，因為與會者明白他們的意見能引

起他與會者的注意。

小提示16：在一個顯著的位置上放一塊表或一只鐘，以便把握時

刻。

1.6.3會議目的和類型相符合

目的需要考慮的事項會議類型

處理信息最多涉及三個人非正式的

例如聽取報告，公小及四個人以上，或正式的

布指令，宣布或說一個團隊

明程序上的變化要求反饋度討論非正式或正式的

讓公司董事了解最新正式的

形勢

涉及股東年會或臨時股東

大會

要告知公司外盡可能公布的

多的人，包括媒體。

涉及提供信息的發(fā)言新聞公布會

人

解決問題僅涉及一人一對一

例如應對不滿。需要幾個人或一個團專門委員會

隊的投入

涉及緊急問題臨時的

做出決定需要趕忙討論，或涉監(jiān)時的

例如做出選擇，獲及非典型的商務問題

得授權，承諾采取涉及反復顯現的商務正式的

行動問題

要求一個組織的最高董事會

層進行討論或授權

要求公司的股東們授年會或臨時股大

權會

激發(fā)創(chuàng)意需要討論創(chuàng)新的方法非正式的

例如形成制造性需要迅速地產生全新頭腦風暴

的解決方法思想

需要對有關事宜的報正式的

告進行考慮、討論或

預備

1.7不要離題

會議未能達到目的可能有各種緣故：與會者可能帶有相互沖突的

目的，會議可能迷失了方向，或者議題太多，時刻不夠。事先商定會

議目標有助于實現這些目標。

小提示17：傳閱議程及所有的相關材料。

小提示18：會前爭取來自可能的同盟者的支持。

1.7.1摸索在前

會議之前，考慮周到并詳細打確實是專門重要的，如此能夠保證

會議順利進行。第一，傳閱一份清晰的議程。確保會議有充足的時刻,

幸免匆匆掠過議程上的要緊項目而終止會議。辨認出那些可能試圖搶

奪會議操縱權的與會者，并估量他們的論點。找出那些與你有同樣觀

點的人，并鼓舞他們支持你的論點。

1.7.2幸免陷阱

通過良好的預備和全體與會者的參與，會議上顯現的大多數陷阱

是能夠幸免的。必須確保：

?研究會前傳閱的全部會議材料；

?準時開始會議，準時終止會議；

?嚴格并認真地按照議程進行會議；

?假如主持會議，盡可能讓更多的人提出問題和回答；

?保證與會者充分了解差不多做出的決定。

當議程上最后一項（通常標以〃其他事宜〃〕開始進行時，與會

者可能會在底下相互交談，提出一些小問題。假如你主持會議，讓每

個人有秩序地獲得發(fā)言機會。

小提示19：確保在會議之前就會議目的取得一致。

小提示20：當與會者偏離議程時提醒他們。

1.7.3舉行會議

積極的行為

消極的行為

第2章預備會議

花費在預備會議上的時刻專門少會白費。確保會議在恰當的時刻

和地點舉行，由合適的人參加，快捷且戲院有做出正確的決定。

2.1邀請與會者

選擇恰當的人出席會議能夠決定會議是否能達到目的。每一個

被邀請者都應當出席，因為他們能提出各自專門的意見，否那么會議

就不能充分利用與會者們的時刻。

小提示21：考慮與會者在一個小組環(huán)境中如何工作。

小提示22：排定會議時刻表之前要考慮旅行時刻。

2.1.1選擇出席者

當你考慮邀請誰時，可能某些人是因此的出席對象。例如，假如

討論一個貸款項目，你應當邀請有權同意貸款數額的人參加。另一些

人能夠提供專門的技巧或建議。邀請那些有良好溝通技巧的人參加會

議。他們能夠關心小組卓有成效地工作。，并達到預定的目標。假設

某些與會者只需參加會議的某一部分，應告訴他們有關事項的開始和

終止時刻，如此能夠節(jié)約這些與會者的時刻，并使會議易于操縱。

2.1.2評估奉獻

當你列出了與會者的初步名單時，依次確認每個人可能做出的奉獻：

?他們是否有可供分享的信息？例如，一位銷售經理報告客戶的

反應。

?他們能否提供專門的意見或信息？例如，一位生產經理。

■他們的專業(yè)身份是否有用？例如，處理合同爭議的律師。

?他們能否實施已獲得同意的行動？例如，在一個預算會議上的

一位財務主管。

2.1.3考慮參與者

提供信息：邀請公司某一部門成員，例如生產或銷售部門成員，

為公司其他人員提供有關他們部門的進展情形。

提供意見：某些人因為正在參與某一特定事件，或者因為有體會,

因而有資格向其他成員提供有用的意見。

提供專門的專長：具有專門技能的專家，或是來自公司內部，或

者來自公司之處，他們的出席都可能促進討論。

授權行動：專門是財務方面的決定，如簽署或談判一個新的合同，

可能要求一位財務主管在場授權那個行動。

小提示24：議程的每個項目旁列動身言者的姓名

2.1.4通知與會者

組織會議最困難的部分之一是確定一個時刻，以適合你的全體與

會者。有時，確定會議時刻的最簡單的方法是。把會議安排在由同一

批與會者參加的另一個會議之后，否那么電子郵件或要來來往往

直到至確定會議日期。假如有人不能按所提出的時刻出席會議，在重

新安排會議時刻之前，考慮下下假如沒有他參加，會議是否仍可舉行。

通常需要就會議的時刻和地點作書面的確認。

要點

?必須明確通知與會者關于會議的日期、時刻、地點和會議的目

的。

?與會者應當明白他們將對會議做出哪些奉獻。

?會前向全體與會者提供書面的背景材料。

?會議場所必須有適當的設備，會場大小適宜。

2.2預備議程

使與會者明確會議目標的最好方法是，預先發(fā)給他們一份明確的

議程。預備議程有幾種方法，選用一個適合你目的的方法。

小提示25：幸免在一天的情緒低落時段內開會，例如緊接在午

餐之后。

2.2.1編排議程

會議議程是需要提出度討論的問題或項目的清單。它應當簡潔、

一目了然。第一聚攏所有的有關信息，然后搜尋出哪些項目需要確定

細致程度。你會發(fā)覺與其他會者商計是有用的。假設有許多的問題要

討論，就給每一項目分配一個時刻限度，以保證你可不能超過規(guī)定的

時刻。在會前多久開始預備議程決定于需要多少預備時刻。

小提示26：保證將議程的任何改變都通知會議主席。

2.2.2編寫議程

在為類似會議編寫議程時，可把這份簡單的議程作為模板。給每

一項標出號碼，并給每一項分配一個開始時刻，以有利于那些不需參

加整個會議的與會者。

小提示27：議程應盡可能簡短。

例如：委員會會議議程

7月6日上午11點

格林?德雷飯店

（議程開頭為會議日期、時刻與地點）

1.[11：00）任命一位會議主席

2.[11：10）為缺席致

3.[11：15）批準上次會議備忘錄

4.（11：30）上次會議提出的事項

5.（11：45）討論聯絡司宜

（每項編號、每項均有一個起紿時刻）

[12：00）會間休息

6.（12：15）財務事項

7.（12：45）專門事項

8.（13：00）其他動議

9.（13：15）其他事宜

10.（13：35）下次會議細節(jié)

（下次會議細節(jié)寫在議程的未尾）

小提示28：試將議程限于一頁紙

要點

?議程包括會議日期、時刻、地點和目的等細節(jié)。

?議程中關于會議的要緊目的應盡量明確

?全體與會者需要確切明白會議對他們的要求

?分配給每一項的時刻應表達出它們的優(yōu)先次序

?時刻。無人會介意提早終止會議，然而會議超過預定時刻是令

人不快的。

2.2.3構想議程

當你撰寫會議議程時，盡量按邏輯排列主題，并把類似的議題

放在一起，如此能夠幸免同一領域談了一遍又一遍的情形顯現。你的

議程能夠從常規(guī)情況開始，如指定一位會議主席，為缺席致，然后

轉入批準上次會議（假設相關〕備忘錄并聽取前次會議上同意任務者

的報告。會議的下一個議程應當是就當前的問題，例如最新的財務會

計及銷售情形，進行大量的討論。最后是其他事宜，并打算確定下次

會議的日期、時刻和地點。

小提示29：早些討論最重要的問題，現在與會者最有精神。

2.2.4分發(fā)議程

一旦你草擬了一份議程，就將其發(fā)送給與會者，供評論、補充或

征求同意。假如你期望在一份差不多正式批準的議程上增加或刪除項

目，必須征得與會者的同意。與增加項目相比，他們可能會更喜愛減

少一些項目，除非他們對你期望加上去的項目有專門的趣。當與會者

抵達會議時給他們一份修改的議程，這種做法是不能同意的，除非因

臨時事件而必須如此做，例如主席生病，或財務情形的突然變化。盡

可能在會議之前預先分發(fā)最后決定的議程。

2.2.5要做的事

1.決定需要在會上提出的問題。

2.將議程初稿發(fā)給全體與會者，征求他們關于其他項目的建議。

3.將建議匯總到下一個草案中。

4.重新在全體與會者中傳閱議程，征求他們的同意并定稿。

2.3確定地點

選擇會議地點關于會議的成功是極為重要的，這不僅此是一個舒

服的問題，而且要使與會者感受到那個場所是適合于那個會議的。對

所有會議都這們，不管小會或大會，正式會議或非正式會議。

小提示30：為那些需作長途旅行者考慮所要花費的時刻

小提示31；為殘疾與會者提供必要的設備。

2.3.1認清你的需要

會議地點應與會議目的相適合。假設會議的目的之一是讓兩部分

人進一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的。同樣的道理，不

要在一個亂糟糟的開放式辦公室如開正式會議。關于你本部門的會

議，仍有一個選擇問題，你必須決定家中、中立處或外地哪個最適合

你的需要。

2.3.2選擇會議地點

假如你在安排一個會議，要租用會場及其他設備，你應比較一下

價格，專門在預算緊張的情形下更應該這種做。你可能發(fā)覺你能談成

一個折扣。大都市中心地段可能適合于大多數與會者，同時公共交通

服務良好，然而市中心地段確信比稍不位于中心的地段要昂貴一些。

城外會議場所對與會者吸引力較小，但假如會議連續(xù)一天以上那是值

得的。另一方面，一個都市的愉快舒服可能有助于吸引人來參加連續(xù)

幾天的會議。衡量你的優(yōu)先順序，選擇合適的會議地點。

2.3.3法律方面考慮

依照法律，必須邀請某些人參加某種會議，如公司的股東年會一

盡管有一些不道德的公司找一個不合適地點或時刻召開會議以通過

不得人心的提議。給年會設定一個使股東無法投票的日期和地點，這

是不合法的。將公眾會議放在難于接近的地點也是不合法的。

2.3.4評估環(huán)境

在任何會議中，物理因素起著重要的作用。不論什么場合，注意

使與會者足夠舒服以集中精力開會，但不要讓他們舒服得想打瞌睡。

檢查并使別處噪聲保持在最低小水平，取曖和通風有益于工作，但不

要過分。大飯店里的房間常有專門好的空調但缺少自然光，而自然光

關于堅持一種活躍的氣氛是重要的。

小提示32：確定已被移出會議室。

2.3.5考慮各種類型的會議場所

會議場所考慮的因素

你的辦公室?你的全部參考資料在手

你的工作位置或一張會議桌，外邊。

加幾把椅子。?你的權威性可能得到加

強。

?可能會有干擾，或者

有人打攪。

下級的辦公室?可能提高一位下級的地

一位下級的工作處。位和士氣

?假如工作處狹小，可能會

使雙方都感不適

單位會議室?幸免由于使用個人辦公

供職員使用的公司會議室室而引起的公司等級問

題

?處人可能同與會者接觸

而打攪會議

別處的會議室?保證設有任何一方占地

在你公司之外的一個中立的會主優(yōu)勢。

議室。?假如保密是重要的，這類

會議室專門有用。

?可能昂貴，同時每人個人

都不熟悉。

會議中心具有開大會的設備。

一個大的聚會場所，例如在一所需要時能夠提供技術支持和安

大學里。全保衛(wèi)。

可能缺少非正式的小規(guī)模聚會

的機會。

城外的會議場所假如與會者來自全世界，那是合

異地的一間辦公室、會議室或飯適的。

店。在某種場合增加幾分的力。

旅途、時刻和食宿花費專門多。

2.3.6幸免陷阱

有幾個緣故（有的明顯，有的不太明顯）使會議場所選擇得不行。

當你查找和預訂會議場所時，應估量幸免以下常見的陷阱：

?參加會議的人比估量的要多一一房間不夠大，人們感到不舒

服。

?出席人數比估量的少得多，空蕩蕩的房間令人。

?空調不合適，房間悶熱，或氣溫太高，難以調劑。

?會議室中的燈光開關或插頭未作檢查和標記，顯現技術問題。

?會議地點或鄰近缺少服務部門，如咖啡廳或銀行。

小提示33：把有潛在問題的會議安排在中立地點。

要點

?會前關于不熟悉的會場至少訪問一次。

?房間最好有窗，能夠打開或關上以調劑溫度。

?發(fā)言者需要明白空調器和燈光開關的位置。

?洗室及其他設備應清晰地標明。

?椅子應試坐十分鐘，檢查是否舒服。

小提示34：要求你的助手檢查當地公共交通運輸的可利用情形，

時刻表和季節(jié)性變化。

2.3.7案例研究

隨著公司的進展，會計部門與銷售人員合作時產生了問題，因此

會計經理在一個方便于銷售部門的房間里召開一個會議，討論一起工

作的方法。

然而，房間太小，椅子不夠，有些人得站著，擋住了別人的視線,

致使他們不能看到經理。

正在翻動的圖表?？照{無效，窗也未開，因此室內悶熱；一扇門

開著，但這讓辦公室別處的噪聲進入。財務經理被叫走，然后有

幾個人動氣地走了。經理回來詢問建議，但幾沒有什么響應，結果

未獲得實際的解決方法。

選擇了錯誤的會議場所：那個事例指出，盡管有完好的意圖，卻

選擇了一個不行的會議場所，實際上是損害而不是改善了兩個部門之

間的關系。在一個沒有打攪且有足夠空間容納參加討論的全部成員的

中立處，兩部門的聚會可能會獲得更積極的結果。

2.3.8關注音響成效

一個構建良好的會議室并不保證能有一個好的會議，然而它可顯

著增加這種機會。記住你的會議目標。大多數會議的要緊目的是與別

的與會者口頭交談來分享信息，因此優(yōu)良的音響成效是必需的。即使

在一個小房間里只有少數人進行交流也會有這種問題，而音響成效關

于有眾多與會者參加的會議專門重要。假如運用視覺因素，例如使用

視覺輔助裝置，視聽成效都必須良好，所有椅子的安放位置都不能有

礙視線。

小提示35：找一個確信可不能受到打攪的會議場所。

2.3.9在良好的氛圍中開好會議

好的設備有助于氣氛，如良好的音響裝置、適宜的照明以及舒

服的座位。假如聽眾注意力不分散，就能集中在發(fā)言者身上。發(fā)言者

會由此受到鼓舞而講得更好。

2.3.10案例研究

一家廣告公司安排會見一個潛在的客戶，討論一項宣傳活動。那

個客戶的工作場所相當遠，是一個小型的開放式辦公室，因此廣告公

司建議利用一家鄰近客戶且有會議設備的飯店。

會前一周，廣告公司的一名成員來飯店檢查會議室，看到一套多

媒體系統(tǒng)和一張大桌子。他要求把桌子搬走，并要求安置一套標準的

視聽設備，因為他明白自己公司的展現是使用這種設備來預備的。開

會那天，廣告公司的執(zhí)行人員提早到來測試阻礙強度，并將座位安排

成半圓形，調整了窗簾和空調，并定好了點心。會議進行得專門順利,

廣告公司贏得了那個新的客戶。

提供完善的會議場所：正如那個事例所說明的，每件事均須預先

組織，并有一個試運作過程，如此那個廣告公司能預先排除潛在的問

題，從而能集中在他的展現工作上。另外，那個地點廣告公司做了一

個明智的決定，拒絕了現代化硬件，而使用較老式的但更恰當的設備。

2.4安排座位

與會者座位的安排對會議的成功有專門大的阻礙。預先考慮座位

安排，假如必要，設計一個座位安排方案，給會議制造一個良好機會

來達到目的。

小提示36：考慮多個安排座位的方案，然后選擇其中最恰當的一

個。

2.4.1一對一會議

在一個一對一的會上，兩人的座位安排可決定會議的格調，并阻

礙討論的進程。假如你正在主持會議，可通過適當安排座位來阻礙會

議的正式程度。一對一會議有三種座位安排：支持性的、合作性的和

面對面的。為了解與會對方對會議氣氛的感受，可在桌子四周放四把

椅子，在他到會前你先坐下，再看他坐在哪里。

支持性的：假如你期望是支持性的，可與另一個人在桌角兩邊

就座，這有助于排除障礙且可進行目光接觸。

合作性的：坐在另一個人旁邊表示合作，這種安排提示觀點的

相似性。

面對面的：坐在桌子的對面，使自己與另一人保持距離，那個

位置能使不一致的觀點表達得更悠閑一些。

小提示37：在非正式的會議上用圓形會議桌。

2.4.2就座分組

大型會議的目的決定會議安排。圍繞一張桌子安排一群人就座時,

用兩種形狀的桌子有三種差不多的選擇。如有談判或對抗的可能性，

選一張長方形的桌子，''雙方"可相對而坐，在一邊的中心安排一位

中立的主席。要強調會議中的等級觀念，主席就座于長桌的頂端。關

于較非正式、不分等級的會議，選擇一張圓桌，每個人平等的圍桌而

坐。假如一個會議的參加人數眾多、將在禮堂或大房間內舉行，就將

座位安排成行且面對主席。

2.4.5文化差異

等級在某些文化中顯得專門重要。在亞洲許多地區(qū)，年齡有專門

大的份量，因此最年長者在會議上往往就座于地位最高的座位。另一

些文化中，重要性與職位相聯系，因此一個資力較低的副總裁決可不

能被安排在比總裁更重要的座位上。

面對面就座：當你在討論問題或試圖做出決定時，安排持相反觀

點的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊。主席坐在團隊成員之間。

顯示等級：假如你期望顯示等級，讓主席坐在長方桌子的頂端，

其他與會者座位按資力遞降順序就座。主席坐在長桌的頂端，資力最

淺者坐在離主席最遠處。

自由討論：假如坦誠的討論比與會者的地位更值得關注，在會議

中用一張圓桌。主席可坐在任何一個座位上

小提示38：確保任何與會者能互相看到。

2.4.6運用策略來排座

主席坐的位置決定了其他座位的意義。適應上主席位置在長桌的

頂端，其右手座位是最優(yōu)先的位置。但并不一定要如此排座。

策略性排座是以與會者會受其鄰座的阻礙那個假設為基礎的。明

確你想從會議得到什么，然后通過安排座位關心你達到目的。關于有

爭議的問題，通過座位安排把派系分散開，幸免讓觀點相反或觀點十

分相似的人相鄰而坐，如此做，使觀點涇渭分明，并防止討論離題。

可依照你了解和分析的與會各人對所要討論問題的觀點，來構劃座位

安排圖。目光接觸關于向自己團隊的成員表示下一步將做什么是專門

重要的。想一想誰應該能夠與誰進行目光接觸，相應地安排人們的座

位。

小提示39：安排座位時，使就座者相互間保持一臂間距。

小提示40：不要讓與會者就座于直射的陽光下。

2.4.7分散對抗

畫一張座位安排表，以與會者對立即討論的最有爭議的問題的

觀點為依據，這會有助于分散與會者在這一事項上的對抗性。

圖例

主席

意見未定者

支持者

反對者

視線

意見未定者看著主席尋求引導

反對者坐在主席對面，在討論中起專門大作用

意見未定的與會者可清晰地看到和聽到全部觀點

動議的支持者坐在其他支持者的斜對面，能夠直截了當看到其

他支持者

動議的反對者被支持者的座位隔開

支持者在那個位置上有利于把情形傳給意見未定的出席者

主席與大部分與會者專門是意見未定者保持目光接觸

反對者坐在主席旁邊以''平穩(wěn)〃會議桌

支持者能夠阻礙那些反對者

2.4.8觀看座位安排

假如會議沒有正式排座，可觀看別的與會者坐的位置，相應地選

擇你自己的座位。某人坐的位置可能顯示他對所討論的問題的感受以

及他想在會上起什么作用。強硬的反對者可能會選擇靠近主席的位置

向全體與會者發(fā)號施令。坐在中間可能提示期望充分參與或對會議桌

那邊的討論起支配作用。假如你是主席，盡力勸說聲音最響、最直言

不諱的人坐在你的正對面。

小提示41：要求與會者關閉移動或傳呼機。

2.4.9解讀就座模式

會議桌周圍的每一個座位你都能有所獲，這決定于你想得到什

么。試著從其他與會者坐的位置''讀〃出他們的目的。

坐那個位置有良好的視線，能夠看到全體與會者

桌子中央位置能讓與會者在會議上發(fā)揮積極作用

沒有什么意見的與會者選擇那個位置，期望不被卷入

強有力而且自信的發(fā)言者取與主席正面相對的位置

與自信心專門強的發(fā)言者觀點相同的與會者坐那個位置

主席的右邊是傳統(tǒng)的優(yōu)先位置

主席或要緊發(fā)言者為操縱會議選擇的強有力的位置

小提示42：不要用太舒服的椅子，它們會使與會者感到懶洋洋。

2.4.10陳述你的理由

你的情形介紹會受到你與聽眾之間座位安排的阻礙。巧妙地安

排別人的座位，可使你更容易達到目標。讓聽眾坐在你的周圍，意味

著合作性與非正式的討論，但它可能無助于你左右別人的觀點。站在

離你的聽眾有一段距離的位置，坐在臺上或坐在桌子后邊，會提高你

的權威性和風度，但可能阻止雙向討論，同時也較難評估他們的態(tài)度。

2.5預備會議用品

大多數會議的成功在專門大程度上依靠于事先的預備和組織，包

括為這些場合提供恰當的設備和材料一一其中有會議地點，各種視聽

設備，以及書寫材料。

小提示43：會議開始之前檢查全部視聽設備是否都能工作。

2.5.1要做的事

1.檢查是否預定了點心。

2.檢查休息室的設備是否夠用。

3.保證有足夠的停車位置。

4.多預備一些書面背景材料，以防有些與會者遺失了這些材

料。

5.確定供電系統(tǒng)是否正常。

2.5.2組織會議場所

在會議場所，你可能只有有限的一點時刻能夠檢查設備，安排座

位，預備好視聽設備如投影儀和屏幕，以及分發(fā)議程和背景材料。假

如真是如此，考慮多找些人來幫忙，作會前預備和會后的收拾整理。

假如使用一個確定的會議室，會前檢查那一天的會議室是否被雙

重預定。預定的時刻應比你所使用的時刻更長一些，以便預備好開會

所需的設備和會后撤走設備。檢查座位裝置是否適合你的需要，同時

確保會議前后房間是整潔的。

2.5.3選擇視聽設備

在大型會議、演講和討論會中，為了突出所討論的要點，視聽(AV)

設備用得越來越多。

這些設備能夠從差不多的活動紙板到精巧的背投式視頻熒光屏

幕。不管何時需要AV設備，要在會前預先試用并熟練把握，確保這

些設備是好的，以及從所有的位置上都能看到圖像。假設有必要，爭

取技術支持。

小提示44：防備會場服務人員為獵取額外利潤而提供過多食品。

小提示45：確保能夠滿足專門的飲食要求。

2.5.4提供書寫工具

對會議記錄速度和精確性的要求以及現場的格調一一正式和非

正式一一會阻礙與會者對書寫工具的選擇。在某些類型的會議［例如

新聞公布會〕中，與會者可能用筆記本電腦、電子記事本或口述錄音

機來記錄信息。然而在大多數會議中，筆記仍記在紙上。

為與會者提供作筆記用的拍紙簿和圓珠筆或鉛筆，以幸免人們?yōu)?/p>

查找他們自己帶來的這些物品而可能顯現的延誤和干擾。利用分發(fā)印

有你公司標志、名稱、地址和號碼的拍紙簿和筆的機會進行免費

宣傳。

電子記事本

口述錄音機

拍紙簿和筆

作記錄

提供差不多的書寫物品，如拍紙簿和筆，與會者可能帶有自己的

口述錄音機或電子記事本。

2.5.5主持大型會議

關于大型公布性會議或討論會，會議組織與內容一樣重要。欠缺

的打算、技術故障、糟糕的設備，會造成與會者不能用心于會議的實

質內容。假如情況進展順利，與會者也更會記住你的信息。檢查一下

大批人員是否能夠容易進出會場，是否差不多預備了足夠的座位，與

會者是否能夠看到所有視聽設備的顯示。提供一個擴音（PA）系統(tǒng)或

分立的話筒擴音器和放大器。保證所有的發(fā)言者明白如何調整和操縱

這些設備，并給他們提供技術支持或其他必需的關心。

2.5.6組織休息

會議時刻較長時，盡管在會議期間提供水和熱飲，你仍可能要中

間休息。利用休息，讓與會者在復會前以小組形式非正式地討論有關

事宜。幸免在休息時提供大量食物，否那么與會者會變得懶洋洋的。

小提示46：會前少飲酒，它極少能提高效率。

第3章出席會議

參加會議的每個與會者都有保證會議達到預定目的的責任。每個

與會者都需要預先預備并積極做出奉獻，從而使每次會議更富成效。

3.1積極參與

作為會議的與會者，認真了解大致情形是專門重要的。通過預

先閱讀議程和往常的備忘錄，你能夠關注到會議的主題?？紤]一下你

在會議中將發(fā)揮的作用以及如何發(fā)揮作用，然后就能夠作相應的預

備。

小提示47：會議開始前擬定你的發(fā)言。

3.1.1要點

?為了在會議中做出奉獻，背景調查是必要的。

?會前與其他與會者進行接觸，從而排除隔閡，并交流信息。

?必須了解與會者個人之間的敵意。

?關于大的事項，可能有必要預先游說以獲得支持。

?會前試探與會者的意見。

3.1.2收集信息

會前進行一些差不多而透徹的背景調查，能關心你在會議中做

出有見地且有效的發(fā)言。通過收集新的數據（例如與同事或專家討論

或閱讀相關的出版物或研究材料），或查閱往常的數據（如過去的筆

記、會議紀要和公司檔案），來匯總信息。你的會前預備還應包括對

其他與會者作些研究。在那個時期的細致的預備，會使你專門容易地

找到一條通往目標的合適途徑。

3.1.3辨認對立方

會議前你需要努力去了解其他與會者對議程上議題的觀點，他

們的愛好所在，以及是否有足夠的權威在背后支持這些觀點從而阻礙

會議的結果而不管討論的結果如何。倘假設你的觀點可能會受到強大

的抵制，盡力辨認出你的反對者，并預先與其協商一個折中方法，如

此在公眾面前雙方的威信都可不能受到破壞。要想成功地駁倒對方，

明白得對立的觀點是專門重要的。你可能未必會勝過對手，但應幸免

顯現僵局。

小提示48：會前向其他與會者簡單介紹議題的情形。

3.1.4談論問題

會前與別人分享信息總是有益的，專門是與那些持相反觀點者,

因為他們可能期望表達不同的看法。這種交流會關心每一派別容忍甚

至同意另一種意見。（開放的軀體語言表示情愿傾聽〕

3.1.5預備談判

談判是發(fā)生在兩個派別之間的討價還價，這兩個派別都擁有一

些對方想要的東西。談判的對象可能不是具體有形的物體，而可能是

對特定行為過程給予的支持，或對完成一個特定的任務給予的關心。

假如你立即去談判，帶上一個堅決的目的或目標坐到談判桌前，再加

上一個為實現目標而制定的策略。你的策略應當包括反對的理由以及

能夠妥協的范疇。要成為一個成功的談判者，你必須對他人的需求和

偏愛十分敏銳。傾聽別人發(fā)言會發(fā)覺能夠取得一致的領域，或者發(fā)覺

在談判中你可利用的弱點。記?。阂坏╇p方都列出了他們的差不多要

求和考慮，這就說明雙方為了達成一個能夠同意的解決方案都情愿作

出讓步。

3.2外表與講話

為確保你的信息傳遞到其他與會者，你應當看著他們講話。每

次會議要穿著得體，并確保演講清晰而又自信。

小提示49：保持積極的面部表情和聲調。

小提示50：錄下你自己的演講排練，檢查你講得是否清晰。

3.2.1外表部分

當你作演講時，職業(yè)性的外表能為你獲得更多的尊重，因為人們

往往第一以外貌取人，假如你將與另一個公司舉行會議，了解該公司

的著裝準那么，如此你就能夠幸免顯現諸如所有與會者都穿著牛仔服

而只有你穿著西裝的情形。在正式會議上，專門當其他與會者都不認

識你的時候，穿一套正式的服裝。不論你穿何種服裝，檢查并確保你

的外表整潔，頭發(fā)潔凈，指甲修剪整齊，皮鞋光亮。

3.2.2顯示自信

這位男士看上去專門自信并操縱著會議局面。他渾身上下潔凈利落，

穿著一件合身的深色外套和一件挺括的白襯衫，系一條整潔的暗色領

帶。他積極的軀體語言將給人們留下一個好印象。

通過目光接觸顯示自信

前傾表示活躍而感愛好

服裝得體而整潔

書寫紙疊放有序

3.2.3獲得信心

自信的建立是一個循環(huán)的過程。假如你表現得十分自信，人們就

會認為你充滿信心，同時更容易信服你的論點。一旦你感受到其他與

會者對你的信任，你的信心就會增強。在任何用語言進行溝通的場合,

與你表達論點而實際使用的詞匯相比，你的聲調有五倍以上的阻礙

力，你的軀體語言有八倍以上的阻礙力。注意要在恰當的時候發(fā)言并

表達清晰，并注意遣詞造句和語音語調。為這些演講質量方面所花的

時刻應至少相當于為預備發(fā)言內容所花的時刻。

3.2.4要點

?第一印象專門重要。一個論辯的開場白應當反復練習。

?因為你可能只有一次發(fā)言機會，因此要一次成功。

?當表達有誤時，應趕忙糾正，如此其他與會者就會察覺到你十

分了解你正在討論的主題。

?變換語調（如熱情的、祝賀的、強有力的、正式的，等等）會

產生不同的成效。

?會議終止時總結要點。

小提示51：開始發(fā)言前做一個深呼吸。

小提示52：假如一個主意出自于你的辛勤工作，就對它沖滿信

心。

3.2.5積極地參與

一個會議中你的參與程度在專門大程度上決定于會議的規(guī)模。

假如是一個小型內部會議，你或許能