公司檔案管理制度

公司檔案管理制度

【篇一：企業(yè)檔案管理規(guī)定】

第一條為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù),

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）和有關(guān)法律、

法規(guī)，制定本規(guī)定。

第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)

中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。

第三條企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理

檔案的部門(mén)或人員，提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。

第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。

中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報(bào)國(guó)家檔案

局備案。

第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門(mén)依法履行下列職責(zé)：

（一）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定

本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)

章制度；

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、

統(tǒng)計(jì)和提供利用工作；

（三）指導(dǎo)本企業(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工

作；

（四）監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)（含境外機(jī)構(gòu)）的檔案工作。

第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的

檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。

第七條企業(yè)各部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本

企業(yè)檔案部門(mén)集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書(shū)寫(xiě)和載體材

料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相

應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級(jí)。

第十條企業(yè)采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知

識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。

第十一條企業(yè)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值

的檔案登記造冊(cè)，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷。

第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。國(guó)有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政

管理部門(mén)的要求填寫(xiě)有關(guān)報(bào)表。企業(yè)認(rèn)真做好對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)

值的檔案的登記工作。

第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提

高檔案管理水平。

第十四條企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開(kāi)

發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)。

第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門(mén)、司法部門(mén)依法執(zhí)行公務(wù)提供

真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。

第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國(guó)家、社會(huì)和其他

組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。

公司檔案管理制度

一、文書(shū)檔案歸檔制度

1、各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔

范圍，交行政部統(tǒng)一管理。

2、各部門(mén)形成的文件、材料由兼職檔案員（各部門(mén)內(nèi)勤）收集、

審定、整理、立卷。

3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠（文件的正文與附

件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)）無(wú)缺頁(yè)、破損現(xiàn)象。

4、下發(fā)文件不僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔，還應(yīng)留有書(shū)面材

料存檔。

5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書(shū)寫(xiě)整齊，用毛筆、藍(lán)黑色

鋼筆、碳素筆抄寫(xiě)，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門(mén)重新書(shū)

寫(xiě)。

6、重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復(fù)印，但原件必須歸檔。

7、機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律

交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，

熱愛(ài)本職工作，忠于職守，維護(hù)黨和國(guó)家利益，工作盡職盡責(zé)，自覺(jué)

遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

2、負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、

上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量

符合“規(guī)范”要求。

3、負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門(mén)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

4、負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房各項(xiàng)制度的落實(shí)。

5、積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)

驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1、各部門(mén)配備一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)文件、材料的收集、

整理、歸檔立卷工作。

2、兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，

把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。

3、兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移

交。

4、嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。

5、接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，

不斷提高業(yè)務(wù)水平。

四、部門(mén)立卷制度

1、凡本部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均

屬本部門(mén)立卷歸檔范圍。

2、各部門(mén)兼職檔案員，負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)的文件資料進(jìn)行收集、審

定、整理、立卷。

3、兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度,

按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷，保證立卷質(zhì)量。

五、檔案保管制度

1、各門(mén)類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負(fù)責(zé)檔

案的保管工作。

2、按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對(duì)各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列

有序，查找方便。

3、檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對(duì)已到借閱期限尚

未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。

4、庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對(duì)濕

度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

5、檔案庫(kù)房?jī)?nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防

潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)，定期檢查。

6、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品，停電時(shí)，

律用手電照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫(kù)房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫(kù)房門(mén)窗，確

保安全。

六、檔案保密規(guī)則

1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀(jì)律，堅(jiān)持原則，認(rèn)

真執(zhí)行各項(xiàng)制度。

2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認(rèn)真遵守安全保密制度，

嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室，確需帶出時(shí)須

經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。

3、查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人

員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。

4、本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所，

不準(zhǔn)帶回家中，要及時(shí)交給檔案管理部門(mén)。

5、對(duì)于違反保密規(guī)定，泄露國(guó)家公司機(jī)密或造成一定后果者要

依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

七、檔案借閱制度

1、借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺(jué)履行

借閱手續(xù)。

2、凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案，應(yīng)

持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期

限內(nèi)按時(shí)歸還。

3、借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由

轉(zhuǎn)借他人。

4、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)印、抄寫(xiě)檔案資料。

5、檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案

材料完好無(wú)損時(shí)，方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)

認(rèn)真核對(duì)，正確無(wú)誤時(shí)，方能簽字蓋章。

6、一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)

象，要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

八、其他

解釋權(quán)歸公司行政人事部。

【篇三：公司檔案管理辦法】

檔案管理制度

1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移

送檔案室統(tǒng)一保管。

2、各種檔案的文字書(shū)寫(xiě)，必須用藍(lán)黑或黑墨水書(shū)寫(xiě)，禁用其它

筆書(shū)寫(xiě)。

3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時(shí)，均應(yīng)在檔案室

按有關(guān)要求借閱。

4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，

做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。

5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電

器。

檔案統(tǒng)計(jì)制度

1、做好檔案組織機(jī)構(gòu)和人員構(gòu)成情況的統(tǒng)計(jì)。

2、及時(shí)、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收，作到帳表相符。

3、做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計(jì)。

4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統(tǒng)計(jì)。

5、有專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作，按要求填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并做

到迅速、真實(shí)、準(zhǔn)確無(wú)誤。

檔案安全保密制度

1、嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的有關(guān)保密制度加強(qiáng)管理，防止丟失、泄

密。

2、查閱檔案，一般應(yīng)在檔案室查閱，需要摘抄或復(fù)制的機(jī)密文

件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。

3、需要帶回使用的檔案，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)橫傳、私自外借,

不準(zhǔn)帶入公共場(chǎng)所。

4、外單位來(lái)查閱和抄錄檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)

批準(zhǔn)后，方可調(diào)閱。

檔案查閱借閱制度

1、外單位查閱檔案時(shí)，必須持有介紹信，注明查閱人的姓名、

政治面貌及查閱內(nèi)容或范圍。

2、查閱黨組、局長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄、紀(jì)檢工作等有關(guān)案卷和絕密

數(shù)字時(shí)，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)；查閱一般檔案資料時(shí)，檔案員需進(jìn)行

登記，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，方可查閱。

3、凡查閱檔案者，一般不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室，如需要借出時(shí)，

必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文

字材料不準(zhǔn)隨意翻閱、摘抄。

4、查閱檔案者要愛(ài)護(hù)案卷，不得將案卷拆毀、拆頁(yè)、勾抹、圈

點(diǎn)，嚴(yán)防污染檔案；查閱時(shí)不得吸煙；也不得將案卷轉(zhuǎn)借他人或帶回

家中。

5、查檔抄錄的材料經(jīng)檔案工作人員審核無(wú)誤后，簽字蓋章，否

則無(wú)效。

6、借出的案卷一般不能超過(guò)七天，如延期使用，需補(bǔ)辦延期手

續(xù)。

7、借出或還回的案卷，必須嚴(yán)格履行登記、注銷和檢查手續(xù)，

當(dāng)面點(diǎn)清，如發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，及時(shí)追究責(zé)任，并采取補(bǔ)救措施。

檔案庫(kù)房管理制度

1、檔案庫(kù)房是保存檔案的重要基地，非本室工作人員嚴(yán)禁入內(nèi)。

2、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙、喧嘩、動(dòng)用火種，嚴(yán)禁攜帶危險(xiǎn)品進(jìn)入。

3、庫(kù)房門(mén)窗要牢固，隨走隨關(guān)，班前班后要經(jīng)常檢查，嚴(yán)防檔

案丟失和意外事故發(fā)生。

4、庫(kù)房?jī)?nèi)要保持清潔衛(wèi)生，有防火、防盜、防光、防蟲(chóng)、防鼠、

防潮、防塵、防污染等措施。

5、檔案裝具要堅(jiān)實(shí)、耐用、整潔大方。

機(jī)關(guān)檔案歸檔制度

一、凡機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料（包括黨、

政、工、團(tuán)、以及人事、保衛(wèi)、專業(yè)、財(cái)會(huì)等工作中形成的文件材料），

均由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)進(jìn)整理、歸檔，并定期向本機(jī)關(guān)檔案室移

交。

二、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人員辦理完畢的文件材料應(yīng)及時(shí)交給辦公

室文書(shū)人員，統(tǒng)一進(jìn)行歸檔文件整理。

三、凡本單位參加外出學(xué)習(xí)、考察、參加各種會(huì)議的人員返回單

位后，三日內(nèi)必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文

書(shū)人員，統(tǒng)一進(jìn)行歸檔文件整理。

四、各業(yè)務(wù)科室在辦件過(guò)程中形成的材料、文件和所需的要件,

按一件一卷的原則，由本科室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

五、機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在第二年上半年向本機(jī)關(guān)檔案室

移交檔案，并辦理移交手續(xù)。

六、機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)把會(huì)議檔案保管二年期滿后，在三月末之前

移交本機(jī)關(guān)檔案室，并辦理移交手續(xù)。

國(guó)土資源專業(yè)檔案立卷歸檔制度

為了做好國(guó)土資源專業(yè)檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質(zhì)量,

制定本制度。

1、凡是在國(guó)土資源管理辦件過(guò)程中形成的各種文件材料，按照

歸檔范圍和一件一卷的原則，由形成部門(mén)統(tǒng)一立卷。

2、要保證歸檔材料齊全完整，堅(jiān)持誰(shuí)主審，誰(shuí)立卷的原則，做

到案結(jié)卷成。形成檔案的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。

3、國(guó)土資源專業(yè)檔案的立卷，以國(guó)土資源專業(yè)檔案的形成單位

為單元，在保持項(xiàng)目材料的完整性、成套性的基礎(chǔ)上，按照辦件程序

所需的要件和批件，組成案卷。

4、卷內(nèi)材料要準(zhǔn)確一致，整卷內(nèi)不能有鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫(xiě)。

5、案卷內(nèi)要填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考

表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁(yè)數(shù)。

6、編頁(yè)號(hào)。用鉛筆在每卷頁(yè)文字的右上角或背面的左上角填寫(xiě)

順序頁(yè)號(hào)，不能有誤和遺漏。

7、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對(duì)破損材料要修補(bǔ)。案卷裝

訂要整齊美觀，不掉張頁(yè)，采用三孔一線的裝訂方法。

8、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切，能夠正確反映案卷的

內(nèi)容和成份。

9、立好的案卷要按永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分開(kāi)，按要

求填寫(xiě)案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時(shí)間順序，并

編寫(xiě)案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前

一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交。

文書(shū)檔案歸檔文件整理制度

為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規(guī)則》

進(jìn)行整理、歸檔，結(jié)合我局具體情況，特制定本制度。

1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各

科室統(tǒng)一交到辦公室進(jìn)行歸檔文件整理。

2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一

起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要

用卷繩裝訂，文件材料張數(shù)特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。

定期的單份文件材料可用書(shū)釘裝訂，不許有散頁(yè)。

3、多份文件為一件的文件排序，來(lái)文首先是文件閱辦單，然后

是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉(zhuǎn)發(fā)文

在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。批閱文稿和簽字一律用

炭黑或藍(lán)黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。

4、采用年度——保管期限——問(wèn)題分類法進(jìn)行分類。即在同

一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面

按問(wèn)題分為黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類。

5、組件后在歸檔文件的首頁(yè)上端居中空白位置蓋上歸檔章。在

歸檔章內(nèi)要注明全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、問(wèn)題、保管期限。

6、按保管期限對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行編號(hào)，一個(gè)保管期限排一個(gè)

流水號(hào)。在同一保管期限內(nèi)重要的文件材料排在前邊。文件材料的排

序一定要規(guī)范，黨、政分開(kāi)，排列清晰，便于查考。

7、歸檔文件目錄和卷盒封面內(nèi)容要填寫(xiě)清楚完整，不得漏項(xiàng),

填寫(xiě)歸檔文件日期單位數(shù)要用0占位。

8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進(jìn)館時(shí)所用。

9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向

本單位檔案室移交。

會(huì)計(jì)檔案立卷歸檔制度

會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的組成部分，機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)在經(jīng)濟(jì)管

理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中產(chǎn)生的，是記錄和反映機(jī)關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料

和證據(jù)。

1、機(jī)關(guān)會(huì)議檔案的整理原則是：財(cái)務(wù)部門(mén)每年形成的財(cái)務(wù)檔案

應(yīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)按照會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)裝訂成冊(cè),

整理立卷。

2、機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍是機(jī)關(guān)內(nèi)其職能活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)

報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)憑證、銀行對(duì)帳單、工資表等有關(guān)會(huì)計(jì)核算專

業(yè)材料。

3、整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)鑒于過(guò)去沒(méi)有在報(bào)表、帳簿、憑證的封面或

背面上設(shè)計(jì)檔號(hào)的，在整理時(shí)應(yīng)該補(bǔ)上，檔號(hào)主要包括機(jī)關(guān)名、全宗

號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、盒號(hào)、保管期限等項(xiàng)目。

4、對(duì)于破損、缺頁(yè)、裝訂不牢固或不規(guī)范的案卷，應(yīng)由財(cái)務(wù)部

門(mén)負(fù)責(zé)修補(bǔ)和裝訂，使其達(dá)到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質(zhì)量。

5、會(huì)計(jì)檔案案卷的編號(hào)，應(yīng)以每一本報(bào)表、一本帳簿、一本憑

證各自給一個(gè)案卷號(hào)。

6、會(huì)計(jì)檔案的排列，要在年度內(nèi)先把內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)按先后順序排好，

然后將各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)中的報(bào)表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10

年、5年的順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號(hào)。

7、擬制案卷標(biāo)題，要根據(jù)會(huì)計(jì)檔案每卷的具體內(nèi)容進(jìn)行批制，

使其能完整、準(zhǔn)確的反映卷內(nèi)內(nèi)容。

8、編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎(chǔ)上進(jìn)行。逐卷

填寫(xiě)。一式三份，一份備日常使用，其余兩份一并交給檔案室。

9、會(huì)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間是當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，

可在財(cái)務(wù)科保管二年期滿后，由會(huì)計(jì)部門(mén)編制案卷巨錄及清冊(cè)，在三

月末之前移交給檔案室，并辦理移交手續(xù)。

聲像檔案立卷歸檔制度

聲像資料是國(guó)家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷

歸檔工作，結(jié)合我局情況特制定本制度：

1、聲像檔案的歸檔范圍是機(jī)關(guān)在職能活動(dòng)中反映主要事件、會(huì)

議、人物、主要活動(dòng)及有歷史價(jià)值的資料。

2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門(mén)統(tǒng)一

立卷，在每年五月前向檔案室移交。

3、歸檔的聲像資料要根據(jù)形成的時(shí)間、作者、內(nèi)容、重要程度，

形成規(guī)律和聯(lián)系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實(shí)際，便于查找利

用。

4、按要求填寫(xiě)好卷內(nèi)目錄，編好號(hào)碼。

檔案利用制度

1、凡本單位人員利用檔案，須嚴(yán)格履行查（借）閱登記手續(xù)，

注明查（借）閱目的，用后及時(shí)反饋利用效果。

2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批

準(zhǔn)方可查閱。

3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢

查校對(duì)后方可帶出。

4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時(shí)，

須經(jīng)辦公室主任同意。借出時(shí)間不得超過(guò)兩周，到期仍需繼續(xù)使用,

要辦理續(xù)借手續(xù)。

5、如查（借）閱秘密、機(jī)密的檔案，須請(qǐng)示本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)并由檔

案辦公室主任批準(zhǔn)；查閱黨委會(huì)議記錄、班子會(huì)議記錄的須經(jīng)主管局

長(zhǎng)批準(zhǔn)。

6、對(duì)借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴(yán)禁私自拆卷、勾畫(huà)、涂

改、撕頁(yè)、照相。借出的檔案要嚴(yán)格保管，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人，對(duì)將檔案

丟失者視情節(jié)輕重給予處罰。

7、查（借）人員要遵守保密制度，嚴(yán)禁把檔案內(nèi)容向無(wú)關(guān)人員

泄漏，違者按有關(guān)規(guī)定，給予批評(píng)教育或紀(jì)律處分。

檔案利用效果登記制度

一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時(shí)進(jìn)行利用效果的

收集工作，對(duì)不能當(dāng)場(chǎng)體現(xiàn)的，利用接待人員要跟蹤收集。

二、凡利用者利用檔案即時(shí)取得效果的，請(qǐng)利用者當(dāng)場(chǎng)填寫(xiě)利用

效果，并簽名確認(rèn)。

三、利用者在利用檔案后，無(wú)法當(dāng)場(chǎng)確定利用效果時(shí)，應(yīng)將“利

用效果登記表”帶回，而接待人員要及時(shí)催繳“利用效果登記表:

四、檔案員收回的“利用效果登記表”，應(yīng)及時(shí)整理。

【篇四：公司檔案管理制度】

一、總則

集團(tuán)的各項(xiàng)檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的

要素。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順

工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

1、凡集團(tuán)總部各部門(mén)、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的，具有

查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向集團(tuán)行政人事部提交備

份，從而保證集團(tuán)行政部作為集團(tuán)檔案管理對(duì)口部門(mén)檔案資料的完整

性、延續(xù)性、真實(shí)性。

2、集團(tuán)總部行政人事部負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理、文書(shū)立卷的工作，

并對(duì)各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)

重視本單位文件資料的管理和文書(shū)立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)

責(zé)此項(xiàng)工作。

二、歸檔范圍

1、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料（公

文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書(shū)信、報(bào)刊、錄音、錄像等）

均屬歸檔范圍。

2、公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算

等方面的文件材料

3、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料；

4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料（含合同、重要報(bào)表、

銀企聯(lián)系函件等）

5、政府、項(xiàng)目批文、合同;

6、公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的

各項(xiàng)工作流程、公司決定等）；

7、工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件（含各業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等）、工程初

設(shè)、修改、竣工圖紙；

8、各分子公司及集團(tuán)總部各部門(mén)年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃；

9、公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）；

10、公司有效證照、證件、印章；

11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件；

12、公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、

領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；

13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;

14、集團(tuán)、各分子公司獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料;

15、其他有必要?dú)w檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來(lái)的對(duì)公

司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位

提供和贈(zèng)送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

三、立卷歸檔要求

1、集團(tuán)行政人事部應(yīng)即時(shí)做好檔案歸檔分類保管；各分子公司

應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、

立卷，向集團(tuán)行政人事部提交備份。

2、集團(tuán)各部門(mén)應(yīng)及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有

些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各分子必須

嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。

3、各分子公司向集團(tuán)行政人事部提交備份檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行

移交手續(xù)，按文件材料分類造冊(cè)，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注

明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。

4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保

持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做

到下述幾點(diǎn):

(1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全

完整。

(2)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件

與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立

在一起，不得分開(kāi)；文電應(yīng)全在一立卷。

(3)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件

材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在

后；印件在前，定稿在后；

(4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的

案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)

頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和

聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。

(5)按各類檔案資料的保密級(jí)別、保存期限，案卷必須以規(guī)定

的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)

化；沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名，有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫(xiě):

沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；卷

內(nèi)文件目錄放在卷目。

（6）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、

中心內(nèi)容和責(zé)任者。

四、檔案保管期限

1、文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十

六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

2、確定集團(tuán)檔案保管期限的原則

（1）凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司

有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

（2）凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查

考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。

（3）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短

期保管。

五、檔案保密級(jí)別

1、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)

密二級(jí)。檔案的密級(jí)由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級(jí)。

2、有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級(jí)檔案

復(fù)制時(shí)，需經(jīng)辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任

（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）及副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任（集

團(tuán)行政人事部經(jīng)理）鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提

供利用。

六、檔案的借閱

1、各部門(mén)因工作需要，借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)

批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫(xiě)檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱。

2、公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意

或辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）批準(zhǔn)。

3、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、

清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。

4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶

檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)辦公室主

任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）批準(zhǔn)。

5、有密級(jí)的檔案調(diào)閱、復(fù)制時(shí)均需辦公室主任（行政人事部經(jīng)

理）及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過(guò)十

天。

7、借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按

公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

七、電腦檔案的管理

1、所有員工使用的電腦必須指定專門(mén)的區(qū)域存放公司相關(guān)的文

件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工

作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。

2、各分子公司辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）即為電腦檔

案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對(duì)存檔電腦區(qū)域、

文件夾名稱進(jìn)行如實(shí)登記；各電腦檔案管理責(zé)任人須定時(shí)對(duì)本單位的

電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查。

八、檔案的鑒定與銷毀

1、集團(tuán)行政人事部定期對(duì)所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期

限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

2、檔案鑒定工作由集團(tuán)行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門(mén)參加，

組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見(jiàn)。

3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷

人要在銷毀清冊(cè)上簽字。

九、罰則

1、集團(tuán)各分子公司凡違反本制度，無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的備

份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令

其文件部門(mén)負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)出書(shū)面檢查外，各罰款100元?500

元，并予以集團(tuán)內(nèi)通報(bào)批評(píng)。

2、集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項(xiàng)，泄露公司檔案秘密

的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任（集團(tuán)行政部經(jīng)理）批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)

印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對(duì)其部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款

500元?1000元，并予以通報(bào)批評(píng)；如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重

程度追究其法律責(zé)任。

3、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項(xiàng)，不按借閱期限歸

還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫(xiě)出書(shū)面檢查。

4、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項(xiàng)，遺失檔案的，應(yīng)

立即報(bào)告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視

情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。

5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)

密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律

責(zé)任。

6、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，

不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。

十、附則

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋。

3、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定具體

實(shí)施細(xì)則。

4、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準(zhǔn)。

十一、附件：集團(tuán)各分子公司各部門(mén)存檔及備案范圍

【篇五：公司檔案管理制度】

一、總則

1、為加強(qiáng)本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案

管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。

2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接

形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史

記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

3、公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文

上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離

職