會計軟件概述

第3章

會計軟件

3.1會計軟件概述

3.1.1會計軟件的概念

會計軟件是一種運月于實際會計工作的計算機應(yīng)用軟件，它以計算機作為手段,

通過對人工輸入的記賬憑證或原始憑證進行加工處理，自動生成會計賬簿、會計報

表以及其他相關(guān)的會計信息資料，從而完成會計核算工作。任何一個會計軟件都是

由模塊、數(shù)據(jù)庫和會計軟件文檔三大部分組成的。

模塊是程序的集合體，一個或數(shù)個程序組成一個模塊，完成一個相對獨立的功

能。例如：憑證輸入模塊、總賬打印模塊、報表編制模塊等。數(shù)個相互聯(lián)系又相對獨

立的模塊裝配在一起形成一個獨立的會計軟件，如賬務(wù)處理子系統(tǒng)、工資核算子系統(tǒng)

等。一個模塊完成的功能可多可少，通常將“賬務(wù)處理子系統(tǒng)”稱為一個功能模塊。

數(shù)據(jù)庫是數(shù)據(jù)的集合體，用于存放各種數(shù)據(jù)，如憑證、賬簿、報表等。數(shù)據(jù)庫由

多個數(shù)據(jù)文件或表組成，任何一個會計軟件都必須有數(shù)據(jù)庫，用于存儲相關(guān)數(shù)據(jù)。

?會計電算化原理與應(yīng)用

會計軟件文檔是對會計軟件模塊和數(shù)據(jù)庫等所作的文字說明，包括用戶需求說

明書、概要設(shè)計說明書、軟件測試報告、用戶手冊等技術(shù)文檔和使用文檔。國際和國

內(nèi)均對計算機軟件文檔有標準的要求，如國際質(zhì)量認證標準IS090000、國標GB/T

19021.3o

3.1.2我國會計軟件的發(fā)展

會計軟件的發(fā)展與一個國家社會經(jīng)濟的發(fā)展和企業(yè)管理模式的演變息息相關(guān)。

從企業(yè)角度審視：在20世紀70年代以前，中國經(jīng)濟處于供給制和計劃經(jīng)濟,企業(yè)

管理處于生產(chǎn)管理時代，主要特征表現(xiàn)為：管理重心放在企業(yè)內(nèi)部，著重提高內(nèi)部

生產(chǎn)效率，實行控制型管理；進入20世紀80年代至90年代，中國經(jīng)濟表現(xiàn)為計劃

與市場經(jīng)濟并重的混合管理時代，基本上以職能管理為主體，是各個單項管理的結(jié)

合,是一種離散型的管理,以提高經(jīng)濟效益為管理目標：進入20世紀90年代，中

國經(jīng)濟進入了新經(jīng)濟時代，全面面向市場經(jīng)濟，中國的企業(yè)管理也進入新管理時代,

具有面向市場、基于現(xiàn)代企業(yè)制度、價值化、系統(tǒng)化、電算化、國際化、中國化、

普遍化等特點，管理的核心是提高企業(yè)市場競爭能力。結(jié)合我國社會經(jīng)濟和企業(yè)管

理模式的不同發(fā)展階段，可以從以下幾個方面來了解我國會計軟件的發(fā)展歷程（如圖

3-1所示）o

|單項型|核算型|管理型-

1988年1993年1996年1998年

圖3-1會計軟件功能的發(fā)展

?44?

1.從會計軟件功能看

(1)1977—1988年，這是我國會計軟件的起步階段。我國會計軟件是從1977

年開始研究和開發(fā)工作的，在1988年以前基本上為非商品化會計軟件，具體表現(xiàn)為

企業(yè)自行開發(fā)和應(yīng)用財務(wù)軟件或委托其他單位進行定點開發(fā)。

(2)1988—1993年，這是我國會計軟件的發(fā)展階段。從1988年開始，中國會

計軟件進入了商品化階段。最早是單項型財務(wù)軟件，只是對財務(wù)的個別環(huán)節(jié)或工作

進行處理。

(3)1993—1998年，這是我國會計軟件的提高階段。從1993年開始會計軟件

進入核算型階段，可以全面核算企業(yè)的業(yè)務(wù)活動，全面反映各項財務(wù)狀況；從1996

年開始，會計軟件發(fā)展到管理型階段。在核算的基礎(chǔ)上為企業(yè)管理，尤其是為財務(wù)

管理提供了大量的工具和方法。

(4)1998年以后，這是我國會計軟件的騰飛階段。進入1998年，中國會計軟

件進入ERP階段，會計軟件本身也從管理型發(fā)展到戰(zhàn)略型，它不僅是為財務(wù)管理，

而是為企業(yè)整體戰(zhàn)略服務(wù)。

2.從會計軟件的操作界面和技術(shù)看

(1)基于DOS平臺的會計軟件。1996年以前的會計軟件主要是建立在DOS平

臺上?；贒OS操作系統(tǒng)開發(fā)的會計軟件，所使用的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)一般采用一

些小型的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，如Dbase、Foxpr。等，其在管理大容量數(shù)據(jù)記錄方面的

?會計電算化原理與應(yīng)用

功能不足，制約了會計軟件在業(yè)務(wù)量比較大的企業(yè)應(yīng)用，同時受DOS操作系統(tǒng)對計

算機內(nèi)存管理能力的制約，造成軟件在運行中不穩(wěn)定。

(2)基于Windows平臺的會計軟件。1996—1998年隨著微軟公司推出W

indows系統(tǒng)以及Windows95ZNT操作系統(tǒng)，我國大部分會計軟件公司都推出了在

Windows平臺上運行的會計軟件。由于Windows系統(tǒng)對計算機內(nèi)存管理能力的增強,

使得基于Windows平臺上的會計軟件運行穩(wěn)定，且在易學(xué)易用性方面得到了提高。會

計軟件已發(fā)展到圖形界面階段，其中32位的WIN95平臺的會計軟件在市場上占有主

流的位置。

(3)基于瀏覽器界面技術(shù)的會計軟件。1998年以后，隨著InternetsInternet

技術(shù)的發(fā)展，瀏覽冷界而技術(shù)開始引入會計軟件，從而使得會計軟件兒乎所有的前

端應(yīng)用都逐步轉(zhuǎn)向通過瀏覽器來實現(xiàn)，大大減少了學(xué)習(xí)的難度。

3.從會計軟件的網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)看

(1)F/S階段。最早中國的網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件是從文件服務(wù)器F/S開始的，存在很多

缺陷，如文件負荷過大，不適合大型網(wǎng)絡(luò)，而且必須使用胖客戶機。

(2)C/S階段。后夫出現(xiàn)的C/S結(jié)構(gòu)的財務(wù)軟件，其中有兩層或三層的。但這

種軟件也存在一定的局限性，它的優(yōu)勢是可以解決分布式處理，網(wǎng)絡(luò)負荷相對較小，

可以適合于大型網(wǎng)絡(luò)，但它在跨平臺方面存在相應(yīng)的難度。由于要進行胖客戶機安

裝，所以維護和升級成本相對較高。

(3)B/S階段?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已發(fā)展到B/S階段，它可以很好地解決跨平臺的

?46?

應(yīng)用，解決網(wǎng)絡(luò)多結(jié)構(gòu)的分布式處理，尤其可以很好地支持Internet、Intranet或E

xtranet,前端會采用統(tǒng)一的瀏覽器界面，在WebServer上作一次性安裝就可以安

裝升級整個軟件系統(tǒng)，從而極大地降低用戶的總體擁有成本，客戶端采用瘦客戶機

或NC（網(wǎng)絡(luò)計算機）來工作。

3.1.3會計軟件中的基本術(shù)語

1.會計主體與賬套設(shè)置

會計主體也稱會計人體，是指會計工作為之服務(wù)的一個特定單位。進行會計工

作，首先應(yīng)當明確會計核算的空間范圍，即為誰核算、核算誰的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。會計主體

既可以是企業(yè)，也可以是事業(yè)單位、機關(guān)團體，但是這些單位在經(jīng)濟上應(yīng)是獨立或

相對獨立的。這些單位應(yīng)擁有一定數(shù)量的資產(chǎn)，能獨立進行生產(chǎn)經(jīng)營或業(yè)務(wù)活動，

能獨立編制財務(wù)會計報表。

在手工會計下，會計主體的界限很容易劃分；在會計電算化下，會計主體的界

限劃分主要是通過賬套設(shè)置來進行的。一個獨立核算的單位具有一套獨立的賬簿體

系，稱為一個賬套。目前各會計軟件開發(fā)商開發(fā)的會計軟件均能同時處理上百家會

”主體的會il賬，即可以同時設(shè)置上百個賬套。這一功能拓寬了會II軟件的應(yīng)用范

圍，使一套會計軟件可同時為多個單位或部門共享，同時還能實現(xiàn)各個賬套之間的

數(shù)據(jù)傳輸和共享。單位在首次使用會計軟件時，應(yīng)為本會計主體設(shè)置相應(yīng)的賬套，

至少包括賬套編號和賬套名稱，它相當于手工會計下的單位編號和單位名稱C

?會計電算化原理與應(yīng)用

2.會計期間

企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動在時間上是連續(xù)不斷進行的，為了定期報告企業(yè)的財務(wù)狀

況和經(jīng)營成果，就需要將企業(yè)持續(xù)不斷的經(jīng)營活動人為地劃分為一定的時間段落，以

便確定一定期間的財務(wù)狀況，每一個段落稱為一個會計期間，通常以一年稱為一個

會計期間，也叫會計年度。會計年度有不同的劃分方法，可以是以12個月份為終止

的歷年制，也可以是以其個月份為終止的營業(yè)年。我國會計法規(guī)定，以公歷年度作

為會計年度，即以每年的1月1日起至12月31日止作為一個會計年度。有些國家的

會計年度是以頭年的7月1口至第二年的6月30口或以頭年的10月1口至第二年

的9月30日終止。為了及時了解企業(yè)的經(jīng)營情況，在會計年度內(nèi)還要按半年度、

季度、月份結(jié)賬，編制財務(wù)報告。

3.貨幣計量

會計核算是連續(xù)、系統(tǒng)、全面、綜合的一種記錄方式。為了滿足綜合性這一要

求，會計核算必須要有一個統(tǒng)一的計量尺度，即貨幣。一個會計主體的會計核算應(yīng)以

什么貨幣作為統(tǒng)一的計量單位，一般應(yīng)由會計制度規(guī)定。我國會計制度規(guī)定，會計

核算應(yīng)當以人民幣為記賬本位幣。業(yè)務(wù)收支以人民幣以外的貨幣為主的單位，也可

以選定其中一種貨幣作為記賬本位幣，但編報的財務(wù)會計報告應(yīng)當折算為人民幣。

在選擇折算匯率的時候，一般可選擇期初匯率或業(yè)務(wù)發(fā)生當FI匯率來折算。目前:

國內(nèi)知名廠商開發(fā)的會計軟件一般都有專門設(shè)置記賬本位幣和折算匯率的功能。

4.財務(wù)分工

配備與單位會計工作相適應(yīng)的會計人員是完成會計工作的先決條件。同時，根

?48?

據(jù)內(nèi)部牽制制度的規(guī)定,還需對會計人員進行合理的分工和職責(zé)權(quán)限劃分。在會計電

算化下，為體現(xiàn)不同會計人員的職責(zé)劃分，主要是通過操作人員密碼來加以控制的。

為此，應(yīng)根據(jù)內(nèi)部管理制度的規(guī)定，對不同的會計人員設(shè)置相應(yīng)的職責(zé)權(quán)限，并不

定期地更換密碼來限制越權(quán)操作。

3.2會計軟件操作流程及基本功能

3.2.1會計軟件操作流程

任何一個會計軟件都是由多個子系統(tǒng)組成（如賬務(wù)處理子系統(tǒng)、工資核算子系統(tǒng)

等），而每一個子系統(tǒng)又由若干個相互獨立而又相互聯(lián)系的功能模塊組成（如賬務(wù)處

理子系統(tǒng)包括憑證錄入模塊、憑證審核模塊、記賬模塊、結(jié)賬模塊等）。不同類型的

企業(yè)，其經(jīng)濟活動內(nèi)容不同、業(yè)務(wù)流程各異，但其會計處理程序應(yīng)基本相同。因而,

不同企業(yè)所使用的會計軟件的基本操作流程和方法也應(yīng)類似。

任何一個通用化、商品化的會計軟件從功能上看，主要由系統(tǒng)環(huán)境設(shè)置、賬套

設(shè)置、系統(tǒng)初始化（包括操作員及權(quán)限設(shè)置、會計科目設(shè)置、編碼設(shè)置以及初始數(shù)據(jù)

錄入等）、日常業(yè)務(wù)處理、期末核算和系統(tǒng)維護等功能模塊組成。會計軟件的基本操

作流程如圖3-2所示。

?會計電算化原理與應(yīng)用

圖3-2會計軟件基本操作流程

1.軟件安裝與系統(tǒng)環(huán)境設(shè)置

在運用會計軟件之前，需在計算機中安裝會計軟件以及會計軟件運行所需的操

作系統(tǒng)軟件和數(shù)據(jù)庫。在會計軟件的安裝過程中或安裝結(jié)束后要進行系統(tǒng)環(huán)境設(shè)置,

主要包括會計數(shù)據(jù)備份方式、網(wǎng)絡(luò)用戶及數(shù)據(jù)庫用戶設(shè)置等。

2.賬套設(shè)置

賬套設(shè)置的主要目的是為本單位設(shè)置會計電算化核算的相關(guān)規(guī)定，包括定義賬

套的單位名稱、木單位使用的會計制度類型、會計期間設(shè)置、會計科目級次及位數(shù)、

賬套啟用時間等。

3.操作員及權(quán)限設(shè)置

為了達到財務(wù)部門各個崗位以及不同財務(wù)人員的相互牽制，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制

制度的要求，需要對會計人員進行財務(wù)分工。會計軟件的操作員及權(quán)限設(shè)置，主要包

括設(shè)置軟件的操作員和操作權(quán)限，以及不同操作員進入系統(tǒng)的密碼，從而使整個會

?50?

計電算化工作由不同的操作員在相互制約的基礎(chǔ)上共同完成。

4.會計科目設(shè)置

一般情況下，商品化會計軟件都預(yù)設(shè)了不同企業(yè)會計制度所規(guī)定的一級會計科

目。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點，設(shè)置相應(yīng)的明細科目，以完成本單位的

會計核算工作。

5.編碼設(shè)置

單位的會計工作實行電算化后,通過代碼來管理可以大大提高電算化工作效率。

編碼設(shè)置主要用于初始設(shè)置和修改會計軟件中所需要的所有編碼，如往來單位編碼、

部門編碼、人員編碼、商品編碼、材料編碼、固定資產(chǎn)編碼、庫房庫位編碼、工資

類型編碼等。在編碼設(shè)置中，除了要設(shè)置編碼的內(nèi)容外，還要設(shè)置編碼的層次、結(jié)

構(gòu)和編碼的屬性等。

6.初始數(shù)據(jù)錄入

企業(yè)在首次使用會計軟件時，需將手工會計加工的數(shù)據(jù)錄入到會計軟件系統(tǒng)中，

從而使企業(yè)的電算化工作建立在前期的手工賬務(wù)處理的基礎(chǔ)上。比如企業(yè)第一次進

入電算化財務(wù)系統(tǒng)，需將上期期末手工處理的會計科目余額、材料的結(jié)存額、固定

資產(chǎn)的已提折舊額、各項債權(quán)債務(wù)的余額等錄入到新的電算化系統(tǒng)中，在此基礎(chǔ)上

開始本期和以后各期的會計電算化工作。

?會計電算化原理與應(yīng)用

7.日常業(yè)務(wù)處理

會計電算化的日常業(yè)務(wù)處理包括原始單據(jù)的處理、記賬憑證的加工、賬簿的登

記、查詢和打印、報表的編制等。

8.期末核算

期末核算包括期末成本費用的計算、分配和結(jié)轉(zhuǎn)、期末結(jié)賬等，其中最重要的

是期末結(jié)賬。通過結(jié)賬，將本期有關(guān)會計賬戶的發(fā)生額和余額計算出來，從而根據(jù)結(jié)

賬后的金額把握企業(yè)的財務(wù)及經(jīng)營狀況。

9.系統(tǒng)維護

系統(tǒng)維護主要是解決系統(tǒng)數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題后，由會計軟件提供的自動解決功能，

包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)自動修復(fù)和計算、重建索引文件等功能。

3.2.2會計軟件基本功能

根據(jù)國家財政部1994年頒布的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的規(guī)定，會計軟

件基本功能是指會計軟件必須具備的功能和完成這些功能的基本步驟。手工會計賬

務(wù)處理的基本流程是將原始憑證進行加工生成記賬憑證，然后將記賬憑證分類登記

在會計賬簿中,根據(jù)會計賬簿數(shù)據(jù)編制財務(wù)報表,從而完成整個會計核算過程°會

計軟件的根本目的是為了替代手工進行會計核算，因此，會計軟件首先必須滿足會

計核算的需要，各功能的設(shè)計應(yīng)符合我國會計法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定，以璃保會

計數(shù)據(jù)的合法、真實、完整、準確。為確保會計核算工作正常進行，會計軟件應(yīng)具備

會計數(shù)據(jù)輸入、會計數(shù)據(jù)處理、會計數(shù)據(jù)存儲和會計數(shù)據(jù)輸出這四個方面的基本功

?52?

能。計算機會計數(shù)據(jù)處理流程與計算機賬務(wù)處理流程如圖3-3、3-4所示。

圖3-3會計數(shù)據(jù)處理流程

圖3-4計算機賬務(wù)處理流程

1.會計數(shù)據(jù)輸入

會計核算所需要的文字、數(shù)值、定義和計算公式的字母、符號等統(tǒng)稱為會計數(shù)

據(jù)。將它們傳送到計算機內(nèi)，進行分類、歸集的過程稱為會計數(shù)據(jù)輸入。會計軟件的

會計數(shù)據(jù)輸入可以采用鍵盤手工輸入、軟盤光盤輸入和網(wǎng)絡(luò)傳輸輸入等幾種形式。

為了保證會計數(shù)據(jù)處理結(jié)果的正確性，會計數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)的防錯變得非常重要。因

而，會計軟件一般只提供一個數(shù)據(jù)入口，并且還設(shè)置有對入口處的數(shù)據(jù)源進行校驗

的功能。一般情況下，會計數(shù)據(jù)的輸入包括以下內(nèi)容。

(1)會計軟件初始化數(shù)據(jù)輸入

企業(yè)首次使用會計軟件，需對系統(tǒng)進行初始化，其目的是為一個沒有任何數(shù)據(jù)

?會計電算化原理與應(yīng)用

的會計軟件設(shè)置一個特定的工作環(huán)境。初始化的主要內(nèi)容包括:確定操作人員的財務(wù)

分工；設(shè)置總賬、明細賬的編碼和名稱，輸入期初數(shù)據(jù)；選擇會計核算方法，如固

定資產(chǎn)折舊方法、成本核算方法等；定義自動轉(zhuǎn)賬憑證，如期末對成本費用進行分

配、期末各損益的自動結(jié)轉(zhuǎn)等。

(2)原始憑證和記賬憑證的輸入

原始憑證的輸入有兩種方式。方式一，輸入記賬憑證的同時，輸入相應(yīng)的原始

憑證。輸入的有關(guān)原始憑證匯總金額與輸入的記賬憑證相應(yīng)金額不符時，應(yīng)當給予

提示并拒絕通過；在對己輸入的記賬憑證進行審核的同時，應(yīng)對輸入的所附原始憑

證進行審核；輸入的記賬憑證通過審核或登賬后，對輸入的相應(yīng)原始憑證不能直

接進行修改。方式二，記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會計軟件自動生

成記賬憑證。

記賬憑證的輸入是財會人員編制并審核憑證后，將其內(nèi)容輸入計算機的過程，

包括記賬憑證的日期、經(jīng)濟業(yè)務(wù)摘要、會計科目或編碼、金額、附件張數(shù)等項目。軟

件將對進入系統(tǒng)的憑證進行正確性、合法性的校驗，拒絕錯誤憑證的進入。

2.會計數(shù)據(jù)處理

將輸入系統(tǒng)的審核無誤的會計數(shù)據(jù)，按照會計核算要求進行分類、計算、匯總

的過程稱為會計數(shù)據(jù)處理。會計數(shù)據(jù)處理包括以下內(nèi)容。

(1)根據(jù)審核無誤的會計憑證登記會計賬簿

?54?

在電算化系統(tǒng)中，有形的賬簿已經(jīng)不復(fù)存在，系統(tǒng)內(nèi)的賬簿是一些數(shù)據(jù)文件，

登賬過程即是數(shù)據(jù)文件的處理過程。系統(tǒng)可根據(jù)用戶的需求，適時生成各種形式的會

計賬簿，且處理速度快、準確性高。

(2)自動銀行對賬

將輸入的銀行對賬膽與機內(nèi)銀行存款日記賬進行核對，從而完成銀行對賬功能,

并自動生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

(3)自動編制會計很表

用戶通過首次自定義報表格式、項目、定義各報表項目的取數(shù)公式，以及表內(nèi)

和表間的數(shù)據(jù)運算和勾稽關(guān)系，在編表系統(tǒng)從會計賬簿數(shù)據(jù)等文件中取數(shù)，自動生成

所需會計報表。

3.會計數(shù)據(jù)輸出

會計數(shù)據(jù)輸出就是將機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)提供出來，以滿足核算和管理需要C會計

數(shù)據(jù)輸出有屏幕顯示輸出、打印輸出和軟盤或網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸輸出等幾種方式。

4.會計數(shù)據(jù)存儲

會計軟件所生成的各種會計數(shù)據(jù)其存儲方式與手工會計不同，所有數(shù)據(jù)都以文

件形式保存在磁性介質(zhì)口，必須要借助于計算機才能查看，并且對會計數(shù)據(jù)的篡改變

得非常容易且不留痕跡，所以會計軟件應(yīng)設(shè)置確保會計數(shù)據(jù)安全的措施，以防數(shù)據(jù)

文件被非法篡改。

?會計電算化原理與應(yīng)用

3.2.3會計軟件的總體結(jié)構(gòu)及主要功能

會計軟件的總體結(jié)構(gòu)是指一個完整的會計軟件由哪幾個子系統(tǒng)（每個子系統(tǒng)也

稱為一個會計軟件）組成，每個子系統(tǒng)有哪些功能，相互之間的關(guān)系又是怎樣的。不

同企業(yè)其會計軟件的總體結(jié)構(gòu)不盡相同，但大致都應(yīng)包括賬務(wù)處理、工資核算、固

定資產(chǎn)核算、成木核算、存貨核算、銷售核算、應(yīng)收及應(yīng)付賬款、會計報表、財務(wù)

分析等子系統(tǒng)。

1.賬務(wù)處理子系統(tǒng)

賬務(wù)處理子系統(tǒng)以記賬憑證作為處理對象，完成全部記賬、算賬、對賬、轉(zhuǎn)賬

和結(jié)賬工作。生成日記賬、總賬和除各子系統(tǒng)生成的明細賬之外的全部明細賬。大部

分賬務(wù)處理子系統(tǒng)還具備銀行對賬、出納管理和往來賬管理的功能，少部分賬務(wù)處

理了系統(tǒng)還具備部門核算和項目核算的功能。

賬務(wù)處理子系統(tǒng)的主耍功能有：初始建賬，包括憑證類型及格式設(shè)置、會計科

目編碼設(shè)置、期初科目余額錄入等；憑證輸入、修改、審核、查詢、打印及匯總；生

成日記賬、總賬、明細賬；期末轉(zhuǎn)賬及結(jié)賬等功能。

2.工資核算子系統(tǒng)

工資核算子系統(tǒng)完成工資的計算、工資費用的匯總和分配等工作，生成工資結(jié)

算單、工資條、工資結(jié)算匯總表、工資費用分配匯總表、票面分解一覽表、職工福利

費計提分配表等，并自動編制工資轉(zhuǎn)賬憑證傳遞給賬務(wù)處理子系統(tǒng)。部分工資核算

?56?

子系統(tǒng)還有職工考勤管理、個人所得稅計算、職工檔案管理等功能。

工資核算子系統(tǒng)的主要功能有：工資初始設(shè)置，包括工資類型設(shè)置、定義工資

項目、定義工資項目計算公式、定義工資費用分配憑證、定義工資表打印格式等；職

工工資基礎(chǔ)資料編輯；二資增減變動及工資數(shù)據(jù)編輯；生成工資轉(zhuǎn)賬憑證；各種工

資單、工資匯總表的查詢打印等功能。

3.固定資產(chǎn)核算子系統(tǒng)

固定資產(chǎn)核算子系統(tǒng)實現(xiàn)固定資產(chǎn)卡片管理、固定資產(chǎn)增減變動核算、折舊的

計提與分配等工作，生成固定資產(chǎn)卡片、固定資產(chǎn)統(tǒng)計信息表、固定資產(chǎn)登記簿、固

定資產(chǎn)增減變動表、固定資產(chǎn)折舊計提表，并自動編制機制轉(zhuǎn)賬憑證并傳遞給賬務(wù)

處理子系統(tǒng)。

工資核算子系統(tǒng)的主要功能有：固定資產(chǎn)卡片結(jié)構(gòu)和分類編碼設(shè)置、固定資產(chǎn)

折舊方法定義、固定資產(chǎn)憑證定義、固定資產(chǎn)變動資料輸入和修改、固定資產(chǎn)折舊的

計算和固定資產(chǎn)相關(guān)信息查詢等。

4.存貨核算子系統(tǒng)

存貨是指企業(yè)在生產(chǎn)過程或勞務(wù)的提供過程中，為銷售或耗用而儲備的各種資

產(chǎn)，包括原材料、產(chǎn)成品、半成品、包裝物、低值易耗品等。存貨核算子系統(tǒng)的功能

可概括為四個方面。

(1)及時準確地反映采購業(yè)務(wù)的發(fā)生、貨款的支付及存貨入庫情況。在按計劃

?會計電算化原理與應(yīng)用

成本組織核算的情況下，自動計算和分配存貨成本差異，生成采購明細賬、成本差

異明細賬、在途材料明細賬和暫估材料明細賬。

(2)正確反映存貨的收發(fā)結(jié)存數(shù)量，提供各種存貨的庫存動態(tài)狀況，及時反饋

各種存貨積壓和短缺信息，生成存貨明細賬、存貨庫存信息表等。

(3)根據(jù)各部門各產(chǎn)品領(lǐng)用材料情況，自動進行材料費用的分配，生成材料費

用分配表。

(4)自動編制機制轉(zhuǎn)賬憑證，并傳遞給賬務(wù)處理子系統(tǒng)和成本核算子系統(tǒng)。

除此之外，存貨核算子系統(tǒng)還支持對產(chǎn)成品等存貨進行盤點處理，生成產(chǎn)成品

盤點表和盤虧盤盈明細表，并據(jù)此進行相應(yīng)的賬務(wù)處理。

5.成本核算子系統(tǒng)

成本核算子系統(tǒng)實現(xiàn)各種費用要素的歸集和分配，及時準確地計算出產(chǎn)成品的

總成本和單位成本，并自動編制機制轉(zhuǎn)賬憑證傳遞給賬務(wù)處理子系統(tǒng),并將產(chǎn)品成本

信息傳遞給存貨核算子系統(tǒng)。

6.銷售核算子系統(tǒng)

銷售核算子系統(tǒng)一般要與存貨中的產(chǎn)成品核算相關(guān)，實現(xiàn)對銷售收入、銷售成

本、銷售稅金、銷售費用和銷售利潤的核算。生成銷售明細賬、發(fā)出商品明細賬、應(yīng)

收賬款明細賬、銷售成本明細賬、銷售費用明細賬、銷售收入、稅金和利潤匯總表、

銷售利潤明細表等，并H動編制機制轉(zhuǎn)賬憑證傳遞給賬務(wù)處理子系統(tǒng)。

?58?

7.應(yīng)收、應(yīng)付賬款子系統(tǒng)

應(yīng)收賬款子系統(tǒng)完成各應(yīng)收賬款的登記、沖銷工作，動態(tài)反映各客戶信息及應(yīng)

收賬款信息，并可進行賬齡分析和壞賬估計，并生成應(yīng)收賬款明細賬、賬齡分析表及

其他各種匯總表和分析表。

應(yīng)付賬款子系統(tǒng)完成各應(yīng)付賬款的登記、沖銷及應(yīng)付賬款的分析預(yù)測工作，及

時反映各流動負債的數(shù)額，以及償還流動負債所需的資金，并生成應(yīng)付賬款明細賬、

賬齡分析表以及其他各種匯總表和分析表。

8.報表子系統(tǒng)

報表子系統(tǒng)主要實現(xiàn)各種會計報表的格式定義、取數(shù)公式定義，完成報表的自

動編制，并可進行報表查詢、打印、報表分析和匯總。報表子系統(tǒng)生成的會計報表包

括對外報送的資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表和對內(nèi)管理所需的各種內(nèi)部報表。

9.財務(wù)分析子系統(tǒng)

財務(wù)分析是建立在會計核算的基礎(chǔ)上，對財務(wù)數(shù)據(jù)進行綜合分析，一般包括財

務(wù)狀況結(jié)構(gòu)分析、財務(wù)狀況比較分析、財務(wù)狀況趨勢分析和財務(wù)預(yù)算方案完成情況分

析等。

3.2.4會計軟件各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)聯(lián)系

如前所述，一個完整的會計軟件可分解為若干個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)間相互作用、

相互依賴，共同完成會計的反映和控制職能。如果我們將各子系統(tǒng)單獨使用時，各

?會計電算化原理與應(yīng)用

子系統(tǒng)所需數(shù)據(jù)只能由人工輸入計算機，而不能用其他子系統(tǒng)輸出的數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)

致會計數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，增加了會計核算工作量，并且由于各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源不一致,

可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)處理結(jié)果各異。為了使企業(yè)實行會計電算化后提高工作效率，會計軟

件的設(shè)置應(yīng)能實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)一次錄入而共享使用。為此，會計軟件各子系統(tǒng)之間應(yīng)

建立起數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系。數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系是指一個子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸出作為另一個子系統(tǒng)

的數(shù)據(jù)輸入，供其加工處理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。會計軟件各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)聯(lián)系如圖3-5

所示。

圖3-5會計軟件各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)聯(lián)系

3.3會計軟件的選擇

會計軟件是電算化會計系統(tǒng)的核心，其性能如何直接關(guān)系到單位會計電算化工

作的效果。目前，會計軟件的選擇有通用（商品化）會計軟件、定點開發(fā)（專用）會計

軟件兩種。

?60?

3.3.1商品化會計軟件

商品化會計軟件是口軟件開發(fā)商統(tǒng)一設(shè)計開發(fā)，并作為軟件商品在市場上銷售

的會計軟件。商品化會計軟件的特點如下。

1.商品化會計軟件的優(yōu)點

(1)軟件質(zhì)量高

商品化會計軟件一般都是由實力雄厚的專業(yè)軟件公司開發(fā)的。這些軟件廠商集

中了一批會計電算化人才，他們既懂會計專業(yè)知識，又懂計算機知識，開發(fā)出來的會

計軟件質(zhì)量水平高，符合現(xiàn)行會計制度、會計法規(guī)的規(guī)定，功能完善，基本能滿足

大多數(shù)單位會計核算的要求。

(2)通用性、可擴展性強

商品化會計軟件的開發(fā)考慮了絕大多數(shù)單位的實際情況，能夠滿足單位不同時

期以及不同單位實際會計業(yè)務(wù)需要，其通用性強。同時，為適時滿足單位特殊業(yè)務(wù)所

需和由于國家會計政策法規(guī)的變動，一般在軟件設(shè)計中都會考慮軟件功能的可擴展

性。

(3)成本低、見效快

由于商品化會計軟件是批量開發(fā)的，單位成本低，因而其售價相對低廉。因此,

選擇商品化會計軟件的成本相對于自行開發(fā)會計軟件低。單位購買商品化會計軟件

后即可進行試運行。對于會計基礎(chǔ)較好的單位來說，試運行幾個月即可正式替代手

工記賬，時間短、見效快。

?會計電算化原理與應(yīng)用

(4)維護有保障

軟件開發(fā)商一般都配備有專業(yè)的維護隊伍，一旦軟件出現(xiàn)問題、會計制度發(fā)生

變動或者單位的需求變化，大多數(shù)軟件公司都能立即組織力量對軟件進行改進和升

級，為單位開展電算化會計工作提供了保證。

2.商品化會計軟件的不足

(1)對會計人員的綜合素質(zhì)要求較高

這主要表現(xiàn)在兩個方面。一方面，商品化會計軟件易學(xué)性較弱。這是因為商品

化會計軟件是針對不同些位的會計業(yè)務(wù)的共同需求設(shè)計的，不可能考慮特定用戶的

日常習(xí)慣，因而需要購買會計軟件的用戶改變自己的習(xí)慣，去適應(yīng)商品化會計軟件

的要求。另一方面，商品化會計軟件的初始化工作量大，且有一定難度。由于商品

化會計軟件的通用性強，其中不含或含有較少的會計核算規(guī)則。用戶在初次使用時,

需根據(jù)本企業(yè)的情況進行初始化設(shè)置，把一個通用化的會計軟件轉(zhuǎn)化為一個適合本

單位情況的專用會計軟件。這些初始化設(shè)置包括定義各種轉(zhuǎn)賬公式、數(shù)據(jù)來源公式、

費用分配公式等，它除了需要用戶具備會計知識外，還需懂得一些計算機知識，對

會計人員的要求較高。

(2)不能完全滿足單位的核算要求

由于商品化會計軟件要提供給不同單位使用，對通用性要求較高，因此很難完

全滿足各單位的會計核算和會計管理的要求，對某些特殊單位更不適用。

?62?

3.3.2定點開發(fā)的專用會計軟件

雖然商品化會計軟件具有投資少、見效快的特點，但也存在著一定的不足，可

考慮采用定點開發(fā)方式取得專用會計軟件，以滿足本單位的需求。定點開發(fā)會計軟件

的方式主要有：自行開發(fā)、委托開發(fā)、聯(lián)合開發(fā)三種。

與商品化會計軟件相比，定點開發(fā)的會計軟件具有專用性、易用性強的特點，

同時也存在一定的局限，比如對本單位的技術(shù)要求高、軟件開發(fā)周期長且費用高、軟

件的應(yīng)變能力弱、質(zhì)量難以保證、軟件的維護有一定的難度等。一般定點開發(fā)軟件

適用于經(jīng)濟技術(shù)力量雄厚的大中型企事業(yè)單位。

通過對以上兩種軟件取得方式的分析，一個單位怎樣去選擇適合自己的會計軟

件呢？我們認為，在單位開展會計電算化初期，可考慮先選擇通用型商品化會計軟

件。因為，選擇商品化會計軟件的風(fēng)險小、易于成功。等到會計電算化深入到一定

程度時，若商品化會計軟件不能完全滿足會計工作的需要，可考慮在通用會計軟件

的基礎(chǔ)上，由單位自己或與軟件公司合作進行定點開發(fā)，從而對軟件的使用起到揚

長避短的作用，充分發(fā)揮會計軟件的功能。

3.3.3商品化會計軟件的選擇

訖今為止，國內(nèi)通過財政部門評審的商品化會計軟件公司已超過一百多家，大

多數(shù)專業(yè)化軟件公司開發(fā)的會計軟件產(chǎn)品既通用，又穩(wěn)定實用。但通過多年的市場優(yōu)

勝劣汰，現(xiàn)在真正具有全國市場的也就10家左右。因此，購買通用型商品化會計軟

?會計電算化原理與應(yīng)用

件已成為企業(yè)開展會計電算化應(yīng)用的一種重要方式。面對如此眾多的會計軟件，我

們?nèi)绾稳ミx擇適合自己的會計軟件呢？一般來說，購買單位在選擇時，可從以下幾

個方面進行考察和選擇。

1.考察商品化會計軟件的合法性

會計工作應(yīng)當遵循國家會計法律、法規(guī)和相關(guān)會計制度的規(guī)定，作為單位升展會

計電算化工作所使用的會計軟件也不例外。企業(yè)在選購軟件時，應(yīng)對會計軟件進行合

法性測試，主要包括：(1)測試會計軟件提供的會計核算功能與財務(wù)管理功能的正

確性，以確保單位財務(wù)會計工作的正常進行。(2)審查會計軟件與我國財務(wù)會計制度

的符合性，以確保財政部制定的財務(wù)會計制度在各類經(jīng)濟實體中的正確貫徹與實施。

2.考察會計軟件功能是否滿足本企業(yè)業(yè)務(wù)處理要求

目前市面上銷售的會計軟件，大的功能都有，只是在功能細節(jié)性方面有差異。

企業(yè)在分析了本單位業(yè)務(wù)流程特點的前提下，要進一步了解即將購買的會計軟件在

細節(jié)上是否滿足自己的特殊要求或側(cè)重點。一方面，考察軟件功能實現(xiàn)的準確性。

有些會計軟件，從表面上看具有某項功能，但通過測試，根本不是本企業(yè)真正需要

的功能，這種軟件在功能實現(xiàn)的準確性方面不能全部到位。另一方面，考察軟件功

能的完整性。企業(yè)在實施會計電算化時往往采取循序漸進的原則，分階段開展電算

化工作。先從較為基礎(chǔ)的賬務(wù)、報表開始，然后再上進、銷、存，最后上生產(chǎn)管理

和成本系統(tǒng)。企業(yè)在購買軟件時，應(yīng)考察該軟件是否具有這些功能，能否滿足分階

?64?

段實施計劃的需要。

3.考察會計軟件的性能特點

(1)會計軟件的安全穩(wěn)定性

會計核算工作所產(chǎn)生的會計數(shù)據(jù)是記錄企業(yè)經(jīng)濟活動內(nèi)容，反映企業(yè)財務(wù)狀況、

經(jīng)營狀況和現(xiàn)金流量狀況的依據(jù)。若企業(yè)開展電算化工作所使用的會計軟件安全性

差、運行不穩(wěn)定，勢必造成會計數(shù)據(jù)丟失、被破壞，嚴重影響企業(yè)會計工作的順利

進行。因而在選擇會計軟件時，要對會計軟件的安全性、穩(wěn)定性進行認真考查?？?/p>

以從以下幾個方面來進行。

①會計軟件安全可靠性措施是否完備。在會計軟件的每一個子系統(tǒng)或功能模塊

的數(shù)據(jù)錄入處應(yīng)有錄入數(shù)據(jù)校驗措施；機內(nèi)存儲的會計數(shù)據(jù)和所輸出的數(shù)據(jù)應(yīng)有加

密措施；對重要的子系統(tǒng)或功能模塊應(yīng)有存取權(quán)限控制等。

②會計軟件安全可靠性措施是否有效。有些會計軟件雖然具有各種安全可靠性

措施，但其實際并沒有達到預(yù)期目的。因此，必須了解會計軟件所提供的安全可靠性

措施是否真的有效。

③會計軟件運行的穩(wěn)定性。會計軟件如果運行不穩(wěn)定，經(jīng)常出現(xiàn)死機或非法中

斷，將會嚴重影響會計工作的順利開展，并且會計數(shù)據(jù)的安全性也將受到影響?？梢?/p>

通過軟件投放市場的時間長短或試運行來考查其穩(wěn)定性能。

(2)會計軟件的易使用性

?會計電算化原理與應(yīng)用

會計軟件的易使用也是指軟件系統(tǒng)易用、易懂的特性，可從以下幾個方面考查。

①軟件界面是否友好。會計軟件的界面是否簡潔明了，輸入輸出的格式是否規(guī)

范，幫助信息是否豐富清楚。

②軟件是否便于操作。會計軟件的操作是否簡單，各種自定義功能和控制措施

是否適用，輔助功能和服務(wù)功能是否豐富實用等。

③廠家提供的資料如何。包括使用手冊表達是否清楚，培訓(xùn)資料是否完備等。

(3)會計軟件設(shè)置的靈活性、開放性與可擴展性

會計軟件運用于企業(yè)后，還必須考慮由于信息技術(shù)的飛速發(fā)展所引起的商業(yè)活

動方式變化對企業(yè)經(jīng)營管理方式提出的新要求，比如企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組、經(jīng)營范圍擴

大等，這就要求會計軟件的設(shè)置必須具有一定的靈活性、可擴展性，以便調(diào)整軟件

操作規(guī)程來適應(yīng)新的變化。同時，軟件與其他信息系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換或者進行二次

開發(fā)，也要求會計軟件應(yīng)具備開放性和可擴展性，以適應(yīng)企業(yè)不斷變化的管理需要。

4.考察軟件公司的發(fā)展前景和售后服務(wù)

軟件開發(fā)商的技術(shù)實力和發(fā)展前景，直接關(guān)系到今后軟件功能的改進和升級。

若選擇實力不夠強的公司，一旦公司倒閉，則用戶購買的軟件將得不到長期后續(xù)的技

術(shù)支持。

軟件公司的售后服務(wù)體系是否健全，服務(wù)水平的高低以及服務(wù)態(tài)度的好壞對于

所選用的會計軟件是否能順利投入使用也是至關(guān)重要的。在選擇會計軟件時，要特別

注意，選用的軟件在企業(yè)所在地是否已設(shè)立了售后服務(wù)機構(gòu)，這對于該軟件的長期

?66?

運行是一個重要的保障。

3.4會計軟件與ERP軟件

3.4.1會計軟件與ERP軟件的區(qū)別

會計軟件又稱財務(wù)軟件，它是由一組程序、數(shù)據(jù)及相關(guān)文檔組成的完整集合體,

它以計算機作為手段，對人工輸入的會計憑證進行加工處理，生成會計賬簿、報表

及相關(guān)會計信息，從而完成記賬、算賬、報賬的全過程的會計核算工作。

ERP(EnterpriseResourcePlanning)的全稱是企業(yè)資源計劃,它是指建立在

信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想為企業(yè)決策層提供決策運行手段的管理平臺，

它是整合了企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、人力物力、計算機軟硬件于一體

的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。ERP軟件的基礎(chǔ)是會計核算，核心是對企業(yè)的物流、資金流

和信息流進行全面一體化的管理。

3.4.2ERP的發(fā)展

ERP是在2()世紀60年代的MRP和20世紀80年代的MRPII的基礎(chǔ)上發(fā)展起

來的C

1.20世紀60年代的MRP階段

MRP(MaterialRequirePlanning)是物料需求計劃，它能根據(jù)Tf關(guān)數(shù)據(jù)計算出

相關(guān)物料需求的準確時間與數(shù)量，還可以考慮到企業(yè)現(xiàn)有的生產(chǎn)能力和采購的相關(guān)

?會計電算化原理與應(yīng)用

條件約束，將生產(chǎn)能力需求計劃、車間作業(yè)計劃和采購作業(yè)計劃全部納入其中，主要

包括以下功能模塊：

(1)客戶訂單處理

(2)主生產(chǎn)計劃

(3)物料需求計劃

(4)能力需求計劃

2.20世紀80年代的MRPII階段

MRPII(ManufactureResourePIanning)稱為制造資源計劃，它是把企業(yè)作為

一個有機整體，從整體最優(yōu)的角度出發(fā)，通過運用科學(xué)方法對企業(yè)各種制造資源和

產(chǎn)、供、銷、財各個環(huán)節(jié)進行有效地計劃、組織和控制，使其得以協(xié)調(diào)發(fā)展，并充

分發(fā)揮其作用。MRPn主要包括以下功能模塊：

(1)企業(yè)經(jīng)營計劃

(2)生產(chǎn)規(guī)劃

(3)主生產(chǎn)計劃

(4)能力需求計劃

(5)物料需求計劃

(6)財務(wù)管理

?68?

3.ERP階段

進入20世紀90年代，隨著市場競爭的進一步加劇，企業(yè)競爭的范圍和空間進

一步擴大，主要面向企業(yè)內(nèi)部資源計劃管理的MRPII管理思想逐步被20世紀90

年代的怎樣利用和管理企業(yè)整體資源的管理思想所代替，于是ERP就順應(yīng)時代需求

而產(chǎn)生了。在ERP階段，以計算機為核心的企業(yè)管理系統(tǒng)更為成熟，系統(tǒng)增加了財

務(wù)預(yù)測、生產(chǎn)能力調(diào)整、資源調(diào)度等功能，配合企業(yè)實現(xiàn)JIT管理、全面質(zhì)量管理

和生產(chǎn)資源調(diào)度管理等，成為企業(yè)進行生產(chǎn)管理及決策的平臺工具。ERP企業(yè)資源

計劃，除了上述MRP、MRPH的功能外，還包括以下內(nèi)容：

(1)先進的排程計劃系統(tǒng)

(2)制造執(zhí)行系統(tǒng)

(3)配銷/運籌管理

(4)整合的財務(wù)功能

(5)供應(yīng)鏈管理

(6)與客戶端的信息整合

(7)與供貨商的信息整合等

3.4.3ERP軟件的主要功能模塊

ERP是將企業(yè)所有的資源進行整合集成管理，即將企業(yè)的物流、資金流和信息

流進行全面一體化的管理，ERP軟件既可用于生產(chǎn)企業(yè)，也可用于非生產(chǎn)性的企業(yè)。

?會計電算化原理與應(yīng)用

用于生產(chǎn)企業(yè)主要包括三個方面的管理內(nèi)容：生產(chǎn)控制管理、物流管理和財務(wù)管理。

ERP軟件的主要功能模塊如圖3-6所示。

圖3-6ERP軟件主要功能模塊

1.財務(wù)管理模塊

ERP的財務(wù)管理模塊與般的財務(wù)軟件不同，它與系統(tǒng)的其他模塊有相應(yīng)的接

口，可將由采購活動、生產(chǎn)活動以及銷售活動等輸入的信息自動記入財務(wù)模塊，生

成總賬、報表，從而取消了輸入憑證的繁瑣過程。一般的ERP軟件的財務(wù)模塊可

分為會計核算和財務(wù)管理。

(1)會U核算

會計核算主要是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動過程及其結(jié)果，它由總賬、應(yīng)收、應(yīng)付、固

定資產(chǎn)、工資等部分構(gòu)成。

①總賬模塊?？傎~模塊的主要功能是處理會計憑證、輸出各種日記賬、總賬、

?70?

明細賬、編制會計報表，它是整個會計核算的核心，工資、固定資產(chǎn)、成本核算等模

塊都與它發(fā)生數(shù)據(jù)傳輸關(guān)系。

②工資核算模塊。它能自動進行工資結(jié)算、分配、核算，并能計算各項與工資

有關(guān)的計提費用，自動生成會計憑證傳入總賬。它與總賬、成本模塊集成。

③固定資產(chǎn)核算模塊。該模塊完成固定資產(chǎn)增減變動以及折舊計提分配和核算

工作，能幫助用戶對固定資產(chǎn)現(xiàn)狀作了解，掌握固定資產(chǎn)的分布和增減變動，該模塊

能自動生成憑證，傳遞到總賬模塊。它與總賬、成本、應(yīng)付賬模塊集成。

④成本核算模塊。它依據(jù)企業(yè)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、工序、采購等信息進行產(chǎn)品的各種成

本計算，進行成本分析和規(guī)劃。它與總賬、工資、固定資產(chǎn)等模塊集成。

⑤應(yīng)收款模塊。該模塊包括發(fā)票管理、客戶管理、賬齡分析等功能，它和客戶

訂單、發(fā)票處理業(yè)務(wù)相聯(lián)系，自動生成記賬憑證，傳遞給總賬模塊。

?應(yīng)付款模塊。該模塊包括發(fā)票管理、供應(yīng)商管理、支票管理、賬齡分析等,

它和采購模塊、庫存模塊集成，自動生成記賬憑證并傳遞給總賬模塊。

⑦現(xiàn)金管理模塊。該模塊主要是對現(xiàn)金的流入、流出進行控制，對現(xiàn)金、銀行

存款、支票、匯票等進行管理，提供銀行查詢等功能。它與應(yīng)收款、應(yīng)付款、總賬等

模塊集成，自動生成記賬憑證并傳遞給總賬。

(2)財務(wù)管理

財務(wù)管理的功能是基于對會計核算的數(shù)據(jù)進行分析，從而進行相應(yīng)的預(yù)測、管

理和控制活動，它側(cè)重于財務(wù)計劃、分析和預(yù)測決策。

?會計電算化原理與應(yīng)用

①財務(wù)分析。通過用戶定義的財務(wù)指標和財務(wù)差異數(shù)據(jù)圖形，進行財務(wù)績效評

估和分析，包括財務(wù)趨勢分析、財務(wù)結(jié)構(gòu)分析、比率分析等。

②財務(wù)計劃。根據(jù)以前期間財務(wù)分析的結(jié)論,作出下期的財務(wù)預(yù)算和計劃安排。

③財務(wù)決策。它是財務(wù)管理的核心內(nèi)容，主要是對企業(yè)有關(guān)資金的籌集、投放

作出符合效率原則的決策。

2.物流管理模塊

物流管理模塊主要是對購、銷、存進行管理，具體包括以下功能。

(1)分銷管理

市場經(jīng)濟的運作模式是以銷定產(chǎn)，銷售管理是從產(chǎn)品的銷售計劃開始，對銷售

的產(chǎn)品、銷售地區(qū)、銷售的客戶等各種信息進行管理，從而對銷售數(shù)量、金額、利潤

等作出全面的分析。

①客戶信息的管理。通過建立客戶信息檔案，對其進行分類管理，有針對性地

提供客戶服務(wù)，以保留老客戶，爭取新客戶。

②銷售訂單的管理。銷售訂單管理是ERP的入口，企業(yè)所有的生產(chǎn)計劃都是

根據(jù)客戶訂單來下達和安排的。銷售訂單的管理貫穿整個生產(chǎn)的全過程，包括以下幾

方面的內(nèi)容。

?客戶信用審核和查詢。對客戶信用進行分級管理，根據(jù)信用情況來審核訂

單交易。

?72?

?產(chǎn)品庫存查詢。對各類產(chǎn)品庫存動態(tài)進行管理，從而決定是否要延期交貨、

分批發(fā)貨或用代用品發(fā)貨等。

?訂單輸入、變更和跟蹤。訂單輸入后，隨時根據(jù)變化的情況進行變更修正,

跟蹤每份訂單情況。

?交貨期的確認和交貨處理。決定交貨期和發(fā)貨安排。

③銷售統(tǒng)計與分析。根據(jù)銷售訂單完成情況，對銷售產(chǎn)品、銷售地區(qū)、銷售數(shù)

量、銷售金額等進行統(tǒng)計，對銷售績效作相應(yīng)的分析。

(2)庫存管理

庫存管理是用來控制庫存物料的最佳經(jīng)濟儲存量，一方面在滿足生產(chǎn)所需的前

提下，又使其占用的資金量最少。它是一種動態(tài)的應(yīng)存控制系統(tǒng)，能根據(jù)相關(guān)部門對

物料需求的變化，隨時調(diào)整庫存，精確反映庫存現(xiàn)狀。

(3)采購管理

采購管理的主要目的是確定合理的定貨量、優(yōu)秀的供應(yīng)商以及保持各類物料的

安全儲備，通過建立供應(yīng)商的檔案，用最新的成本信息來調(diào)整庫存成本，主要包括以

下內(nèi)容。

①供應(yīng)商信息管理“對供應(yīng)商的信譽和能力進行管理。

②采購與委外加工統(tǒng)計。對采購與委外加工建立檔案，進行統(tǒng)計并計算成本。

③價格分析。分析原材料價格情況，調(diào)整庫存成本。

?會計電算化原理與應(yīng)用

3.生產(chǎn)控制管理模塊

生產(chǎn)控制管理是ERP系統(tǒng)的核心所在，它是一個以計劃為導(dǎo)向的先進生產(chǎn)管理

方法。它將整個企業(yè)的生產(chǎn)過程有機地結(jié)合在一起，先確定一個總生產(chǎn)計劃，再經(jīng)

過系統(tǒng)層層分解后，下達到各部門去執(zhí)行，而后，生產(chǎn)部門以此來組織生產(chǎn)，采購

部門以此來組織采購。

(1)主生產(chǎn)計劃

主生產(chǎn)計劃是根據(jù)實際訂單的輸入和對歷史銷售分析來安排未來各生產(chǎn)周期提

供的產(chǎn)品數(shù)量和種類，它是平衡了物料和能力的需求后，精確到時間、數(shù)量的一個詳

細生產(chǎn)進度計戈是企業(yè)在一段時間內(nèi)的總活動的安排。

(2)物料需求計劃

在主生產(chǎn)計劃確定了最終生產(chǎn)多少產(chǎn)品后，根據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)物料清單，把整個企

業(yè)要生產(chǎn)的產(chǎn)品數(shù)量轉(zhuǎn)化為所需生產(chǎn)的零部件的數(shù)量，對照庫存現(xiàn)有量來確定還需

要采購多少、加工多少的最終數(shù)量。

(3)能力需求計劃

在得出了初步的物料需求計劃后，將所有生產(chǎn)部門的總工作負荷與主生產(chǎn)車間

的能力平衡后產(chǎn)生一個新的工作計劃，它可以用來確定生成的物料需求計劃是否是

企業(yè)生產(chǎn)能力上可行的需求計劃。

(4)車間控制管理

將動態(tài)作業(yè)計劃按照不同的時間段分配到各個生產(chǎn)車間，對各車間進行作業(yè)排

?74?

序、作業(yè)管理和監(jiān)控。

3.5會計軟件的實施流程

會計電算化的一個直要階段就是實施。再優(yōu)秀的會計軟件，如果沒有良好的實

施，就不可能達到預(yù)期目的，甚至實施失敗。正所謂“三分軟件，七分實施"，就

是這個道理。所以，企業(yè)在實行會計電算化之前，必須根據(jù)自身的特點，制定出完

整的、切合實際的實施方案。

3.5.1會計電算化實施的條件

會計電算化是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是一個人機結(jié)合的信息加工系統(tǒng)，因此企

業(yè)實施會計電算化必須要有先決條件。

1.企業(yè)的客觀需要

這是指企業(yè)開展會計電算化工作的需求程度。在開展會計電算化信息系統(tǒng)之前,

企業(yè)原有的手工會計信息系統(tǒng)已經(jīng)存在，但是否滿足企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的需求和市場經(jīng)

濟的新情況，則會因不同的企業(yè)而異。因此，有的企業(yè)對開展會計電算化的迫切程

度很高，而有的企業(yè)則認為開展會計電算化是可有可無的事，對此的需求不迫切，

甚至根本沒考慮。企業(yè)對會計電算化的客觀需求決定了企業(yè)會計電算化的目標、任

務(wù)，是開展會計電算化工作的基本前提。

?會計電算化原理與應(yīng)用

2.企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)

會計電算化系統(tǒng)的實施幾乎牽涉到一個企業(yè)的所有部門和人員，同時還會涉及

到管理機構(gòu)和管理體制的變動，這需要企業(yè)進行全面的組織和協(xié)調(diào)，對人員配備、部

門間的合作、配套改革措施等方面進行綜合協(xié)調(diào)。

3.良好的管理基礎(chǔ)工作，特別是會計基礎(chǔ)工作

計算機處理會計業(yè)務(wù)的特點是：按照規(guī)范化、標準化的方法對企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)進

行處理。如果企業(yè)缺乏一套完整的管理制度和方法，沒有一套健仝的會計制度和會計

核算規(guī)程，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不規(guī)范，則難以開展會計電算化工作。因而，良好的管理基礎(chǔ)

工作，尤其是會計基礎(chǔ)工作，是企業(yè)實施會計電算化的重要保證。

4.必要的投資

必要的投資是搞好會計電算化工作的基本保證。企業(yè)開展會計電算化的投資分

為初期投資和日常投資。系統(tǒng)實施之前，需要購置計算機硬件和相應(yīng)的會計軟件，同

時還需對相關(guān)人員進行培訓(xùn)，這些稱之為初期投資。系統(tǒng)實施之中，為確保會計電

算化系統(tǒng)能順利實施，還會發(fā)生后續(xù)的維護費等，這是系統(tǒng)的日常投資。總之，企

'也對此的投資多少應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身的承受能力來做決定。

5.專業(yè)人員的合理配備

實施會計電算化后，將改變原有手工會計信息系統(tǒng)的崗位分工，單純的會計人

員已不能勝任新的要求，需要配備一批既懂會計專業(yè)知識，又懂計算機知識的復(fù)合型

?76?

人員。再好的會計軟件，如果沒有高素質(zhì)的人去操作，也不會發(fā)揮軟件內(nèi)在的強大

功能。

3.5.2會計軟件實施前的準備

會計軟件在正式實施之前，需要作一些準備工作，主要包括清理和規(guī)范會計業(yè)

務(wù)工作內(nèi)容、會計基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準備、人員培訓(xùn)等，具體如圖3-7所示。

圖3?7會計軟件實施前的準備階段

1.清理和規(guī)范會計業(yè)務(wù)工作內(nèi)容

這主要是對手工會計業(yè)務(wù)工作進行一次全面清理，以滿足電算化會計軟件操作

的需求。

?會計電算化原理與應(yīng)用

(1)會計核算程序的規(guī)范化

目前手工會計核算程序主要有記賬憑證核算程序、科目匯總表核算程序、匯總記

賬憑證核算程序、日記賬會計核算程序等。使用會計軟件后，業(yè)務(wù)量的大小已不是問

題，因而沒有必要完全照搬手工處理方式，由多人填制憑證、多人登賬和多人打印賬

本。為充分發(fā)揮計算機的優(yōu)勢，可直接根據(jù)記賬憑證登記日記賬、總賬和明細賬等。

(2)科目編碼的規(guī)范化

會計科目的設(shè)置既要符合企業(yè)會計制度的要求，又要滿足本單位會計核算和管

理的要求，同時還要滿足會計軟件對會計科目編碼的規(guī)定。在“三符合”的基礎(chǔ)上,

確定一套本單位的會計科目體系及其編碼。

(3)憑證和賬簿的規(guī)范化

要按照軟件要求對憑證格式、內(nèi)容進行規(guī)范。在會計電算化下宜采用統(tǒng)一的記

賬憑證格式和編碼，若軟件只允許每張憑證一個摘要，則注意不要將不同性質(zhì)的經(jīng)濟

業(yè)務(wù)放在同一張憑證上。在會計軟件使用前，要確定哪些明細賬為數(shù)量金額式、哪

些為三欄式、哪些為多欄式。

(4)成本核算方法的規(guī)范化

成本核算方法的確定，一般是根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)的特點和管理的要求來確定的。在

手工核算下，由于處理環(huán)節(jié)多、工作量大，成本核算很難滿足企業(yè)管理的需要。使用

了會計軟件后，則需要根據(jù)計算機處理的要求，對手工操作方式下的成本核算方法、

處理步驟、費用分攤方法等進行規(guī)范和標準化，以滿足企業(yè)管理的要求。