秘書實(shí)務(wù)完整版課件全套ppt教程

1、學(xué)習(xí)目標(biāo) 感知和體驗(yàn)秘書人員的工作狀態(tài) 進(jìn)一步認(rèn)知和理解秘書人員的職責(zé) 從心理上做好從事秘書職業(yè)的準(zhǔn)備小張是北京某外企總經(jīng)理辦公室的秘書，其頂頭上司是公司副總。這是她某一天的工作實(shí)錄：8：40 到達(dá)自己的辦公室8：45 打掃上司的辦公室、接待室等房間，查點(diǎn)備用物品9：00 上司到辦公室9：15 為上司沖咖啡，確認(rèn)當(dāng)天的日程安排，通知總經(jīng)理辦公室主任在接待室接待預(yù)約好的客人9：30 有傳真或電子郵件的話，根據(jù)上司的指示回復(fù)9：45 郵件到達(dá)后進(jìn)行分揀，將緊急的信件和包裹分發(fā)給收件人10：00 接聽電話，將前一天來(lái)訪的數(shù)據(jù)輸入電腦中的顧客名錄，整理報(bào)紙雜志、剪報(bào)、掃描等等10：30 接待客人，給客

2、人沏茶等11：40 上司外出，將上司交代的文件打完12：00 午休13：00 回到辦公桌前，上網(wǎng)查資料，接聽電話等等13：10 上司回到公司，給上司沖咖啡，報(bào)告電話留言，領(lǐng)回上司上次出差時(shí)的單據(jù)，核算出差費(fèi)用實(shí)務(wù)0 體驗(yàn)秘書人員忙碌的一天實(shí)務(wù)情境體驗(yàn)14：00 根據(jù)總經(jīng)理辦公室主任的指示，復(fù)印并打印文件14：30 招待客人，給沏茶15：25 回到辦公桌前繼續(xù)起草報(bào)告（計(jì)劃明天寫完）15：30 為公司司務(wù)會(huì)準(zhǔn)備咖啡16：00 幫總經(jīng)理辦公室主任寫信，寫完之后，寫好信封并通知快遞公司將信取走；公司司務(wù)會(huì)結(jié)束后清理會(huì)場(chǎng)，打印出第二天上司的工作日程表，交給上司17：30 上司出門辦事，整理未完成的文件

3、18：00 下班實(shí)務(wù)0 體驗(yàn)秘書人員忙碌的一天實(shí)務(wù)情境體驗(yàn)微思考：從事秘書職業(yè)，你做好心理準(zhǔn)備了嗎？實(shí)務(wù)0 體驗(yàn)秘書人員忙碌的一天實(shí)務(wù)情境體驗(yàn)（一）整理辦公場(chǎng)所無(wú)論上班后多么繁忙，都要養(yǎng)成上班后就馬上整理辦公場(chǎng)所的工作習(xí)慣作為秘書人員，負(fù)責(zé)整理的辦公區(qū)域有三個(gè)：實(shí)務(wù)0 體驗(yàn)秘書人員忙碌的一天實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)一、工作時(shí)間之內(nèi) 1.個(gè)人辦公區(qū) 2. 上司辦公區(qū) 3.公共辦公區(qū)（二）匯報(bào)工作安排根據(jù)需要安排上司當(dāng)天的日程，向上司匯報(bào)，與上司溝通，使上司的工作緊張而有序。（三）處理日常事務(wù)秘書人員應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)地按時(shí)完成，不要拖延和積壓。（四）后于他人下班作為秘書人員，在下班之前要著重做好

4、這些事情： 1.處理未能完成的事宜。 2.整理當(dāng)天的文件資料。認(rèn)真檢查辦公室的安全情況實(shí)務(wù)0 體驗(yàn)秘書人員忙碌的一天實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)一、工作時(shí)間之內(nèi)（一）上班之前1.回顧昨天工作?；仡欁蛱斓墓ぷ鳎兄诶砬逅悸?，順利開始今天的工作。作為秘書人員，回顧昨天的工作要著眼于以下幾個(gè)方面：（1）哪些工作尚未完成；（2）哪些工作已經(jīng)完成但是不夠滿意；（3）哪些工作已經(jīng)完成而且都很滿意。實(shí)務(wù)0 體驗(yàn)秘書人員忙碌的一天實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)二、工作時(shí)間之外2.考慮今天工作。要為今天工作留有余地，以應(yīng)對(duì)隨時(shí)出現(xiàn)的變化。作為秘書人員，考慮今天的工作要著眼于以下幾個(gè)方面：（1）如何承接尚未完

5、成的重要事項(xiàng)；（2）如何分步實(shí)施當(dāng)日計(jì)劃的緊急事項(xiàng)；（3）如何順便處理重要而不緊急的事項(xiàng)。實(shí)務(wù)0 體驗(yàn)秘書人員忙碌的一天實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)二、工作時(shí)間之外3.修飾個(gè)人儀表。展示一個(gè)得體、有素養(yǎng)并且值得信賴的形象。4.先于他人上班。應(yīng)當(dāng)自覺(jué)養(yǎng)成提前上班的好習(xí)慣，上司未到，自己先到，以便有比較充裕的時(shí)間做好一天工作開始的準(zhǔn)備。實(shí)務(wù)0 體驗(yàn)秘書人員忙碌的一天實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)二、工作時(shí)間之外（二）下班之后1.工作加班。秘書人員不能按時(shí)下班是常有的事。需要秘書人員犧牲個(gè)人的休息時(shí)間。2.社交應(yīng)酬。秘書人員在參與這些活動(dòng)中，要做好服務(wù)工作。實(shí)務(wù)0 體驗(yàn)秘書人員忙碌的一天實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)

6、備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)二、工作時(shí)間之外【訓(xùn)練素材詳見(jiàn)教材】實(shí)務(wù)0 體驗(yàn)秘書人員忙碌的一天實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)應(yīng)用：強(qiáng)化訓(xùn)練專業(yè)技能學(xué)習(xí)目標(biāo) 懂得辦公室的布局常識(shí) 學(xué)會(huì)科學(xué)地布置辦公室 學(xué)會(huì)辦公環(huán)境的日常維護(hù) 學(xué)會(huì)辦公環(huán)境的安全管理某天有位顧問(wèn)到一家公司去拜訪，看到公司非常凌亂，顯然沒(méi)有清掃打理過(guò)。于是，他就問(wèn)這家公司的老板為什么會(huì)這樣，老板告訴他說(shuō)：“公司的日常清潔工作是請(qǐng)專職清潔公司清潔的，平時(shí)清潔公司會(huì)在早晨9：00派清潔工來(lái)打掃衛(wèi)生，可今天有事不能前來(lái)。”聽了這話后，顧問(wèn)就覺(jué)得詫異了：“那你的秘書呢？她不在嗎？”老板說(shuō)：“在啊?！薄澳撬秊槭裁床慌e手之勞??？”顧問(wèn)更無(wú)法理解了。想不到老板一臉苦笑說(shuō)：“她

7、說(shuō)她是秘書，不是清潔工。”“秘書固然不是清潔工，但創(chuàng)造一個(gè)整潔舒適的辦公環(huán)境確是秘書應(yīng)盡的義務(wù)?！鳖檰?wèn)意味深長(zhǎng)地說(shuō)道。實(shí)務(wù)1 管理辦公環(huán)境實(shí)務(wù)情境體驗(yàn)微思考：“秘書固然不是清潔工，但創(chuàng)造一個(gè)整潔舒適的辦公環(huán)境確是秘書應(yīng)盡的義務(wù)?！蹦闳绾卫斫夤绢檰?wèn)的這句話？實(shí)務(wù)1 管理辦公環(huán)境實(shí)務(wù)情境體驗(yàn)（一）采用開放式布局開放式辦公室布局，是指按照工作職能、業(yè)務(wù)活動(dòng)和技術(shù)分工來(lái)確定組織成員的工作部門和工作團(tuán)隊(duì)、小組的區(qū)劃布局。開放式辦公室布局又可以分為全開放式辦公室和半開放式辦公室。實(shí)務(wù)1 管理辦公環(huán)境實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)一、怎樣對(duì)辦公室進(jìn)行布局設(shè)計(jì)特別提示開放式辦公室的優(yōu)點(diǎn)是： 降低建筑成本和能

8、源成本； 提高辦公室的空間利用率； 可以共享辦公設(shè)備，形成集中化的管理和服務(wù)； 易于對(duì)員工的監(jiān)督和指導(dǎo)； 易于管理者加深與員工的交流。實(shí)務(wù)1 管理辦公環(huán)境實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)一、怎樣對(duì)辦公室進(jìn)行布局設(shè)計(jì)開放式辦公室的缺點(diǎn)是： 缺少單獨(dú)辦公的機(jī)會(huì)； 難于集中工作的注意力； 辦公區(qū)域噪音太大； 不利于保密。（二）采用封閉式布局封閉式辦公室布局，是指用墻壁將辦公空間分割成若干有門、窗的獨(dú)立房間的辦公室布局，這樣的辦公室即傳統(tǒng)式辦公室。實(shí)務(wù)1 管理辦公環(huán)境實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)一、怎樣對(duì)辦公室進(jìn)行布局設(shè)計(jì) 封閉式辦公室的優(yōu)點(diǎn)是： 可滿足單獨(dú)辦公的要求； 避免受到外界干擾，易于員工集中

9、精力； 無(wú)噪音； 保密性強(qiáng)。封閉式辦公室的缺點(diǎn)是： 建筑成本和能源成本高； 辦公空間的浪費(fèi)較大； 不易于對(duì)員工的監(jiān)督和指導(dǎo)； 一定程度地影響了員工之間的交流。（一）利用好物理?xiàng)l件1.利用好空氣。辦公室空氣環(huán)境好壞有“四度”：溫度應(yīng)當(dāng)控制在2027之間為宜；理想相對(duì)濕度是在40%60%；清潔度和流動(dòng)速度可以通過(guò)常開窗門“換氣”或利用有關(guān)設(shè)備調(diào)節(jié)。2.利用好光線。辦公室的光線應(yīng)當(dāng)以使人感到充足、舒適為宜3.利用好色彩。一般來(lái)說(shuō)，辦公室的內(nèi)墻宜采用白色、乳白色等，會(huì)議室、接待室多用淡黃色；天花板一般都用白色，地板多采用不宜被污染的棕色為佳。4.利用好聲音。布置時(shí)通過(guò)各種辦法排除或降低噪音，如按工作流

10、程布置座位以減少來(lái)回走動(dòng)的聲音，播放一些輕柔舒緩的背景音樂(lè)等。實(shí)務(wù)1 管理辦公環(huán)境實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)二、怎樣對(duì)辦公室進(jìn)行布置（二）安排好直接工作空間妥善放置物品或設(shè)備，要考慮自己、上司、同事的習(xí)慣及工作效率。1.安排好辦公桌。辦公桌大小要適中，以足夠放置常用的辦公用品并有空余的位置進(jìn)行工作為好。2.安排好辦公椅。辦公椅的高度、大小、樣式等，應(yīng)當(dāng)與秘書人員的身材相適應(yīng)，并盡可能與辦公桌配套。3.安排好辦公自動(dòng)化設(shè)備。計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等自動(dòng)化設(shè)備一般應(yīng)該有自己的獨(dú)立存放空間，與之有關(guān)的參考資料也應(yīng)當(dāng)放置好。4.安排好其他用品。整齊擺放，不能雜亂無(wú)序。實(shí)務(wù)1 管理辦公環(huán)境實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)

11、備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)二、怎樣對(duì)辦公室進(jìn)行布置（一）明確維護(hù)的區(qū)域?qū)崉?wù)1 管理辦公環(huán)境實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)三、怎樣對(duì)辦公室環(huán)境進(jìn)行日常維護(hù) 1.個(gè)人辦公區(qū) 2. 上司辦公區(qū) 3.公共辦公區(qū)（一）明確維護(hù)的區(qū)域?qū)崉?wù)1 管理辦公環(huán)境實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)三、怎樣對(duì)辦公室環(huán)境進(jìn)行日常維護(hù) 1.確保清潔衛(wèi)生 2.確保整齊有序（一）識(shí)別辦公室安全隱患實(shí)務(wù)1 管理辦公環(huán)境實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)四、怎樣對(duì)辦公室環(huán)境進(jìn)行安全管理1.建筑方面的隱患。2.物理環(huán)境方面的隱患。3.辦公家具方面的隱患。4.辦公設(shè)備方面的隱患。5.消防方面的隱患。6.人為的隱患。（二）消除辦公室安全隱患1.樹立

12、安全意識(shí)。牢記“安全第一，預(yù)防為主”。2.進(jìn)行安全檢查。定期對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)隱患，做好風(fēng)險(xiǎn)防范。實(shí)務(wù)1 管理辦公環(huán)境實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)四、怎樣對(duì)辦公室環(huán)境進(jìn)行安全管理特別提示 安全管理是辦公環(huán)境管理的一個(gè)重要內(nèi)容。雖然辦公室里存在的影響和危害人的健康和安全的不利因素大多是很細(xì)小的，容易為人忽略的，但其潛在的危險(xiǎn)和危害不容輕視。實(shí)務(wù)1 管理辦公環(huán)境實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)四、怎樣對(duì)辦公室環(huán)境進(jìn)行安全管理實(shí)務(wù)1 管理辦公環(huán)境實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)應(yīng)用：強(qiáng)化訓(xùn)練專業(yè)技能【訓(xùn)練素材詳見(jiàn)教材】學(xué)會(huì)正確采購(gòu)日常辦公用品學(xué)會(huì)科學(xué)保管日常辦公用品學(xué)會(huì)有效發(fā)放日常辦公用品實(shí)務(wù)2

13、 管理辦公用品學(xué)習(xí)目標(biāo)秘書小李負(fù)責(zé)公司辦公物品的庫(kù)存管理。由于他的記憶力特別好，每次進(jìn)貨時(shí)，他都能夠很快記住所進(jìn)貨物的規(guī)格和數(shù)量，因此，他從不做用品登記。一天下午，他的好朋友小馬手持公司營(yíng)銷部的取貨單前來(lái)取貨，他由于當(dāng)時(shí)有事，就叫小馬自己去取貨物。等他辦完事回來(lái)時(shí)，小馬已取走了貨物，并把鑰匙放在了他的抽屜里。小李也沒(méi)有看取貨單，也沒(méi)有清點(diǎn)貨物，下班時(shí)關(guān)了門就走了，到月底清盤時(shí)，發(fā)現(xiàn)少了很多辦公用品。實(shí)務(wù)2 管理辦公用品實(shí)務(wù)情境體驗(yàn)微思考：管理日常辦公用品是否是秘書人員的分內(nèi)之事？如果讓你來(lái)管理上述情境中的日常辦公用品，你會(huì)怎么做？基本流程如下：實(shí)務(wù)2 管理辦公用品實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)

14、一、怎樣采購(gòu)日常辦公用品（一）請(qǐng)購(gòu)（二）審批（三）采購(gòu)（四）入庫(kù)（五）付款（一）做好庫(kù)存記錄每次在接收或發(fā)放物品時(shí)填寫庫(kù)存卡，并記錄庫(kù)存余額，使之與進(jìn)貨卡、出貨卡三卡一致。庫(kù)存記錄卡一般應(yīng)當(dāng)記錄以下內(nèi)容：1.項(xiàng)目2.單位3.庫(kù)存參考號(hào)4.最大庫(kù)存量5.再訂貨量6.最小庫(kù)存量7.日期8.接收9.發(fā)放10.余額實(shí)務(wù)2 管理辦公用品實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)二、怎樣保管日常辦公用品（二）做好庫(kù)存控制對(duì)庫(kù)存物品的數(shù)量進(jìn)行控制和監(jiān)督，了解庫(kù)存的余額，對(duì)是否需要進(jìn)貨作出選擇?？刂茙?kù)存要注意以下三個(gè)問(wèn)題：1.最大庫(kù)存量。為防止物品超量存儲(chǔ)而保存該項(xiàng)物品的最大數(shù)量，可以節(jié)約寶貴的庫(kù)存空間，使庫(kù)存物品得到及

15、時(shí)利用。2.最小庫(kù)存量。為防止物品全部消耗完而保存的該項(xiàng)物品的最小數(shù)量，庫(kù)存余額達(dá)到這個(gè)數(shù)量時(shí)，必須采取緊急行動(dòng)檢查是否已經(jīng)訂貨。3.重新訂購(gòu)線。提醒購(gòu)買者庫(kù)存需要重新訂購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)，庫(kù)存余額達(dá)到這個(gè)數(shù)量時(shí)，必須訂購(gòu)新的貨物來(lái)使余額達(dá)到最大庫(kù)存量。常用的計(jì)算公式為：重新訂購(gòu)線日用量運(yùn)送時(shí)間最小庫(kù)存量。實(shí)務(wù)2 管理辦公用品實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)二、怎樣保管日常辦公用品（一）發(fā)放日常辦公用品的基本要求1.要指定辦公用品的發(fā)放人員。秘書人員對(duì)于辦公用品發(fā)放的情況應(yīng)該做到心中有數(shù)，并制作需求單。2.要規(guī)定辦公用品的發(fā)放時(shí)間。合理估算相應(yīng)周期內(nèi)辦公用品的一般使用量，然后進(jìn)行合理發(fā)放。3.要清點(diǎn)核實(shí)已

16、發(fā)放的辦公用品。清楚地知道誰(shuí)領(lǐng)走了什么東西，什么時(shí)候可能用完。4.要提醒員工節(jié)約使用辦公用品。可以采用監(jiān)視控制的方法，監(jiān)視辦公用品的使用情況，同時(shí)控制辦公用品的發(fā)放數(shù)量實(shí)務(wù)2 管理辦公用品實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)三、怎樣發(fā)放日常辦公用品特別提示秘書人員可以通過(guò)工作中的一些細(xì)節(jié)倡導(dǎo)并作出實(shí)實(shí)在在的節(jié)約行動(dòng)，例如嚴(yán)格控制打印機(jī)和復(fù)印機(jī)的使用，打印紙（復(fù)印紙）兩面使用，各種材料能夠使用電子文檔的則用電子文檔，成本較昂貴的彩色打印、彩色復(fù)印等要集中管理等，切實(shí)減少紙張消耗。實(shí)務(wù)2 管理辦公用品實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)三、怎樣發(fā)放日常辦公用品（二）發(fā)放日常辦公用品的基本程序?qū)崉?wù)2 管理辦公用

17、品實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)三、怎樣發(fā)放日常辦公用品1.填寫領(lǐng)用單。2.審批領(lǐng)用單。4.登記領(lǐng)物。3.蓋章留底。實(shí)務(wù)2 管理辦公用品實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)應(yīng)用：強(qiáng)化訓(xùn)練專業(yè)技能【訓(xùn)練素材詳見(jiàn)教材】實(shí)務(wù)3 管理日常值班學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)會(huì)進(jìn)行日常值班學(xué)會(huì)管理日常值班劉小姐是東方公司的秘書，也是公司值班辦公室成員。公司實(shí)行的是專職性值班，三班倒制度。下午16：00劉小姐來(lái)到值班室值班，上一班的小李正在處理一份文件，是經(jīng)理19：00要用的材料。與小李交接工作完畢后，小李下班離去。劉小姐繼續(xù)處理文件，18：30完成。劉小姐在值班記錄表上填上值班的基本信息。19：00把文件送到經(jīng)理辦公室。此后，又收到5封郵件，接待了一位

18、來(lái)訪者。劉小姐都在值班記錄表上做了詳細(xì)的記錄。20：00劉小姐在公司巡查了一遍，檢查了沒(méi)有人辦公的辦公室里的電源、門窗是否關(guān)好。填寫值班記錄，24：00下一班值班人員來(lái)到，兩人交接完工作后，劉小姐下班。實(shí)務(wù)3 管理日常值班實(shí)務(wù)情境體驗(yàn)微思考：你對(duì)值班工作有哪些感性或理性的認(rèn)識(shí)？（一）負(fù)責(zé)傳遞信息及時(shí)傳遞或處理來(lái)自各方面的信息，使信息隨時(shí)都保持暢通狀態(tài)。（二）負(fù)責(zé)來(lái)訪接待無(wú)論是有約來(lái)訪，還是無(wú)約來(lái)訪，都要根據(jù)來(lái)訪者的意圖，做出合理的安排或靈活的應(yīng)對(duì)。（三）負(fù)責(zé)處理函電收到內(nèi)外部收發(fā)的郵件及文件，必須做好登記和收存，或即時(shí)傳遞，同時(shí)要認(rèn)真處理值班期間的電話事務(wù)。（四）處理應(yīng)急事項(xiàng)如遇突發(fā)性的緊急情

19、況，必須在向領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào)的同時(shí)，能夠采取適當(dāng)?shù)膽?yīng)急措施。 （五）確保組織安全對(duì)外來(lái)人員要嚴(yán)加審核，履行有關(guān)手續(xù)。保證組織的安全。（六）做好值班記錄實(shí)務(wù)3 管理日常值班實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 一、日常值班要完成哪些主要任務(wù)（六）做好值班記錄 實(shí)務(wù)3 管理日常值班實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 一、日常值班要完成哪些主要任務(wù)1.記好值班電話記錄2.記好值班接待記錄 3.記好值班日記實(shí)務(wù)3 管理日常值班實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)二、日常值班應(yīng)遵守哪些管理制度（一）遵守崗位責(zé)任制度（二）遵守信息處理制度（三）遵守保密制度 （四）遵守交接班制度（五）請(qǐng)示報(bào)告制度值班表一般由秘書部門具體編寫，

20、與有關(guān)部門協(xié)商并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定后執(zhí)行。（一）區(qū)分值班表的常見(jiàn)種類1.節(jié)假日部門值班表。通常用于組織的某一個(gè)部門，值班時(shí)段通常相當(dāng)于非節(jié)假日的上班時(shí)段。2.節(jié)假日總值班表。通常用于組織的所有部門，值班時(shí)段與節(jié)假日部門值班表相同。3.夜間值班表。通常僅用于各個(gè)組織的秘書部門，值班時(shí)間為前一天的下班時(shí)間至第二天的上班時(shí)間。實(shí)務(wù)3 管理日常值班實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)三、如何編制日常值班表（二）明確值班表的主要內(nèi)容 1.具體值班時(shí)間和值班期限； 2.值班人的姓名； 3.值班的地點(diǎn)； 4.負(fù)責(zé)人或帶班人的姓名； 5.值班的工作內(nèi)容和相關(guān)要求； 6.替班人的姓名和交接方法。實(shí)務(wù)3 管理日常值班實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)

21、備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)三、如何編制日常值班表特別提示值班表常用在值班室、平時(shí)需要有人值班的辦公室、節(jié)假日值班辦公室、為某項(xiàng)任務(wù)的而專設(shè)的值班辦公室。實(shí)務(wù)3 管理日常值班實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)三、如何編制日常值班表實(shí)務(wù)3 管理日常值班實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)應(yīng)用：強(qiáng)化訓(xùn)練專業(yè)技能【訓(xùn)練素材詳見(jiàn)教材】學(xué)會(huì)正確地管理印章學(xué)會(huì)正確地使用印章實(shí)務(wù)4 管理印章使用學(xué)習(xí)目標(biāo)袁紅是汽車修理有限責(zé)任公司辦公室秘書，負(fù)責(zé)保管公司印章。經(jīng)營(yíng)汽車配件的個(gè)體戶劉星是她的朋友。一天，劉星向袁紅借用汽車修理有限責(zé)任公司的印章、賬號(hào)和稅號(hào)，以汽車修理有限責(zé)任公司名義與汽車彈簧股份有限公司簽訂了一份購(gòu)銷汽車板簧合同。該合同約定由汽車彈簧

22、股份有限公司向劉星提供汽車板簧產(chǎn)品，劉星則以汽車修理有限責(zé)任公司的名義接收貨物。合同簽訂后，汽車彈簧股份有限公司按約發(fā)貨，劉星收到貨物，當(dāng)時(shí)劉星承諾在當(dāng)年年底付清貨款，但最終未能按約付款。半年后，劉星拖欠汽車彈簧股份有限公司貨款1.03萬(wàn)余元，于是法院據(jù)此依法判決汽車修理有限責(zé)任公司與劉星共同給付貨款及其利息損失。公司因此辭退了袁紅，袁紅后悔當(dāng)初不該借用公司印章給劉星。實(shí)務(wù)4 管理印章使用實(shí)務(wù)情境體驗(yàn)微思考：袁紅為什么會(huì)被公司辭退？如何你是袁紅，你會(huì)怎么做？（一）印章有哪些種類一般來(lái)說(shuō)，公務(wù)印章主要有以下幾種：實(shí)務(wù)4 管理印章使用實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)一、了解一下印章常識(shí)1.單位公章2

23、.套印章 3.鋼印 4.領(lǐng)導(dǎo)簽名章 5.專用章 6.辦事章 7.收發(fā)章 8.校對(duì)章 9.其他戳記（二）印章有哪些樣式印章的樣式由質(zhì)料、形狀、印文、圖案、尺寸等組成。實(shí)務(wù)4 管理印章使用實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)一、了解一下印章常識(shí)（一）刻制印章凡機(jī)關(guān)單位的正式印章，一律不得私自刻制，或由其上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頒發(fā)，或由本單位請(qǐng)示上級(jí)主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后，由秘書部門持機(jī)關(guān)單位介紹信、法人身份證復(fù)印件、本人身份證、組織機(jī)構(gòu)代碼復(fù)印件到公安部門指定的專門刻章單位刻制。實(shí)務(wù)4 管理印章使用實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 二、如何正確管理印章特別提示絕對(duì)不得在私人攤販處刻制公章。（二）領(lǐng)取印章領(lǐng)取印章時(shí)要認(rèn)真

24、仔細(xì)地進(jìn)行驗(yàn)收檢查，主要是檢查印章的質(zhì)量是否符合要求，有沒(méi)有使用過(guò)的痕跡。（三）啟用印章提前向有關(guān)單位發(fā)出正式啟用通知并刻上印模，填寫印模卡一式兩份，一份留存，一份交上級(jí)機(jī)關(guān)備案。實(shí)務(wù)4 管理印章使用實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 二、如何正確管理印章特別提示如果由新印章取代舊印章，啟用新印章后，舊印章同時(shí)作廢。（四）保管印章秘書部門通常要管理三類印章：一是本單位的正式印章和鋼?。欢穷I(lǐng)導(dǎo)人的手章（簽名章）；三是本辦公室的印章。1.專人負(fù)責(zé)。選擇政治可靠、工作負(fù)責(zé)、堅(jiān)持原則的人員來(lái)負(fù)責(zé)管理2.確保安全。存放在安全保險(xiǎn)的地方，最好放在保險(xiǎn)柜內(nèi)，并且養(yǎng)成隨用隨開、用完即鎖上的好習(xí)慣。3.防止污損。

25、注意經(jīng)常洗刷印章，保持圖案和印文的清晰，防止印泥（油）或其他污物將刻痕填塞。實(shí)務(wù)4 管理印章使用實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 二、如何正確管理印章（五）停用印章機(jī)關(guān)單位如發(fā)生合并、撤銷、名稱變更等情況，原印章應(yīng)該立即停止使用。停用印章要發(fā)文通知有關(guān)單位，蓋上印模，說(shuō)明停用原因和時(shí)間，宣布原印章失效。實(shí)務(wù)4 管理印章使用實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 二、如何正確管理印章（一）明確使用范圍機(jī)關(guān)或單位公章用于以該印章所刻印文名義進(jìn)行的對(duì)外事務(wù)，如對(duì)外發(fā)文；領(lǐng)導(dǎo)人個(gè)人名章，需經(jīng)其本人或委托授權(quán)人簽字同意后方可加蓋；機(jī)關(guān)或單位辦公室印章可用于一般事務(wù)性的公文、介紹信、便函；部門印章使用范圍只限于上下

26、對(duì)口業(yè)務(wù)之間的查詢、解答、催辦、介紹和一般性的事務(wù)聯(lián)系，一般情況下不得對(duì)外。（二）履行登記手續(xù)建立詳細(xì)的用印登記冊(cè)，將用印編號(hào)、用印日期、用印單位、經(jīng)辦人姓名、內(nèi)容、批準(zhǔn)人姓名、簽署的意見(jiàn)、發(fā)往何處、監(jiān)印人姓名及留存材料等清楚填寫。（三）核查用印申請(qǐng)重點(diǎn)檢查有無(wú)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)用印的簽字；避免盲目蓋印而出現(xiàn)差錯(cuò)；實(shí)務(wù)4 管理印章使用實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)三、如何正確使用印章（四）正確加蓋印章1.位置正確、規(guī)范。通常文件蓋印是上不壓正文，下壓成文日期，騎年壓月。鋼印加蓋在脖子和衣領(lǐng)以下與證件交接部位，介紹信要加蓋騎縫章。實(shí)務(wù)4 管理印章使用實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)三、如何正確使用印章特別

27、提示對(duì)于需要證明各頁(yè)之間完整聯(lián)系的材料，應(yīng)當(dāng)將同一文件的每一頁(yè)均勻錯(cuò)開，騎各頁(yè)加蓋公章，如果文件太厚，就多蓋幾個(gè)，比如110頁(yè)蓋一個(gè)章，1120頁(yè)蓋一個(gè)章，順著110頁(yè)的章，在110頁(yè)章下面的位置蓋，以此類推。2.印跡清晰、端正。使印色濃淡合適。不可以歪斜、顛倒、模糊、殘缺。實(shí)務(wù)5 編制工作計(jì)劃學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)會(huì)協(xié)助上司制訂工作計(jì)劃學(xué)會(huì)編制常用的工作計(jì)劃表學(xué)會(huì)編制上司和個(gè)人的工作日志服裝有限公司定于3月28日召開銷售工作會(huì)議，會(huì)期為一天，全國(guó)各分公司參會(huì)代表預(yù)計(jì)50人，需要使用公司大會(huì)議室。會(huì)上要給每人發(fā)放一套會(huì)議資料，包括產(chǎn)品介紹、價(jià)格表和宣傳材料等，并要準(zhǔn)備會(huì)議期間的小點(diǎn)心及飲料。公司總經(jīng)理將做

28、重要講話，負(fù)責(zé)銷售的副總經(jīng)理將做上年度銷售工作總結(jié)，布置本年度銷售工作安排。兩位領(lǐng)導(dǎo)的講話稿都需要制作成PPT行政部李經(jīng)理要求秘書小劉先制訂一份從3月初開始的本次會(huì)議籌備工作計(jì)劃表。實(shí)務(wù)5 編制工作計(jì)劃實(shí)務(wù)情境體驗(yàn)微思考：你在平時(shí)的學(xué)習(xí)、生活中養(yǎng)成了制訂計(jì)劃表的習(xí)慣嗎？你認(rèn)為上述實(shí)務(wù)情境中秘書小劉制訂這份會(huì)議籌備工作計(jì)劃表要注意哪些問(wèn)題？（一）做好制訂工作計(jì)劃的準(zhǔn)備工作1.制訂工作計(jì)劃的準(zhǔn)備工作。（1）弄清楚工作要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)和對(duì)時(shí)間期限上的要求。（2）區(qū)別哪些是重要任務(wù)和緊急任務(wù)，排出先后順序。（3）列出完成每項(xiàng)任務(wù)所需的資源和信息，包括人力、物力、財(cái)力等。（4）明確每階段的具體指標(biāo)和時(shí)間要求

29、。（5）指明每項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門或責(zé)任人。（6）明確問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)負(fù)責(zé)的匯報(bào)人和匯報(bào)對(duì)象。實(shí)務(wù)5 編制工作計(jì)劃實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)一、如何編制工作計(jì)劃2.制訂工作計(jì)劃的總體要求。實(shí)務(wù)5 編制工作計(jì)劃實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)一、如何編制工作計(jì)劃（1）統(tǒng)籌兼顧（2）分清輕重 （3）規(guī)范合理 （4）講求效率（二）認(rèn)真編制工作計(jì)劃表1.工作計(jì)劃表的常見(jiàn)類型。常見(jiàn)的工作計(jì)劃表一般包括周計(jì)劃表、月計(jì)劃表、季度計(jì)劃表和年度計(jì)劃表。2.編制工作計(jì)劃表的基本步驟。實(shí)務(wù)5 編制工作計(jì)劃實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)一、如何編制工作計(jì)劃（1）確定周期（2）排列活動(dòng) （3）繪制表格 （4）填寫信息 （5）審

30、核下發(fā)（一）確定工作日志的內(nèi)容1.確定上司工作日志的內(nèi)容。 （1）上司參加相關(guān)活動(dòng)。 （2）上司的個(gè)人安排。 （3）上司的私人信息。2.確定秘書人員自己工作日志的內(nèi)容。 （1）上司的各項(xiàng)活動(dòng)需要秘書人員協(xié)助準(zhǔn)備的事宜。 （2）上司交辦自己的其他工作。 （3）秘書人員職責(zé)中的常規(guī)工作，實(shí)務(wù)5 編制工作計(jì)劃實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)二、如何編制工作日志實(shí)務(wù)5 編制工作計(jì)劃實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)二、如何編制工作日志 特別提示 設(shè)計(jì)出合理的工作日志的關(guān)鍵點(diǎn)首先在于全面了解上司某個(gè)階段的總體工作安排，同時(shí)要清楚了解自己的常規(guī)工作內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上，才能設(shè)計(jì)出有效的工作日志，提高上司和自己的工作

31、效率。（二）認(rèn)真編制工作日志1.編制工作日志的方法（1）根據(jù)周工作計(jì)劃，在前一天上午了解上司的工作和活動(dòng)計(jì)劃，并填入日志，并請(qǐng)上司確認(rèn)，或根據(jù)上司意見(jiàn)修改。（2）在當(dāng)日早上再次與上司確認(rèn)。（3）秘書人員日志與上司日志最好采用對(duì)照表形式進(jìn)行。實(shí)務(wù)5 編制工作計(jì)劃實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)二、如何編制工作日志2.編制工作日志的要求實(shí)務(wù)5 編制工作計(jì)劃實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)二、如何編制工作日志（1）信息要清楚（2）信息要完整 （3）信息要準(zhǔn)確（三）及時(shí)調(diào)整工作日志1.安排的活動(dòng)之間要留有適當(dāng)?shù)拈g隔或空隙。2.進(jìn)行時(shí)間調(diào)整、變更，遵循先重急后輕緩的原則。3.確定變更后，應(yīng)當(dāng)立即做好有關(guān)善后

32、工作。4.再次檢查工作日志是否已經(jīng)將變更后的信息記錄上。實(shí)務(wù)5 編制工作計(jì)劃實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)二、如何編制工作日志特別提示應(yīng)該盡量想辦法將日志內(nèi)容的變更限制在最小的范圍。學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)會(huì)正確應(yīng)對(duì)前臺(tái)有約接待學(xué)會(huì)正確應(yīng)對(duì)前臺(tái)無(wú)約接待一天，有位客人一上來(lái)就說(shuō)要找經(jīng)理，雖然約見(jiàn)日程安排中并沒(méi)有此人的姓名，可前臺(tái)秘書小李一聽他說(shuō)有急事，就不管三七二十一，趕緊帶他會(huì)見(jiàn)經(jīng)理。這下可真是闖了不小的禍，原來(lái)這位客人是一位上門推銷的推銷員，而經(jīng)理當(dāng)時(shí)正在為即將召開的股東大會(huì)忙得不可開交，根本沒(méi)有時(shí)間約見(jiàn)他，可他卻著著實(shí)實(shí)纏著經(jīng)理說(shuō)上了半個(gè)小時(shí)，這樣一來(lái)，經(jīng)理的工作就給耽擱了。事后，經(jīng)理狠狠地批評(píng)了小李，

33、說(shuō)她的接待工作沒(méi)做好，對(duì)待不速之客，事先沒(méi)有做好分流工作，隨便就安排上司與他們見(jiàn)面，影響了上司的工作。這可難倒了小李：“對(duì)待不速之客，事先還要進(jìn)行分流工作，接待工作怎么這樣復(fù)雜，我該怎樣去甄別這些不速之客呢？”小李陷入苦苦的思索中。實(shí)務(wù)6 應(yīng)對(duì)前臺(tái)接待實(shí)務(wù)情境體驗(yàn)微思考：秘書小李究竟“錯(cuò)”在哪里？如果你是秘書小李，你將如何甄別不速之客？實(shí)務(wù)6 應(yīng)對(duì)前臺(tái)接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 一、怎樣做好前臺(tái)接待的準(zhǔn)備工作（一）做好心理準(zhǔn)備1.以誠(chéng)待客2.主動(dòng)協(xié)助實(shí)務(wù)6 應(yīng)對(duì)前臺(tái)接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 一、怎樣做好前臺(tái)接待的準(zhǔn)備工作 （二）做好物質(zhì)準(zhǔn)備1.環(huán)境準(zhǔn)備2.用品準(zhǔn)備實(shí)務(wù)6 應(yīng)對(duì)

34、前臺(tái)接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 一、怎樣做好前臺(tái)接待的準(zhǔn)備工作（三）把握基本程序客人、前臺(tái)秘書、上司的關(guān)系如下： 客人前臺(tái)秘書人電上司前臺(tái)秘書人員在見(jiàn)到客人的第一時(shí)間，應(yīng)該馬上做出“3S”的動(dòng)作表情，即stand up（站起來(lái)）、see（注視對(duì)方）、smile（微笑），并使用“您好，歡迎您！”、“您好，我能為您做些什么？”、“您好，希望我能幫助您?！钡扔驼Z(yǔ)言。實(shí)務(wù)6 應(yīng)對(duì)前臺(tái)接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 二、怎樣應(yīng)對(duì)前臺(tái)有約接待（一）迎候客人如果來(lái)訪者是依約前來(lái)，前臺(tái)秘書人員事先已有心理準(zhǔn)備，禮貌地引導(dǎo)客人到指定的地點(diǎn)。如果來(lái)訪者是依約前來(lái)，但前臺(tái)秘書人員事先并不知道，可以客氣

35、、禮貌而巧妙地詢問(wèn)客人。特別提示前臺(tái)秘書人員每天定時(shí)與上司核定約見(jiàn)日程表是很必要的，以備做到心中有數(shù)。如果來(lái)訪者是在約定的時(shí)間到達(dá)，應(yīng)當(dāng)立即通知被訪者；如果來(lái)訪者比約定的時(shí)間來(lái)得早，應(yīng)當(dāng)請(qǐng)其在接待區(qū)稍候，如果來(lái)訪者到來(lái)時(shí)，前臺(tái)秘書人員正在接打電話、打印文件、查找資料等，應(yīng)當(dāng)先以目光或手勢(shì)等向客人示意，請(qǐng)客人稍候。實(shí)務(wù)6 應(yīng)對(duì)前臺(tái)接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 二、怎樣應(yīng)對(duì)前臺(tái)有約接待（二）引導(dǎo)客人引導(dǎo)客人時(shí)，一般要先向客人指示前行的方向，然后在客人左前方一步左右的位置引導(dǎo)。上樓梯，前臺(tái)秘書人員應(yīng)當(dāng)請(qǐng)客人先行，自己走在左后方。如果乘無(wú)人服務(wù)的電梯，前臺(tái)秘書人員應(yīng)當(dāng)先進(jìn)后出，在電梯中按住開關(guān)請(qǐng)

36、客人進(jìn)入。如果乘坐有人服務(wù)的電梯，前臺(tái)秘書人員要后進(jìn)后出。進(jìn)出門時(shí)，前臺(tái)秘書人員要主動(dòng)為客人開門，并請(qǐng)客人先行。走旋轉(zhuǎn)門時(shí)，前臺(tái)秘書人員不要與客人走同一扇門。特別提示引導(dǎo)途中，前臺(tái)秘書人員可與客人進(jìn)行適當(dāng)?shù)睾?、交談。?shí)務(wù)6 應(yīng)對(duì)前臺(tái)接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 二、怎樣應(yīng)對(duì)前臺(tái)有約接待（三）靈活處理有時(shí)上司因急事外出或非外出不可而臨時(shí)失約，又來(lái)不及通知來(lái)訪者，前臺(tái)秘書人員要作出妥善安排，代表上司向客人表示歉意，誠(chéng)懇地說(shuō)明情況，求得對(duì)方諒解，并及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救。有時(shí)前臺(tái)秘書人員可能被授權(quán)接待一些來(lái)訪者，要明確授權(quán)范圍，要了解客人意圖，認(rèn)真傾聽，詳細(xì)記錄，按上司的授意及時(shí)妥善地予以處理

37、，接待完畢后要及時(shí)將情況向上司匯報(bào)。（四）送別客人可以根據(jù)客人身份的尊貴程度，將客人送至電梯間、公司大門口或直至將客人送上車。實(shí)務(wù)6 應(yīng)對(duì)前臺(tái)接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 三、怎樣應(yīng)對(duì)前臺(tái)無(wú)約接待（一）了解來(lái)意對(duì)于那些無(wú)約來(lái)訪者也不能“有求必應(yīng)”，必須禮貌委婉地了解其身份及來(lái)意，作出有效地甄別和過(guò)濾，以便進(jìn)一步作出恰當(dāng)?shù)亟哟才?。（二）分流處理確實(shí)應(yīng)該由上司親自接待的重要來(lái)賓，或有重要而緊急事務(wù)者，應(yīng)當(dāng)在對(duì)其做初步接待后，或盡快安排他們的會(huì)面時(shí)間，或立即通知上司并按上司的指示處理。對(duì)于應(yīng)該由上司接待，但事情并不緊急，上司又暫時(shí)沒(méi)有時(shí)間接待的來(lái)訪者，前臺(tái)秘書人員可以誠(chéng)懇地與對(duì)方協(xié)商另外的會(huì)

38、面時(shí)間。對(duì)于不愿表明來(lái)意的來(lái)訪者，前臺(tái)秘書人員應(yīng)當(dāng)恰當(dāng)?shù)負(fù)躐{，對(duì)于一些不受歡迎的來(lái)訪者，甚至有個(gè)別無(wú)理取鬧者，前臺(tái)秘書人員也要以禮相待，以自己的涵養(yǎng)和禮貌，委婉而堅(jiān)決地請(qǐng)其離開，必要的可以請(qǐng)有關(guān)部門做適當(dāng)?shù)慕忉?。?shí)務(wù)6 應(yīng)對(duì)前臺(tái)接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 三、怎樣應(yīng)對(duì)前臺(tái)無(wú)約接待（三）送別客人對(duì)于那些不速之客，即使有些人是不受歡迎的，前臺(tái)秘書人員同樣也應(yīng)該以禮相送，既顯示了自己的風(fēng)度，也可以和緩客人因?yàn)椴荒苋缭缚赡墚a(chǎn)生的消極情緒，更維護(hù)了組織的良好形象。 特別提示 前臺(tái)秘書人員應(yīng)當(dāng)對(duì)每天對(duì)來(lái)訪情況進(jìn)行記錄，可以使用專用記錄本，也可以采用表格形式。記錄內(nèi)容包括序號(hào)、來(lái)訪時(shí)間、來(lái)訪者姓名、

39、來(lái)訪者單位（電話）、來(lái)訪目的、要求接見(jiàn)人、實(shí)際接見(jiàn)人、備注等內(nèi)容。實(shí)務(wù)6 應(yīng)對(duì)前臺(tái)接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)應(yīng)用：強(qiáng)化訓(xùn)練專業(yè)技能【訓(xùn)練素材詳見(jiàn)教材】實(shí)務(wù)7 組織團(tuán)體接待學(xué)習(xí)目標(biāo)懂得接待規(guī)格的具體確定學(xué)會(huì)擬訂詳盡的接待方案學(xué)會(huì)組織接待中的迎賓活動(dòng)學(xué)會(huì)組織接待中的食宿安排學(xué)會(huì)組織接待中的會(huì)談活動(dòng)學(xué)會(huì)組織接待中的宴請(qǐng)活動(dòng)實(shí)務(wù)7 組織團(tuán)體接待實(shí)務(wù)情境體驗(yàn)孔先生是某化工企業(yè)的總經(jīng)理，今天要接待一個(gè)外方化工企業(yè)的代表團(tuán)?？捉?jīng)理早就希望借助外方企業(yè)的先進(jìn)技術(shù)和雄厚的經(jīng)濟(jì)實(shí)力來(lái)促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，而對(duì)方也希望通過(guò)與中國(guó)企業(yè)的合作開拓市場(chǎng)，利用中國(guó)的人力、物力資源發(fā)展企業(yè)。這次訪華的目的，實(shí)際上是對(duì)可能的合作企業(yè)的考察。工作非

40、常繁忙的孔經(jīng)理，根據(jù)外方代表團(tuán)飛機(jī)到達(dá)的時(shí)間，按時(shí)來(lái)到機(jī)場(chǎng)。但是一看到機(jī)場(chǎng)大廳的顯示屏，以穩(wěn)重著稱的孔經(jīng)理的臉上也顯出了緊張之色，因?yàn)橥夥酱韴F(tuán)所乘的飛機(jī)于30分鐘前已抵達(dá)機(jī)場(chǎng)，并結(jié)束了通關(guān)手續(xù)。后來(lái)接待人員終于在嘈雜的人群中找到了環(huán)顧四周、略顯不安的外方代表團(tuán)?？捉?jīng)理急忙迎上前去，誠(chéng)懇地向?qū)Ψ浇忉屵t到的原因，倉(cāng)促中單手接過(guò)對(duì)方的名片，隨意地放進(jìn)上衣口袋。之后，秘書張小姐獻(xiàn)上一束高雅秀美的荷花。乘車前往公司的路上，孔經(jīng)理熱情地向客人介紹著沿途的風(fēng)光和企業(yè)的情況，希望以熱情周到的接待以及企業(yè)的實(shí)力來(lái)贏得對(duì)方的好感。雖然外方代表團(tuán)臨行前表示，回國(guó)后將認(rèn)真考慮合作的問(wèn)題，但孔經(jīng)理始終沒(méi)有等來(lái)對(duì)方有關(guān)

41、合作的佳音。微思考：你能發(fā)現(xiàn)這次接待過(guò)程中有幾處不當(dāng)之處？實(shí)務(wù)7 組織團(tuán)體接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)（一）明確接待規(guī)格接待的規(guī)格實(shí)質(zhì)上就是接待方對(duì)來(lái)賓的禮遇程度，是從接待方主要陪同者的角度而言的，這在有約的團(tuán)體接待中非常重要。接待規(guī)格決定了接待工作中其他一系列的環(huán)節(jié)。1.區(qū)分接待規(guī)格（1）高規(guī)格接待。指接待方主要陪同人員比主要來(lái)賓的職位、級(jí)別高的接待，（2）對(duì)等規(guī)格接待。指接待方主要陪同人員與主要來(lái)賓的職位、級(jí)別相當(dāng)?shù)慕哟＿@是最常用的接待規(guī)格。（3）低規(guī)格接待。指接待方主要陪同人員比主要來(lái)賓的職位、級(jí)別低的接待。一、怎樣做好接待準(zhǔn)備工作實(shí)務(wù)7 組織團(tuán)體接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知

42、識(shí)2.確定接待規(guī)格在一般的公務(wù)活動(dòng)中，采用最多的是對(duì)等規(guī)格接待。有時(shí)為了某種需要，可以根據(jù)具體情況調(diào)整接待規(guī)格。影響到接待規(guī)格的因素主要還有：一、怎樣做好接待準(zhǔn)備工作（1）雙方的關(guān)系（2）對(duì)方的要求（4）以前的慣例（3）突然的變化特別提示 接待規(guī)格的最終決定權(quán)在上司那里，秘書人員僅提供參考意見(jiàn)。實(shí)務(wù)7 組織團(tuán)體接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)（二）收集背景資料1.來(lái)賓的具體人數(shù)與個(gè)人簡(jiǎn)況。2.來(lái)賓的抵離時(shí)間和乘坐的交通工具。3.來(lái)賓的來(lái)訪目的、任務(wù)和行程。一、怎樣做好接待準(zhǔn)備工作實(shí)務(wù)7 組織團(tuán)體接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)（三）擬訂接待方案1.接待方針。2.接待規(guī)格。3.接待安排。其一

43、是接待日程的安排。其二是接待形式的確定。 4.接待責(zé)任。即各項(xiàng)接待活動(dòng)的責(zé)任人及其具體職責(zé)。5.接待經(jīng)費(fèi)。 6.其他事宜。一、怎樣做好接待準(zhǔn)備工作實(shí)務(wù)7 組織團(tuán)體接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)5.接待經(jīng)費(fèi)。 （1）工作經(jīng)費(fèi)：租借會(huì)議室、打印資料等費(fèi)用； （2）住宿費(fèi)； （3）餐飲費(fèi)； （4）勞務(wù)費(fèi)：講課、演講、加班等費(fèi)用； （5）交通費(fèi)； （6）參觀等費(fèi)用； （7）必要的紀(jì)念品費(fèi)； （8）宣傳、公關(guān)費(fèi)用； （9）其他費(fèi)用。一、怎樣做好接待準(zhǔn)備工作實(shí)務(wù)7 組織團(tuán)體接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) （三）落實(shí)接待方案一、怎樣做好接待準(zhǔn)備工作1.制作接待日程安排表2.制作接待工作籌備表實(shí)務(wù)7

44、組織團(tuán)體接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) （一）迎候來(lái)賓1.確定時(shí)間。在主隨客便的前提下，首先確認(rèn)來(lái)賓正式到達(dá)的具體時(shí)間，誠(chéng)懇地向?qū)Ψ奖硎緦⑴扇饲巴颉?二、怎樣做好接待實(shí)施工作特別提示為確保迎賓活動(dòng)不受影響，迎賓人員要至少提前15分鐘左右到達(dá)，以恭候客人的到來(lái)。實(shí)務(wù)7 組織團(tuán)體接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)2.確定地點(diǎn)。 二、怎樣做好接待實(shí)施工作特別提示具體迎賓地點(diǎn)的選擇要看對(duì)方的身份、雙方的關(guān)系和自身的條件等。（1）交通工具?？空荆?）來(lái)賓臨時(shí)住宿處（4）迎賓的常規(guī)場(chǎng)所 （3）接待方辦公地點(diǎn) 實(shí)務(wù)7 組織團(tuán)體接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)3.確定人員 二、怎樣做好接待實(shí)施工作

45、（1）限制數(shù)量 （2）注意身份 （3）明確職責(zé)。實(shí)務(wù)7 組織團(tuán)體接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)4.現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn) 二、怎樣做好接待實(shí)施工作 （1）使用接站牌（2）使用歡迎橫幅（3）使用身份胸卡（4）做自我介紹實(shí)務(wù)7 組織團(tuán)體接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 5.施行禮節(jié) 二、怎樣做好接待實(shí)施工作 （1）熱烈握手（2）主動(dòng)介紹（3）略作寒喧（4）周到服務(wù)實(shí)務(wù)7 組織團(tuán)體接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)（二）安排食宿1.安排飲食。（1）重視就餐地點(diǎn)。安排一般的工作餐，可以適當(dāng)選擇一些有特色、環(huán)境清靜的地方；安排正式宴會(huì)，需要選擇規(guī)格較高、服務(wù)專業(yè)化的地點(diǎn)。（2）注意主隨客便?？紤]尊重來(lái)賓的生活習(xí)

46、慣，一定要事先了解。（3）酌情靈活安排。比如適當(dāng)?shù)臅r(shí)候可以安排一些地方風(fēng)味餐。 二、怎樣做好接待實(shí)施工作實(shí)務(wù)7 組織團(tuán)體接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)2.安排住宿。（1）選擇好地點(diǎn)。要考慮到住宿地點(diǎn)的服務(wù)水準(zhǔn)、交通條件、環(huán)境狀態(tài)、安全狀態(tài)、聲譽(yù)口碑以及來(lái)賓的習(xí)慣和要求，還要考慮接待方的一些規(guī)定和費(fèi)用預(yù)算等。（2）選擇好房間。要考慮是否方便行動(dòng)、是否方便生活、是否方便休息以及是否違反來(lái)賓禁忌等。（3）要提前預(yù)訂。 二、怎樣做好接待實(shí)施工作特別提示在接待過(guò)程中，特別是安排住宿方面，必須嚴(yán)格遵守中央提出的相關(guān)規(guī)定，既厲行節(jié)約，又把事辦好。實(shí)務(wù)7 組織團(tuán)體接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)2.安排

47、住宿。（1）選擇好地點(diǎn)。要考慮到住宿地點(diǎn)的服務(wù)水準(zhǔn)、交通條件、環(huán)境狀態(tài)、安全狀態(tài)、聲譽(yù)口碑以及來(lái)賓的習(xí)慣和要求，還要考慮接待方的一些規(guī)定和費(fèi)用預(yù)算等。（2）選擇好房間。要考慮是否方便行動(dòng)、是否方便生活、是否方便休息以及是否違反來(lái)賓禁忌等。（3）要提前預(yù)訂。 二、怎樣做好接待實(shí)施工作實(shí)務(wù)7 組織團(tuán)體接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)（三）安排會(huì)談 二、怎樣做好接待實(shí)施工作通知聯(lián)絡(luò)準(zhǔn)備資料布置現(xiàn)場(chǎng) 特別提示 會(huì)談的常規(guī)地點(diǎn)可以選擇主人的辦公室或單位的會(huì)客室、接待室等?？梢赃x擇專門用來(lái)待客的會(huì)客室；接待身份極其尊貴的來(lái)賓，可以選擇檔次最高的會(huì)客室貴賓室。實(shí)務(wù)7 組織團(tuán)體接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)

48、知識(shí)4.安排座次 二、怎樣做好接待實(shí)施工作（1）面門為上（2）以右為上（4）以遠(yuǎn)為上（3）居中為上（5）佳座為上實(shí)務(wù)7 組織團(tuán)體接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)（四）安排宴請(qǐng)1.確定宴請(qǐng)形式。目前，禮賓招待宴請(qǐng)工作越來(lái)越注重實(shí)際效率和效果，形式趨向簡(jiǎn)化。2.確定宴請(qǐng)地點(diǎn)。要求環(huán)境優(yōu)雅、設(shè)施齊全、服務(wù)可靠、菜肴美味，同時(shí)要考慮宴請(qǐng)的規(guī)格、形式及交通等因素。3.確定宴請(qǐng)時(shí)間。比如歡迎宴會(huì)一般應(yīng)當(dāng)安排在客人到達(dá)的當(dāng)天，最晚不超過(guò)第二天。4.及時(shí)通知來(lái)賓。5.布置宴請(qǐng)現(xiàn)場(chǎng)。（1）安排桌次。安排桌次要遵循“中心為上”、“遠(yuǎn)門為上”、“以右為上”的原則。（2）安排席次。一般情況下，主人面朝正門和所有來(lái)賓

49、居中而坐，其他席位的高低以離主人遠(yuǎn)近而定，同時(shí)遵循右高左低的慣例。6.認(rèn)真擬訂菜單。（1）了解客人忌好。（2）體現(xiàn)地方特色。 二、怎樣做好接待實(shí)施工作實(shí)務(wù)7 組織團(tuán)體接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)7.注意宴賓禮儀。（1）迎接禮儀（2）開宴禮儀。（3）致詞禮儀。（4）席間禮儀。（5）歡送禮儀。 二、怎樣做好接待實(shí)施工作實(shí)務(wù)7 組織團(tuán)體接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)（五）送別客人1.送別前做什么。2.送別時(shí)做什么。（六）做好善后接待工作結(jié)束后，秘書人員要結(jié)算接待經(jīng)費(fèi)，收集整理檔案資料，處理善后事情。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行必要的總結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，呈送上司閱示。 二、怎樣做好接待實(shí)施工作 特別提示

50、在接待過(guò)程中，除了做到熱情、嚴(yán)謹(jǐn)、節(jié)約外，還要特別注意保密，提高保密意識(shí)，不能發(fā)生任何泄密事故。實(shí)務(wù)7 組織團(tuán)體接待實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)應(yīng)用：強(qiáng)化訓(xùn)練專業(yè)技能【訓(xùn)練素材詳見(jiàn)教材】學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)會(huì)選擇恰當(dāng)?shù)那篮头椒ㄊ占畔W(xué)會(huì)對(duì)收集的信息進(jìn)行篩選、分類與校核新飛電器公司產(chǎn)品銷售量一季度很不景氣。秘書小楊深入到各個(gè)市場(chǎng)，了解市場(chǎng)情況和產(chǎn)品需求，與消費(fèi)者直接交談，發(fā)放問(wèn)卷，收集消費(fèi)者對(duì)產(chǎn)品的價(jià)格、性能、服務(wù)等方面的評(píng)價(jià)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢更為全面的相關(guān)信息。經(jīng)理根據(jù)小楊收集的信息對(duì)產(chǎn)品作了充分定位，第二季度該公司銷售量就直線上升。實(shí)務(wù)8 收集和整理信息實(shí)務(wù)情境體驗(yàn)微思考：你認(rèn)為什么是信息？你理解的信息有什么特征？實(shí)務(wù)學(xué)

51、習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)一、如何收集信息 （一）了解收集信息的渠道實(shí)務(wù)8 收集和整理信息 1.大眾傳播媒介渠道 2.聯(lián)機(jī)信息檢索渠道4.關(guān)系渠道3.調(diào)查渠道6.信息機(jī)構(gòu)渠道5.貿(mào)易交流渠道實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)一、如何收集信息 （二）選擇收集信息的方法實(shí)務(wù)8 收集和整理信息 1.選擇觀察法 2.選擇詢問(wèn)法4.選擇網(wǎng)絡(luò)法3.選擇問(wèn)卷法6.選擇購(gòu)買法 5.選擇交換法 特別提示 收集的信息的質(zhì)量至關(guān)重要。信息收集必須注重價(jià)值性、時(shí)效性、層次性、針對(duì)性和全面性，使信息收集工作高效化、使收集的信息實(shí)用化。實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 二、如何整理信息 （一）對(duì)信息進(jìn)行篩選實(shí)務(wù)8 收集和整理信息

52、1.看來(lái)源2.看標(biāo)題3.看正文 特別提示 經(jīng)過(guò)篩選的信息，對(duì)選中的要分輕重緩急進(jìn)行加工處理，對(duì)暫時(shí)不用但可以備查的進(jìn)行暫存，對(duì)無(wú)用的按規(guī)定進(jìn)行暫存、移交或銷毀。實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 二、如何整理信息（二）對(duì)信息進(jìn)行分類實(shí)務(wù)8 收集和整理信息 1.運(yùn)用字母分類法 2.運(yùn)用地區(qū)分類法 4.運(yùn)用數(shù)字分類法 3.運(yùn)用主題分類法 5.運(yùn)用時(shí)間分類法 特別提示 分類中要注意講究科學(xué)性、系統(tǒng)性、邏輯性、實(shí)用性，采用哪種分類方法應(yīng)該根據(jù)單位業(yè)務(wù)工作的需要確定。實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 二、如何整理信息（三）對(duì)信息進(jìn)行校核實(shí)務(wù)8 收集和整理信息 1.運(yùn)用溯源法 2.運(yùn)用比較法 4.運(yùn)用邏輯法 3

53、.運(yùn)用核對(duì)法 5.運(yùn)用調(diào)查法 特別提示 校核的方法可以結(jié)合使用，互相補(bǔ)充，校核過(guò)程中要以原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，排除主觀因素的影響。實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)應(yīng)用：強(qiáng)化訓(xùn)練專業(yè)技能【訓(xùn)練素材詳見(jiàn)教材】實(shí)務(wù)8 收集和整理信息學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)會(huì)正確地傳遞信息學(xué)會(huì)有效地存儲(chǔ)信息實(shí)務(wù)9 傳遞和存儲(chǔ)信息實(shí)務(wù)情境體驗(yàn)實(shí)務(wù)9 傳遞和存儲(chǔ)信息 鵬達(dá)公司主要生產(chǎn)家用電器，產(chǎn)品遠(yuǎn)銷國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)，而鋼材是該公司主要的生產(chǎn)原料。有一次，秘書小趙收到駐海外機(jī)構(gòu)發(fā)來(lái)的一批最新信息，她認(rèn)真地查閱這批信息，并將重要信息及時(shí)傳遞給公司總經(jīng)理及有關(guān)負(fù)責(zé)人。公司領(lǐng)導(dǎo)立即召開會(huì)議討論應(yīng)對(duì)策略，作出果斷決策，使公司避免了幾百萬(wàn)美元的經(jīng)濟(jì)損失。微思考：從秘書工作性質(zhì)的角

54、度看，你認(rèn)為傳遞信息要注意什么問(wèn)題？實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 一、如何傳遞信息（一）了解傳遞信息的要素實(shí)務(wù)9 傳遞和存儲(chǔ)信息 1.信源2.信道3.信宿實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 一、如何傳遞信息 （二）了解傳遞信息的形式實(shí)務(wù)9 傳遞和存儲(chǔ)信息1.信件形式。2.備忘錄形式。3.通知形式。4.傳閱單形式。5.內(nèi)部刊物形式。6.新聞稿形式。7.新聞發(fā)布會(huì)形式。8.聲明形式。實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 一、如何傳遞信息 （三）選擇傳遞信息的方法實(shí)務(wù)9 傳遞和存儲(chǔ)信息1.選擇口頭傳遞 2.選擇書面?zhèn)鬟f 3.選擇電訊傳遞實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 二、如何存儲(chǔ)信息 （一）了解存儲(chǔ)信息的載

55、體實(shí)務(wù)9 傳遞和存儲(chǔ)信息1.紙質(zhì)載體 2.磁性載體實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 二、如何存儲(chǔ)信息 （二）知曉存儲(chǔ)信息的程序?qū)崉?wù)9 傳遞和存儲(chǔ)信息1.登記2.編碼3.排列4.保存5.保管實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)應(yīng)用：強(qiáng)化訓(xùn)練專業(yè)技能【訓(xùn)練素材詳見(jiàn)教材】實(shí)務(wù)9 傳遞和存儲(chǔ)信息學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)會(huì)初步開發(fā)信息 學(xué)會(huì)正確利用信息實(shí)務(wù)10 開發(fā)和利用信息實(shí)務(wù)情境體驗(yàn)實(shí)務(wù)10 開發(fā)和利用信息 擔(dān)任總經(jīng)理助理的高葉有剪報(bào)并從中獲取信息的習(xí)慣，她經(jīng)常翻閱各種國(guó)內(nèi)外經(jīng)濟(jì)報(bào)刊，專門從報(bào)刊上收集消費(fèi)市場(chǎng)的信息進(jìn)行分類剪貼，匯集成冊(cè)，供自己或他人使用。通過(guò)對(duì)剪報(bào)內(nèi)容的分析研究，高葉得出服裝市場(chǎng)消費(fèi)者需求變化的情況和發(fā)展趨勢(shì)，她還通過(guò)市場(chǎng)調(diào)

56、研來(lái)驗(yàn)證自己的判斷，這就為領(lǐng)導(dǎo)把握市場(chǎng)行情、進(jìn)行新產(chǎn)品開發(fā)決策提供了有益的借鑒和參考。微思考：有人說(shuō)，開發(fā)和利用才使得信息真正有了價(jià)值，你如何理解？實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 一、如何開發(fā)信息 （一）了解開發(fā)信息的形式實(shí)務(wù)10 開發(fā)和利用信息初次信息開發(fā)的常見(jiàn)形式有剪報(bào)、外文文獻(xiàn)編譯等。二次信息開發(fā)的常見(jiàn)形式有索引、目錄編制、文摘、信息資料等；三次信息開發(fā)常見(jiàn)形式有簡(jiǎn)訊、調(diào)查報(bào)告等。實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 一、如何開發(fā)信息 （二）選擇開發(fā)信息的方法實(shí)務(wù)10 開發(fā)和利用信息1.選擇匯集法。2.選擇歸納法。3.選擇縱深法。4.選擇連橫法。5.選擇濃縮法。6.選擇轉(zhuǎn)換法。7.選擇圖表法。

57、實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 二、如何利用信息 （一）利用實(shí)務(wù)10 開發(fā)和利用信息1.檢索2.加工3.定題查詢4.信息咨詢實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí) 二、如何利用信息 （二）反饋 1.信息反饋的形式 （1）正反饋和負(fù)反饋。 （2）縱向反饋和橫向反饋。 （3）前反饋和后反饋。 2信息反饋的方法 （1）系列型反饋信息。 （2）廣角型反饋信息。 （3）連續(xù)型反饋信息。實(shí)務(wù)10 開發(fā)和利用信息實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)應(yīng)用：強(qiáng)化訓(xùn)練專業(yè)技能【訓(xùn)練素材詳見(jiàn)教材】實(shí)務(wù)10 開發(fā)和利用信息學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)會(huì)擬訂會(huì)議籌備方案學(xué)會(huì)制發(fā)常用會(huì)議通知能夠選擇和布置會(huì)場(chǎng)能夠做好會(huì)議資料準(zhǔn)備等工作 天海公司召開職工代表大會(huì)，秘書人員在起

58、草大會(huì)開幕式議程時(shí)列出了“奏國(guó)歌”這一項(xiàng)議題。大會(huì)負(fù)責(zé)人在審稿時(shí)，準(zhǔn)備把這項(xiàng)內(nèi)容放在會(huì)議閉幕式進(jìn)行，于是把這項(xiàng)議題刪掉了。后來(lái)公司主管領(lǐng)導(dǎo)在審定會(huì)議議程時(shí)，又把這個(gè)議題給圈了回來(lái)。會(huì)務(wù)組人員并不清楚這一變化，因此沒(méi)有做好“奏國(guó)歌”的音響準(zhǔn)備。當(dāng)大會(huì)主持人在開幕式上宣布“奏國(guó)歌”時(shí)，沒(méi)有任何回應(yīng)，一時(shí)形成冷場(chǎng)。幸好會(huì)議秘書長(zhǎng)急中生智，立即上臺(tái)指揮領(lǐng)唱，這樣才圓了場(chǎng)。盡管這件事得到了及時(shí)補(bǔ)救，但會(huì)后會(huì)議組織負(fù)責(zé)人仍然受到了公司主管領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)。實(shí)務(wù)11 做好會(huì)前籌備實(shí)務(wù)情境體驗(yàn)微思考：你認(rèn)為從這個(gè)案例中應(yīng)該吸取什么教訓(xùn)？會(huì)議是人類群體有組織、有目標(biāo)、有規(guī)則、有秩序、有領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)晤、議事的行為或過(guò)程，通

59、常有2人以上的共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是通過(guò)會(huì)議解決各種問(wèn)題。實(shí)務(wù)11 做好會(huì)前籌備實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)（一）擬訂會(huì)議籌備方案1.會(huì)議的主題、議題。會(huì)議的主題是指會(huì)議要研究的問(wèn)題、要達(dá)到的目的。確定會(huì)議的主題，一是要有切實(shí)的依據(jù)，二是要結(jié)合本單位的實(shí)際，三是要有明確的目的。在確定會(huì)議的主題的基礎(chǔ)上，對(duì)主題進(jìn)一步細(xì)化，確定付諸會(huì)議討論或解決的具體問(wèn)題，就形成了會(huì)議的議題。實(shí)務(wù)11 做好會(huì)前籌備實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)一、如何準(zhǔn)備會(huì)議方案特別提示每一次會(huì)議的議題應(yīng)當(dāng)盡可能地集中，不宜過(guò)多或過(guò)于分散。2.會(huì)議的名稱。會(huì)議名稱根據(jù)需要顯示會(huì)議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對(duì)象、主辦單

60、位以及會(huì)議時(shí)間、屆次、地點(diǎn)、范圍、規(guī)模等因素。3.會(huì)議的時(shí)間。確定會(huì)議的時(shí)間要考慮：（1）主要領(lǐng)導(dǎo)人、嘉賓等是否能夠出席；（2）除緊急會(huì)議，主要領(lǐng)導(dǎo)人出差、旅行的當(dāng)天或返回的當(dāng)天最好不要召開會(huì)議；（3）確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)當(dāng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系；（4）會(huì)議的具體日期是否具有政治上、外交上、宗教上、民族風(fēng)俗上的敏感性。實(shí)務(wù)11 做好會(huì)前籌備實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)一、如何準(zhǔn)備會(huì)議方案4.會(huì)議的地點(diǎn)。選擇會(huì)議的地點(diǎn)要重點(diǎn)考慮： 實(shí)務(wù)11 做好會(huì)前籌備實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)準(zhǔn)備：學(xué)會(huì)應(yīng)知專業(yè)知識(shí)一、如何準(zhǔn)備會(huì)議方案 （1）交通是否便利； （2）大小是否適中；（4）環(huán)境是否安靜；（3）配置是否精良；（5）成本是否合