人事檔案查閱制度范文（2篇）

人事檔案查閱制度范文一、目標本規(guī)定旨在規(guī)范對人事檔案的訪問行為，保障相關人員的合法權益，同時確保人事檔案的機密性和完整性。二、適用范圍此制度適用于公司內部所有員工的人事檔案查閱活動。三、訪問權限1.人力資源部及關聯(lián)部門的工作人員有權訪問人事檔案，但需事先獲得授權并進行記錄。2.非人力資源部和關聯(lián)部門的員工如需查閱自身人事檔案，須經(jīng)上級主管的批準。四、查閱流程1.人力資源部及關聯(lián)部門員工需填寫訪問申請表，并獲得相關部門負責人的批準。2.其他員工在申請并獲得上級主管批準后，可查閱自身人事檔案。3.需預先安排查閱時間，由人力資源部負責具體安排。4.查閱過程中，應在人力資源部或指定場所進行，禁止未經(jīng)許可帶出或復制檔案資料。5.查閱結束后，應填寫訪問記錄表，并由被查閱人確認簽字。五、保密責任1.查閱人員應遵守保密規(guī)定，不得泄露或擅自使用所查閱的人事檔案信息。2.如發(fā)現(xiàn)違反保密責任的行為，應立即通知人力資源部并追究責任。六、訪問記錄每次訪問人事檔案時，都需填寫訪問記錄表，記錄內容包括查閱人姓名、部門、時間、目的及查閱文件名稱等。七、保管與歸檔1.人力資源部負責人負責人事檔案的保管和歸檔工作，需建立有效的檔案管理機制。2.人事檔案歸檔后，僅授權人員可進行訪問，以保證檔案的安全性和完整性。八、處罰規(guī)定對于違反人事檔案訪問制度的行為，公司將依據(jù)相關規(guī)定進行處罰，包括警告、停職、解雇等措施。九、其他條款本制度自發(fā)布之日起生效，其解釋權歸本公司所有。本制度由人力資源部負責解釋和修訂，并報備公司相關部門。人事檔案查閱制度范文（二）【公司名稱】人事檔案查閱規(guī)定（二）一、目標與適用范圍為規(guī)范人事檔案的查閱操作，確保檔案的安全性與保密性，以及尊重員工的個人隱私，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于公司內部所有員工的人事檔案管理。二、查閱權限規(guī)定1.人力資源部：有權查閱所有員工的檔案，包括個人基本信息、入職資料、績效評估及培訓記錄等。2.直接上級主管：有權查閱本部門員工的檔案，如個人基本信息、考勤記錄及績效評估等。3.員工本人：有權查閱自身的人事檔案。三、查閱申請與審批流程1.員工申請：a.員工需填寫《人事檔案查閱申請表》，明確查閱的檔案內容及目的。b.申請表需提交給直接上級主管進行審批。c.直接上級主管審核申請，確認無誤后批準，并將申請表轉至人力資源部。2.人力資源部查閱：a.人力資源部收到批準的申請后，核實檔案內容，并記錄查閱者、查閱時間及目的等信息。b.人力資源部將檔案交予申請人，并在檔案交接清單上簽字確認。3.查閱時間安排：a.員工個人查閱時間為工作日工作時間。b.其他人員查閱需提前預約，具體時間視情況而定。四、檔案保管與安全措施1.人力資源部負責檔案保管，采用實體與電子檔案相結合的方式進行備份存儲。2.檔案存儲設備應定期維護檢查，確保環(huán)境適宜，以防止檔案損壞。3.檔案交接需有明確流程記錄，交接雙方均需簽字確認。4.對敏感信息和個人隱私采取特殊保護措施，如加密、權限控制等，確保信息安全。5.離職員工的檔案應按相關規(guī)定妥善存檔，并明確保存期限。五、違規(guī)處理對于違反本規(guī)定的行為，將采取相應責任追究和處罰措施。六、制度評估與修訂本制度將