《企業(yè)征信信息檔案管理服務(wù)規(guī)范》

ICS03.080.01

CCSA14

T/CASME

中國(guó)中小商業(yè)企業(yè)協(xié)會(huì)團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)

T/CASMEXXX—2023

企業(yè)征信信息檔案管理服務(wù)規(guī)范

Enterprisecreditinformationfilemanagementservicespecification

（征求意見(jiàn)稿）

2023-XX-XX發(fā)布2023-XX-XX實(shí)施

中國(guó)中小商業(yè)企業(yè)協(xié)會(huì)?發(fā)布

T/CASMEXXX—2023

企業(yè)征信信息檔案管理服務(wù)規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定企業(yè)征信信息檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“檔案”）管理服務(wù)的總體要求、庫(kù)房要求、檔案管理范

圍、服務(wù)內(nèi)容及要求、檔案查借閱、服務(wù)信息化、服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)。

本文件適用于第三方機(jī)構(gòu)開(kāi)展企業(yè)征信信息檔案管理服務(wù)。

2規(guī)范性引用文件

本文件沒(méi)有規(guī)范性引用文件。

3術(shù)語(yǔ)和定義

本文件沒(méi)有需要界定的術(shù)語(yǔ)和定義。

4總體要求

機(jī)構(gòu)

檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)依法設(shè)立并取得營(yíng)業(yè)執(zhí)照。

人員

4.2.1檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)檔案的數(shù)量合理配備檔案管理服務(wù)人員，不應(yīng)少于2人。

4.2.2從業(yè)人員應(yīng)具備下列條件：

——檔案管理服務(wù)人員應(yīng)具有大專(zhuān)及以上學(xué)歷；

——具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)；

——熟悉人企業(yè)征信、檔案相關(guān)政策法規(guī)；

——掌握計(jì)算機(jī)基本知識(shí)并能熟練操作；

——熟悉有關(guān)消防知識(shí)，能正確使用消防滅火器材。

設(shè)施設(shè)備

4.3.1檔案室服務(wù)區(qū)、自助區(qū)、等候區(qū)、加工區(qū)和庫(kù)房等功能區(qū)應(yīng)分隔并有明顯標(biāo)識(shí)，庫(kù)房應(yīng)獨(dú)立設(shè)

置。

4.3.2各功能區(qū)應(yīng)配備與檔案容量相適應(yīng)的檔案密集架、專(zhuān)用計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、網(wǎng)

絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備、溫濕度監(jiān)控設(shè)備、空調(diào)、加濕器、除濕器等。

4.3.3庫(kù)房應(yīng)配備防盜設(shè)備、視頻監(jiān)控設(shè)備和防火門(mén)、防火報(bào)警裝置、滅火裝置等消防器材，

4.3.4自助區(qū)宜配備自助查詢(xún)?cè)O(shè)備。

制度

4.4.1應(yīng)建立庫(kù)房安全管理制度、檔案安全管理臺(tái)賬，應(yīng)定期檢查檔案保管狀況、檢修維護(hù)設(shè)施設(shè)備。

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節(jié)假日和災(zāi)害性天氣前，應(yīng)對(duì)庫(kù)房進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)安全檢查。

4.4.2檔案安全管理臺(tái)賬應(yīng)至少包括以下內(nèi)容：

——檔案出入庫(kù)記錄；

——外來(lái)人員出入庫(kù)記錄；

——設(shè)施設(shè)備維護(hù)記錄；

——庫(kù)房安全檢查記錄。

管理

4.5.1征信工作完成后的十個(gè)工作日內(nèi)應(yīng)將征信資料整理完成，將征信對(duì)象的原始資料、征信過(guò)程中

的文字資料進(jìn)行分類(lèi)整理，作為工作底稿存檔。編制資料目錄，并將整理完成的紙質(zhì)和電子版資料交由

專(zhuān)門(mén)人員準(zhǔn)備建檔。

4.5.2對(duì)征信對(duì)象提供的全套資料應(yīng)按照保密級(jí)別歸檔，對(duì)有特別要求保密的文件，應(yīng)作為機(jī)密文件

單獨(dú)存檔。

4.5.3應(yīng)選擇符合檔案管理要求的庫(kù)房，并建立信用信息檔案查批準(zhǔn)程序。征信檔案應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管

理，查借閱檔案應(yīng)執(zhí)行嚴(yán)格的審批手續(xù)。

4.5.4征信檔案可以以紙質(zhì)、電子或其他介質(zhì)形式存在。征信對(duì)象檔案除紙質(zhì)建檔外，同時(shí)將相應(yīng)的

電子版檔案按一企一卷的原則建檔，與紙質(zhì)檔案分離保存。

5庫(kù)房要求

防火

5.1.1庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離鍋爐房、變配電室、車(chē)庫(kù)等火災(zāi)易發(fā)生區(qū)。

5.1.2庫(kù)房應(yīng)安裝火災(zāi)報(bào)警裝置，配備必要的消防滅火設(shè)備，并按設(shè)備要求定期檢查、更換。

5.1.3檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)定期檢查檔案庫(kù)房電器線路，檔案庫(kù)房不應(yīng)設(shè)置明火設(shè)施或存放易燃易爆

物品和其他雜物。

防高溫

5.2.1庫(kù)房應(yīng)安裝溫度記錄儀器。溫度應(yīng)控制在14℃～24℃，每晝夜允許波動(dòng)幅度±2℃。

5.2.2檔案庫(kù)房應(yīng)配備排風(fēng)扇、空調(diào)等通風(fēng)降溫設(shè)備，并定期檢修、保養(yǎng)。

5.2.3應(yīng)每日定時(shí)記錄溫度。

防潮

5.3.1庫(kù)房應(yīng)安裝濕度記錄儀器。

5.3.2庫(kù)房應(yīng)配備加濕機(jī)、去濕機(jī)等設(shè)備，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45％RH～60％RH，每晝夜允許波動(dòng)幅度

±5％RH。

5.3.3應(yīng)每日定時(shí)記錄濕度。

防蛀

5.4.1庫(kù)房?jī)?nèi)不應(yīng)存放食物和易霉物品。

5.4.2應(yīng)定期施放驅(qū)蟲(chóng)、防霉藥劑，采取防蟲(chóng)、防霉、防鼠措施。

防盜

5.5.1庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門(mén)窗，應(yīng)配備防盜報(bào)警裝置和監(jiān)控設(shè)備。

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5.5.2檔案管理服務(wù)人員每天下班前應(yīng)檢查門(mén)窗及相關(guān)設(shè)備的安全。

防光

5.6.1檔案庫(kù)房的人工照明應(yīng)選用紫外線含量低的光源。

5.6.2檔案庫(kù)房應(yīng)避免陽(yáng)光直射檔案。有外窗時(shí)應(yīng)配備窗簾等遮陽(yáng)設(shè)施。

6檔案管理范圍

征信對(duì)象提供的信用信息資料，包括：

——《征信信息表》；

——原始資料；

——信用監(jiān)管記錄，包括從政府機(jī)構(gòu)第三方獲得的征信對(duì)象信用信息資料；

——信用相關(guān)信息資料；

——盡職調(diào)查計(jì)劃、提綱和記錄等；

——其它。

征信信息分析檔案資料，包括：

——《征信分析報(bào)告》；

——征信信息測(cè)算與分析結(jié)果；

——征信信息審核結(jié)果；

——其他相關(guān)的征信分析資料等。

征信跟蹤信息檔案資料，包括：

——跟蹤期間的補(bǔ)充資料；

——《跟蹤征信分析報(bào)告》。

涉及信用征信的其他具有用和保存價(jià)值的資料信息。

建立檔案的資料信息介質(zhì)包括：

——紙質(zhì)資料；

——電子資料，包括數(shù)據(jù)庫(kù)備份信息、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等；

——音像資料；

——其他可以收集存放的介質(zhì)資料等。

7服務(wù)內(nèi)容及要求

檔案接收

7.1.1檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)單位或個(gè)人的委托接收檔案，根據(jù)調(diào)檔單位或存檔人員的申請(qǐng)轉(zhuǎn)出檔

案。

7.1.2檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，檔案材料應(yīng)屬于第5章給出的范圍，并應(yīng)真實(shí)、

準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。

檔案整理

7.2.1整理要求

應(yīng)分類(lèi)準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

7.2.2分類(lèi)

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7.2.2.1檔案分為征信工作檔案、征信對(duì)象檔案。

7.2.2.2征信工作檔案主要包括征信服務(wù)過(guò)程中的程序性文件。

7.2.2.3征信對(duì)象檔案案由第6章資料組成。按照征信對(duì)象分別立卷，一企一卷。征信對(duì)象明確指示

為商業(yè)機(jī)密的信息資料應(yīng)另行單獨(dú)立卷。

7.2.3排序

應(yīng)根據(jù)檔案材料形成時(shí)間或材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序。

7.2.4編目

應(yīng)根據(jù)檔案材料類(lèi)別及排列順序編寫(xiě)檔案材料目錄。

7.2.5編號(hào)

7.2.5.1檔案編號(hào)由總號(hào)和序號(hào)組成?？偺?hào)按照機(jī)構(gòu)征信業(yè)務(wù)的順序進(jìn)行累計(jì)編號(hào)，可由多位阿拉伯

數(shù)字表示。例如從00001號(hào)開(kāi)始編制，表示檔案和征信業(yè)務(wù)的延續(xù)數(shù)量。序號(hào)由機(jī)構(gòu)代號(hào)加年度順序號(hào)

編列，表示當(dāng)年檔案和征信業(yè)務(wù)的數(shù)量。完整編號(hào)如“XXX00001”。

7.2.5.2同一信對(duì)象進(jìn)行第二次、第三次征信的檔案，應(yīng)當(dāng)在該檔案總號(hào)后級(jí)征信的次數(shù)。例如對(duì)某

對(duì)象進(jìn)行第二次征信，其總號(hào)格式為“XXX00001-2”。

7.2.5.3檔案編號(hào)應(yīng)位于檔案卷冊(cè)封面的右上方和卷宗外部的側(cè)立面。

裝訂

應(yīng)理齊材料，在材料左側(cè)豎直打上裝訂孔，裝訂成卷。

驗(yàn)收入庫(kù)

7.4.1對(duì)裝訂成卷的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查，驗(yàn)收合格后入庫(kù)保存。

7.4.2檢查內(nèi)容包括：

——檔案資料是否齊全；

——是否存在重掃、漏掃現(xiàn)象；

——文件與檔案目錄是否一致等。

保管

7.5.1檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立堅(jiān)固的專(zhuān)用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜或檔案密集架。

7.5.2檔案存放應(yīng)編排有序，便于查找。

7.5.3檔案利用出庫(kù)時(shí)應(yīng)登記，利用結(jié)束后當(dāng)天入庫(kù)保存。

7.5.4應(yīng)定期將檔案實(shí)物與檔案名冊(cè)、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行核對(duì)。

7.5.5檔案管理服務(wù)人員工作變動(dòng)時(shí)，應(yīng)履行交接手續(xù)。交接材料應(yīng)由交接雙方簽字確認(rèn)后歸入文書(shū)

檔案。

7.5.6檔案保存時(shí)限為3年。

8檔案查借閱

檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)為符合相關(guān)規(guī)定的單位提供檔案查借閱服務(wù)。

檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的閱檔室。

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檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)告知查借閱人不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不得泄露或擅自向外

公布檔案內(nèi)容。

檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)告知查借閱人不得擅自復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。查借閱單位確因工作需要從檔

案中取證的，應(yīng)說(shuō)明理由，經(jīng)檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)審核同意后復(fù)制或拍攝。

檔案一般不外借。如必須外借的，應(yīng)由借閱單位以書(shū)面形式說(shuō)明理由，經(jīng)檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)

人批準(zhǔn)后辦理登記手續(xù)，并限期歸還。

9服務(wù)信息化

檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)使用檔案信息化管理軟件，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案保存數(shù)字化、管

理信息化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容，通過(guò)錄入、掃描等方式對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，并檢查

核對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)信息與檔案記載內(nèi)容是否一致。在檔案材料發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)更新數(shù)據(jù)庫(kù)有關(guān)信息。