Oracle財務系統(tǒng)應付賬款模塊操作手冊

GML財務系統(tǒng)用戶操作手冊

應付賬款模塊（AP）

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姓名職位

分發(fā)

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1

2

3

4

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目錄

文檔控制ii

概述4

文檔說明4

文檔內容4

相關文檔4

發(fā)票業(yè)務處理5

標準發(fā)票5

借項通知單13

貸項通知單15

預付款發(fā)票17

費用報表24

退回借支款業(yè)務26

付款業(yè)務處理27

單一付款27

付款批32

發(fā)票和付款的調整41

取消發(fā)票41

沖銷分配44

取消付款47

應付賬款查詢50

界面查詢50

報表查詢56

月末結賬61

月末關賬檢查61

應付款導入總賬62

關閉/打開會計期63

應付模塊信息維護操作69

供應商維護69

銀行賬戶維護72

分配集維護75

概述

文檔說明

本操作手冊用于指導Oracle系統(tǒng)應付賬款用戶的日常業(yè)務和維護操作。

文檔內容

最終用戶操作手冊的每一章節(jié)將按應付賬款模塊涉及的基本業(yè)務類型結合系統(tǒng)的

標準功能來展開，主要包括以下兩個方面：

業(yè)務描述：簡要描述操作的背景、用途等。

操作過程：簡要描述的步驟。

相關文檔

相關文檔名稱：

GMLAccountingPayablesSolution(CN)24Mar.08.doc

GML_應付關鍵用戶培訓材料(CN)24MarO8.ppt

GML_應付最終用戶培訓材料(CN)_25MarO8.ppt

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族森哲

€)2008Accenture.Allrightsreserved.ConfidentialtoGlobalMartandAccenture.

發(fā)票業(yè)務處理

Oracle應付賬款模塊中常用的發(fā)票類型主要為標準、預付款、借項通知單、貸項通知單和費用報表等。

標準發(fā)票

業(yè)務描述

標準發(fā)票適用于如下業(yè)務：商品采購發(fā)票、非商品采購發(fā)票、商品類供應商押金、促銷員押金、代收

業(yè)務和搖搖車業(yè)務。

本節(jié)為Oracle應付模塊應付發(fā)票的基本操作，是后續(xù)章節(jié)的基礎，請相關人員熟練掌握本節(jié)的操作。

操作過程

發(fā)票錄入

職責：應付會計

路徑：》發(fā)票批

1.在發(fā)票批上點擊鼠標左鍵兩次，“發(fā)票批”界面打開。

錄入發(fā)票批名，建議批名命名規(guī)則為“錄入人姓名拼音縮寫-年月日”，如王靜2008年4月1日錄入

的發(fā)票批，批名為：WJ-080401o

>

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2.在“發(fā)票”窗口中選擇“標準”發(fā)票類型。

3.在“供應商”下拉列表中選擇供應商名稱，供應商編號系統(tǒng)會自動默認出來。

注釋：

選擇供應商時可在查找欄輸入供應商名稱的關鍵字，前后再加上通配符％”，如，要查找供應商：湖

南中糧可口可樂飲料有限公司，可輸入查找條件：％可口樂點擊查找，在彈出的供應商名稱列表中用

光標指定符合條件的供應商，然后點擊“確定”按鈕。

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o發(fā)量(GML_OU_K001)?WJ?080401

批陵制總頡實際總頡

自0

類型侍應商保應商短號地點發(fā)MB期發(fā)嘉播號發(fā)惠幣"發(fā)票項限犯頡||酒嘛

■標度CNY

活動⑴.1??j￡(Q)分配(Q)采購訂單▼匹配(M)

4.在“地點”下拉列表中選擇供應商地點。

5.輸入“發(fā)票日期”，或通過選擇［TAB］鍵接受應付款管理系統(tǒng)的默認值：當日。

6.輸入“發(fā)票編號”：

注釋：

>

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應付款管理系統(tǒng)不允許為同?供應商輸入重復的發(fā)票編號。如果有原始發(fā)票實際編號的，直接采用原

始發(fā)票實際編號作為發(fā)票編號；如果沒有原始發(fā)票實際編號的，則建議采用如下規(guī)則手工編號：發(fā)票

批名-2位流水號，如王靜在發(fā)票批“町-080401”中輸入的第一張發(fā)票的發(fā)票編號為：WJ-080401-01

7.輸入發(fā)票的“發(fā)票額”和“摘要”。

8.在“分配集”下拉列表中選擇發(fā)票的分配集（可選操作）。

注釋：

選擇分配集后，應付款管理系統(tǒng)會自動將分配集上定義的會計科目作為此發(fā)票的分配行科目O

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(GML_OU_K0O1)-WJ080401

批控制息演實際總楨

2GML0

發(fā)案幣種發(fā)票頷鬧要[]分也集GLBM條件B期備件付，

分配集周要

1一艘⑴2暫技⑵3壹石付勒⑶促梢員押金

保證金

；?品采購13%高5樂購*35-稅率13*

旃品柒購

「巳付金布一度稟伏書一17%商品不購發(fā)烹筏率17%

狀態(tài)從*事口月扣

已入住否

點擊確定

活動61四ffi?(Q)分配(D)呆購訂單-匹配(M)

9.在描述性彈性域中錄入發(fā)票頭上的現金流量類別。

10.其他信息如無需更改，可直接采用系統(tǒng)默認值。

注釋：GL口期決定了該發(fā)票入賬期間，系統(tǒng)默認的是當前口期。如果在下月初補錄上月的發(fā)票，則應

將GL日期修改為上月的日期。例：4月1日補錄3月31日的發(fā)票，則應將GL日期改為“31/由'-2008”

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o發(fā)票(GMk_OU-KOOD-W-080401

11.點擊“分配”按鈕，進入發(fā)票“分配”界面?！胺峙洹苯缑嬷械摹熬幪枴?、“類型”、“賬戶”

由系統(tǒng)自動默認，手工輸入“金額”和“摘要”。

注釋：由于在發(fā)票頭上選擇了“分配集”，因此分配行的“賬戶”會由系統(tǒng)自動默認。如果在發(fā)票頭

上沒有選擇“分配集”，則需要手工輸入分配行的“賬戶”。

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12.如果行項目上的現金流量類別與頭上指定的現金流量類別不?致，則需要在行的描述性彈性域中

指定行項目的現金流量類別。錄入完畢后保存，然后關閉分配界面，返回到發(fā)票界面，再錄入下

一條應付發(fā)票。

發(fā)票驗證

職責：應付主管

路徑:＞發(fā)票批〉發(fā)票

13.驗證發(fā)票。用應付主管的職責進入“發(fā)票批”，查找到需要驗證的發(fā)票，點擊“活動”按鈕，進

入“發(fā)票活動”窗口，勾選“驗證”復選框，點擊“確定”按鈕。

注釋：發(fā)票在進行“驗證”前，除發(fā)票類型信息不能更改以外，其他信息如供應商、日期、發(fā)票編號、

金額、摘要和賬戶等信息均可以更改，而一旦驗證了發(fā)票，則發(fā)票的各項言息都不允許修改，如果發(fā)

現發(fā)票有誤，只能采取取消發(fā)票，再錄入一張正確的發(fā)票的方法進行更正。

z

勾選“驗

證”復選框

>

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O發(fā)雪(GML_OU_K001)?WJ?U80401

批控M總旗實際總楨2000

GUI

[I分配集

?&證相關發(fā)票回

「電消發(fā)蒙。)

核銷4H清核精情付軟...(U)

門充全支付..(P)

口創(chuàng)建會計科目(I)

1一般⑴2G也

□徐放雪拄(S)

打印通知但)

2000.00

活動(D1(A)收覽(0)分配(D)采購訂單匹配(M)

創(chuàng)建會計分錄

職責：應付主管

路徑:＞發(fā)票批》發(fā)票

14.為發(fā)票創(chuàng)建會計分錄。發(fā)票驗證后，如需要立即查看發(fā)票的會計分錄，可再次點擊“活動”按鈕,

進入“發(fā)票活動”窗口，勾選“創(chuàng)建會計科目”復選框，點擊“確定”按鈕。

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15.查看發(fā)票會計分錄。點擊菜單欄“工具”項下的“查看會計科目”鍵，可查詢到此發(fā)票對應的會

計分錄。

除Oracle應用產品GMLUAT環(huán)境

文件工)??(E)2fi(V)文件夾(U工具(I)Window?K)(H)

』第0：。七電而T卷EFT明《(0)

魚。利況分U)

批控制總喳I實際總楨

與發(fā)SE匹配(!)

同GML與收據匹配出)

“與輛訂單四響

類里供應知I日期發(fā)厚塘巖發(fā)票幣種發(fā)票較J分配集網奧

■雷K001.B30J34?MR2W8WJ4J8O4O1-O12UUU.UU

1一竣(1)2哲拉⑵3查看付款(3)￡4十刻付款(4)5查看預付就核楂(5)

已付金希-發(fā)票狀態(tài)有批伏而

所「0.00狀態(tài)叵而審批

己入帳|丫一街定審批人

If接|~

分配總醺I2000.00

活動(D.1⑥|樹第9)分配助艮我單匹配(M)

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借項通知單

業(yè)務描述

借項通知單適用丁商品類供應商的扣點業(yè)務。

操作過程

職責：應付會計

路徑：》發(fā)票批

1.錄入發(fā)票頭信息、。查找發(fā)票批，新增一張發(fā)票，發(fā)票類型選擇“借項通知單”，發(fā)票金額必須為

負數，其他信息的錄入方法同標準發(fā)票。

|o發(fā)票(GML.0U.K00D-WJ.080401：<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<：<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<?：-?/：?：<<<?：<<<?：?：<?：?：?：<<?：<<<?：?：<<?：?：<<?：?：<<?：fkX]

批控利總頡I實際總頷1㈤]

回GML

類型儕應考供應商爆號地點發(fā)票日項發(fā)系娟號發(fā)系而種發(fā)菜頷II分配案隔密

」標準K001.U30J3401APE2008WJ4)804014)1CNY2000.01測僅

K001.ft30.J34育品采購01APF7008WJ4J80401XJ?CNYBOOM廁試2

□___________I

一I______II____!1_______ILJLJiIDl______\\_____

?

活動。1因[載覽9)]|分配(P))|來眄訂單一西配㈣)J

2.錄入發(fā)票分配行信息。點擊“分配”按鈕，進入發(fā)票分配界面，輸入負數“金額”、“賬戶”、

“摘要”和現金流量類別等信息，保存。

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3.驗證發(fā)票，創(chuàng)建會計科目。

操作過程同標準發(fā)票。

4.查看會計分錄。可以看到借/貸項通知單的會計分錄，其負數金額是通過轉換借貸來實現的，金額

是正數，而不是負數。

>

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貸項通知單

業(yè)務描述

貸項通知單適用丁GML的代付業(yè)務。

操作過程

職責：應付會計

路徑：》發(fā)票批

1.錄入發(fā)票頭信息。查找發(fā)票批，新增一張發(fā)票，發(fā)票類型選擇“貸項通知單”，發(fā)票金額必須為

負數，其他信息的錄入方法同標準發(fā)票。

|o發(fā)票(GML.0U.K00D-WJ.080401：<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<：<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<?：-?/：?：<<<?：<<<?：?：<?：?：?：<<?：<<<?：?：<<?：?：<<?：?：<<?：fkX]

批控利總頡I實際總頷1㈤]

回GML

類型儕應考供應商爆號地點發(fā)票日項發(fā)系娟號發(fā)系而種發(fā)菜頷II分配案隔密

」標準K001.U30J3401APE2008WJ4)804014)1CNY2000.01測僅

K001.ft30.J34育品采購01APF7008WJ4J80401XJ?CNYBOOM廁試2

□___________I

一I______II____!1_______ILJLJiIDl_______\\______

?

活動。1因]載覽(。)]|分配(P))|來眄訂單一西配㈣)J

2.錄入發(fā)票分配行信息。點擊“分配”按鈕，進入發(fā)票分配界面，輸入負數“金額”、“賬戶”、

“摘要”和現金流量類別等信息，保存。

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3.驗證發(fā)票后，創(chuàng)建會計科目。

操作過程同標準發(fā)票。

4.查看會計分錄?？梢钥吹浇?貸項通知單的會計分錄，其負數金額是通過轉換借貸來實現的，金額

是正數，而不是負數。

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預付款發(fā)票

業(yè)務描述

預付款發(fā)票適用丁如下業(yè)務：商品類供應商預付款、非商品類供應商的預付款、現采員的現金支票借

支以及員工借支和備用金借支業(yè)務。

供應商預付款申請后，應付會計根據已批準的預付款申請單據，在應付模次錄入預付款發(fā)票。將來收

到供應商發(fā)票后，由財務確認是否需要沖銷預付款，如需沖銷，則在應付模塊中錄入標準發(fā)票核銷原

預付款發(fā)票

員工向公司借支現金時，也應先錄入預付款發(fā)票，以后再用費用報表發(fā)票來核銷預付款發(fā)票。如果有

余款退回，則應錄入一張標準類型的虛擬發(fā)票來核銷預付發(fā)票。

操作過程

預付款錄入

職責：應付會計

路徑：》發(fā)票批

1.錄入發(fā)票頭信息。查找發(fā)票批，新增一張發(fā)票，發(fā)票類型選擇“預付款”，其他信息的錄入方法

同標準發(fā)票。

注釋：“預付款類型”默認為“臨時”，對于一般預付款/借支發(fā)票，取默認值；對于備用金借支發(fā)

票，需要將其更改為“永久”。

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O發(fā)烹(GML_OU_K001)-WJ980401.<-：

批校判忌按

發(fā)票供香

狀在區(qū)衣

己入住吊-

福罷樹試3

活動(D1⑥|於覽9)||分配①))［采婀盯單I匹配(M)

2.錄入發(fā)票分配行信息。點擊“分配”按鈕，進入發(fā)票分配界面，輸入“金額”、“摘要”和現金

流量類別等信息。

注釋：預付款發(fā)票的分配行賬戶由系統(tǒng)根據對應供應商地點下定義的預付款科目自動帶出，但可修改。

3.驗證發(fā)票后，創(chuàng)建會計科目

操作過程同標準發(fā)票。

4.查看會計分錄

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5.支付預付款發(fā)票。預付款發(fā)票驗證通過后，由應付會計在付款工作臺進行支付操作。付款操作步

驟參見“付款業(yè)務處理”。注意：對預付款發(fā)票只能進行全額支付。

己支付過的預付款發(fā)票的狀態(tài)變?yōu)椤翱捎谩?，只有此狀態(tài)的預付款發(fā)票才可用來核銷發(fā)票。

>

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「…,

JttiUS______?2008Accenture.AUrightsreserved.CcnfidentiatoGlobalMartandAccenture.

O我震9MLJDU_K001)-WJ-080401

批按制總楨實際同薇

回GMLV

類型供放商供應商城號地點發(fā)HB朋發(fā)*編號發(fā)票幣種發(fā)*領||分配集潮奧

活動。1(8|福蔽||分M(P))3,匹配(M)

預付款核銷

職責：應付會計

路徑：〉發(fā)票批

1.查找或錄入發(fā)票。

注釋：如果有已經錄入好的、可以進行付款的發(fā)票，則可直接將此發(fā)票查找出來進行核銷。如果供應

商的發(fā)票還沒有錄入，則需先錄入一張標準發(fā)票，然后再核銷。

在錄入供應商的標準發(fā)票時，如果該供應商有可用的預付款發(fā)票，則系統(tǒng)會自動提示信息“預付款可

用于核銷供應商的發(fā)票”，以提醒操作人員不要忘記核銷預付款。

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(GML_OU_KQ01)?WJ080401

批按副總領

WGML

類型供應商供應商編號地點發(fā)票日期發(fā)票埸號發(fā)票幣種及雙頡|分肥笑搞奧

強付歆K001.A30J34黃品采購01APR2008WJ0804014)3CNY1000JM)蒯加

■標準

K001.J130J34CNY

活動⑴1⑶發(fā)覽(Q分駐(Q)采購討畢▼匹配(M)

該提示不會影響發(fā)票的錄入，點擊“確定”可繼續(xù)錄入發(fā)票信息。

發(fā)票錄入完畢后，由應付主管進行驗證和創(chuàng)建會計科目。

2.核銷預付款。點擊“活動”按鈕，打開“發(fā)票活動”窗口，勾選“核銷/撤消核銷預付款”復選框,

點擊“確定”。

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O度宗(GML_OU_KQ01)?WJ080401

進入核銷界面。界面的上半部分顯示的是可用于核銷的預付款發(fā)票的信息0將“核銷”的勾打上，并

輸入要核銷的金額，該金額不能超過預付款發(fā)票可用余額。

輸入完畢，點擊右下角“核銷/撤消核銷”按鈕，進行核銷。

o根削8周然瞞付軟(GML_0U-K001)-M-080401Q,K001保30沏南中根可口可樂飲履有微公司

發(fā)票顫30008

未付發(fā)墓頷3000.00

核陰

□

秋出現有頸付欷

核箱完畢后，已核銷的預付款發(fā)票的信息將顯示在該界面的下半部分。

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3.撤消核銷。如果要撤消對預付款發(fā)票的核銷，可將“撤消核銷”的勾打上，再點擊“核銷/撤消核

銷”按鈕。

4.重新驗證發(fā)票并創(chuàng)建會計分錄。核銷完預付款的發(fā)票需要重新驗證和創(chuàng)建會計分錄。

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操作過程同標準發(fā)票。

5.查看會計分錄。會計可通過查看生成的會計分錄來驗證賬戶的正確性。事件編號為1的賬戶行，

是標準發(fā)票生成會計分錄，編號為2的是核銷發(fā)票生成的會計分錄。將光標點到相應的賬戶行上,

則該賬戶的性質會反映在右下角的“事件類型”中。

費用報表

業(yè)務描述

費用報表發(fā)票主要適用于員工的一般費用報銷業(yè)務，印員工在差旅、辦公等過程中發(fā)生的費用的報銷

業(yè)務.

操作過程

職責：應付會計

路徑：〉發(fā)票批

1.錄入發(fā)票頭信息。查找發(fā)票批，新增一張發(fā)票，發(fā)票類型選擇“費用報表”，其他信息的錄入方

法同標準發(fā)票。

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2.錄入發(fā)票分配行信息。點擊“分配”按鈕，進入發(fā)票分配界面，輸入“金額”、“賬戶”、“摘

要”和現金流量類別等信息，保存。

o分配(GML_OU_kOO1>WJ08O4O1-O5.KOO191300或群

已入侵否PO據號

煤戶說明應叟樂-長力.?.總經分.豈理費由二粒眇用?公司車費?車帆一、-

EO(P))35后俵敕(D分配因冷蔭但)1計稅(G))

3.驗證發(fā)票，創(chuàng)建會計科目。

操作過程同標準發(fā)票。

4.查看會計分錄。

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(OMLOUK001)-W>080401

退回借支款業(yè)務

業(yè)務描述

適用于員工在進行費用報銷時，員工的預借款大于實際的費用支出需要退回余款的業(yè)務處理。

操作過程

1.員工借支時，在系統(tǒng)中錄入一張預付款發(fā)票，操作步驟見“預付款錄入”

2.員工發(fā)生實際費用支出后，按照一般費用報銷流程處理，在系統(tǒng)中錄入一張費用報表發(fā)票，并核

銷預付款發(fā)票。操作步驟參見“費用報表”和“預付款核銷”。

3.如果有余款需要退回，則需要再錄入一張該員工的“標準”類型的虛擬發(fā)票，分配借方賬戶為“備

用金/借支-AP/AR中轉”,并用該發(fā)票核銷剩余的可用預付款發(fā)票，操作步驟參見“標準發(fā)票”

和“預付款核銷”。

4.之后，再在應收模塊錄入雜項收款，借方科目為“銀行存款”，貸方科目為“備用金/借支-AP/AR

中轉”，操作步驟見《GML—應收模塊操作手冊》

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付款業(yè)務處理

本章主要介紹如何在應付模塊處理付款業(yè)務。應付模塊的付款類型有：人工、快速、和成批付款。

注：只有通過驗證的發(fā)票才可進行付款。

單一付款

業(yè)務描述

會計利用此功能對驗證通過的發(fā)票進行逐筆付款/退款的操作。

操作過程

付款錄入

職費：應付會計

路徑：付款錄入〉付款

1.進入付款操作界面。在付款上點擊鼠標左鍵兩次，“付款”界面打開。

1瀏覽器-GML_K00iq付會計：＜?::±X

2.錄入付款頭信息。選擇付款類型，選擇銀行賬戶和單據，系統(tǒng)自動產生單據編號，輸入付款日期,

選擇供應商名稱和地點。

注釋：“人工”類型的單一付款可以支付一個供應商不同地點的發(fā)票；“決速”類型單一付款只能支

付同一個供應商地點的發(fā)票。

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3.選擇發(fā)票。點擊“輸入/調整發(fā)票”按鈕，進入“選擇發(fā)票”界面。選擇要付款的發(fā)票編號，輸入

付款金額。

注釋：可通過修改付款金額對一張發(fā)票進行全額或部分支付，也可一次支付多張發(fā)票。在選擇完一張

要付款的發(fā)票后，將光標放到下一行，可選擇另一張發(fā)票進行合并支付。

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