訂單與合同管理制度

訂單與合同管理制度1.前言本規(guī)章制度旨在規(guī)范企業(yè)的訂單與合同管理，確保訂單與合同的合規(guī)性、執(zhí)行力和風險掌控，提高企業(yè)的管理效率和客戶滿意度。2.適用范圍本制度適用于公司內全部相關部門和人員，包含但不限于銷售部門、采購部門、合同管理部門、財務部門等。3.定義訂單：客戶提出的具體要求及相關事項，由銷售部門接收并與客戶確認后成為有效訂單。合同：經雙方協(xié)商全都，有法律管束力的文件，明確了雙方的權利和義務?？蛻簦嘿徺I公司產品或服務的個人或組織。4.訂單管理4.1訂單接收銷售部門接收客戶訂單后，應及時錄入訂單系統(tǒng)，并確保訂單信息準確、完整。訂單信息應包含客戶名稱、聯(lián)系方式、訂單內容、數(shù)量、價格、交付日期等關鍵信息。4.2訂單確認銷售部門在接收訂單后，應與客戶核實訂單信息，確保訂單的準確性并記錄核實結果。如有需要，銷售部門應與客戶協(xié)商解決訂單中的任何不全都之處，并及時更新訂單信息。4.3訂單更改如客戶要求更改訂單內容或交付日期等關鍵信息，銷售部門應及時與客戶協(xié)商，并記錄更改結果。訂單更改需經銷售部門、財務部門和相關部門負責人的審批確認，以確保更改的合理性和可行性。4.4訂單執(zhí)行對于已確認的訂單，銷售部門應組織相關部門依照訂單要求進行生產、采購和交付。相關部門應緊密搭配，保證訂單定時交付，并將交付信息及時更新到訂單系統(tǒng)。4.5訂單跟蹤銷售部門應定期跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時溝通解決執(zhí)行中的問題，并記錄跟蹤情況。如訂單執(zhí)行顯現(xiàn)重點問題，銷售部門應及時和客戶溝通，并協(xié)商解決方法，確?？蛻魸M意度。5.合同管理5.1合同簽訂合同簽訂由合同管理部門負責，必需經過法務部門合法性審查，并在合同系統(tǒng)中進行存檔。簽訂合同前，應明確雙方的權利義務，并在合同中明確商定合同的履行規(guī)定、交付日期等緊要條款。5.2合同履行合同履行由銷售部門和財務部門協(xié)同進行，確保合同依照商定的時間和內容履行。合同履行過程中顯現(xiàn)任何問題，銷售部門應及時與合同方溝通，并記錄溝通情況和解決方案。5.3合同更改如合同需要更改，必需經過合同管理部門、法務部門和相關部門負責人的審批確認，并與對方協(xié)商全都。更改后的合同內容應及時更新到合同系統(tǒng)，并通知相關部門進行執(zhí)行。5.4合同解除如合同存在違約或無法履行的情況，應嚴格依照合同條款和相關法律法規(guī)程序解除合同。合同解除涉及的程序和責任應由合同管理部門負責，并與對方進行充分溝通。5.5合同歸檔合同歸檔由合同管理部門負責，對于已履行完畢或解除的合同，應及時歸檔并妥當保管。歸檔合同應依照肯定的分類和編號規(guī)定進行管理，方便查詢和檢索。6.附則6.1審查和審批對于緊要合同和訂單，相關部門應依照公司規(guī)定的程序和權限進行審查和審批。相關部門負責人需對審批結果負責，并記錄審批過程和結果。6.2培訓和培訓記錄公司應定期組織員工培訓，提高員工對訂單和合同管理的理解和執(zhí)行本領。培訓內容和培訓記錄應及時歸檔，并作為評估員工績效的緊要依據(jù)之一、6.3違規(guī)處理如有員工違反本規(guī)章制度的要求，公司將依照公司制度進行相應的紀律處分，并依據(jù)實際情況進行追責。對于員工的違規(guī)行為，公司將定期進行整改和總結，以提高管理水平和