深圳建筑工程公司行政辦公管理制度

深圳建筑工程公司行政辦公管理制度1.總則1.1為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理,理順公司內(nèi)部關(guān)系,使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化.制度化,提高辦事效率,特制定本規(guī)定;1.2本規(guī)定所指行政事務(wù)包括人事管理.印章管理.檔案管理.文印室管理及報(bào)刊.郵件管理等;2.印章管理2.1本規(guī)定所指印章系公司行政印章;公司財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部經(jīng)理保管,法人章由出納員負(fù)責(zé)保管,實(shí)行分開(kāi)管理;2.2公司行政印章由公司辦公室主任負(fù)責(zé)保管;2.3蓋章須履行以下手續(xù)2.3.1有關(guān)人員需蓋章時(shí),持需蓋章文件并填寫(xiě)“印章使用登記薄”,由總經(jīng)理或指定人員批準(zhǔn)后報(bào)辦公室；2.3.2辦公室登記印章使用臺(tái)賬,在確認(rèn)手續(xù)完備后方可在文件上蓋印;2.4印章如發(fā)生丟失.損壞或被盜情況,應(yīng)迅速向總經(jīng)理匯報(bào)并辦理相關(guān)手續(xù)及追究相應(yīng)責(zé)任;2.5公司所有需要蓋印章的介紹信.說(shuō)明及對(duì)外開(kāi)出的任何公文,應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記,以備查詢,存檔;2.6公司一般不允許開(kāi)具空白介紹信,如因工作需要或其它特殊情況確需開(kāi)具證明時(shí),必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批條后方可開(kāi)出;持空白介紹信外出工作回來(lái)必須向公司書(shū)面匯報(bào)其介紹信的用途,未使用的必須交回辦公室;2.7印章的新刻或改制由辦公室獲總經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理;2.8對(duì)私刻.偽造本公司印章者,罰款1萬(wàn)元,嚴(yán)重者追究其法律責(zé)任;2.9蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé);3.文書(shū)管理3.1公司文書(shū)檔案由辦公室集中統(tǒng)一管理,其它技術(shù)檔案分別由有關(guān)部門(mén)管理;3.2公司文件均由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一印發(fā);公司所發(fā)的紅頭文件,只適用于需遵照?qǐng)?zhí)行的制度.規(guī)定.決定.決議.紀(jì)要.任命等,次要文件不編文號(hào),以普通形式印發(fā);3.3各職能部門(mén)負(fù)責(zé)所發(fā)文件的起草擬稿,辦公室負(fù)責(zé)按照公文寫(xiě)作要求以及文件內(nèi)容核稿,并組織相關(guān)部門(mén)會(huì)簽,總經(jīng)理簽發(fā);3.4辦公室的通告.通知.會(huì)議文件或傳閱文件根據(jù)要領(lǐng)起草,并經(jīng)辦公室主任審核,或經(jīng)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)合議后制成;3.5文件形成者在制定文件時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：3.5.1文件應(yīng)是一文一事；3.5.2除有特殊規(guī)定外,應(yīng)注明以下事項(xiàng)：文號(hào).發(fā)文日期.發(fā)文部門(mén).收文單位.文件標(biāo)題.文件擬稿人以及有關(guān)審核人；3.5.3文字應(yīng)盡可能口語(yǔ)化,通俗易懂；3.5.4對(duì)于兩頁(yè)以上的文件要標(biāo)明頁(yè)碼；3.5.5行文要層次清楚,準(zhǔn)確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),必要處劃分段落;3.6發(fā)文必須按照規(guī)定編號(hào)：3.6.1內(nèi)部發(fā)文可注明本科室代字或代號(hào),連續(xù)性文件應(yīng)注有連續(xù)號(hào)；3.6.2對(duì)外行文時(shí)應(yīng)注明本公司代字或代號(hào);3.7除有特別規(guī)定外,發(fā)文通常要按如下規(guī)定注明發(fā)文機(jī)關(guān)：3.7.1內(nèi)部文件注明科室名稱；3.7.2對(duì)外發(fā)文注明公司名稱；3.7.3辦公室行政文件注明公司名稱;3.8辦公室負(fù)責(zé)做好文件分發(fā)記錄,將文稿原件和一份打印件歸檔備案;3.9到達(dá)本公司的文書(shū),均由辦公室人員統(tǒng)一簽收.開(kāi)拆.登記.呈閱.分發(fā)并按不同類別進(jìn)行分類處理;3.10辦公室主任負(fù)責(zé)到達(dá)文件的登記,并負(fù)責(zé)統(tǒng)一批轉(zhuǎn),必要時(shí)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示,辦公室負(fù)責(zé)按照領(lǐng)導(dǎo)批示立即傳遞到承辦部門(mén),并按照領(lǐng)導(dǎo)閱示要求督辦并納入考核;3.11各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱.批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真,閱完后要簽名并注明日期,不得圈閱;3.12各科室.各單位及各有關(guān)人員,對(duì)公文中涉及國(guó)家.政府或本公司應(yīng)保密的事項(xiàng),必須嚴(yán)守機(jī)密,不準(zhǔn)隨便向他人泄露;3.13辦公室及時(shí)就公司辦公會(huì)議形成的各項(xiàng)決議,形成書(shū)面會(huì)議紀(jì)要,與會(huì)人員簽字,根據(jù)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容下發(fā)至相關(guān)部門(mén)及人員;4.檔案管理4.1公司辦公室設(shè)立檔案工作,其任務(wù)是：4.1.1收集.整理.立卷.保管公司的文書(shū)檔案；4.1.2積極開(kāi)展檔案的提供利用工作；4.1.3進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)；4.1.4認(rèn)真學(xué)習(xí)中華人民共和國(guó)檔案法有關(guān)制度.檔案工作理論.技術(shù)和專業(yè)知識(shí),掌握立卷的基本方法,保證檔案質(zhì)量;4.2立卷和保管范圍：4.2.1公司的規(guī)劃.年度計(jì)劃.統(tǒng)計(jì)資料.科學(xué)技術(shù).財(cái)務(wù)審計(jì).勞動(dòng)工資.經(jīng)營(yíng)情況.人事檔案.會(huì)議記錄.決議.決定.委任書(shū).協(xié)議.合同.項(xiàng)目方案.通告.通知等具有參考價(jià)值的文件材料;4.2.2公司向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示報(bào)告.工作計(jì)劃及對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)；4.2.3公司與有關(guān)單位的來(lái)往信件.各種協(xié)議書(shū).合同等；4.2.4公司行政會(huì)議原始記錄.紀(jì)要和決定包括發(fā)布的通知.通報(bào).機(jī)構(gòu)調(diào)整.任免.獎(jiǎng)懲；4.2.5公司制訂的計(jì)劃.規(guī)章制度.工作總結(jié)；4.2.6公司主持召開(kāi)的各種專業(yè)會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話.文件和會(huì)議總結(jié)紀(jì)要,以及參加上級(jí)和外單位召開(kāi)的會(huì)議帶回需要貫徹執(zhí)行的文件材料；4.2.7其它具有保存價(jià)值的文件材料.重要的工作經(jīng)驗(yàn)材料;4.3下列文件必須永久保管：1.登記.特批的重要文件；2.資產(chǎn)及負(fù)債文件；3.請(qǐng)示.決議等重要文件；4.重要的契約.申請(qǐng)；5.執(zhí)照.上級(jí)批準(zhǔn)證書(shū)等；6.重要統(tǒng)計(jì)文件；7.重要的訴訟文件；8.土地.建筑物.電話方面的重要文件；9.職工的履歷表.應(yīng)聘書(shū).辭職書(shū)；10.職工名冊(cè).人事.工資方面的重要文件；11.職工上崗證.職稱證書(shū)；12.章程.公司條例.規(guī)章制度等；13.公司圖書(shū)登記冊(cè)；14.各類經(jīng)濟(jì)合同；15.企業(yè)發(fā)展過(guò)程中形成的歷史性資料包括重要的聲像資料；16.竣工資料；17.其它需要永久保管的文件;4.4檔案管理要指定專人負(fù)責(zé),明確責(zé)任,保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級(jí)檔案必須保證安全;4.5檔案的借閱與索?。?.總經(jīng)理.部門(mén)經(jīng)理借閱非密級(jí)檔案可通過(guò)檔案管理人員辦理借閱手續(xù),直接提檔；2.公司其他人員需借閱檔案時(shí),要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù)方能借閱；3.借閱檔案必須愛(ài)護(hù),保持整潔,嚴(yán)禁涂改；注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印.抄錄.轉(zhuǎn)借.遺失,如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,凡屬密級(jí)檔案,必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制,一般內(nèi)部檔案經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可摘錄和復(fù)制;4.6檔案的銷毀：1.任何組織或個(gè)人不經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案材料；2.若按規(guī)定需要銷毀時(shí),凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀,一般內(nèi)部檔案,須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀；3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案;檔案人員要認(rèn)真填寫(xiě).編制銷毀清單,由辦公室負(fù)責(zé)人監(jiān)督銷毀;5.圖書(shū)管理5.1辦公室負(fù)責(zé)圖書(shū)的購(gòu)進(jìn).登記保管.整理.外借與歸還等工作,其他部門(mén)不得自行購(gòu)買;5.2各部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要書(shū)面提出申請(qǐng),注明書(shū)名.數(shù)量,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后由辦公室辦理采購(gòu);若需要部門(mén)或個(gè)人自己采購(gòu)的應(yīng)書(shū)面征得總經(jīng)理同意,否則發(fā)票不予報(bào)銷;5.3辦公室要對(duì)管理的圖書(shū)建立臺(tái)帳,所有圖書(shū)都必須進(jìn)行登記,寫(xiě)明購(gòu)入時(shí)間.著作名稱.作者姓名.出版社名.出版年月以及金額,并且輸入計(jì)算機(jī),便于檢索;5.4所有圖書(shū)都必須在封面.目錄和第一頁(yè)上加蓋公司印章;5.5借書(shū)人以本公司管理人員為限,借閱時(shí)必須在借閱登記薄上注明歸還期;如果超過(guò)借閱歸還期,并經(jīng)再三催促依然不還者,按圖書(shū)購(gòu)入價(jià)格的五倍賠償;5.6辦公室須對(duì)所管理圖書(shū)每年進(jìn)行清點(diǎn)與核對(duì),如有丟失,各相關(guān)保管人員與借用人負(fù)責(zé)賠償;5.7員工所借之圖書(shū),如遇清點(diǎn)或公務(wù)上需參考時(shí)通知收回的,借書(shū)人不得以任何理由拒絕;6.文印室管理6.1辦公室監(jiān)管文印室之責(zé),主要職責(zé)是打字.復(fù)印;6.2對(duì)所有入庫(kù)的印刷品和紙張,文印室都必須填寫(xiě)臺(tái)帳;6.3辦公室須對(duì)印刷品和紙張的領(lǐng)用情況隨時(shí)記錄并進(jìn)行加減,清楚地掌握庫(kù)存情況,以便及時(shí)印刷或購(gòu)買;6.4辦公室職員應(yīng)樹(shù)立嚴(yán)格的保密觀念,不得隨意將打印.復(fù)印資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人,不得私自截留重要文件,否則給予500元以上罰款;7.辦公及勞保用品的管理7.1辦公用品的購(gòu)發(fā)：1.每月月底前,各部門(mén)負(fù)責(zé)人將本部門(mén)所需要的辦公用品制定計(jì)劃提交辦公室；2.辦公室根據(jù)各部門(mén)上報(bào)的情況制定月辦公用品計(jì)劃及預(yù)算,經(jīng)總經(jīng)理審批后負(fù)責(zé)采購(gòu),然后分發(fā)到各部門(mén);3.除正常配給的辦公用品外,若還需要其它用品的須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可領(lǐng)用；4.公司新聘人員的辦公用品,辦公室根據(jù)部門(mén)負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單,負(fù)責(zé)為其配齊；5.辦公室要做到辦公用品齊全.品種對(duì)路.量足質(zhì)優(yōu).庫(kù)存合理.開(kāi)支適當(dāng)且保管好；6.辦公室要建立帳本,辦好入庫(kù).出庫(kù)手續(xù),出庫(kù)一定要領(lǐng)取人員簽字；7.辦公室用品管理一定要做到文明.清潔.注意安全.防火.防盜.嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事,不允許非工作人員進(jìn)入庫(kù)房;7.2勞保用品的購(gòu)發(fā)勞保用品的配給,由辦公室根據(jù)各部.室的實(shí)際工作需要制定計(jì)劃,經(jīng)總經(jīng)理審批后,統(tǒng)一購(gòu)買.統(tǒng)一發(fā)放;8.庫(kù)房管理8.1庫(kù)房物資的存放必須按分類.品種.規(guī)格.型號(hào)分別建立帳卡;8.2采購(gòu)人員購(gòu)入的物品必須附有合格證及入庫(kù)單,收票時(shí)要當(dāng)面點(diǎn)清數(shù)目,檢查包裝是否完好,如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞,應(yīng)立即拆包清點(diǎn)數(shù)目,如發(fā)現(xiàn)實(shí)物與入庫(kù)單數(shù)量.規(guī)格不符時(shí),庫(kù)房保管員應(yīng)向交