xx公司行政采購(gòu)流程

xx公司行政采購(gòu)流程一、制定目的及范圍為提升xx公司行政采購(gòu)的效率與規(guī)范性，確保采購(gòu)活動(dòng)的透明度與合規(guī)性，特制定本流程。該流程適用于公司所有行政采購(gòu)活動(dòng)，包括日常辦公用品、設(shè)備采購(gòu)及其他相關(guān)物資的采購(gòu)。二、采購(gòu)原則采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)遵循以下原則：1.公正性：所有采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)在公平、公正的基礎(chǔ)上進(jìn)行，確保選擇的供應(yīng)商具備相應(yīng)的資質(zhì)與能力。2.透明性：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明，確保各部門知曉采購(gòu)進(jìn)展與結(jié)果。3.合理性：在保證質(zhì)量的前提下，綜合考慮價(jià)格、交貨期及服務(wù)等因素，選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商。4.合規(guī)性：所有采購(gòu)活動(dòng)必須遵循公司相關(guān)制度及法律法規(guī)，確保采購(gòu)的合規(guī)性。三、采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)各部門在需要采購(gòu)物資時(shí)，需向行政部提交采購(gòu)申請(qǐng)。申請(qǐng)內(nèi)容應(yīng)包括物資名稱、數(shù)量、用途及預(yù)算等信息。申請(qǐng)人需在申請(qǐng)表中注明是否為緊急采購(gòu)，并提供相關(guān)的理由。2.申請(qǐng)審核行政部收到采購(gòu)申請(qǐng)后，需對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括預(yù)算的合理性、物資的必要性及是否符合公司采購(gòu)政策。審核通過(guò)后，行政部將申請(qǐng)轉(zhuǎn)交至采購(gòu)專員。3.詢價(jià)與比價(jià)采購(gòu)專員根據(jù)審核通過(guò)的申請(qǐng)，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，至少聯(lián)系三家合格供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。詢價(jià)時(shí)需明確物資的規(guī)格、數(shù)量及交貨時(shí)間。采購(gòu)專員應(yīng)將各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)記錄在案，并進(jìn)行比價(jià)分析。4.選擇供應(yīng)商在完成詢價(jià)后，采購(gòu)專員需根據(jù)報(bào)價(jià)、供應(yīng)商的信譽(yù)、交貨能力及售后服務(wù)等因素，選擇合適的供應(yīng)商。選擇結(jié)果需形成書(shū)面報(bào)告，并報(bào)請(qǐng)行政部負(fù)責(zé)人審批。5.合同簽署一旦確定供應(yīng)商，采購(gòu)專員需與其簽署采購(gòu)合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括物資名稱、數(shù)量、單價(jià)、交貨時(shí)間、付款方式及違約責(zé)任等條款。合同簽署后，采購(gòu)專員需將合同存檔備查。6.采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)專員根據(jù)合同要求下達(dá)采購(gòu)訂單，供應(yīng)商在約定時(shí)間內(nèi)發(fā)貨。采購(gòu)專員需與供應(yīng)商保持溝通，確保物資按時(shí)到達(dá)。7.驗(yàn)收與入庫(kù)物資到達(dá)后，相關(guān)部門需對(duì)其進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、質(zhì)量及規(guī)格等。驗(yàn)收合格后，物資入庫(kù)，相關(guān)記錄需及時(shí)更新至庫(kù)存管理系統(tǒng)。8.付款與報(bào)銷采購(gòu)?fù)瓿珊螅少?gòu)專員需根據(jù)合同約定向供應(yīng)商付款。付款前需確認(rèn)物資已驗(yàn)收合格，并收集相關(guān)發(fā)票及收據(jù)。報(bào)銷申請(qǐng)需在物資到貨后一個(gè)月內(nèi)提交，逾期不予受理。四、特殊采購(gòu)流程對(duì)于特殊情況的采購(gòu)，如緊急采購(gòu)或集中采購(gòu)，需遵循以下流程：1.緊急采購(gòu)：如遇突發(fā)情況，需立即采購(gòu)的物資，由部門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，行政部可直接聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，無(wú)需經(jīng)過(guò)常規(guī)詢價(jià)流程。2.集中采購(gòu)：每季度各部門需匯總采購(gòu)需求，向行政部提交集中采購(gòu)申請(qǐng)，行政部將統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)，以降低成本。五、備案與存檔所有采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，采購(gòu)專員需將相關(guān)文件進(jìn)行整理，包括采購(gòu)申請(qǐng)、詢價(jià)記錄、合同、驗(yàn)收單及付款憑證等。所有文件需復(fù)印兩份，一份交財(cái)務(wù)部審核，另一份存檔以備后續(xù)查閱。六、采購(gòu)紀(jì)律為確保采購(gòu)流程的順暢與合規(guī)，所有參與采購(gòu)的人員需遵守以下紀(jì)律：1.采購(gòu)人員不得接受供應(yīng)商的任何形式的賄賂或回扣，違者將受到嚴(yán)厲處罰。2.采購(gòu)人員需保持與供應(yīng)商的良好溝通，確保信息的及時(shí)傳遞與反饋。3.各部門在提