高校采購管理制度及流程指導(dǎo)手冊

高校采購管理制度及流程指導(dǎo)手冊一、制定目的及范圍高校采購管理制度的制定旨在提高采購工作的效率與透明度，確保資源的合理配置與使用，降低采購成本，維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益。采購管理制度適用于所有與高校相關(guān)的采購活動，包括教材、實驗材料、設(shè)備、服務(wù)及其他各類物資的采購。二、采購原則采購工作應(yīng)遵循以下基本原則：1.公正、公開、公平：采購過程必須公開透明，確保各方利益的公正對待。2.質(zhì)量優(yōu)先：在同等價格條件下，應(yīng)優(yōu)先選擇質(zhì)量更高的產(chǎn)品或服務(wù)。3.成本控制：在保證質(zhì)量的前提下，盡量降低采購成本，合理利用學(xué)校資金。4.合規(guī)性：所有采購活動必須遵循相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校相關(guān)政策。三、采購流程一般采購流程1.采購申請采購人需明確需求，向相關(guān)部門提交采購申請，填寫《采購申請表》。申請表需注明采購項目、數(shù)量、預(yù)算及使用目的。2.審批流程申請?zhí)峤缓?，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人需對申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括預(yù)算是否合理、采購物品是否符合需求等。審核通過后，申請表需交由財務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審批。3.詢價經(jīng)審批的采購申請，采購人需對所需物品進(jìn)行市場詢價，獲取至少三家供應(yīng)商的報價，填寫《詢價記錄表》。若采購金額超過一定標(biāo)準(zhǔn)，需進(jìn)行公開招標(biāo)。4.核價收集到的報價后，采購人需進(jìn)行價格比較與分析，參考?xì)v史采購價格和市場價格，填寫《核價報告》。核價報告需附上詢價記錄，交由部門負(fù)責(zé)人審批。5.采購實施審批通過后，采購人根據(jù)核價結(jié)果選擇供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。合同中應(yīng)明確交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及售后服務(wù)等條款。6.驗收與入庫物資到貨后，采購人應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收，填寫《驗收報告》。驗收合格后，將物資入庫，并更新庫存管理系統(tǒng)。7.付款與報銷采購?fù)瓿珊螅柘蜇攧?wù)部門提交《采購申請表》、《驗收報告》及發(fā)票等相關(guān)資料，進(jìn)行報銷。報銷需在合同約定的付款期限內(nèi)完成。特殊采購流程1.集中采購對于大宗物資（如辦公用品、實驗耗材等），各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交集中采購需求，由學(xué)校采購部門統(tǒng)一進(jìn)行采購。2.緊急采購在特殊情況下（如突發(fā)事件、設(shè)備故障等），可進(jìn)行緊急采購。采購人需填寫《緊急采購申請表》，并附上緊急情況說明，快速完成采購。3.小額采購針對金額較小的采購（如低于預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)的物品），可簡化流程。采購人需征得部門負(fù)責(zé)人的口頭或書面同意即可進(jìn)行采購。4.服務(wù)采購針對專業(yè)性強(qiáng)的服務(wù)（如咨詢、培訓(xùn)等），應(yīng)明確服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及費用，必要時可進(jìn)行招標(biāo)或比選。四、備案與歸檔采購活動結(jié)束后，采購人需將所有相關(guān)文件進(jìn)行歸檔，包括《采購申請表》、《詢價記錄》、《核價報告》、《驗收報告》和發(fā)票等。歸檔資料需由財務(wù)部門審核，確保資料的完整性與準(zhǔn)確性。所有歸檔資料應(yīng)保存至少五年，以備日后查閱。五、采購紀(jì)律1.采購人職責(zé)采購人在采購過程中應(yīng)保持高度的責(zé)任感，確保所采購的物資符合學(xué)校的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，及時和供應(yīng)商溝通，處理相關(guān)問題。2.行為規(guī)范采購人員不得接受供應(yīng)商的饋贈或回扣，任何違反采購紀(jì)律的行為將受到嚴(yán)肅處理。采購人應(yīng)主動公開采購信息，接受監(jiān)督。3.供應(yīng)商管理建立供應(yīng)商評價機(jī)制，定期對供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量、交貨及時性及產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行評估，淘汰不合格供應(yīng)商，建立良好的供應(yīng)商關(guān)系。六、反饋與改進(jìn)機(jī)制為確保采購流程的有效性與適應(yīng)性，建立反饋與改進(jìn)機(jī)制至關(guān)重要。采購人、部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對采購流程進(jìn)行評估，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給采購管理部門。采購管理部門需定期召開會議，分析反饋意見，針對流程中的不足進(jìn)行改進(jìn)。此外，鼓勵全體教職工對采購流程提出建議與意見，建立建議反饋箱或線上反饋平臺，確保采購流