人事檔案材料收集與管理

PAGEPAGE12人事檔案材料收集與管理職工人事檔案材料是反映個人情況的基本憑證和重要依據(jù)，是人事管理干部工作的重要信息。人事檔案材料收集歸檔工作應(yīng)遵循真實(shí)、全面、及時、規(guī)范的原則，重點(diǎn)收集反映職工自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，并根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和組織工作的需要，不斷充實(shí)人事檔案的內(nèi)容。一、檔案材料收集歸檔范圍（一類）履歷材料：履歷表和屬于履歷性質(zhì)的登記表等材料。1999年以前參加工作的，須有中央組織部制發(fā)的1988年版和1999年版《干部履歷表》；1999年以后參加工作的，必須有1999年版《干部履歷表》。中央組織部制發(fā)的1999年版《干部履歷表》應(yīng)逐項填寫，所填寫信息要真實(shí)準(zhǔn)確，須有照片、本人簽名、填表時間和組織印章。各類履歷表包括：社教工作隊員登記表、知青、教師、軍人登記表、職工登記表、干部登記表、工作人員簡歷表、人才流動登記表、中央和地方各級黨委委員（候補(bǔ)委員）簡歷、人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷等。（二類）自傳材料：自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。以自傳為主要內(nèi)容的履歷式簡歷表等；2.凡由本人撰寫的敘述自己經(jīng)歷、思想變化過程、社會關(guān)系等情況，屬自傳性質(zhì)的材料。（三類）考察、考核、鑒定材料：在重大政治事件、突發(fā)事件和重大任務(wù)中的表現(xiàn)材料；定期考核材料；年度考核登記表；援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調(diào)動、轉(zhuǎn)業(yè)等鑒定材料。1.鑒定材料：學(xué)生、學(xué)員、實(shí)習(xí)、勞動、自我鑒定、畢業(yè)生鑒定、高校畢業(yè)生鑒定、結(jié)業(yè)鑒定、學(xué)生操行評語、政治操行鑒定表、工作鑒定、團(tuán)員、黨員干部鑒定、后備干部登記表、退役軍人鑒定、轉(zhuǎn)業(yè)干部鑒定、工作調(diào)動鑒定、下派干部鑒定、社教運(yùn)動鑒定表、社會實(shí)踐活動鑒定表等2.干部考核表、干部考察材料、對本人的考察意見、思想品德考察表、出國人員鑒定表、外國工作期間鑒定；學(xué)習(xí)期間總結(jié)表、入黨積極考察材料、后備干部登記表(提拔使用后歸檔)等材料。3.1997年以后提任職務(wù)的，須有干部考察（表現(xiàn)情況）材料，要有考察部門印章或考察人簽名和考察時間。4審計材料：審計工作中形成的材料、離任審計[如有問題放在（八）類]。（四類）學(xué)歷學(xué)位：國民教育、成人教育；評（聘）技術(shù)職務(wù)、職業(yè)資格；反映學(xué)術(shù)水平及培訓(xùn)學(xué)習(xí)等的材料。4-1-學(xué)歷學(xué)位材料：中學(xué)、高中、中專畢業(yè)登記表；普通高等教育、成人高等教育、自學(xué)考試、黨校、軍隊院校報考登記表；報考高校志愿表與高考成績單、入學(xué)考試各科成績表；專家推薦表；學(xué)生(學(xué)員、學(xué)籍)登記表，學(xué)習(xí)成績表、各類院校畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)情況登記表；授予學(xué)位的材料，畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件，黨校學(xué)歷證明；選拔留學(xué)生審查登記表等參加出國(境)學(xué)習(xí)和中外合作辦學(xué)學(xué)習(xí)的有關(guān)材料；國務(wù)院學(xué)位委員會、教育部授權(quán)單位出具的國內(nèi)外學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證材料等。大學(xué)本專科學(xué)歷、學(xué)位：1977年以前入學(xué)的，須有高校畢業(yè)生登記表或高校選拔學(xué)生登記表；1977年以后入學(xué)的，須有高校學(xué)生學(xué)習(xí)成績表、高校畢業(yè)生登記表和授予學(xué)士學(xué)位的材料。碩士、博士研究生學(xué)歷、學(xué)位：須有報考攻讀碩士、博士學(xué)位研究生登記表、學(xué)習(xí)成績表、畢業(yè)研究生登記表、授予學(xué)位的材料。參加碩士研究生單獨(dú)考試的，還須有專家推薦表。同等學(xué)力申請碩士、博士學(xué)位：須有學(xué)位課程進(jìn)修成績表和授予碩士、博士學(xué)位的材料。1996年后授予學(xué)位的，還須有參加國家組織的英語水平考試成績合格證書復(fù)印件1998年后授予學(xué)位的，還須有參加國家組織的英語和專業(yè)綜合水平考核成績合格證書復(fù)印件。黨校學(xué)歷：須有學(xué)員成績表、畢業(yè)論文評審答辯情況表、畢業(yè)學(xué)員登記（鑒定）表、黨校學(xué)歷證明。國（境）外學(xué)歷、學(xué)位：須有國（境）外學(xué)校出具的學(xué)歷、學(xué)位證書。2000年以后獲得的國（境）外學(xué)歷學(xué)位的，還須有教育部留學(xué)服務(wù)中心出具的認(rèn)證材料。4-2-職業(yè)(任職)資格材料：職業(yè)資格考試合格人員登記表、職業(yè)(任職)資格證書復(fù)印件；教師資格認(rèn)定申請表等材料。評(聘)職稱(職務(wù))材料：專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、申(呈)報表，聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表等材料。4-3-反映學(xué)術(shù)材料：當(dāng)選為中國科學(xué)院院士、中國工程院院士的通知；遴選博士生導(dǎo)師簡況表；博士后工作期滿登記表；被縣處級以上黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體等評選為專業(yè)拔尖人才的材料；科研工作及個人表現(xiàn)評定材料，業(yè)務(wù)考績材料；創(chuàng)造發(fā)明、科研成果，著作、譯著和有重大影響的論文的評價材料及目錄、反映個人科研學(xué)術(shù)水平材料、4-4-培訓(xùn)材料：為期兩個月以上的學(xué)員培訓(xùn)(學(xué)習(xí)、進(jìn)修)登記表、考核登記表、結(jié)業(yè)登記(鑒定)表等材料。不承認(rèn)學(xué)歷的材料，一律放在培訓(xùn)類。（五類）政治歷史審查材料：審查工作中形成的材料1、上級批復(fù)、審查(復(fù)查、甄別)結(jié)論、調(diào)查報告及主要依據(jù)與證明材料；本人對結(jié)論的意見、檢查交待或情況說明材料；撤銷原審查結(jié)論的材料；因入黨入團(tuán)入學(xué)參軍而形成的政審材料及各類政審表。2、更改(認(rèn)定)姓名、民族、出生日期、籍貫、國籍、入黨入團(tuán)時間、參加工作時間等材料。個人申請、組織審查報告及主要依據(jù)與證明材料、上級批復(fù)。3、計算連續(xù)工齡審批材料、插隊時間證明等。（六類）入黨、團(tuán)材料：黨團(tuán)組織工作中形成的材料1、中國共產(chǎn)黨入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書；整黨工作、黨員重新登記工作中民主評議黨員的組織意見，黨員登記表，黨支部不予登記或緩期登記的決定、上級組織意見；不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要依據(jù)材料；取消預(yù)備黨員資格的材料；退黨、自行脫黨材料；恢復(fù)組織生活(黨籍)的有關(guān)審批材料；2、中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書；3、加入或退出民主黨派的材料4、開除黨籍、團(tuán)籍的處分材料放在第八類，原入黨入團(tuán)志愿書仍放在此，但需在封面注明“開除”字樣。（七類）獎勵材料：受黨內(nèi)外表彰的材料1.縣處級以上黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體等予以表彰、嘉獎、記功和授予榮譽(yù)稱號的審批(呈報)表、先進(jìn)人物登記(推薦、審批)表、先進(jìn)事跡材料；創(chuàng)造發(fā)明獎勵材料。2.撤銷獎勵的有關(guān)材料。3.從事專業(yè)三十年人員審批表、登記表；有突出貢獻(xiàn)的專家審批表、拔尖人才審批表；其它榮譽(yù)稱號的審批材料等。（八類）處分材料：犯錯誤受處分處理的材料1.處分決定，免予處分的意見，上級批復(fù)，核實(shí)(調(diào)查、復(fù)查)報告及主要依據(jù)與證明材料，本人對處分決定的意見、檢查、交待及情況說明材料；解除(變更、撤銷)處分的材料；檢察院不起訴決定書；法院刑事判決書、裁定書；公安機(jī)關(guān)作出行政拘留、限制人身自由、沒收違法所得、收繳非法財物、追繳違法所得等的行政處理決定等。(九類)工資任免招錄聘用材料：錄用、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、出國、退離休、退職以及各種代表會登記表等材料9-1-工資、待遇材料：新增人員工資審批表、轉(zhuǎn)正定級審批表，工資變動(套改)表、提職晉級和獎勵工資審批表或工資變動登記表，工資停發(fā)(恢復(fù))通知單；享受政府特殊津貼的材料；解決待遇問題的審批材料。9-2-任免、調(diào)動、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復(fù)員)安置、退(離)休材料：干部任免審批表及相應(yīng)考察材料；干部試用期滿審批表；公務(wù)員登記表，參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)(單位)工作人員登記表；公務(wù)員調(diào)任審批(備案)表，干部調(diào)動審批材料；援藏、援疆、掛職鍛煉登記(推薦)表；授予(晉升)軍(警)銜、海關(guān)關(guān)銜、法官和檢察官等級審批表；軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復(fù)員)審批表；退(離)休審批表等材料。1997年以來的《干部任免審批表》應(yīng)按規(guī)定逐項填寫，注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批準(zhǔn)時間和文號，加蓋印章。任副科級以上職務(wù)的，須有《干部任免呈報表》或《干部任免審批表》和干部任前考察（表現(xiàn)情況）材料。錄(聘)用審批(備案)表；應(yīng)征入伍登記表；招工審批表；取消錄用、解聘材料。辭職、辭退、罷免材料：自愿辭職、引咎辭職的個人申請、同意辭職決定等材料，責(zé)令辭職的決定，對責(zé)令辭職決定不服的申訴材料、復(fù)議決定；辭退公務(wù)員審批表、辭退決定材料；罷免材料。9-3-出國(境)材料：因公出國(境)審批表，在國(境)外表現(xiàn)情況或鑒定等材料；外國永久居留證、港澳居民身份證等的復(fù)印件。9-4-黨代會、人代會、政協(xié)會議、人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會議、民主黨派代表會議形成的材料：委員當(dāng)選通知或證明材料，委員簡歷；代表登記表等。（十類）其他材料：有較大參考價值的材料。1.畢業(yè)生就業(yè)報到證、派遣證、就業(yè)報到通知書。2.健康檢查和處理工傷事故材料：錄用體檢表，反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘診斷書，確定致殘等級的材料。3.民事糾紛判決書、人事爭議仲裁裁決書、調(diào)解書。4.獨(dú)生子女申請審批表、工會會員登記表等材料。5.生平治喪、非正常死亡調(diào)查報告、處理材料等材料。6.學(xué)習(xí)匯報、小結(jié)、思想?yún)R報等材料。7.隨軍家屬登記表、隨軍報告等個人有關(guān)事項發(fā)生變化的報告材料。8.勞動合同書、合同協(xié)議書（有解除勞動合同書時，勞動合同書才能放檔案）9.特殊工種審批表、依據(jù)文件；買斷工齡、就業(yè)登記卡、失業(yè)登記表等材料。10.干部人事檔案報送單；干部人事檔案有關(guān)情況說明等材料。二、檔案收集整理要求1.人事檔案材料形成部門，要按照有關(guān)規(guī)定規(guī)范制作人事檔案材料，建立人事檔案材料收集歸檔機(jī)制，在材料形成之日起一個月內(nèi)按要求送交人事檔案管理部門歸檔并履行移交手續(xù)。2.職工人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立聯(lián)系制度，及時掌握形成職工人事檔案材料的信息，主動向職工人事檔案材料形成部門、干部本人和其他有關(guān)方面收集人事檔案材料。3.職工人事檔案管理部門必須嚴(yán)格審核歸檔材料，重點(diǎn)審核歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫規(guī)范、手續(xù)完備。4.符合歸檔要求的材料，要在接收之日起一個月內(nèi)放入本人檔案，一年內(nèi)整理歸檔。收到材料后，要按收到的時間順序登記在《歸檔材料登記簿》上。5.發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的材料，填寫不規(guī)范，手續(xù)不完備，或材料上的姓名、出生時間、參加工作時間和入黨時間等與檔案記載不一致的，人事檔案管理部門要及時通知材料形成部門重新制作，補(bǔ)辦手續(xù)，或者由具有管理權(quán)限的組織(人事)部門審改(或出具組織說明)并加蓋公章。6.歸檔材料原則應(yīng)當(dāng)為原件，一般不得使用復(fù)印件。證書、證件等特殊情況需用復(fù)印件存檔的，必須在復(fù)制件上注明出處、復(fù)制時間，并加蓋材料制作單位公章或干部人事關(guān)系所在單位組織(人事)部門公章。7.職工人事檔案要參照《干部檔案整理工作細(xì)則》的規(guī)定整理，做到分類準(zhǔn)確，排列有序，材料層次分明，條目清晰，材料完整；目錄清楚，逐份逐項準(zhǔn)確填寫、無粘貼涂改；編號正確，材料類序號和頁碼如實(shí)填寫；裝訂整齊，無亂孔、無脫頁、無損壞文字。8.職工人事檔案材料的載體使用16開型(長260毫米，寬184毫米)或國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297毫米，寬210毫米)的公文用紙，材料左邊應(yīng)當(dāng)留有20—25毫米裝訂邊，字跡材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)要求。推薦使用中央組織部指定的新型干部檔案卷夾，卷夾規(guī)格為280×205×280毫米。三、檔案管理要求1.人事檔案材料形成部門和干部人事檔案管理部門，必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)的法律、法規(guī)和組織人事等工作的政策、規(guī)定。收集歸檔工作受國家有關(guān)法律、法規(guī)的保護(hù)和監(jiān)督。2.我們要加強(qiáng)對職工人事檔案材料收集歸檔工作的監(jiān)督和檢查，嚴(yán)肅紀(jì)律、嚴(yán)格管理，確保職工人事檔案材料收集歸檔工作有序進(jìn)行。3.在職工人事檔案材料收集歸檔工作中，人事檔案材料形成部門、人事檔案工作人員和本人必須嚴(yán)格執(zhí)行本規(guī)定，并遵守以下紀(jì)律：（1）不準(zhǔn)以任何借口涂改、偽造檔案材料。（2）不準(zhǔn)將應(yīng)歸檔材料據(jù)為已有或者拒絕、拖延歸檔。（3）不準(zhǔn)將本規(guī)定所列歸檔范圍之外的材料擅自歸檔。（4）不準(zhǔn)將虛假材料和不符合歸檔要求的材料歸入檔案。（5）不準(zhǔn)私自、指使或者允許他人抽取、撤換或銷毀檔案材料。（6）不得保管本人及親屬的檔案。附件：1、查閱人事檔案審批表2、借出人事檔案審批表3、人事檔案歸檔材料登記表4、人事檔案轉(zhuǎn)出登記表5、人事檔案接收登記表6、人事檔案復(fù)印、摘抄材料登記表附件1查閱人事檔案審批表內(nèi)容項目姓名單位職務(wù)政治面貌被查閱人查閱人查檔理由和查檔內(nèi)容查閱單位負(fù)責(zé)人簽字：（蓋公章）年月日主管部門意見年月日領(lǐng)導(dǎo)批