境外企業(yè)檔案管理注意事項

境外企業(yè)檔案管理注意事項參照國家檔案局《境外企業(yè)檔案管理辦法》一、境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據所在國家、地區(qū)、中華人民共和國法律法規(guī)及中國建設科技集團公司檔案管理有關規(guī)定，結合境外業(yè)務實際制定，并報上級單位審批。資本結構或主營業(yè)務發(fā)生較大變化的，應當及時報上級單位并修訂完善。（一）境外單位管理性文件歸檔范圍：（1）境外單位的成立和組織機構的設置、合并、撤消、機構名稱的更改、工作職責、啟用印章和維護權益等文件。（2）境外單位人員編制、工資標準、人員變更名冊、干部任免、職工獎勵、死亡、撫恤等文件及聘請律師的合同等。（3）有關領導對境外單位各項工作的重要講話、指示、題詞等。（4）境外單位資產和產權登記、評估與證明文件材料，資產和產權轉讓、買賣、抵押、租賃、許可、變更、保護等憑證性文件材料，對外投資文件材料；境外單位資本金核算、確認、劃轉、變更等文件材料，企業(yè)融資文件材料；專利文件材料。（5）境外單位在境外注冊、獲取的各種資格證書，企業(yè)準許在外經營的經營證照及失效證件原件或被收繳的復印件等經營權申報、審批等文件。（6）境外單位關于重要問題的請示、報告、報表及其復函、批復，有關單位制發(fā)的需境外單位辦理的重要文件材料，行業(yè)協(xié)會、中介機構等對本企業(yè)做出的重要決定、出具的審計、公證、裁定等重要文件材料，境外單位與其他組織和個人形成的重要合同、協(xié)議及補充協(xié)議等文件材料。（7）境外單位自身制定的各項規(guī)章制度。（8）境外單位的工作計劃總結及重要會議紀要。（9）境外單位的財產、物資、設備轉讓、移交、調撥、報廢和檔案交接等材料。（10）市場前期跟蹤項目、軍民融合、高端訪問等有關信息資料。（11）上級主管機關和有關機關頒發(fā)的重要文件。（二）境外工程項目文件材料歸檔范圍可行性研究階段所產生的文件：（1）項目批復、立項、評審和后評價管理文件材料；（2）項目向當地政府報備、申請核準、報批等文件材料；（3）項目立項及投資審批、請示、可行性研究報告等文件材料；（4）環(huán)境預測，調查報告，環(huán)境影響報告書和批復等文件材料；（5）工程預算和批復等文件材料；招投標、報價階段所產生的文件資料：（1）資格預審文件，資格預審申請文件；（2）招標書及補充文件；（3）投標人-本公司代表授權書；（4）投標須知；（5）一般條款和特殊條款；（6）附加條件說明；（7）單價分析表；（8）報價單；（9）工程勘察、測繪文件資料，設計圖紙；（10）施工計劃；（11）機械設備配置表；（12）施工組織及人員配置表；（13）投標保函；（14）反擔保證書；（15）技術條款；（16）代理協(xié)議書；（17）內部編制標書及調研資料；（18）內部協(xié)議；（19）未中標項目的原因分析。投標及中標通知階段產生的部分文件資料（1）招標通知；（2）中標通知；（3）其它有關文件。施工階段產生的文件資料（1）承包合同或協(xié)議；（2）履約保函；（3）反擔保證書；（4）開工令、開工報告；（5）施工組織設計及施工預算；（6）施工方案、技術交底、技術總結；（7）單位、分部工程驗收及會議紀要；（8）檢驗批、質量檢驗評定、試驗檢測報告等文件資料；（9）測量交接記錄及控制網復核記錄；（10）圖紙會審、重大的設計變更；（11）標后預算、經濟活動分析等經營管理文件材料（12）應急預案、現場處置方案等安全管理性文件資料；（13）施工過程中的照片；（14）施工總結、技術總結；（15）單位、分部工程驗收及會議紀要；（16）竣工項目概況：包括項目名稱（含中外文名稱），項目業(yè)主及施工單位（施工分包項目須同時注明總包單位和分包單位名稱），項目中標概況（含中標時間），項目概況（含簽約時間、項目經營方式、合同金額、資金來源、合同或預計工期、實際工期、項目主要工程內容等），合同變更情況（有則說明，無則省略），項目驗收概況（含竣工初驗及終驗時間）；獲獎情況（有則說明，無則省略）；其他（如索賠等）等八方面內容。（17）其他重要文件資料?？⒐るA段產生的文件資料（1）竣工文件（包括竣工報告，竣工驗收報告，竣工交接證明等）；（2）竣工決算；（3）竣工圖紙；（4）竣工照片；（5）驗收證明等。索賠過程中產生的文件資料或關于本工程索賠問題的專題報告。工程簡報及項目建設過程中的往來文件、報批報建資料、業(yè)主指令、人員、材料、設備費用、來往的一些重要信函、考察報告、會議紀要等文件資料。援外項目應歸檔的還有兩國政府經濟合作定（副本），議定書、協(xié)議書等文件資料。項目經理部所制訂的各種規(guī)章制度。（三）會計檔案（1）財務指標、年度財務計劃和會計決算報表。（2）總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿等。（3）原始憑證、記帳憑證、匯總憑證等。（4）會計檔案移交清冊、保管清冊及銷毀清冊。（5）其他類。（四）境外單位在經營管理活動中形成的宣傳廣告畫冊、錄音、錄像、照片、電子光盤等具有保存價值的聲像檔案，及在重大活動中所獲得的領導題詞、獎杯、獎狀等重要的紀念品等實物檔案，要遵照主管單位關于聲像檔案和實物檔案的有關規(guī)定歸檔。（五）境外單位有責任收集并保存有利用價值的資料，如所在國的政治、經濟、市場信息情況和有關法律、保險、稅金、代理、銀行信貸利率、資金信貸等方面的文件。（六）境外單位涉及企業(yè)資產與產權、商業(yè)秘密、債權債務等內容的檔案應當列為重要檔案，范圍包括：（1）境外單位設立、合并、分立、改制、上市、解散、破產或其他變動過程中形成的檔案，境外單位董事會、監(jiān)事會、股東會的構成、變更、召開會議、履行職責和維護權益等過程中形成的檔案。（2）境外單位資產和產權登記、評估與證明檔案，資產和產權轉讓、買賣、抵押、租賃、許可、變更、保護等憑證性檔案，對外投資形成的檔案；境外單位資本金核算、確認、劃轉、變更等過程形成的檔案，企業(yè)融資過程形成的檔案；專利管理檔案。（3）在境外注冊、獲取的各種資格證書，企業(yè)準許在外經營的經營證照及失效證件原件或被收繳的復印件等經營權申報、審批形成的檔案。（4）境外單位關于重要問題的請示、報告、報表及其復函、批復，由有關單位制發(fā)的需境外單位辦理的文件材料組成的重要檔案；行業(yè)協(xié)會、中介機構等對本企業(yè)做出的重要決定、出具的審計、公證、裁定等檔案，境外單位與其他組織和個人形成的重要合同、協(xié)議及補充協(xié)議等檔案。（5）會計檔案；（6）境外建設項目、設備儀器、科研開發(fā)、產品生產管理中產生的具有核心技術的檔案。境外建設項目重要檔案一般包括境外竣工項目概況、中標通知書、合同書及合同變更文件、開工令或開工報告、重要工程資料、初驗或終驗證書、項目評優(yōu)、獲獎文件及榮譽證書共七部分。其中，重要工程資料包括但不局限于工程測繪、勘察、設計、施工圖紙、資料，在項目建設過程中的往來文件、報批報建資料、業(yè)主指令以及人員、材料、設備費用等資料，因項目糾紛而發(fā)生索賠等所涉及的相關資料。（7）市場前期跟蹤項目、軍民融合、高端訪問等有關信息資料。（8）其他具有重要保存價值的文件材料。（9）以上重要檔案的紙質版及電子版。、二、境外企業(yè)歸檔文件材料要求（一）歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)，使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。（二）歸檔文件材料為原件，因故無原件的，將具有憑證作用的復制件歸檔并作出說明。（三）電子文件與其元數據一并歸檔，文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關要求。（四）歸檔文件材料一般一式一份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。三、境外企業(yè)文件材料的歸檔時間（一）境外單位產生的經營管理性文件材料可按照檔案管理有關規(guī)定在第二年上半年歸檔，也可根據境外單位的實際情況隨辦隨歸。（二）工程項目檔案可分階段或項目竣工半年內歸檔。（三）項目公司、項目部會計檔案可隨項目檔案一起歸檔，其他境外單位會計檔案可根據實際情況由上級單位確定歸檔時間。當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由單位會計管理機構臨時保管1年,再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的,應當經單位檔案管理機構同意,但單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過3年。（四）聲像檔案可隨各類檔案一并歸檔。（五）項目過程中產生的實物檔案可隨項目一并歸檔，重大事件產生的實物檔案要隨時歸檔。四、境外企業(yè)檔案保管（一）電子文檔存儲在云盤服務器的同時，要注意異地異質備份，尤其是重要文件，確保檔案數據安全。（二）境外單位應配備必要的符合檔案安全保管要求的設施設備保管檔案。（三）對所保管檔案定期檢查，為預防突發(fā)事件對檔案安全的影響，要制定檔案處理應急預案并定期演練，以備事故發(fā)生時能夠采取有效保護措施。（1）設定檔案避險場所，配備緊急轉移檔案所需的裝具和臨時保管檔案所必需的設施設備等。（2）如發(fā)生戰(zhàn)爭、突發(fā)自然災害等事件，嚴重危及境外檔案安全且無法轉移檔案時，在確保人身安全的前提下對檔案進行妥善處置，并及時將處置結果向主管單位報告。（3）在緊急轉移檔案時按照“先重要、后一般”的順序。預警程序一旦啟動，迅速對重要檔案裝箱，按照指定路線轉移至指定的臨時安置場所。（4）應急警報解除后，及時清點檔案，并將檔案損毀情況向主管單位報告。五、境外企業(yè)檔案利用境外專（兼）職檔案人員要根據實際情況和工作需要制定檔案利用程序，嚴格遵守，防止檔案丟失。（一）境外專（兼）職檔案人員要對所管檔案負保密職責，不得自行轉借，不得遺失、污損。（二）境外單位要結合本單位特點制定借閱制度，嚴格遵守，檔案借閱及