汝城縣家家潤超市采購制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1汝城縣家家潤超市簡介................................................1

2汝城縣家家潤超市采購制度現(xiàn)狀及流程..................................1

3汝城縣家家潤超市采購制度存在的問題..................................2

3.1供應(yīng)商管理制度不完善..........................................2

3.2庫存管理不規(guī)范...............................................2

3.3采購成本控制機制不完善........................................2

3.4崗位分配不合理................................................2

4汝城縣家家潤超市采購制度優(yōu)化設(shè)計....................................3

4.1完善供應(yīng)商管理制度............................................3

4.2規(guī)范庫存管理制度..............................................4

4.3完善采購成本控制機制..........................................6

4.4合理分配崗位..................................................7

5總結(jié)................................................................8

參考資料.............................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

汝城縣家家潤超市采購制度優(yōu)化設(shè)計

1汝城縣家家潤超市簡介

汝城縣家家潤超市立于2014-03-25，超市地址位于湖南省郴州市汝城縣土

橋鎮(zhèn)，所屬行業(yè)為零售業(yè)，經(jīng)營范圍包含：卷煙、雪茄煙、酒、預(yù)包裝食品、

散裝食品、乳制品（含嬰幼兒配方奶粉）、肉類、蔬菜水果、日用百貨零售。

2汝城縣家家潤超市采購制度現(xiàn)狀及流程

汝城縣家家潤超市主要銷售食品、生活用品等,超市規(guī)模小,在職人員較

少,由于崗位分配不合理,導(dǎo)致采購專業(yè)人員沒有分到合適的位置;開始超市認

為供應(yīng)商越少越好，可以集中采購,比較方便,但供應(yīng)商有時供貨不及時導(dǎo)致超

市缺貨,從而使得采購員不能及時了解市場行情,不能取得最優(yōu)惠的價格；工作

人員工作不到位，在盤點庫存商品時盤點錯誤，導(dǎo)致提供給供應(yīng)商的采購訂單

有偏差，嚴重影響超市利潤。

汝城縣家家潤超市目前的采購流程如圖1所示，由超市管理人員根據(jù)銷售

數(shù)量、超市庫存等信息進行分析，制定采購需求計劃，將采購需求計劃交給采

購人員，采購人員先了解各個供應(yīng)商的商品價格，和供應(yīng)商洽談合同和發(fā)送采

購訂單，供應(yīng)商發(fā)出商品，最后由庫存人員驗收入庫。

以下為汝城縣家家潤超市的具體采購流程圖。

圖1汝城縣家家潤超市采購流程圖

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3汝城縣家家潤超市采購制度存在的問題

3.1供應(yīng)商管理制度不完善

汝城縣家家潤超市只有三家供應(yīng)商，分別是汝城湘誼商貿(mào)有限公司（文具

百貨服裝等）、汝城縣清鳳商貿(mào)有限公司（卷煙、雪茄煙、酒、散裝食品、乳

制品等）、汝城縣宏興供銷有限公司（食雜菜果品等）。供應(yīng)商都專門負責(zé)一

大類，供應(yīng)商數(shù)量太少有好處也有壞處。好處是能夠集中采購可以節(jié)省人力、

物力。壞處有兩點。一是供應(yīng)商提供商品數(shù)量不足時，沒有其他供應(yīng)商備用，

導(dǎo)致有時供應(yīng)商供貨數(shù)量不足也沒有其他解決方案；二是供應(yīng)商數(shù)量太少，不

能了解市場行情，商品價格情況。比如，有次采購員采購某牛奶時，超市供應(yīng)

商供貨價格太高了,平常超市賣的價格是50元,供應(yīng)商供貨價格48元,采購員

就去其他的供應(yīng)商那里問價,發(fā)現(xiàn)他們那邊的價格偏低只要40元,最后在其他

供應(yīng)商那里采購這種牛奶。

3.2庫存管理不規(guī)范

商品入庫時商品擺放混亂，沒有進行商品進行分類管理，使得超市貨架缺

貨時倉管員找不到商品,以為倉庫沒有這類商品，倉管員會向采購員補貨請

求，采購員再向店長或副店長提出補貨申請，導(dǎo)致倉庫積貨。倉管人員清點存

貨時清點錯誤，錯誤的庫存信息會影響采購需求計劃，影響供應(yīng)商供貨數(shù)量和

類別。

3.3采購成本控制機制不完善

汝城縣家家潤超市采購成本偏高主要原因是進行采購之前采購員沒有進行

合理的安排,沒有制定采購預(yù)算。還有與供應(yīng)商之間的聯(lián)系不緊密，采購價格

不合理，缺少有經(jīng)驗的專業(yè)采購人員，采購人員素質(zhì)不高，在采購過程中“撈

油水”等原因?qū)е虏少弮r格偏高。

3.4崗位分配不合理

超市主要的崗位有1位店長、2位副店長、3名倉管員(主要負責(zé)超市商品

出庫、入庫、保管等工作)、3名采購員（主要負責(zé)進貨）、4名收銀員（超市

前臺收錢）、4名理貨員（主要負責(zé)商品貨架上貨、理貨）。專人沒有專用，

就是沒有把合適的人放到合適的位置，比如：有新員工宋琳在大學(xué)學(xué)的就是和

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采購有關(guān)專業(yè)，結(jié)果這個員工因為羞澀沒有主動講自己之前是學(xué)這個專業(yè)，結(jié)

果被分到倉管員崗位上。

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4.1完善供應(yīng)商管理制度

首先要開發(fā)供應(yīng)商，選擇合適、穩(wěn)定的供應(yīng)商。汝城縣家家潤超市在開發(fā)

供應(yīng)商時，不需要選擇行業(yè)內(nèi)最好的供應(yīng)商而是應(yīng)該選擇規(guī)模、層次與自身相

對應(yīng)的供應(yīng)商，這樣才不會有差距才可以滿足超市的需求。超市的店長和副店

長對各個供應(yīng)商提交的資料進行分析，主要是從價格和質(zhì)量上分析，他們在從

中選擇幾家供應(yīng)商協(xié)商價格和付款方式。與供應(yīng)商進行交易，通過多次交易對

供應(yīng)商的了解也會越來越多。其次，采購員根據(jù)多次交易質(zhì)量對各個供應(yīng)商進

行評估。從服務(wù)、價格、交貨期和質(zhì)量分析，就這四個指標劃分等級，如表1

所示，采購員在對供應(yīng)商進行打分，得分較高的可以成為超市的供應(yīng)商，但得

分低的我們將終止與他的合作。

表1汝城縣家家潤超市供應(yīng)商評分標準

項目評分等具體描述分值分得分

級布

服務(wù)好反饋積極，態(tài)度優(yōu)良20

較好反饋一般，態(tài)度良好18

一般反饋一般，態(tài)度一般10

較差反饋不積極，態(tài)度較差15

差不予反饋，態(tài)度差0

價格低明顯低于市場價格30

較低略低于市場價格25

一般與市場價格持平18

較高略高于市場價格10

高明顯高于市場價格8

交貨期及時按照合同規(guī)定時間20

基本正稍晚于合同時間，不影15

常響工作

滯后晚于合同時間，略微影10

響工作

嚴重滯嚴重拖后，對工作影響0

后很大

質(zhì)量好質(zhì)量優(yōu)良，完全符合要30

求

較好質(zhì)量良好，符合要求25

3

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合格質(zhì)量一般，基本符合要18

求。

不合格質(zhì)量有問題，部分指標10

達不到要求

差反饋不積極，態(tài)度較5

差。

4.2規(guī)范庫存管理制度

超市商品入庫時沒有嚴格擺放位置，隨意擺放。所以超市可以采用ABC分

類法。因為汝城縣家家潤超市的商品種類很多，為了降低工作難度，首先將超

市商品分為煙酒類、奶制品類、生鮮類、日常百貨類。煙酒類主要是香煙、雪

茄、紅酒、白酒，共1000多種等。奶制品類主要是牛奶、酸奶等，共800多

種。生鮮類主要是魚類、蔬菜、水果等，共1200多種。日常生活用品主要是

毛巾、牙膏、沐浴露等，共4000多種。從表2可以看出，煙酒類價值占比比

較大，但銷售量并不大，所以煙酒類不需要重點管理，只需要保證日常供應(yīng)。

奶制品和生鮮類價值不高，但它的銷售量很高，如果不加強管理會導(dǎo)致客戶不

滿意，使得客戶流失，從而把奶制品類和生鮮類劃為A類，煙酒類劃為B類，

日常用品類劃為C類。在根據(jù)銷售額繼續(xù)將各類商品劃分為A、B、C小類。如

表3，AA類、AB類銷售量多應(yīng)該重點管理，應(yīng)該經(jīng)常性盤點，AC、BA、BB銷

售量比較平常，對于容易壞的蔬菜、水果采用單周期庫存控制，而其他的商品

采用定期訂貨，需要隨時檢查和固定時間盤點。BC、CB、CA、CC銷售量一般簡

單管理固定時期盤點，計算銷售剩余量。表2是汝城縣家家潤超市倉庫劃分區(qū)

域，這樣可以提高上貨效率。

表2汝城縣家家潤超市各類商品的售賣情況（年度）

商品種類數(shù)量總成本（萬元）銷售金額（萬銷售額比類別

元）（%）

煙酒類1000402920.14B

奶制品類800205638.89A

生鮮類1200153927.08A

日常百貨類4000292013.89C

合計7000144100

表3汝城縣家家潤超市商品分類表

商品分類商品類別商品總數(shù)A類商品數(shù)B類商品數(shù)C類商品數(shù)

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A奶制品類800246429125

生鮮類1200318489393

B煙酒類1000156309535

C日常百貨類400012921960748

另外，超市應(yīng)采用先入先出的方法管理倉庫,把供應(yīng)商提供的商品按進庫

時間長短,來決定出庫,先入庫的商品先出庫。例如食品、飲料應(yīng)該根據(jù)它們?nèi)?/p>

庫時間在庫位擺放上進行劃分，在庫位標簽上注明入庫時間，在出庫時把先入

庫的商品提出。這樣可以降低商品過期、陳舊的風(fēng)險。

圖2汝城縣家家潤超市倉庫劃分圖

汝城縣家家潤超市為了使員工盡快適應(yīng)倉儲管理各項規(guī)定，熟練掌握作為

一名倉庫作業(yè)人員應(yīng)掌握的各項技能，正確認識倉儲的各項關(guān)鍵環(huán)節(jié)，促使員

工在知識、技能、能力和態(tài)度四個方面到得到提高，以保證員工能照預(yù)期的標

準或水平完成所承擔(dān)或?qū)⒁袚?dān)的，解決這個問題必不可少的是崗前培訓(xùn)，具

體措施如下：1、培訓(xùn)安排：（1）新員工入職安排進行理論培訓(xùn)，了解超市文

化及規(guī)章制度、崗位介紹、安全消防。（2）第一個星期現(xiàn)場學(xué)習(xí)，以“老帶

新”一對一學(xué)習(xí)上崗，熟悉作業(yè)環(huán)境和工作流程，把理論和實踐結(jié)合起來，熟

練運用到工作中。（3）第二個星期進行理論考試，超市入職時會發(fā)一本倉管

員作業(yè)指導(dǎo)書，里面有這個崗位的注意事項和具體操作。還會設(shè)置獎勵機制，

在理論考試中取得優(yōu)異成績的將會獲得獎金按成績第一名的獎勵100元，第二

名獎勵50元，第三名20元，倒數(shù)第一名將從工資扣10元，這樣可以激勵員

工好好工作。每個月都設(shè)置一次理論考試。

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另外，超市可以設(shè)置獎勵機制。在盤點時盤點人員不出錯會有獎勵，且攔

截其他盤點人出錯的也會有獎勵，但要是盤點出錯或供應(yīng)商提供商品數(shù)量與需

要數(shù)量相差太大就會有一定的懲罰。員工盤點錯誤懲罰將按造成的損失來確

認，小的損失可以只是罰款，大的損失有可能勸退并賠償。最后，還可以采用

雙向盤點法，就是兩個人或兩組人，從相反的方向?qū)ο虮P點，兩個人相互檢

查，可以防止一方出現(xiàn)盤點錯誤，及時發(fā)現(xiàn)。

4.3完善采購成本控制機制

第一，制定嚴格的采購計劃，降低采購風(fēng)險。就比如2023年1月1日，

再過十幾天就是過年了，按往年這個時間，超市蔬菜，食用油和各種調(diào)料都是

消耗比較大的，還有各種促銷商品。這個時候就要制定采購計劃，為春節(jié)期間

做準備。超市是由采購員根據(jù)庫存數(shù)量和銷售數(shù)量結(jié)合分析，填寫商品采購申

請表，在由副店長根據(jù)以前銷售情況對采購申請表，修正采購需求計劃，采購

員與供應(yīng)商進行洽談合同。

第二，熟悉商品的價格，建立價格檔案。采購價格是商品采購成本的最主

要的組成部分，也是采購成本控制的重點。超市應(yīng)該盡力熟悉商品的價格，盡

量減少自身對于商品價格認識的盲區(qū)，才能消除對供應(yīng)商的信息不對等，使得

在談判中爭取利益最大化。超市本來應(yīng)該對超市所以商品都建立價格檔案，但

由于超市有一類商品的價格是長期不變且價值很小，比如：所以類似商品可以

不建立價格檔案。而其他建立價格檔案的商品，根據(jù)每次購進商品價格都要準

確、詳細記錄，對于每次購進價格都應(yīng)該與之前的購進價格比較，如果是價格

上漲就要分析原因，看是內(nèi)部原因?qū)е碌倪€是外部原因?qū)е碌摹Ｖ缶鸵扇?/p>

管理措施如果價格下降了也同樣要找到下降的原因。汝城縣家家潤超市商品價

格檔案如表4（金龍魚花生油）

表4汝城縣家家潤超市價格檔案（金龍魚花生油）單位：元

商品名稱編碼規(guī)格數(shù)量進價售價進貨日期

金龍魚花（5L）10000箱4071852022-12-23

第三，挑選錄用專業(yè)采購人員或外聘采購專業(yè)人員。專業(yè)采購人員在超市

運營中是不可缺少的，它在采購過程中占據(jù)了主導(dǎo)位置。一是，業(yè)務(wù)經(jīng)理根據(jù)

超市的規(guī)模確定超市所需招聘采購人員人數(shù)，在招聘采購人員時要注意專業(yè)及

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經(jīng)驗，店長制度招聘信息，超市根據(jù)招聘信息選擇合適的人選，之后再由超市

業(yè)務(wù)經(jīng)理根據(jù)“老帶新”“有經(jīng)驗帶沒有經(jīng)驗”等情況分配最開始。由老員工

及有經(jīng)驗的員工對新員工及無經(jīng)驗的員工講授采購的經(jīng)驗和技巧，輸送正確的

采購理念，認識成本管理。新員工及無經(jīng)驗的員工加強自身專業(yè)知識、采購經(jīng)

驗等方面的提升，從而順利開展后續(xù)采購工作。二是，超市外聘采購方面的專

業(yè)人員，讓外聘采購人員對自己的采購員工培訓(xùn)，針對超市遇到的問題進行分

析并提出解決方案。給員工講清楚超市的采購業(yè)務(wù)流程，培養(yǎng)大局觀，與其

他員工配合好，把成本降到合理的位置。

第四，建立健全的監(jiān)督和舉報渠道，確保超市的物資采購整體計劃得到嚴

格、合理的落實，也能減少采購人員在采購時的“吃回扣”的現(xiàn)象。超市店長

應(yīng)該把業(yè)務(wù)經(jīng)理、采購人員與倉管人員建立信息共享體系，消息互通，這樣可

以相互監(jiān)督，提供效率，減低時間成本。另外還可以建立舉報渠道。超市專門

設(shè)置一個電話號碼和一個舉報箱。但凡發(fā)現(xiàn)誰在采購時弄虛作假都可以打電話

或?qū)懶?，目的是利用員工的積極性，杜絕采購人員的不正風(fēng)氣，是這類采購人

員不夠“吃回扣”。

4.4合理分配崗位

合理分配崗位，有利于超市能良好經(jīng)營。員工在入職前提交一份個人資

料，里面包括文化程度、專業(yè)、教育水平、興趣愛好等個人信息。店長在工作

分配時，要根據(jù)這份個人資料和崗位要求選擇合適的人選。在安置員工前，要

詳細了解不同崗位的工作內(nèi)容、在門店工作中的地位和作用、對店員素質(zhì)技能

的要求，作用、對店員素質(zhì)技能的要求等。同時，店長還要盡可能地了解該人

選的文化程度、教育水平，從而把符合這個崗位要求的員工安排到適合的崗位

上，提高用人的準確性，減少失誤。這次有三名員工，新員工宋琳大學(xué)學(xué)的時

有關(guān)采購方面的專業(yè)，平時比較細心。由于她學(xué)的是采購方面的專業(yè)，可以把

她分配到采購員，而新員工劉婷雖然只有高中學(xué)歷但她的組織能力和溝通能力

非常強，從這方面看可以把她分到促銷員和導(dǎo)購員，新員工肖揚學(xué)的是倉庫管

理方面的專業(yè)。而他應(yīng)該分到倉管員的崗位上。這個安排