邵陽千思家裝飾有限公司費用報銷方案優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1邵陽千思智造家裝飾有限公司概況............................................................................1

1.1公司簡介.............................................................................................................1

1.2公司組織架構(gòu).....................................................................................................1

2邵陽千思智造家裝飾有限公司費用報銷方案現(xiàn)狀....................................................2

2.1公司費用主要類型.............................................................................................2

2.2公司費用報銷流程.............................................................................................2

3邵陽千思智造家裝飾有限公司費用報銷方案存在的問題........................................3

3.1費用報銷制度不完善.........................................................................................3

3.2費用報銷的效率低.............................................................................................3

3.3存在不實報銷或者報銷不合理現(xiàn)象.................................................................3

3.4財務(wù)審核人員的技能存在缺陷..........................................................................4

4邵陽千思智造家裝飾有限公司費用報銷方案優(yōu)化設(shè)計............................................4

4.1完善費用報銷制度.............................................................................................4

4.1.1公司借款管理進行優(yōu)化..........................................................................5

4.1.2公司電話費管理優(yōu)化..............................................................................6

4.1.3公司采購材料費管理優(yōu)化......................................................................6

4.1.4公司其他費用管理優(yōu)化..........................................................................7

4.2采用OA系統(tǒng)進行費用報銷...............................................................................7

4.3加強費用報銷的審核制度.................................................................................7

4.4加強員工的培訓(xùn).................................................................................................8

5邵陽千思智造家裝飾有限公司費用報銷方案優(yōu)化設(shè)計總結(jié)....................................8

參考資料.........................................................................................................................10

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

邵陽千思智造家裝飾有限公司費用報銷方案優(yōu)化設(shè)

計

1邵陽千思智造家裝飾有限公司概況

湖南千思智造家裝飾有限公司創(chuàng)造于2003年，是一家集家居設(shè)計，裝修，

家居軟裝于一體的裝飾公司。近年來，它從原本的一家公司擴大于湖南各個城

市的各個分店。企業(yè)秉持著“愛與責(zé)任”的價值觀，讓家居生活更美好是他們

的愿景。本文主要介紹邵陽千思智造家裝飾有限公司，來對這家公司的費用報

銷方案進行改進設(shè)計。

1.1公司簡介

邵陽千思智造家裝飾有限公司在2017年湖南省邵陽市雙清區(qū)建設(shè)南路與

張家排交互出綠城水郡所成立，經(jīng)營范圍有：室內(nèi)外裝飾工程的設(shè)計、施工、

建筑材料、家具、窗簾、燈具等家居。該公司致力于為客戶提供更優(yōu)質(zhì)的家居

產(chǎn)品和服務(wù)，給員工提供更舒適的生活以及很大的發(fā)展空間。設(shè)計理念為“所

見即所得，效果圖1：1還原”。

表1-1公司概況表

公司名稱邵陽千思智造家裝飾有限公司

成立時間2017-08-08

注冊資本200萬

企業(yè)類型其他有限責(zé)任公司

所屬行業(yè)建筑裝飾、裝飾和其他建筑業(yè)

法定代表人謝斌

1.2公司組織架構(gòu)

與其他行業(yè)不同，邵陽千思智造家裝飾有限公司還需配對設(shè)計部，要通過

設(shè)計人員對客戶的要求進行還原，將客戶所想象的家居設(shè)計完美的展示出來。

而又由于每個客戶的戶型，客戶的要求不同，所以將設(shè)計部整體又分為家裝設(shè)

計部和工裝設(shè)計部。如下圖所示：

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董事會監(jiān)事會

總經(jīng)理

人市設(shè)網(wǎng)財

事場計絡(luò)務(wù)

部部部部部

家裝設(shè)計部工裝設(shè)計部

圖1-1公司組織架構(gòu)圖

2邵陽千思智造家裝飾有限公司費用報銷方案現(xiàn)狀

2.1公司費用主要類型

表2-1公司費用報銷主要類型

報銷費用內(nèi)容

辦公費辦公產(chǎn)品的購買，維修等費用

宣傳費對公司的新出產(chǎn)品的宣傳，在市內(nèi)進行發(fā)傳單等費用

差旅費員工因工作原因需外出住宿或者餐飲所需的費用

業(yè)務(wù)招待費公司需招待客戶產(chǎn)生的費用

電話費員工用移動或者固定電話所產(chǎn)生與公司相關(guān)業(yè)務(wù)的費用

職工薪酬費員工的基本工資和其他福利費

采購費裝修家居所需要的原材料的采購費用

交通費員工因工作需要乘坐計程車公交所花費的費用

2.2公司費用報銷流程

企業(yè)的費用報銷流程是一個至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，一個企業(yè)如果它的費用報銷

流程管理得當，那么給這一整個企業(yè)的財務(wù)管理具有很大程度的一個作用。以

下就是這家公司的費用報銷圖，如圖2-1公司費用報銷流程圖。

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報銷人員填寫相關(guān)部門主總經(jīng)理進行

《費用報銷單》管進行審核審核

財務(wù)主管審

出納付款

核

圖2-1公司費用報銷流程圖

3邵陽千思智造家裝飾有限公司費用報銷方案存在的問題

3.1費用報銷制度不完善

費用報銷整個流程制度對于絕大多數(shù)企業(yè)不夠受重視，但它確是企業(yè)最不

可或缺的一個流程。邵陽千思智造家裝飾有限公司整個費用報銷流程，首先并

沒有考慮到企業(yè)自身的實際情況出發(fā)，而只是照搬。實施起來會導(dǎo)致企業(yè)的費

用報銷制度與實際相背離，缺乏實際的操作性與可應(yīng)用性。其次整個流程并沒

有分門別類，所有的，不同種類的費用都只是用這一個流程進行，缺少針對性。

最后，公司的管理體制出現(xiàn)漏洞，就會讓某些人喜歡鉆空子。這會導(dǎo)致體制內(nèi)

部混亂，財務(wù)部門的相關(guān)崗位也會出現(xiàn)一定的差錯。

3.2費用報銷的效率低

公司的費用報銷流程工作特別繁多復(fù)雜，并且要經(jīng)常要重復(fù)整個流程，還

具有一定的時效性。首先是因為政策放開，公司的業(yè)務(wù)量肯定是不斷的增大，

導(dǎo)致員工費用報銷也是日益增多，所以這時候?qū)o公司帶來巨大的壓力。再

次，由公司的流程圖來看，需要審批的地方居多，整個過程所需要的時間頗多，

就會使得一項業(yè)務(wù)在報銷的流程停滯，也會讓員工產(chǎn)生負面情緒。最后，就是

如果其中的某一個審批人員請假，導(dǎo)致整個流程并不能完整的進行，還會無限

期地延長，因此就會導(dǎo)致員工申請報銷的難度飆升，公司的費用報銷的效率下

降，不利于公司在財務(wù)管理中的有效發(fā)展。

3.3存在不實報銷或者報銷不合理現(xiàn)象

首先由于報銷整個過程并沒有相對應(yīng)的人員對報銷人員進行監(jiān)督，有一些

員工就會為違反企業(yè)的原則，損壞財務(wù)道德，對一些無法報銷的費用而進行報

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銷，從里面撈取油水。還會有員工借用公司的名義，去報銷個人的餐費，燃油

費或者交通費等等，從中得到一些本不屬于的金錢。最后，還有部分的員工去

找其他的地方購買一些非法的或者無效的費用報銷單，發(fā)票。通過這些假發(fā)票

來做的無中生有，蒙混過關(guān)來進行申報。如果長此以往的話，公司就會面臨財

務(wù)管理的無法有效的發(fā)揮作用，公司的工作也沒有辦法按照正常的流程和相關(guān)

的制度有效的進行。

3.4財務(wù)審核人員的技能存在缺陷

因為有些財務(wù)審核人員可能并沒有接受很多的專業(yè)性知識的教育，或者就

是部分人員對于會計的知識的掌握還算不錯，但是他們不熟悉費用報銷，對費

用報銷并沒有學(xué)到很精的程度，就會導(dǎo)致他們可能會有不熟悉流程的情況而出

現(xiàn)各種問題，具體如表3-1所示。

表3-1報銷流程中產(chǎn)生的問題

問題舉例

原始票據(jù)填寫不規(guī)范用圓珠筆或者鉛筆填制票據(jù)；

書寫的內(nèi)容過于潦草；

金額的大小寫不一致；

對原始單據(jù)金額進行直接更改；

名稱沒有填寫全稱；

內(nèi)容填寫不全。

報銷的金額超支員工沒有乘坐性價比高的交通工具；

招待客戶花費超支。

審批流程不規(guī)范沒有權(quán)限審批的人員，對報銷業(yè)務(wù)單

進行審批。

其次，就是會計是一個實時更新的一門技能，它的概念和稅法經(jīng)常性更新，

雖然每年有會計的繼續(xù)性教育，但是它對于更新知識的轉(zhuǎn)化還是遠遠不夠，財

務(wù)人員對更新知識的融會貫通還是有待增強。因此就會導(dǎo)致財務(wù)人員在處理業(yè)

務(wù)時，對更新的政策不夠了解，導(dǎo)致公司的業(yè)務(wù)并不能符合國家的財務(wù)政策，

產(chǎn)生一定的影響。

4邵陽千思智造家裝飾有限公司費用報銷方案優(yōu)化設(shè)計

4.1完善費用報銷制度

企業(yè)的費用報銷流程存在一定的問題，公司的費用報銷流程過于單一沒有

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對公司的實際情況進行進一步的研究。為了讓整個公司的財務(wù)系統(tǒng)有效地運作

起來，發(fā)揮其效用，應(yīng)該對每一個環(huán)節(jié)進行設(shè)計，應(yīng)用。

4.1.1公司借款管理進行優(yōu)化

表4-1借款類型內(nèi)容

出差借款出差的員工需要借款必須要填制《出差申請表》，然后經(jīng)由上級

對該表進行審批，在憑借著該表來財務(wù)部門來辦理相應(yīng)的借款，

并且在出差回來以后一個星期之內(nèi)報銷該筆借款。

業(yè)務(wù)費借款借款員工要填寫《借款審批單》，經(jīng)審批后，去財務(wù)部門領(lǐng)取相

應(yīng)的額度，同時辦理人應(yīng)該及時對該筆業(yè)務(wù)進行報賬，不得留到

下一個月。

緊急事項借款申請緊急事項可以直接憑借審核后的《簽呈》復(fù)印件，去財務(wù)部

批準的額度進行借款，事后一星期內(nèi)必須要報賬，不允許跨月借

支。

注意：第一，所有的事項如果超過2000元必須要提前通知財務(wù)部人員去銀

行進行提取；第二，如果所申請的金額超過了已經(jīng)審批單的金額，財務(wù)人員是

有權(quán)利拒絕支付；第三，如果到了規(guī)定的時間還沒有進行報賬，那么會從報賬

人員的工資里面進行扣除；第四，如果上一筆金額還沒歸還，無法申請下一筆

金額的借款。

流程如下：

借款人填寫相

應(yīng)的審批單

經(jīng)辦人簽名部門的主管簽財務(wù)進行復(fù)總經(jīng)理審

名或者蓋章核批

出納付款

圖4-1公司借款流

程

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4.1.2公司電話費管理優(yōu)化

表4-2公司電話費類型內(nèi)容

移動通訊費員工的手機費用報銷，每個人固定100元/月

固定電話費公司為了工作方便設(shè)置的固定電話，每月末進行總結(jié)整理，報銷

注意：第一，員工不能使用公司固定電話進行私人通話；第二，如果業(yè)務(wù)

多，且都是通過手機對客戶進行通訊，可以向上級進行反應(yīng)申請話費補貼。

流程如下：

月末各部門指定人員對

部門主管財務(wù)人員復(fù)

固定電話話費統(tǒng)計，填寫

進行審核核

《報銷結(jié)算單》

該人員去出納總經(jīng)理審批

處簽字領(lǐng)取固

定話費費用

移動通訊員工每月20號去

費費用出納處簽字領(lǐng)取

圖4-2公司電話費報銷流程

4.1.3公司采購材料費管理優(yōu)化

公司的采購費用主要是先根據(jù)設(shè)計部人員與客戶溝通商量好客戶的需求進

行設(shè)計，然后再給出方案進行優(yōu)化設(shè)計，最終定下方案交由市場部進行采購。

具體流程如下：

設(shè)計部進行方市場部市場部采購人員進行采購，

案設(shè)計，整理填制《采主管進并填寫《付款通知書》

出所需材料購單》行審核附上發(fā)票等

出納付總經(jīng)理審財務(wù)部采購主管進

款批復(fù)核行審核

圖4-3采購費用報銷流程

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4.1.4公司其他費用管理優(yōu)化

公司的其他費用報銷基本上是經(jīng)辦人填寫相應(yīng)的審批單，根據(jù)審批單交由

部門主管進行審核，然后再由財務(wù)部門進行復(fù)核，總經(jīng)理進行審批，審批通過

后允許報銷。但是實際報銷的費用不能超過審批單上面的費用，如果超過財務(wù)

人員可以拒絕報銷。如果金額超過2000元，需要提前兩天向財務(wù)部進行告知，

如若未告知，財務(wù)人員也可以拒絕報銷。

4.2采用OA系統(tǒng)進行費用報銷

從各個流程來看，其實很多流程都是有相同的的地方，公司可以刪除一些

重復(fù)的流程，將一些相似的地方進行整理合并，然后再增加一點必要的環(huán)節(jié)，

讓整個流程變得簡短一點，但實際上要比原來更有效一點，進而能夠提高企業(yè)

費用報銷的效率。其次，可以根據(jù)OA系統(tǒng)建立公司與員工進行連接，把線下的

流程安排到線上完成，員工通過OA系統(tǒng)可以將業(yè)務(wù)的單據(jù)上傳到系統(tǒng)里面，可

以通過系統(tǒng)進行費用的報銷，然后主管可以設(shè)置自己的電子簽名，實行定位簽

字或者蓋章。這樣員工就不需要拿著紙質(zhì)的單據(jù)找主管簽字，也不會因為公司

的某一位審核主管請假而導(dǎo)致整個流程無法進行。通過OA系統(tǒng)能夠大大提升公

司業(yè)務(wù)流程的效率。

上傳

員工線下審核企業(yè)主管

OA

填制單據(jù)

系統(tǒng)

圖4-4OA系統(tǒng)流程

4.3加強費用報銷的審核制度

在報銷費用時難免會有員工從公夾私，那么公司應(yīng)該在審核的時候就應(yīng)該

對那一筆業(yè)務(wù)發(fā)生的時間，支付的方式，支付的時間，支付的金額，以及為什

么會支付進行進一步的審核，從而確保原始憑證的準確性。第一，主要是對公

司的業(yè)務(wù)招待費的審核，應(yīng)該關(guān)注業(yè)務(wù)招待的時間，場所。如果是去吃飯，應(yīng)

該要看用餐的人數(shù)有多少，然后結(jié)合那家餐館的菜的價格，計算所需要的金額，

看是否能夠?qū)?yīng)。如果是給客戶提供住宿，那么就需要去了解那家酒店的房間

的金額，對應(yīng)客戶住的天數(shù)進行計算。

第二，對于辦公費以及宣傳費，辦公費要查詢辦公用品的單價，以及辦公

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用品如若需要更換那么辦公用品的損毀程度也應(yīng)該能夠了解到。至于宣傳費，

公司主要是通過發(fā)傳單的宣傳方式，就要看發(fā)傳單請的兼職的時薪是多少來對

應(yīng)。

第三，差旅費應(yīng)該在員工報銷的時候，可以列出一份報銷清單，看里面的

內(nèi)容以及費用是否能夠?qū)Φ纳显紤{證上的費用，員工對于距離不太遠，能夠

乘坐高鐵大巴能夠到達的地方，應(yīng)該優(yōu)先選擇這些，且需要乘坐二等座，如果

是部門主管或者總經(jīng)理可以選擇一等座。但是飛機只能乘坐普通艙，如果需要

提升，不允許報銷。對于外出的酒店選擇，應(yīng)該接受一天200元之內(nèi)的酒店，

超出公司不報銷。吃飯給予一天100元的餐補，超出需員工自己補貼。

4.4加強員工的培訓(xùn)

公司在費用報銷的過程中，員工的對于會計知識的更新程度，內(nèi)容的了解

有所欠缺，公司應(yīng)該對財務(wù)人員在費用報銷上進行技能考核，定期組織人員進

行會計，稅法，票據(jù)等一系列與財務(wù)相關(guān)知識的培訓(xùn)。

進行OA系統(tǒng)對每年更新的對稅法知識的對會計憑證，票

操作培訓(xùn)初會知識培訓(xùn)擴充培訓(xùn)據(jù)填寫培訓(xùn)