《跟著名師學(xué)電腦Excel應(yīng)用入門實(shí)例》課件-第16章

實(shí)例16社區(qū)常住人口情況分析—?jiǎng)?chuàng)建與更新數(shù)據(jù)透視表—改變數(shù)據(jù)透視表的布局—使用切片器查看數(shù)據(jù)—?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖

學(xué)習(xí)情境

社區(qū)辦事處要求秘書(shū)小李制作中秋節(jié)活動(dòng)方案，為了豐富方案內(nèi)容，使閱讀方案的人能夠清晰明了地查看數(shù)據(jù)，小李決定將方案中有關(guān)人員情況分析的部分使用圖表的方式呈現(xiàn)給大家。

編排效果

掌握技能

通過(guò)本實(shí)例，將學(xué)會(huì)以下技能：

創(chuàng)建與更新數(shù)據(jù)透視表。

改變數(shù)據(jù)透視表的布局。

使用切片器查看數(shù)據(jù)。

創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖。

取消隱藏

Excel數(shù)據(jù)表中有時(shí)會(huì)包含隱藏?cái)?shù)據(jù)，行或列被隱藏后，其行號(hào)或列號(hào)將不再連續(xù)，如果需要再次查看隱藏?cái)?shù)據(jù)，則需進(jìn)行取消隱藏的操作。

1.打開(kāi)實(shí)例9中建立完成的“祥和社區(qū)常住人口信息”表。

2.選中列G:N。

3.在選中區(qū)域的空白位置，右鍵單擊打開(kāi)快捷菜單。

4.單擊“取消隱藏”命令取消隱藏的數(shù)據(jù)。整理顯示后的數(shù)據(jù)，刪除不需要的行和列，如行9和列G。1.打開(kāi)3.右擊2.選中4.單擊

5.將鼠標(biāo)置于F7單元格的右下方，當(dāng)鼠標(biāo)呈“”形狀時(shí)，向右拖動(dòng)至?L7?單元格，應(yīng)用表格套用的格式。5.拖動(dòng)

6.單擊“文件”選項(xiàng)卡→“另存為”命令，打開(kāi)“另存為”對(duì)話框，選擇工作簿的另存位置。

7.在“文件名”欄中輸入“祥和社區(qū)常住人口情況分析”。

8.單擊“保存”按鈕返回到另存的工作簿。6.選擇8.單擊7.輸入

創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

數(shù)據(jù)透視表是一種可以輕松排列和匯總復(fù)雜數(shù)據(jù)的交互式工具。使用數(shù)據(jù)透視表可以從不同角度出發(fā)，匯總信息、分析結(jié)果以及摘要數(shù)據(jù)。

1.單擊工作表中表或數(shù)據(jù)區(qū)域的任意位置，選中需要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行分析的表或數(shù)據(jù)區(qū)域。

2.單擊“表格工具”功能區(qū)→“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡→“工具”組→“通過(guò)數(shù)據(jù)透視表匯總”按鈕。2.單擊1.單擊

3.在打開(kāi)的“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對(duì)話框中，“選擇一個(gè)表或區(qū)域”項(xiàng)已被自動(dòng)選中，如需更改，可單擊“選取”按鈕，更改數(shù)據(jù)范圍。

4.選中“新工作表”項(xiàng)，將其作為放置數(shù)據(jù)透視表的位置。

5.單擊“確定”按鈕，并在Sheet1中創(chuàng)建一個(gè)空白數(shù)據(jù)透視表。4.選中5.單擊3.單擊

6.選中第一和第二行。

7.單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡→“單元格”組→“刪除”按鈕→“刪除工作表行”項(xiàng)。6.選中7.單擊

添加數(shù)據(jù)透視表字段

工作表Sheet1中為數(shù)據(jù)透視表的報(bào)表生成區(qū)域，其分析結(jié)果會(huì)根據(jù)選擇字段的不同實(shí)時(shí)更新。單擊報(bào)表區(qū)域激活“數(shù)據(jù)透視表字段列表”欄，在其中設(shè)置報(bào)表所需的字段。

“行標(biāo)簽”項(xiàng)的每個(gè)字段成為一行，“列字段”項(xiàng)的每個(gè)字段成為一列，“數(shù)值”項(xiàng)將自動(dòng)計(jì)算包含字段的匯總信息，“報(bào)表篩選”區(qū)域可選擇字段相關(guān)的內(nèi)容實(shí)現(xiàn)報(bào)表篩選。

1.單擊A1單元格。

2.選擇要添加到報(bào)表的字段：“姓名”、“性別”、“年齡”和“在崗情況”。

3.單擊數(shù)據(jù)透視表字段列表設(shè)置按鈕，可設(shè)置各字段標(biāo)簽項(xiàng)的布局，選中“字段節(jié)和區(qū)域節(jié)并排”項(xiàng)。

2.選擇1.單擊3.選中

4.在數(shù)據(jù)透視表字段列表設(shè)置欄中，單擊“行標(biāo)簽”項(xiàng)內(nèi)的“在崗情況”字段。

5.在打開(kāi)的下拉列表中，選中“移動(dòng)到列標(biāo)

簽”項(xiàng)。

6.?在數(shù)據(jù)透視表字段列表設(shè)置欄中，單擊“行標(biāo)簽”項(xiàng)內(nèi)的“性別”字段。

7.在打開(kāi)的下拉列表中，選中“上移”項(xiàng)。

選擇匯總方式

匯總方式包括求和、計(jì)數(shù)、平均值、方差等，在數(shù)值欄添加字段時(shí)，會(huì)自動(dòng)生成求和項(xiàng)。此時(shí)，可根據(jù)數(shù)值的特征或數(shù)據(jù)分析需求，再次修改。

1.單擊“求和項(xiàng)：年齡”所在單元格，如A1。

2.單擊“數(shù)據(jù)透視表工具”功能區(qū)→“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡→“活動(dòng)字段”組下方的箭頭。

3.單擊“字段設(shè)置”按鈕，打開(kāi)“值字段設(shè)置”對(duì)話框。2.單擊1.單擊3.單擊

4.在“值匯總方式”選項(xiàng)卡中，選中“計(jì)數(shù)”項(xiàng)。

5.單擊“確定”按鈕返回并生成新的報(bào)表內(nèi)容。4.選中5.單擊效果

設(shè)置顯示方式

Excel2010中提供的數(shù)據(jù)透視表樣式與老版本的有所區(qū)別，如果需要，可通過(guò)數(shù)據(jù)透視表選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置。

1.選中透視表，單擊“數(shù)據(jù)透視表工具”功能區(qū)→“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡→“數(shù)據(jù)透視表”組→“選項(xiàng)”按鈕。1.單擊

2.在打開(kāi)的“數(shù)據(jù)透視表選項(xiàng)”對(duì)話框中，單擊“顯示”選項(xiàng)卡。

3.選中“經(jīng)典數(shù)據(jù)透視表布局”項(xiàng)。2.單擊3.選中

4.單擊“布局和格式”選項(xiàng)卡。

5.選中“合并且居中排列帶標(biāo)簽的單元格”項(xiàng)。

6.取消“對(duì)于空單元格，顯示”項(xiàng)的勾選狀態(tài)。

7.單擊“確定”按鈕完成設(shè)置。5.選中4.單擊7.單擊6.取消

刷新數(shù)據(jù)透視表

當(dāng)源數(shù)據(jù)的值發(fā)生變化時(shí)，可使用刷新功能更新數(shù)據(jù)透視表。

1.單擊“祥和社區(qū)常住人口信息”工作表。

2.單擊B7單元格，將其身份證號(hào)數(shù)據(jù)由“41090919650601134x”修改為“41090919530601134x”。

3.單擊“輸入”按鈕完成修改。因?yàn)樯矸葑C號(hào)中的出生年份發(fā)生了變化，則此人的年齡和在崗情況也發(fā)生了變化。2.修改1.單擊3.單擊效果

4.單擊“Sheet1”工作表。

5.單擊“數(shù)據(jù)透視表工具”功能區(qū)→“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡→“數(shù)據(jù)”組→“刷新”按鈕，更新報(bào)表數(shù)據(jù)。效果5.單擊4.單擊

設(shè)置報(bào)表布局和樣式

添加字段、設(shè)置顯示方式，以及在數(shù)據(jù)透視表中按所需方式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總后，往往還需要設(shè)置報(bào)表的布局和樣式，從而提高報(bào)表的可讀性。

1.選中數(shù)據(jù)透視表，單擊“數(shù)據(jù)透視表工具”功能區(qū)→“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡→“布局”組→“報(bào)表布局”按鈕。

2.在下拉列表中，選中“以大綱形式顯示”項(xiàng)。

3.選中“數(shù)據(jù)透視表樣式”組→“鑲邊行”項(xiàng)。2.選中1.單擊3.選中

4.單擊“數(shù)據(jù)透視表樣式”組中的下拉箭頭。4.單擊

5.選中“數(shù)據(jù)透視表樣式中等深淺2”項(xiàng)，應(yīng)用報(bào)表樣式。5.選中

使用切片器查看數(shù)據(jù)

切片器工具是Excel2010的新增功能，它不僅能輕松地對(duì)數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行篩選操作，還可以非常直觀地查看篩選信息。

1.單擊“數(shù)據(jù)透視表工具”功能區(qū)→“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡→“排序和篩選”組→“插入切片器”按鈕。1.單擊

2.在打開(kāi)的“插入切片器”

對(duì)話框中，選中“年齡”項(xiàng)。

3.單擊“確定”按鈕完成插入。2.選中3.單擊

4.單擊切片器的項(xiàng)，可查看每一項(xiàng)的報(bào)表數(shù)據(jù)。

根據(jù)數(shù)據(jù)的篩選需要可建立多個(gè)切片器，在切片器中可選擇一個(gè)字段進(jìn)行篩選，也可選擇多個(gè)字段組合篩選。4.單擊

設(shè)置切片器

切片器的字體格式、字體顏色、填充樣式等不能通過(guò)“開(kāi)始”選項(xiàng)卡中的命令來(lái)進(jìn)行設(shè)置，而需在選中切片器激活“切片器工具”后的“切片器樣式”組中設(shè)置。

1.選中需要設(shè)置樣式的切片器。

2.單擊“切片器工具”功能區(qū)→“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡→“切片器樣式”組→“快速樣式”按鈕。

3.在下拉列表中，選中“切片器樣式淺色6”項(xiàng)。

4.在“按鈕”組中，輸入“列”的值為“6”。

5.在“大小”組中，輸入“高度”值為“3厘米”，“寬度”值為“13.55厘米”。

移動(dòng)切片器的位置

1.選中1～6行。

2.在選中行的行號(hào)處，右鍵單擊，打開(kāi)快捷菜單。

3.單擊“插入”項(xiàng)，一次性插入6行。2.右擊1.選中3.單擊

4.將鼠標(biāo)置于切片器的任意位置，當(dāng)鼠標(biāo)呈“”形狀時(shí)，拖動(dòng)切片器至A1:F6單元格區(qū)域。

根據(jù)報(bào)表的布局和大小設(shè)置切片器，有助于提高數(shù)據(jù)查看的效率，減少切片器與報(bào)表之間切換的頻率。4.拖動(dòng)

5.單擊切片器右上角的“清除篩選器”按鈕或者組合鍵“Alt+C”，可取消篩選。5.單擊

創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖

使用數(shù)據(jù)透視圖能夠?qū)?shù)據(jù)透視表中的報(bào)表數(shù)據(jù)圖形化，使數(shù)據(jù)以更明了的方式體現(xiàn)。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖的方式與創(chuàng)建圖表的方式相似。

1.選中數(shù)據(jù)透視表。

2.單擊“數(shù)據(jù)透視表工具”功能區(qū)→“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡→“工具”組→“數(shù)據(jù)透視圖”按鈕。2.單擊1.選中

3.在打開(kāi)的“插入圖表”對(duì)話框中，單擊“柱形圖”項(xiàng)。

4.在圖表預(yù)覽區(qū)域，選中“百分比堆積柱形圖”。

5.單擊“確定”按鈕完成創(chuàng)建。

6.選中數(shù)據(jù)透視圖，單擊“數(shù)據(jù)透視圖工具”功能區(qū)→“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡→“數(shù)據(jù)”組→“切換行/列”按鈕。3.單擊4.選中5.單擊6.單擊

選擇存放位置

1.選中數(shù)據(jù)透視圖，單擊“數(shù)據(jù)透視圖工具”功能區(qū)→“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡→“位置”組→“移動(dòng)圖表”按鈕。

2.在打開(kāi)的“移動(dòng)圖表”對(duì)話框中，選中“新工作表”項(xiàng)，使用默認(rèn)圖表名稱“Chart1”。

3.單擊“確定”按鈕完成圖表的移動(dòng)。1.單擊2.選中3.單擊

重命名圖表名稱

當(dāng)在Excel工作表中插入圖表時(shí)，Excel會(huì)給每個(gè)圖表賦予一個(gè)默認(rèn)的名稱，如“圖表1”、“Chart1”等。若希望給圖表指定一個(gè)友好的名字，方便識(shí)別，需進(jìn)行以下設(shè)置。

1.單擊“數(shù)據(jù)透視圖工具”功能區(qū)→“布局”選項(xiàng)卡→“屬性”組→“圖表名稱”項(xiàng)。

2.輸入新圖表名稱，按“Enter”鍵完成重命名。

修改坐標(biāo)軸刻度單位

默認(rèn)情況下，創(chuàng)建圖表時(shí)，Excel會(huì)確定圖表中垂直（值）坐標(biāo)軸的最小和最大刻度值，以及主要和次要刻度單位。但是，也可以自定義刻度以滿足不同的應(yīng)用環(huán)境。

1.單擊“數(shù)據(jù)透視圖工具”功能區(qū)→“布局”選項(xiàng)卡→“坐標(biāo)軸”組。

2.在下拉列表中，單擊“主要縱坐標(biāo)軸”→“其他主要縱坐標(biāo)軸選項(xiàng)”項(xiàng)。2.單擊1.單擊

3.在打開(kāi)的“設(shè)置坐標(biāo)軸格式”對(duì)話框中，單擊“坐標(biāo)軸選項(xiàng)”欄。

4.改變“主要刻度單位”的設(shè)置方式，選中“固定”項(xiàng)。

5.在右側(cè)的編輯欄中，輸入“0.2”。

6.單擊“確定”按鈕完成設(shè)置。3.單擊4.選中5.輸入6.單擊

置透視圖文字樣式

1.單擊“數(shù)據(jù)透視圖工具”功能區(qū)→“布局”選項(xiàng)卡→“標(biāo)簽”組→“圖表標(biāo)題”按鈕。

2.在下拉列表中，單擊“圖表上方”項(xiàng)，插入圖表標(biāo)題。

3.在圖表標(biāo)題中，輸入“人員在崗情況分析”。2.單擊1.單擊3.輸入

4.選中圖表標(biāo)題，設(shè)置字號(hào)為“28”號(hào)。

5.選中水平(類別)軸，設(shè)置字號(hào)為“16”號(hào)。

6.選中圖例，設(shè)置字號(hào)為“16”號(hào)。

7.選中垂直(值)軸，設(shè)置字號(hào)為“16”號(hào)。5.設(shè)置4.設(shè)置6.設(shè)置7.設(shè)置

8.選中圖表標(biāo)題，并選中“數(shù)據(jù)透視圖工具”功能區(qū)→“格式”選項(xiàng)卡→“藝術(shù)字樣式”組→“快速樣式”按鈕→“填充-茶色，文本2，輪廓-背景2”項(xiàng)。8.選中

篩選透視圖數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)透視圖與一般的圖表的區(qū)別在于：是否具有分析和統(tǒng)計(jì)的功能。在數(shù)據(jù)透視圖中，包含報(bào)表篩選、圖例字段、軸字段和數(shù)值項(xiàng)，分別與數(shù)據(jù)透視表中的報(bào)表篩選、列標(biāo)簽、行標(biāo)簽和數(shù)值項(xiàng)相對(duì)應(yīng)。因此，使用字段按鈕，可在數(shù)據(jù)透視圖實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的排序和篩選。

1.單擊“性別”字段按鈕，打開(kāi)“排序與篩選”快捷菜單。

2.取消性別為“女”項(xiàng)的勾選狀態(tài)。

3.單擊“確