非營利組織采購管理制度及流程

非營利組織采購管理制度及流程一、制定目的及范圍為提升非營利組織的采購效率，確保采購活動的透明性和合規(guī)性，特制定本采購管理制度。該制度適用于組織內(nèi)所有采購活動，包括項目采購、日常采購、應急采購等，旨在規(guī)范采購流程，降低采購成本，確保資源的合理利用。二、采購原則采購活動應遵循以下原則：1.公正性：所有采購活動應在公平、公正的基礎上進行，確保各供應商有平等的競爭機會。2.透明性：采購過程應公開透明，確保所有相關人員能夠了解采購的決策依據(jù)和結(jié)果。3.合規(guī)性：采購活動必須遵循相關法律法規(guī)及組織內(nèi)部規(guī)章制度，確保合法合規(guī)。4.經(jīng)濟性：在滿足質(zhì)量要求的前提下，優(yōu)先選擇價格合理的供應商，以降低采購成本。5.質(zhì)量優(yōu)先：采購物資應符合質(zhì)量標準，確保其能夠滿足組織的實際需求。三、采購流程1.采購申請采購活動由需求部門提出申請，需填寫“采購申請表”，并附上相關的需求說明和預算依據(jù)。申請表應明確采購物資的名稱、數(shù)量、用途及預算金額。需求部門需在申請前與倉庫核對庫存情況，避免不必要的重復采購。2.申請審核采購申請?zhí)峤缓?，由財務部門和相關管理層進行審核。審核內(nèi)容包括預算的合理性、采購物資的必要性及合規(guī)性。審核通過后，申請將進入詢價階段。3.詢價與比價各部門需對所需物資進行市場調(diào)研，至少聯(lián)系三家合格供應商進行詢價。詢價時應明確物資的規(guī)格、數(shù)量及交貨時間。各部門需將詢價結(jié)果匯總，并填寫“詢價記錄表”，以便后續(xù)比價和決策。4.選擇供應商根據(jù)詢價結(jié)果，需求部門需對各供應商的報價進行分析，綜合考慮價格、質(zhì)量、交貨期及服務等因素，選擇最優(yōu)供應商。選擇結(jié)果需填寫“供應商選擇表”，并附上詢價記錄作為依據(jù)。5.審批流程選擇供應商后，需將“供應商選擇表”及相關文件提交給管理層進行審批。審批通過后，方可進行采購訂單的下達。審批流程應確保各級管理人員對采購決策的知情和監(jiān)督。6.采購實施采購人根據(jù)審批結(jié)果與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。合同中應包括物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間及付款方式等條款。采購人需跟蹤訂單的執(zhí)行情況，確保供應商按時交貨。7.驗收與入庫物資到貨后，相關人員需對照采購合同進行驗收，檢查物資的數(shù)量和質(zhì)量是否符合要求。驗收合格后，需填寫“驗收記錄表”，并將物資入庫。若發(fā)現(xiàn)問題，應及時與供應商溝通處理。8.付款與報銷驗收合格后，采購人需將相關單據(jù)（如采購合同、驗收記錄、發(fā)票等）提交財務部門進行付款。財務部門應在審核無誤后，按照合同約定的付款方式進行支付。所有采購活動需在貨物到達后一個月內(nèi)完成報銷，逾期將不予受理。四、特殊采購流程針對特定情況，非營利組織可采取以下特殊采購流程：1.應急采購在突發(fā)情況下，需迅速采購物資時，由應急小組負責。應急采購無需經(jīng)過常規(guī)詢價流程，但需在事后進行備案，說明采購原因及所選供應商的情況。2.集中采購對于常規(guī)性、批量采購的物資，各部門可在每月固定時間集中提交采購需求，由專人負責統(tǒng)一采購，以降低成本和提高效率。3.小額采購對于金額較小的采購，采購人可在獲得部門負責人同意后，直接向