零售行業(yè)商品采購管理流程

零售行業(yè)商品采購管理流程一、制定目的及范圍隨著零售行業(yè)競爭的加劇，商品采購管理的重要性愈發(fā)凸顯。為了提高采購效率，降低采購成本，確保商品質(zhì)量，特制定本流程。本流程適用于所有零售企業(yè)的商品采購，涵蓋商品的選擇、供應(yīng)商管理、采購執(zhí)行及后續(xù)評估等環(huán)節(jié)，力求實現(xiàn)科學(xué)、規(guī)范、高效的采購管理。二、采購原則采購應(yīng)遵循以下原則，以確保采購決策的科學(xué)性和合理性：1.公正性：采購過程應(yīng)保持公開透明，確保各方權(quán)益。2.質(zhì)量優(yōu)先：選擇符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商和商品，確保商品的質(zhì)量和安全性。3.成本控制：在保證質(zhì)量的前提下，追求合理的采購價格，最大程度降低成本。4.長期合作：優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)和穩(wěn)定供貨能力的供應(yīng)商，建立長期合作關(guān)系。三、采購流程1.需求確認(rèn)各門店和部門應(yīng)根據(jù)銷售情況和市場需求，提前提出商品采購需求。需求確認(rèn)時需考慮以下因素：商品種類及規(guī)格預(yù)計采購數(shù)量預(yù)期到貨時間需求確認(rèn)后，由各門店經(jīng)理或部門負(fù)責(zé)人匯總需求，并上報至采購部門。2.市場調(diào)研在收到采購需求后，采購部門需進(jìn)行市場調(diào)研，了解當(dāng)前市場價格、供應(yīng)鏈動態(tài)及潛在供應(yīng)商。調(diào)研內(nèi)容包括：競爭對手的采購情況主要供應(yīng)商的市場份額及信譽(yù)新興供應(yīng)商的評估此階段的調(diào)研將為后續(xù)詢價和供應(yīng)商選擇提供依據(jù)。3.供應(yīng)商篩選通過市場調(diào)研，采購部門需篩選合適的供應(yīng)商，選擇標(biāo)準(zhǔn)包括：供應(yīng)商的資質(zhì)與信譽(yù)供應(yīng)商的供貨能力及交貨周期商品質(zhì)量與價格篩選后，形成供應(yīng)商名單，并進(jìn)行初步溝通，確認(rèn)其是否具備合作意向。4.詢價與報價采購部門向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價函，詢價內(nèi)容包括：商品詳細(xì)規(guī)格及要求預(yù)計采購數(shù)量交貨時間及地點各供應(yīng)商需在規(guī)定時間內(nèi)回復(fù)報價，采購部門需收集至少三家供應(yīng)商的報價信息，以確保價格的競爭性。5.報價評估與核價在收到報價后，采購部門需對報價進(jìn)行評估，考慮因素包括：商品價格與市場均價的對比供應(yīng)商的信用記錄及歷史合作情況交貨時間的合理性評估結(jié)果須形成書面材料，并提交給相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。6.審批流程根據(jù)企業(yè)內(nèi)部規(guī)定，采購決策需經(jīng)過多級審批。審批內(nèi)容包括：采購需求的合理性供應(yīng)商選擇的合規(guī)性采購預(yù)算的控制各級審批需在規(guī)定時間內(nèi)完成，確保采購流程的高效性。7.采購實施在審批通過后，采購部門需與供應(yīng)商簽訂采購合同，合同應(yīng)詳細(xì)規(guī)定：商品規(guī)格及數(shù)量單價及總金額交貨時間及方式質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)合同簽署后，采購部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)采購進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時交貨。8.驗收與入庫商品到貨后，門店或倉庫需對商品進(jìn)行驗收，驗收內(nèi)容包括：商品數(shù)量的核對商品質(zhì)量的檢查包裝及外觀的完整性驗收合格后，商品入庫，相關(guān)記錄需及時更新，確保庫存信息的準(zhǔn)確性。9.付款與結(jié)算商品驗收合格后，采購部門需根據(jù)合同條款進(jìn)行付款。付款流程包括：提交付款申請財務(wù)審核及付款付款后，相關(guān)憑證需妥善保存，以備后續(xù)審計和對賬。10.績效評估與反饋每次采購?fù)瓿珊?，采購部門需對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括：商品質(zhì)量交貨及時性服務(wù)態(tài)度通過評估結(jié)果，采購部門可決定是否繼續(xù)與該供應(yīng)商合作，同時反饋給供應(yīng)商，促進(jìn)其改進(jìn)服務(wù)。四、備案與檔案管理所有采購記錄及合同文件需進(jìn)行妥善保存，形成采購檔案，以備日后查閱和審計。檔案內(nèi)容包括：采購申請及審批記錄供應(yīng)商報價及評估材料簽署的采購合同驗收及入庫記錄付款記錄五、采購紀(jì)律與培訓(xùn)采購人員應(yīng)遵循職業(yè)道德，保持公正、透明的采購行為。對采購人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高其專業(yè)素養(yǎng)和市場分析能力，以確保采購流程的順暢與高效。六、流程優(yōu)化與改進(jìn)建立反饋機(jī)制，定期收集各部門對采購流程的意見與建議，根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)整