高校檔案數(shù)字化建設(shè)的難點與對策

摘要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校檔案數(shù)字化已成為提升檔案管理效率、實現(xiàn)資源共享和挖掘檔案深層價值的重要手段。隨著地方高校的不斷深化改革，高校檔案管理工作迎來了全新的機遇和挑戰(zhàn)，面對高校檔案數(shù)字化發(fā)展與探索過程中遭遇的阻礙，高校要以傳統(tǒng)檔案數(shù)字化為基點，梳理分析當前高校檔案數(shù)字資源建設(shè)中的難點，通過擇優(yōu)選擇數(shù)字化外包服務(wù)、加強人才隊伍建設(shè)、加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、合理規(guī)劃利用資金、建設(shè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)等，與時俱進、優(yōu)化創(chuàng)新，提高高校檔案管理工作水平，以適應(yīng)現(xiàn)代社會和高校改革發(fā)展的需要。關(guān)鍵詞：高校檔案；數(shù)字化；管理高校檔案是指高等院校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。近年來，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校檔案數(shù)字化已成為提升檔案管理效率、實現(xiàn)資源共享和挖掘檔案深層價值的重要手段。2013年，國家檔案局原局長、中央檔案館館長楊冬權(quán)在全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進會上講話時強調(diào)，在數(shù)字信息技術(shù)環(huán)境下，電子載體和數(shù)字傳播方式的異軍突起，信息處理方式的變革，電子文件的爆炸式增長，使得檔案的傳統(tǒng)載體形態(tài)開始向數(shù)字形態(tài)過渡，檔案管理和利用的主要環(huán)境逐漸向電子環(huán)境遷移。傳統(tǒng)檔案館（室）必須向數(shù)字檔案館（室）轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)檔案環(huán)境的新變化，開拓檔案工作的新局面［1］。我國政府很早就開始部署傳統(tǒng)檔案數(shù)字化的工作，但由于區(qū)域、經(jīng)濟等眾多因素影響，各地方高校檔案數(shù)字化發(fā)展參差不齊。本研究以高校傳統(tǒng)檔案數(shù)字化為基點，通過走訪數(shù)字化工作者和高校檔案工作負責(zé)人，梳理出當前高校檔案數(shù)字資源建設(shè)中面臨的人力資源、技術(shù)設(shè)施、資源缺乏和管理等問題，并提出具體對策，以期幫助地方高校通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高檔案管理工作的效率和水平，加快適應(yīng)檔案環(huán)境的新變化，實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化。一、高校檔案數(shù)字化的背景2010年，國家檔案局辦公室發(fā)布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》的通知，從頂層設(shè)計部署了數(shù)字檔案建設(shè)總體要求，指出數(shù)字檔案館建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過調(diào)研、立項、論證、軟件開發(fā)、平臺構(gòu)建、資源準備、系統(tǒng)試運行、項目驗收、運行維護等諸多環(huán)節(jié)，需要各業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門以及其他相關(guān)單位的共同參與，是一項長期的工作任務(wù)［2］。建設(shè)數(shù)字檔案館，有利于提高檔案館的工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久存儲與安全保管，有利于促進公共檔案服務(wù)能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。2021年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出檔案數(shù)字化發(fā)展目標：到2025年檔案信息化建設(shè)再上新臺階，信息化與檔案事業(yè)各項工作深度融合，檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型；到2035年，檔案資源建設(shè)質(zhì)量、檔案利用服務(wù)水平、檔案治理效能和管理現(xiàn)代化程度進入世界前列［3］。2023年，廣西壯族自治區(qū)檔案局在《廣西壯族自治區(qū)檔案局關(guān)于印發(fā)2023年全區(qū)檔案工作要點的通知》和《〈廣西檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃〉實施情況評估辦法》中提出，要加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，繼續(xù)做好“存量數(shù)字化”，大力推進“增量電子化”，推動縣級以上國家綜合檔案館和區(qū)直各單位館（室）藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達60%以上［4，5］。可見，國家很早就開始布局數(shù)字化建設(shè)工作，從編制指南、發(fā)布規(guī)劃、制定辦法等，都給傳統(tǒng)檔案數(shù)字化指明了方向、提供了遵循、明確了目標，確保了數(shù)字化建設(shè)工作的有序推進和取得實效。同時，也點明了傳統(tǒng)檔案數(shù)字化勢在必行。二、檔案數(shù)字化的優(yōu)勢高校檔案數(shù)字化，并不是要拋棄傳統(tǒng)檔案。但與數(shù)字檔案相比，傳統(tǒng)檔案在保存、利用和管理等方面，都存在比較明顯的弊端，而數(shù)字檔案的優(yōu)勢十分顯著。（一）節(jié)約能源，提高經(jīng)濟效益?zhèn)鹘y(tǒng)檔案的保管多為紙質(zhì)檔案，需要占用大量物理空間，且管理成本較高。高校檔案數(shù)字化通過掃描、拍攝等方式將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，存儲在計算機系統(tǒng)中，不僅節(jié)省了存儲空間，降低了管理成本，同時還大大減少了紙質(zhì)檔案的使用量，從而降低了紙張的消耗和相關(guān)的印刷成本。根據(jù)調(diào)研統(tǒng)計，目前高校館藏規(guī)模一般在800平方米以上，若將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，則可以節(jié)省寶貴的土地資源。很多高?，F(xiàn)有的教學(xué)環(huán)境不一定能滿足庫房面積需求，而將檔案數(shù)字化，就可以解決空間不足和漲庫的問題。（二）提高檔案管理效率傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在查閱、翻找等需要花費大量人力物力并消耗大量時間，工作量巨大且效率低下。經(jīng)過數(shù)字化的檔案，能實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程借閱功能，形成臺賬，便于統(tǒng)計利用，進一步提高工作效率。通過檔案數(shù)字化，可以實現(xiàn)高效的檔案存儲、歸檔和檢索，使得查找和利用檔案更加便捷。例如，使用OCR（光學(xué)字符識別）技術(shù)可以自動識別檔案中的文字信息，實現(xiàn)檔案的快速錄入和檢索；使用數(shù)據(jù)庫技術(shù)可以建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的分類存儲和高效檢索。這些技術(shù)的應(yīng)用都可以大大提高檔案管理的效率，減少人工操作的時間和成本。（三）增強檔案原件保護在以往，由于保存技術(shù)水平不高，對紙質(zhì)檔案保管不夠嚴格，許多高校檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)年限較久的紙質(zhì)檔案被蟲咬、翻閱破損、字跡油墨氧化變淺等狀況。受損程度大、修復(fù)難度高、資源的唯一性、需要經(jīng)費支持等條件的限制，檔案原件被破壞后往往難以修復(fù)。檔案經(jīng)過數(shù)字化后，則無需直接接觸檔案原件，可以不限次數(shù)翻閱電子件，這就大大降低了檔案原件在查閱、借閱和運輸過程中可能遭受的丟失和損壞。同時經(jīng)過數(shù)字化的檔案，可以防止因物理損壞、火災(zāi)、水災(zāi)等意外事件對檔案造成損失。此外，數(shù)字化檔案還可以通過數(shù)據(jù)備份和云存儲等方式實現(xiàn)長期保存。（四）改善檔案利用方式傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案往往存儲在固定的地點，受到時間和空間的限制，無法隨時隨地進行訪問利用，如果要使用，需聯(lián)系檔案館，由工作人員查找檔案后，手動蓋章并郵寄轉(zhuǎn)遞或現(xiàn)場領(lǐng)取。數(shù)字化后，數(shù)字檔案可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化連接和共享，使得檔案的利用方式更加多樣化和便捷化。用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時隨地訪問和利用檔案資源，提高了檔案的利用率和使用價值。（五）有力支持教學(xué)、科研和管理高校檔案數(shù)字化還能夠為教學(xué)、科研和管理提供有力支持。在教學(xué)方面，在開展案例教學(xué)、歷史研究等教學(xué)活動時，利用數(shù)字化檔案，可以為學(xué)生提供豐富的歷史資料和案例，幫助他們更好地理解課程內(nèi)容。在科研方面，利用數(shù)字化檔案，可以進行數(shù)據(jù)分析和挖掘等研究工作，為研究人員提供大量的數(shù)據(jù)和信息支持，促進科研工作的深入開展。在管理方面，利用數(shù)字化檔案，可以進行決策分析和風(fēng)險評估等管理工作，為高校管理者提供決策依據(jù)和參考，幫助他們更好地制定管理策略和措施。三、高校檔案數(shù)字化的難點高校檔案數(shù)字化優(yōu)勢顯著、效果明顯，但在多年發(fā)展與探索的過程中也遭遇了不少阻礙，主要集中在以下幾點。（一）掌握數(shù)字化技能的人力資源不足高校檔案數(shù)字化建設(shè)需要大量的人力資源來進行數(shù)據(jù)整理、掃描、錄入等工作，同時還需要具備一定設(shè)備操作技術(shù)和檔案管理專業(yè)的技術(shù)人員，但目前高校檔案管理部門的人才儲備有限，缺乏具備跨學(xué)科知識和技能的復(fù)合型人才，難以滿足數(shù)字化建設(shè)的需求［6］。此外，高校還需要培養(yǎng)和引進具有檔案數(shù)字化技術(shù)和信息管理知識的人才，以提高檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量和效率。同時，由于數(shù)字化檔案管理涉及的知識和技術(shù)不斷更新，需要時常對現(xiàn)有檔案管理人員進行大量的培訓(xùn)，以適應(yīng)新的工作環(huán)境和要求。（二）數(shù)字化技術(shù)設(shè)備不足高校檔案數(shù)字化建設(shè)需要依賴先進的技術(shù)設(shè)備，包括專業(yè)的掃描儀、存儲設(shè)備、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等。目前，多數(shù)高校一般只配備傳統(tǒng)的多功能型復(fù)印設(shè)備。一些老舊、不合規(guī)的設(shè)備不僅影響數(shù)字化的進度，還會造成檔案的損壞。部分高校在技術(shù)設(shè)施的更新和維護上還存在問題，導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)進程受阻［7］。此外，數(shù)字化建設(shè)過程中還需要關(guān)注檔案數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性，防止數(shù)據(jù)泄露和損壞。與此同時，隨著數(shù)字化檔案數(shù)量的迅速增長，如何有效地存儲、備份和管理這些數(shù)據(jù)也成為一個重要問題。高校需要投入大量的硬件和軟件資源來支持檔案數(shù)字化系統(tǒng)的運行，但部分高校出于種種原因，對此項的重視程度不足，致使數(shù)字化系統(tǒng)建成后，運行較慢，使用效果較差［8］。（三）經(jīng)費投入不足資源缺乏，最主要體現(xiàn)為資金投入不足。每所高校對數(shù)字化的投入力度不一樣，這就造成各高校數(shù)字化程度不一樣。資金投入高，帶來的效果就明顯，能夠讓傳統(tǒng)檔案數(shù)字化率更高、質(zhì)量完成更好。資金不足的高校，往往數(shù)字化進程較慢，完成率較低。數(shù)字化檔案館的建設(shè)需要大量的資金投入，主要投入在數(shù)字化外包服務(wù)、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)維護等，但在一些高校中，數(shù)字檔案館建設(shè)的資金支持力度偏弱。四、高校檔案數(shù)字化的對策針對以上問題和難點，高校需要通過加強人才隊伍建設(shè)、加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及加大資金投入等措施，推動檔案數(shù)字資源建設(shè)的發(fā)展。（一）擇優(yōu)選擇數(shù)字化外包服務(wù)專業(yè)的檔案數(shù)字化外包服務(wù)提供商具有豐富的經(jīng)驗和實力，可以確保檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量和效率，同時可避免高校進行檔案數(shù)字化工作時出現(xiàn)不達標問題。數(shù)字化外包有顯著的降本增效作用，高校無需在內(nèi)部建立龐大的專業(yè)技術(shù)團隊，減少了人力成本和管理成本。通過外包，高?？梢詫⒁恍┕潭ǖ脑鋈顺杀巨D(zhuǎn)化為按需支付的變量成本，從而降低整體成本。而專業(yè)的外包公司則提供全天候支持和有保證的服務(wù)級別協(xié)議，提高工作效率。高校檔案工作人員可以將關(guān)注點放在教學(xué)服務(wù)與檔案利用上，無須在數(shù)字化的技術(shù)問題上耗費精力。通過外包，高校檔案管理工作人員可以更加聚焦于數(shù)字檔案的管理和檔案業(yè)務(wù)的研究上［9］。（二）加強人才隊伍建設(shè)雖然采用數(shù)字化外包服務(wù)降低了一定成本，提高了工作效率，但高校仍需要培養(yǎng)一支具備數(shù)字化知識和技能的檔案管理隊伍。數(shù)字化過程看似為重復(fù)掃描錄入過程，但整個數(shù)字化過程包含了數(shù)字化基礎(chǔ)知識、掃描與識別技術(shù)、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)操作、元數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、網(wǎng)絡(luò)安全防護等內(nèi)容。高校檔案館工作人員只有了解數(shù)字化的全過程，才能更好地利用數(shù)字化檔案［10］。高?？梢酝ㄟ^定期組織檔案數(shù)字化經(jīng)驗分享會、技術(shù)研討會等交流活動，促進檔案管理人員之間的學(xué)習(xí)和交流，鼓勵檔案管理人員利用在線學(xué)習(xí)平臺、專業(yè)論壇等資源，進行自主學(xué)習(xí)和交流。同時，高校還要提供實踐機會，在外包過程中，為檔案管理人員提供參與檔案數(shù)字化的機會，讓他們在實踐中加深學(xué)習(xí)、提升技能。（三）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是高校檔案數(shù)字化的重要支撐。高校要投資購買先進的數(shù)字化設(shè)備，如高速掃描儀、服務(wù)器、存儲設(shè)備等。高速掃描儀和穩(wěn)定的服務(wù)器及足夠容量的存儲設(shè)備是數(shù)字的必要條件。高速掃描儀能夠?qū)⒋罅课募焖贁?shù)字化，從而大大縮短處理時間。高速掃描儀每分鐘可處理上百頁文件，能讓原本需要耗費數(shù)天時間的紙質(zhì)檔案處理變得簡單快捷。同時，高速掃描儀采用非接觸式數(shù)字化技術(shù)，不會對紙張文件造成任何破壞。這一掃描方式可以有效延長文件壽命，避免因頻繁的翻動或手動拍攝而導(dǎo)致文件損傷。穩(wěn)定的服務(wù)器和大容量存儲設(shè)備，確保在處理大量電子檔案數(shù)據(jù)和復(fù)雜操作時能夠提供足夠的計算能力。數(shù)字化產(chǎn)生的文件容量大，如果沒有高效的服務(wù)器和足夠大的儲存容量，在搜索查找電子檔案的時候，也會造成服務(wù)器訪問速度緩慢，響應(yīng)效率低下，無法體現(xiàn)檔案數(shù)字化的優(yōu)勢。因此，穩(wěn)定的服務(wù)器及足夠容量的存儲設(shè)備也是必不可少的條件。同時，高校還要建立健全的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、病毒防護等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露，確保數(shù)字化檔案的存儲、傳輸和共享安全高效。（四）加大資金投入高校要將檔案數(shù)字化工作納入年度預(yù)算和長期規(guī)劃，根據(jù)檔案數(shù)字化工作的實際需求，明確檔案數(shù)字化工作的目標和步驟，詳細列支各項費用，確保資金的穩(wěn)定性和可持續(xù)性。高校要根據(jù)各項費用的重要性和緊急程度，合理分配資金，確保關(guān)鍵環(huán)節(jié)的順利推進；要優(yōu)先將使用率高的檔案進行數(shù)字化，提高資金使用成效。統(tǒng)計數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，各高校的教學(xué)檔案、行政檔案和黨群檔案使用率最高，因此可優(yōu)先將以上檔案數(shù)字化。若高校成立年份長，則可考慮先將近期檔案數(shù)字化，再將年份久遠的檔案數(shù)字化。同時還要加強項目管理，建立完善的項目管理制度，確保檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量和進度，避免造成資金浪費的現(xiàn)象。（五）建設(shè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)高校要根據(jù)學(xué)校實際需求，開發(fā)或購買適合的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)需具備支持檔案的數(shù)字化存儲、檢索、借閱、歸還、統(tǒng)計等功能，從而確保系統(tǒng)具有高度的安全性和穩(wěn)定性，能夠長期穩(wěn)定運行。高校要制定詳細的備份和恢復(fù)策略，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，并定期進行恢復(fù)測試，確保在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)崩潰時能夠迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)。要建立完善的系統(tǒng)監(jiān)控體系，實時監(jiān)測服務(wù)器的運行狀態(tài)和性能指標，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在的問題。此外，還要定期