檔案文件管理與保密工作規(guī)定

檔案文件管理與保密工作規(guī)定TOC\o"1-2"\h\u9238第一章總則 1198291.1目的與依據(jù) 1308991.2適用范圍 2282441.3基本原則 27955第二章檔案文件的分類與編號 2125122.1分類標(biāo)準(zhǔn) 2175432.2編號規(guī)則 2201862.3分類與編號的管理 316057第三章檔案文件的收集與歸檔 3262433.1收集范圍與要求 3238403.2歸檔流程與時間 3293863.3歸檔文件的審核 315095第四章檔案文件的保管 496954.1保管設(shè)施與環(huán)境 4158834.2保管期限與鑒定 4167194.3檔案的存放與排列 44315第五章檔案文件的利用 482195.1利用范圍與方式 468835.2利用手續(xù)與審批 526605.3檔案的查閱與復(fù)制 520485第六章檔案文件的銷毀 5265346.1銷毀條件與程序 5144416.2銷毀的監(jiān)督與記錄 5193516.3銷毀后的處理 623642第七章保密工作的基本要求 6315187.1保密責(zé)任與意識 6235117.2保密制度與措施 6128127.3保密教育與培訓(xùn) 630717第八章違反規(guī)定的處理 6305778.1違規(guī)行為的認(rèn)定 6175228.2處罰措施與執(zhí)行 7321968.3申訴與糾正機(jī)制 7第一章總則1.1目的與依據(jù)為了加強(qiáng)檔案文件的管理，保證檔案文件的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況，制定本規(guī)定。1.2適用范圍本規(guī)定適用于公司內(nèi)部各類檔案文件的管理與保密工作，包括但不限于行政管理、財務(wù)會計、人力資源、市場營銷、技術(shù)研發(fā)等方面的檔案文件。1.3基本原則檔案文件管理與保密工作應(yīng)遵循以下基本原則：（1）合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，保證檔案文件管理與保密工作的合法性。（2）完整性原則：保證檔案文件的內(nèi)容完整，不遺漏任何重要信息。（3）準(zhǔn)確性原則：保證檔案文件的內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，如實反映實際情況。（4）安全性原則：采取有效措施，保證檔案文件的安全，防止泄露、丟失、損壞等情況的發(fā)生。（5）保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案文件，嚴(yán)格按照保密要求進(jìn)行管理，保證公司利益不受損害。（6）便利性原則：在保證檔案文件管理規(guī)范的前提下，盡量提高檔案文件的利用效率，為公司的各項工作提供便利。第二章檔案文件的分類與編號2.1分類標(biāo)準(zhǔn)檔案文件按照其內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類，具體分類標(biāo)準(zhǔn)如下：（1）行政管理類：包括公司的規(guī)章制度、會議紀(jì)要、通知公告等文件。（2）財務(wù)會計類：涵蓋財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等文件。（3）人力資源類：包含員工檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄等文件。（4）市場營銷類：有市場調(diào)研報告、銷售合同、客戶資料等文件。（5）技術(shù)研發(fā)類：涉及項目文檔、技術(shù)方案、專利申請等文件。2.2編號規(guī)則檔案文件的編號采用分類編號法，具體規(guī)則如下：（1）分類代碼：根據(jù)檔案文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，分別賦予不同的分類代碼，如行政管理類為XG，財務(wù)會計類為CW，人力資源類為RZ，市場營銷類為SC，技術(shù)研發(fā)類為JS。（2）年度代碼：采用四位數(shù)字表示文件形成的年度，如2023年為2023。（3）流水號：按照文件形成的時間順序，給予三位數(shù)字的流水號，從001開始遞增。例如，一份2023年形成的行政管理類文件，其編號為XG2023001。2.3分類與編號的管理（1）檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和維護(hù)檔案文件的分類與編號標(biāo)準(zhǔn)，并對各部門的檔案分類與編號工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（2）各部門應(yīng)按照規(guī)定的分類與編號標(biāo)準(zhǔn)，對本部門的檔案文件進(jìn)行分類和編號，并保證編號的唯一性和準(zhǔn)確性。（3）當(dāng)檔案文件的內(nèi)容或性質(zhì)發(fā)生變化時，應(yīng)及時對其分類和編號進(jìn)行調(diào)整，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的修改。第三章檔案文件的收集與歸檔3.1收集范圍與要求（1）收集范圍包括公司內(nèi)部形成的各類文件、資料、記錄等，以及與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的外部文件。（2）收集的文件應(yīng)具有保存價值，能夠反映公司的歷史、業(yè)務(wù)活動和管理情況。（3）文件的收集應(yīng)及時、完整，保證不遺漏重要文件。（4）收集的文件應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意修改或刪除。3.2歸檔流程與時間（1）各部門應(yīng)在文件形成后的規(guī)定時間內(nèi)，將文件整理后移交至檔案管理部門。（2）檔案管理部門對移交的文件進(jìn)行審核，如發(fā)覺問題應(yīng)及時反饋給相關(guān)部門進(jìn)行整改。（3）審核通過的文件，檔案管理部門進(jìn)行分類、編號和登記，并按照規(guī)定的存放位置進(jìn)行歸檔。（4）歸檔時間根據(jù)文件的類型和重要性確定，一般分為定期歸檔和即時歸檔兩種方式。3.3歸檔文件的審核（1）審核歸檔文件的完整性，包括文件的內(nèi)容、附件等是否齊全。（2）檢查歸檔文件的準(zhǔn)確性，核實文件的內(nèi)容是否真實、準(zhǔn)確，簽字蓋章等手續(xù)是否完備。（3）審核歸檔文件的規(guī)范性，檢查文件的格式、編號等是否符合規(guī)定要求。（4）對不符合要求的歸檔文件，應(yīng)要求相關(guān)部門進(jìn)行整改，直至符合要求為止。第四章檔案文件的保管4.1保管設(shè)施與環(huán)境（1）檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，保證檔案的安全。（2）保管場所應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（3）檔案存放應(yīng)采用專用的檔案柜、架等設(shè)備，按照分類和編號順序進(jìn)行存放，便于查找和利用。4.2保管期限與鑒定（1）根據(jù)檔案文件的內(nèi)容和性質(zhì)，確定其保管期限，分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。（2）定期對檔案文件進(jìn)行鑒定，對已超過保管期限的檔案進(jìn)行審查，確無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（3）鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和專業(yè)人員進(jìn)行，保證鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。4.3檔案的存放與排列（1）檔案應(yīng)按照分類和編號順序進(jìn)行存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于管理和查找。（2）檔案的排列應(yīng)遵循便于利用的原則，可按照時間順序、重要程度等進(jìn)行排列。（3）對珍貴檔案和重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如設(shè)置專柜存放、加強(qiáng)監(jiān)控等。第五章檔案文件的利用5.1利用范圍與方式（1）公司內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、復(fù)制相關(guān)檔案文件。（2）外部單位因業(yè)務(wù)合作等原因，經(jīng)公司批準(zhǔn)后，可查閱相關(guān)檔案文件。（3）利用檔案文件的方式包括查閱、復(fù)制、借閱等。5.2利用手續(xù)與審批（1）內(nèi)部人員查閱檔案文件，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（2）復(fù)制檔案文件，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。（3）借閱檔案文件，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過一個月，如需續(xù)借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.3檔案的查閱與復(fù)制（1）查閱檔案文件時，應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，不得將檔案文件帶出查閱場所。（2）復(fù)制檔案文件時，應(yīng)注明復(fù)制件的出處和日期，并加蓋檔案管理部門的印章。（3）查閱和復(fù)制檔案文件時，應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改、轉(zhuǎn)借檔案文件。第六章檔案文件的銷毀6.1銷毀條件與程序（1）檔案文件達(dá)到保管期限，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可進(jìn)行銷毀。（2）銷毀檔案文件應(yīng)編制銷毀清單，注明銷毀文件的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。（3）銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。6.2銷毀的監(jiān)督與記錄（1）銷毀檔案文件時，應(yīng)由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派員進(jìn)行監(jiān)督，保證銷毀工作的順利進(jìn)行。（2）銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人員等信息。（3）銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。6.3銷毀后的處理（1）銷毀后的檔案文件應(yīng)進(jìn)行徹底處理，如粉碎、焚燒等，保證文件無法恢復(fù)。（2）處理后的廢棄物應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行處理，不得隨意丟棄。第七章保密工作的基本要求7.1保密責(zé)任與意識（1）公司全體員工都有保守檔案文件機(jī)密的責(zé)任和義務(wù)，應(yīng)自覺遵守保密規(guī)定。（2）加強(qiáng)保密意識教育，提高員工對保密工作的認(rèn)識和重視程度。（3）簽訂保密協(xié)議，明確員工在保密工作中的責(zé)任和義務(wù)。7.2保密制度與措施（1）建立健全保密制度，包括檔案文件的保管、查閱、復(fù)制、銷毀等環(huán)節(jié)的保密規(guī)定。（2）采取有效保密措施，如設(shè)置密碼、限制訪問權(quán)限、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全等，保證檔案文件的安全。（3）對涉及機(jī)密的檔案文件，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、專人管理等。7.3保密教育與培訓(xùn)（1）定期組織保密教育和培訓(xùn)活動，提高員工的保密意識和技能。（2）培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、保密技術(shù)等方面的知識。（3）對新入職員工進(jìn)行保密培訓(xùn)，使其了解公司的保密要求和規(guī)定。第八章違反規(guī)定的處理8.1違規(guī)行為的認(rèn)定（1）未按照規(guī)定進(jìn)行檔案文件的收集、歸檔、保管、利用、銷毀等工作的，視為違規(guī)行為。（2）泄露檔案文件機(jī)密，包括故意泄露和過失泄露，視為違規(guī)行為。（3）違反保密制度和措施，如擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案文件等，視為違規(guī)行為。8.2處罰措