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-1-關(guān)于印發(fā)《公司境外檔案管理辦法(試行)》的通知公司屬各單位:現(xiàn)將《公司境外檔案管理辦法(試行)》印發(fā)給你們,請遵照執(zhí)行,進一步規(guī)范境外檔案工作。XXX公司2022年9月1日抄送公司辦公室2022年9月1日印發(fā)境外檔案管理辦法第一章總則第一條為加強公司境外檔案管理工作,有效保護公司的權(quán)益,滿足境外資產(chǎn)監(jiān)管需要,結(jié)合實際,制定本辦法。第二條本辦法所稱的境外檔案是指境外單位在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理或項目合作等活動中形成的,具有保存價值的各種形式文件材料。它真實記錄了境外單位經(jīng)營管理活動的重要過程,對當前和今后工作都有著重要的憑證和參考作用。第三條境外檔案工作是境外單位的基礎(chǔ)工作,為確保檔案的完整與安全,投資主體應(yīng)在檔案管理辦法、合同及協(xié)議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項,確保中方權(quán)益。第四條主管單位的檔案部門要加強對境外檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、將其納入境外單位發(fā)展的總體規(guī)劃,定期監(jiān)督、檢查和指導(dǎo),主管單位組織驗收境外項目時,應(yīng)當進行檔案驗收,逐步建立和完善境外檔案工作管理體系。第五條為適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要,各境外單位要配備必要的設(shè)施和設(shè)備,如檔案柜、計算機、復(fù)印機、掃描儀、門禁系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、自動滅火系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)等,確保檔案數(shù)據(jù)的安全、完整。第二章境外檔案管理機構(gòu)和任務(wù)第六條境外檔案工作應(yīng)由本單位分管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé),會計檔案工作由本單位財務(wù)總監(jiān)負責(zé),科技檔案由本單位總工程師負責(zé)。人事檔案由本單位分管人力資源工作的領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)。第七條境外檔案工作應(yīng)當符合所在國家或地區(qū)的檔案標準,無相關(guān)標準的參照中華人民共和國檔案管理要求及《檔案工作規(guī)定》等系列制度的要求進行。境外單位應(yīng)明確檔案工作的歸口管理部門,集中統(tǒng)一管理境外單位所產(chǎn)生的文書、科技及其它各類檔案,并負責(zé)制定統(tǒng)一的管理辦法。第八條境外單位檔案管理工作的主要任務(wù)(一)貫徹、執(zhí)行黨和國家及上級有關(guān)檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī),制定檔案工作的各項管理制度和發(fā)展規(guī)劃,并組織實施。(二)制定檔案管理工作年度計劃,年終進行總結(jié),有條件的單位可與經(jīng)濟責(zé)任制考核掛鉤。(三)指導(dǎo)各部門及所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。(四)負責(zé)檔案收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計等工作。(五)開展檔案數(shù)字化和信息化工作,提高檔案管理現(xiàn)代化水平。(六)對所屬單位的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。(七)結(jié)合實際需要編制多種有效的檢索工具及開展檔案材料的專題研究,積極開展檔案的利用工作,為單位的經(jīng)營管理工作服務(wù)。(八)會同有關(guān)部門對已超過保管期限的境外檔案進行鑒定、銷毀。(九)境外單位發(fā)生撤銷、合并、重組等情況時,對撤銷、合并、重組單位檔案文件進行認真整理、鑒定、清理并辦理交接手續(xù),妥善保管。(十)對重組的境外單位,按合同要求處置檔案,或由重組后新設(shè)的單位管理。(十一)境外單位的檔案主管部門要參加重要的工程項目的竣工驗收、儀器設(shè)備開箱的文件材料的驗收工作。(十二)負責(zé)境外檔案移交工作。(十三)有計劃地組織檔案宣傳、培訓(xùn)、研究和業(yè)務(wù)交流工作,對境外專(兼)職檔案人員進行培訓(xùn),采用多種形式的業(yè)務(wù)交流活動,以提高境外專(兼)職檔案人員的業(yè)務(wù)、理論水平。第九條境外單位應(yīng)將檔案管理體系文件包括檔案制度、檔案人員、檔案分類、各類檔案目錄、資源數(shù)量、存放保管、安全情況及信息化情況等報上級單位進行備案管理。第三章境外文件材料的形成與收集第十條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應(yīng)當納入業(yè)務(wù)工作流程,納入業(yè)務(wù)工作或項目計劃,納入業(yè)務(wù)部門職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責(zé)任制,納入考核體系和獎懲制度。第十一條境外單位文件材料應(yīng)當按照歸檔范圍及時收集整理,按規(guī)定期限向檔案主管部門移交實行集中管理。任何個人不得將應(yīng)歸檔的文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。第十二條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據(jù)所在國家、地區(qū)、中華人民共和國法律法規(guī)、中國交通建設(shè)股份有限公司檔案管理及公司檔案管理有關(guān)規(guī)定,結(jié)合境外業(yè)務(wù)實際制定,并報上級單位審批。資本結(jié)構(gòu)或主營業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化的,應(yīng)當及時報上級單位并修訂完善。第十三條境外歸檔文件材料的整理方式,可根據(jù)實際和工作需要,由承辦人或?qū)#妫┞殭n案人員分國別整理歸檔。境外專(兼)職檔案員,負責(zé)本單位所形成的文件材料的收集、整理及所屬單位檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查;各境外單位應(yīng)指定技術(shù)人員負責(zé)本單位項目實施過程中文件、技術(shù)資料的積累、收集和整理。第十四條境外檔案人員在收集境外項目形成的文件資料時要確定歸檔部門??尚行匝芯俊⒖辈煸O(shè)計、立項階段(投標、報價、中標等文件資料)由境外單位或主辦單位的相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)歸檔;施工、竣工驗收文件資料由項目部收集齊全完整,經(jīng)上級單位驗收后向上級單位檔案部門移交歸檔;其它有關(guān)工程項目的文件資料由承辦業(yè)務(wù)管理部門歸檔;索賠文件、有關(guān)簡報及來往函件由各單位及承辦業(yè)務(wù)管理部門歸檔。第十五條工程項目檔案資料收集是對整個建設(shè)項目從立項、投標、報價到項目竣工驗收全過程中形成的應(yīng)歸檔文件資料的積累。應(yīng)與建設(shè)項目進程同步,從項目申請立項即開始進行文件的積累、整理、審查工作;項目竣工驗收時,應(yīng)同時完成文件資料的歸檔和驗收工作。第四章境外文件材料整理與歸檔第十六條境外單位形成的經(jīng)營管理性文件應(yīng)按上級單位檔案管理要求整理;工程項目文件資料按檔案管理要求,結(jié)合上級單位的有關(guān)規(guī)定按項目或?qū)I(yè)分類,將應(yīng)歸檔的文件資料按立項、施工、竣工、索賠等不同階段進行整理。第十七條境外專(兼)職檔案人員應(yīng)按照《檔案工作規(guī)定》等系列制度的有關(guān)規(guī)定做好平時文件材料的整理、立卷/件工作,按時歸檔。第十八條歸檔文件材料應(yīng)當符合如下要求:(一)歸檔文件材料形成符合有關(guān)技術(shù)標準,完整、準確、系統(tǒng),使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。(二)歸檔文件材料為原件;因故無原件的,將具有憑證作用的復(fù)制件或數(shù)字化副本歸檔并做出說明。(三)電子文件與其元數(shù)據(jù)一并歸檔,文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關(guān)要求。(四)非紙質(zhì)文件與其文字說明一并歸檔;外文文件材料若有中文譯文的,應(yīng)當一并歸檔;沒有中文譯文的,譯出標題和目錄后歸檔。(五)歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。第十九條境外歸檔文件目錄、案卷目錄在歸檔完成后一個月內(nèi)報上級單位備案。第二十條境外業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)當具備電子文件歸檔管理功能,符合電子檔案管理要求。第五章境外文件材料歸檔范圍第二十一條境外單位應(yīng)明確本單位的文件材料歸檔范圍,以便所屬單位根據(jù)實際工作和需要制定其文件材料歸檔范圍。(一)境外單位管理性文件歸檔范圍:1.境外單位的成立和組織機構(gòu)的設(shè)置、合并、撤消、機構(gòu)名稱的更改、工作職責(zé)、啟用印章和維護權(quán)益等文件。2.境外單位人員編制、工資標準、人員變更名冊、干部任免、職工獎勵、死亡、撫恤等文件及聘請律師的合同等。3.有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對境外單位各項工作的重要講話、指示、題詞等。4.境外單位資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)登記、評估與證明文件材料,資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、買賣、抵押、租賃、許可、變更、保護等憑證性文件材料,對外投資文件材料;境外單位資本金核算、確認、劃轉(zhuǎn)、變更等文件材料,企業(yè)融資文件材料;專利文件材料。5.境外單位在境外注冊、獲取的各種資格證書,企業(yè)準許在外經(jīng)營的經(jīng)營證照及失效證件原件或被收繳的復(fù)印件等經(jīng)營權(quán)申報、審批等文件。6.境外單位關(guān)于重要問題的請示、報告、報表及其復(fù)函、批復(fù),有關(guān)單位制發(fā)的需境外單位辦理的重要文件材料,行業(yè)協(xié)會、中介機構(gòu)等對本企業(yè)做出的重要決定、出具的審計、公證、裁定等重要文件材料,境外單位與其他組織和個人形成的重要合同、協(xié)議及補充協(xié)議等文件材料。7.境外單位自身制定的各項規(guī)章制度。8.境外單位的工作計劃總結(jié)及重要會議紀要。9.境外單位的財產(chǎn)、物資、設(shè)備轉(zhuǎn)讓、移交、調(diào)撥、報廢和檔案交接等材料。10.市場前期跟蹤項目、軍民融合、高端訪問等有關(guān)信息資料。11.上級主管機關(guān)和有關(guān)機關(guān)頒發(fā)的重要文件。(二)境外工程項目文件材料歸檔范圍1.可行性研究階段所產(chǎn)生的文件:(1)項目批復(fù)、立項、評審和后評價管理文件材料;(2)項目向當?shù)卣畧髠洹⑸暾埡藴?、報批等文件材料;?)項目立項及投資審批、請示、可行性研究報告等文件材料;(4)環(huán)境預(yù)測,調(diào)查報告,環(huán)境影響報告書和批復(fù)等文件材料;(5)工程預(yù)算和批復(fù)等文件材料;2.招投標、報價階段所產(chǎn)生的文件資料:(1)資格預(yù)審文件,資格預(yù)審申請文件;(2)招標書及補充文件;(3)投標人-本公司代表授權(quán)書;(4)投標須知;(5)一般條款和特殊條款;(6)附加條件說明;(7)單價分析表;(8)報價單;(9)工程勘察、測繪文件資料,設(shè)計圖紙;(10)施工計劃;(11)機械設(shè)備配置表;(12)施工組織及人員配置表;(13)投標保函;(14)反擔(dān)保證書;(15)技術(shù)條款;(16)代理協(xié)議書;(17)內(nèi)部編制標書及調(diào)研資料;(18)內(nèi)部協(xié)議;(19)未中標項目的原因分析。3.投標及中標通知階段產(chǎn)生的部分文件資料(1)招標通知;(2)中標通知;(3)其它有關(guān)文件。4.施工階段產(chǎn)生的文件資料(1)承包合同或協(xié)議;(2)履約保函;(3)反擔(dān)保證書;(4)開工令、開工報告;(5)施工組織設(shè)計及施工預(yù)算;(6)施工方案、技術(shù)交底、技術(shù)總結(jié);(7)單位、分部工程驗收及會議紀要;(8)檢驗批、質(zhì)量檢驗評定、試驗檢測報告等文件資料;(9)測量交接記錄及控制網(wǎng)復(fù)核記錄;(10)圖紙會審、重大的設(shè)計變更;(11)標后預(yù)算、經(jīng)濟活動分析等經(jīng)營管理文件材料(12)應(yīng)急預(yù)案、現(xiàn)場處置方案等安全管理性文件資料;(13)施工過程中的照片;(14)施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié);(15)單位、分部工程驗收及會議紀要;(16)竣工項目概況:包括項目名稱(含中外文名稱),項目業(yè)主及施工單位(施工分包項目須同時注明總包單位和分包單位名稱),項目中標概況(含中標時間),項目概況(含簽約時間、項目經(jīng)營方式、合同金額、資金來源、合同或預(yù)計工期、實際工期、項目主要工程內(nèi)容等),合同變更情況(有則說明,無則省略),項目驗收概況(含竣工初驗及終驗時間);獲獎情況(有則說明,無則省略);其他(如索賠等)等八方面內(nèi)容。(17)其他重要文件資料。5.竣工階段產(chǎn)生的文件資料(1)竣工文件(包括竣工報告,竣工驗收報告,竣工交接證明等);(2)竣工決算;(3)竣工圖紙;(4)竣工照片;(5)驗收證明等。6.索賠過程中產(chǎn)生的文件資料或關(guān)于本工程索賠問題的專題報告。7.工程簡報及項目建設(shè)過程中的往來文件、報批報建資料、業(yè)主指令、人員、材料、設(shè)備費用、來往的一些重要信函、考察報告、會議紀要等文件資料。8.援外項目應(yīng)歸檔的還有兩國政府經(jīng)濟合作定(副本),議定書、協(xié)議書等文件資料。9.項目經(jīng)理部所制訂的各種規(guī)章制度。(三)會計檔案1.財務(wù)指標、年度財務(wù)計劃和會計決算報表。2.總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。3.原始憑證、記帳憑證、匯總憑證等。4.會計檔案移交清冊、保管清冊及銷毀清冊。5.其他類。(四)境外單位在經(jīng)營管理活動中形成的宣傳廣告畫冊、錄音、錄像、照片、電子光盤等具有保存價值的聲像檔案,及在重大活動中所獲得的領(lǐng)導(dǎo)題詞、獎杯、獎狀等重要的紀念品等實物檔案,要遵照主管單位關(guān)于聲像檔案和實物檔案的有關(guān)規(guī)定歸檔。(五)境外單位有責(zé)任收集并保存有利用價值的資料,如所在國的政治、經(jīng)濟、市場信息情況和有關(guān)法律、保險、稅金、代理、銀行信貸利率、資金信貸等方面的文件。第二十二條境外單位涉及企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密、債權(quán)債務(wù)等內(nèi)容的檔案應(yīng)當列為重要檔案,范圍包括:(一)境外單位設(shè)立、合并、分立、改制、上市、解散、破產(chǎn)或其他變動過程中形成的檔案,境外單位董事會、監(jiān)事會、股東會的構(gòu)成、變更、召開會議、履行職責(zé)和維護權(quán)益等過程中形成的檔案。(二)境外單位資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)登記、評估與證明檔案,資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、買賣、抵押、租賃、許可、變更、保護等憑證性檔案,對外投資形成的檔案;境外單位資本金核算、確認、劃轉(zhuǎn)、變更等過程形成的檔案,企業(yè)融資過程形成的檔案;專利管理檔案。(三)在境外注冊、獲取的各種資格證書,企業(yè)準許在外經(jīng)營的經(jīng)營證照及失效證件原件或被收繳的復(fù)印件等經(jīng)營權(quán)申報、審批形成的檔案。(四)境外單位關(guān)于重要問題的請示、報告、報表及其復(fù)函、批復(fù),由有關(guān)單位制發(fā)的需境外單位辦理的文件材料組成的重要檔案;行業(yè)協(xié)會、中介機構(gòu)等對本企業(yè)做出的重要決定、出具的審計、公證、裁定等檔案,境外單位與其他組織和個人形成的重要合同、協(xié)議及補充協(xié)議等檔案。(五)會計檔案;(六)境外建設(shè)項目、設(shè)備儀器、科研開發(fā)、產(chǎn)品生產(chǎn)管理中產(chǎn)生的具有核心技術(shù)的檔案。境外建設(shè)項目重要檔案一般包括境外竣工項目概況、中標通知書、合同書及合同變更文件、開工令或開工報告、重要工程資料、初驗或終驗證書、項目評優(yōu)、獲獎文件及榮譽證書共七部分。其中,重要工程資料包括但不公司限于工程測繪、勘察、設(shè)計、施工圖紙、資料,在項目建設(shè)過程中的往來文件、報批報建資料、業(yè)主指令以及人員、材料、設(shè)備費用等資料,因項目糾紛而發(fā)生索賠等所涉及的相關(guān)資料。(七)市場前期跟蹤項目、軍民融合、高端訪問等有關(guān)信息資料。(八)其他具有重要保存價值的文件材料。(九)以上重要檔案的紙質(zhì)版及電子版。第六章境外文件材料歸檔時間第二十三條境外單位產(chǎn)生的經(jīng)營管理性文件材料可按照檔案管理有關(guān)規(guī)定在第二年上半年歸檔,也可根據(jù)境外單位的實際情況隨辦隨歸。第二十四條工程項目檔案可分階段或項目竣工半年內(nèi)歸檔。有條件的境外單位可在簽訂重要合同或協(xié)議后立即報送副本,待正式移交檔案時再交原件。第二十五條境外單位產(chǎn)生的重要檔案應(yīng)及時將原件帶回或送回國內(nèi)檔案部門歸檔;如境外單位確需留存原件的,應(yīng)將備份件報國內(nèi)檔案部門歸檔。第二十六條項目公司、項目部會計檔案可隨項目檔案一起歸檔,其他境外單位會計檔案可根據(jù)實際情況由上級單位確定歸檔時間。第二十七條聲像檔案可隨各類檔案一并歸檔。第二十八條項目過程中產(chǎn)生的實物檔案可隨項目一并歸檔,重大事件產(chǎn)生的實物檔案要隨時歸檔。第二十九條產(chǎn)生的電子檔案及電子版目錄要在第二年年初歸檔。第七章境外檔案的保管和移交第三十條境外單位應(yīng)按照所在國相關(guān)法律法規(guī),結(jié)合項目業(yè)主要求和承建單位等實際情況,根據(jù)檔案重要程度,分級分類管理境外檔案,確保檔案的完整、系統(tǒng)、安全及便捷高效利用。會計檔案管理服從所在國、中華人民共和國會計檔案、公司會計檔案管理相關(guān)要求;將不同會計檔案體系形成的會計檔案分別保管。為有效降低實體檔案管理分散問題,選取在基礎(chǔ)條件較好的境外單位,按國別相對集中統(tǒng)一保管實體檔案。第三十一條規(guī)模較大的境外單位,長期以上保管的檔案和涉密檔案應(yīng)及時移交,由專(兼)職檔案人員集中統(tǒng)一保管;非涉密的短期檔案和業(yè)務(wù)資料可由相關(guān)承辦部門保管。規(guī)模較小的境外單位,其檔案可采用專(兼)職檔案人員集中統(tǒng)一保管的方式。承辦人應(yīng)定期向本單位專(兼)職檔案人員移交需要集中保管的檔案,或及時移交辦理完畢需歸檔的文件材料。第三十二條境外單位應(yīng)配備必要的符合檔案安全保管要求的設(shè)施設(shè)備保管檔案;不具備檔案安全保管條件的,應(yīng)當按照投資管理隸屬關(guān)系將檔案存放于就近的安全場所;無法達到安全保管要求的,將重要檔案運回國內(nèi),交由主管單位保管。上述條件都不具備的,移交國內(nèi)主管單位保存數(shù)字化副本及其全部電子檔案。第三十三條檔案庫房或設(shè)有檔案柜的辦公室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生,嚴禁吸煙,堅持做好“八防”工作。第三十四條對所保管檔案定期檢查,為預(yù)防突發(fā)事件對檔案安全的影響,要制定檔案處理應(yīng)急預(yù)案并定期演練,以備事故發(fā)生時能夠采取有效保護措施。(一)設(shè)定檔案避險場所,配備緊急轉(zhuǎn)移檔案所需的裝具和臨時保管檔案所必需的設(shè)施設(shè)備等。(二)如發(fā)生戰(zhàn)爭、突發(fā)自然災(zāi)害等事件,嚴重危及境外檔案安全且無法轉(zhuǎn)移檔案時,在確保人身安全的前提下對檔案進行妥善處置,并及時將處置結(jié)果向主管單位報告。(三)在緊急轉(zhuǎn)移檔案時按照“先重要、后一般”的順序。預(yù)警程序一旦啟動,迅速對重要檔案裝箱,按照指定路線轉(zhuǎn)移至指定的臨時安置場所。(四)應(yīng)急警報解除后,及時清點檔案,并將檔案損毀情況向主管單位報告。第三十五條境外檔案應(yīng)按主管單位有關(guān)檔案移交規(guī)定進行交接。交接時,交接雙方需認真履行交接手續(xù)。對所移交、接收的檔案應(yīng)進行檢查、清點、核對并填寫檔案歸檔簽證單,履行簽字手續(xù)。運輸、傳輸境外檔案及其復(fù)制件應(yīng)當加強安全和保密工作,確保檔案完整、安全。第三十六條建立接收、移出總登記簿,及時、準確登記接收、移出檔案。每年年末,對庫存檔案數(shù)量,利用情況進行統(tǒng)計和登記,按主管單位檔案管理部門要求編制統(tǒng)計報表并按時報出。第三十七條專(兼)職檔案人員應(yīng)在離職或調(diào)動工作前辦理好交接手續(xù)。第三十八條企業(yè)所有的和個人所有的對國家和企業(yè)具有保存價值的或者應(yīng)當保密的檔案,檔案所有者應(yīng)當妥善保管,嚴禁、贈送給外國人或者外國組織。境外檔案的利用第三十九條境外專(兼)職檔案人員要根據(jù)實際情況和工作需要制定檔案利用程序,嚴格遵守,防止檔案丟失。第四十條境外專(兼)職檔案人員要對所管檔案負保密職責(zé),不得自行轉(zhuǎn)借,不得遺失、污損。第四十一條境外單位要結(jié)合本單位特點制定借閱制度,嚴格遵守,檔案借閱及歸還時要嚴格檢查,當面查清。第四十二條外單位借閱本單位檔案時,須持單位介紹信,并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準,僅限于本單位檔案室內(nèi)查閱,原件不允許借出。第四十三條歸還檔案時,對檔案利用情況、所產(chǎn)生作用或有較大經(jīng)濟效益、社會效益的,需填寫檔案利用效果登記表。第四十四條加強檔案檢
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