中小企業(yè)合同管理制度

中小企業(yè)合同管理制度合同編號：__________甲方（賣方/服務(wù)提供方）：公司名稱：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：電子郵箱：乙方（買方/服務(wù)接受方）：公司名稱：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：電子郵箱：一、總則1.目的和依據(jù)為了規(guī)范本公司的合同管理，維護公司的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司的實際情況，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本公司與國內(nèi)外各類法人、其他組織及自然人之間簽訂的各類合同、協(xié)議等。3.合同管理原則（1）合同的簽訂、履行、變更和解除等活動，應(yīng)當(dāng)遵循平等、自愿、公平、誠實信用的原則。（2）合同管理應(yīng)當(dāng)實行全過程管理，包括合同的策劃、談判、簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理等環(huán)節(jié)。（3）合同管理應(yīng)當(dāng)實行分類管理，根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、風(fēng)險等因素，對合同進行分類，并采取不同的管理措施。二、合同管理機構(gòu)及職責(zé)1.合同管理部門本公司設(shè)立合同管理部門，負責(zé)公司合同的綜合管理工作。其主要職責(zé)包括：（1）制定和完善公司合同管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。（2）參與公司重大合同的談判、起草和審核工作。（3）負責(zé)公司合同的登記、編號、歸檔和保管工作。（4）監(jiān)督公司合同的履行情況，及時發(fā)覺和解決合同履行中存在的問題。（5）負責(zé)公司合同糾紛的處理工作，維護公司的合法權(quán)益。2.相關(guān)部門職責(zé)（1）業(yè)務(wù)部門負責(zé)本部門合同的起草、談判和履行工作，并對合同的真實性、合法性和可行性負責(zé)。（2）財務(wù)部門負責(zé)合同的財務(wù)審核工作，包括合同價款的合理性、付款方式的可行性等，并對合同的財務(wù)風(fēng)險進行評估和控制。（3）法務(wù)部門負責(zé)合同的法律審核工作，包括合同的合法性、有效性、完整性等，并對合同的法律風(fēng)險進行評估和控制。（4）其他相關(guān)部門按照各自的職責(zé)，參與合同的管理工作。三、合同的簽訂1.合同簽訂的流程（1）合同的策劃業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司的業(yè)務(wù)需求，制定合同策劃方案，包括合同的標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點和方式等內(nèi)容。（2）合同的談判業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同策劃方案，與對方進行談判，協(xié)商合同的各項條款。在談判過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)充分了解對方的情況，維護公司的利益。（3）合同的起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果，起草合同文本。合同文本應(yīng)當(dāng)符合法律法規(guī)的規(guī)定，條款內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整、明確、具體，避免出現(xiàn)歧義。（4）合同的審核合同起草完成后，應(yīng)當(dāng)依次經(jīng)過業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、財務(wù)部門、法務(wù)部門的審核。審核部門應(yīng)當(dāng)認真審查合同的各項條款，提出修改意見和建議。業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核意見和建議，對合同進行修改和完善。（5）合同的審批合同審核完成后，應(yīng)當(dāng)按照公司的審批權(quán)限，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批人應(yīng)當(dāng)認真審查合同的各項條款，對合同的簽訂做出決策。（6）合同的簽訂合同經(jīng)審批通過后，由法定代表人或授權(quán)代表與對方簽訂合同。合同簽訂后，應(yīng)當(dāng)加蓋公司公章。2.合同簽訂的審批權(quán)限（1）合同金額在[具體金額]以下的，由業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審批。（2）合同金額在[具體金額]以上、[具體金額]以下的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（3）合同金額在[具體金額]以上的，由公司總經(jīng)理審批。四、合同的履行1.合同履行的原則（1）全面履行原則當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)按照合同約定的標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、履行地點和方式等全面履行自己的義務(wù)。（2）誠實信用原則當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)遵循誠實信用原則，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。2.合同履行的監(jiān)督（1）合同管理部門應(yīng)當(dāng)定期對合同的履行情況進行檢查，及時發(fā)覺和解決合同履行中存在的問題。（2）業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)指定專人負責(zé)合同的履行工作，及時向合同管理部門匯報合同履行情況。（3）財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)，并對合同履行中的資金使用情況進行監(jiān)督。3.合同履行中的變更和解除（1）合同履行過程中，如需要變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)由雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。（2）如因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因，導(dǎo)致合同無法履行或部分無法履行，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)及時通知對方，并提供相關(guān)證明材料。根據(jù)不可抗力的影響，部分或者全部免除責(zé)任，但法律另有規(guī)定的除外。當(dāng)事人遲延履行后發(fā)生不可抗力的，不能免除責(zé)任。五、合同的檔案管理1.合同檔案的內(nèi)容（1）合同文本及附件，包括合同的正本、副本、補充協(xié)議等。（2）合同的審批文件，包括合同的審核意見、審批表等。（3）合同的履行文件，包括合同的履行情況報告、付款憑證、驗收報告等。（4）合同的糾紛處理文件，包括糾紛的處理方案、調(diào)解書、判決書等。2.合同檔案的整理和歸檔（1）合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時將合同及相關(guān)文件移交合同管理部門。（2）合同管理部門應(yīng)當(dāng)對合同及相關(guān)文件進行整理和分類，按照合同編號進行歸檔。（3）合同檔案的保管期限應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.合同檔案的保管和利用（1）合同檔案應(yīng)當(dāng)由專人負責(zé)保管，保管地點應(yīng)當(dāng)安全、防潮、防火、防蟲。（2）公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫查閱申請表，經(jīng)合同管理部門負責(zé)人批準后，方可查閱。（3）公司外部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)提供相關(guān)證明材料，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。六、合同的糾紛處理1.糾紛處理的原則（1）以事實為依據(jù)，以法律為準繩的原則在處理合同糾紛時，應(yīng)當(dāng)以客觀事實為依據(jù)，以法律法規(guī)為準則，公正、公平地解決糾紛。（2）協(xié)商解決的原則在合同糾紛發(fā)生后，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)首先通過協(xié)商的方式解決糾紛。協(xié)商應(yīng)當(dāng)在平等、自愿、公平的基礎(chǔ)上進行，力求達成雙方都能接受的解決方案。（3）調(diào)解解決的原則如果協(xié)商不成，當(dāng)事人可以申請調(diào)解。調(diào)解可以由第三方機構(gòu)進行，也可以由合同管理部門進行。調(diào)解應(yīng)當(dāng)遵循自愿、合法的原則，促使雙方當(dāng)事人達成和解協(xié)議。2.糾紛處理的程序（1）糾紛的受理當(dāng)合同糾紛發(fā)生后，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)及時向合同管理部門報告。合同管理部門應(yīng)當(dāng)對糾紛進行登記，并對糾紛的事實和證據(jù)進行初步審查。（2）糾紛的調(diào)查合同管理部門應(yīng)當(dāng)對糾紛進行調(diào)查，收集相關(guān)的證據(jù)和資料，了解糾紛的原因和經(jīng)過。在調(diào)查過程中，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)積極配合，提供真實、準確的信息和證據(jù)。（3）糾紛的處理根據(jù)糾紛的調(diào)查結(jié)果，合同管理部門應(yīng)當(dāng)提出處理意見，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。處理意見可以包括協(xié)商解決、調(diào)解解決、仲裁解決或訴訟解決等方式。（4）糾紛的執(zhí)行如果糾紛通過協(xié)商、調(diào)解或仲裁等方式解決，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)按照解決方案履行自己的義務(wù)。如果糾紛通過訴訟方式解決，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)按照法院的判決或裁定履行自己的義務(wù)。3.糾紛處理的責(zé)任（1）當(dāng)事人的責(zé)任當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)按照合同的約定履行自己的義務(wù)，如果因當(dāng)事人的違約行為導(dǎo)致合同糾紛的發(fā)生，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。（2）合同管理部門的責(zé)任合同管理部門應(yīng)當(dāng)及時、妥善地處理合同糾紛，如果因合同管理部門的失職或過錯導(dǎo)致糾紛處理不當(dāng)，合同管理部門應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（3）其他相關(guān)部門的責(zé)任其他相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)按照各自的職責(zé)，協(xié)助合同管理部門處理合同糾紛，如果因其他相關(guān)部門的失職或過錯導(dǎo)致糾紛處理不當(dāng)，其他相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、合同的風(fēng)險管理1.風(fēng)險評估（1）在合同簽訂前，應(yīng)當(dāng)對合同的風(fēng)險進行評估。風(fēng)險評估應(yīng)當(dāng)包括對合同對方的信用狀況、合同條款的合法性和可行性、合同履行的可能性等方面的評估。（2）風(fēng)險評估應(yīng)當(dāng)由業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門共同參與，形成風(fēng)險評估報告。風(fēng)險評估報告應(yīng)當(dāng)作為合同審批的重要依據(jù)。2.風(fēng)險防范措施（1）根據(jù)風(fēng)險評估的結(jié)果，應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的風(fēng)險防范措施。風(fēng)險防范措施可以包括要求對方提供擔(dān)保、設(shè)定違約金條款、約定爭議解決方式等。（2）風(fēng)險防范措施應(yīng)當(dāng)在合同中明確約定，以保證合同的順利履行和公司的合法權(quán)益得到保障。八、合同的信息化管理1.信息化管理的目的（1）提高合同管理的效率和準確性，減少人工操作和錯誤。（2）實現(xiàn)合同信息的共享和協(xié)同，方便公司內(nèi)部各部門之間的溝通和協(xié)作。（3）加強合同數(shù)據(jù)的分析和利用，為公司的決策提供支持。2.信息化管理的內(nèi)容（1）建立合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等全過程的信息化管理。（2）將合同信息錄入合同管理信息系統(tǒng)，包括合同的基本信息、合同條款、履行情況、糾紛處理等方面的信息。（3）通過合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同的查詢、統(tǒng)計、分析等功能，為公司的管理決策提供數(shù)據(jù)支持。3.信息化管理的安全保障（1）加強合同管理信息系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等措施，保證合同信息的安全。（2）定期對合同管理信息系統(tǒng)進行備份和維護，防止數(shù)據(jù)丟失和系統(tǒng)故障。（3）加強對合同管理信息系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)和管理，提高操作人員的安全意識和操作技能。九、合同的培訓(xùn)與教育1.培訓(xùn)與教育的目的（1）提高公司員工的合同意識和法律意識，增強員工的合同管理能力。（2）使公司員工熟悉合同管理制度和流程，掌握合同簽訂、履行、變更、解除等方面的知識和技能。（3）預(yù)防和減少合同糾紛的發(fā)生，維護公司的合法權(quán)益。2.培訓(xùn)與教育的內(nèi)容（1）合同法律法規(guī)的培訓(xùn)，包括《中華人民共和國民法典》、《中華人民共和國合同法》等相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)。（2）合同管理制度和流程的培訓(xùn)，包括合同的簽訂、履行、變更、解除等方面的制度和流程的培訓(xùn)。（3）合同簽訂、履行、變更、解除等方面的知識和技能的培訓(xùn)，包括合同條款的起草和審核、合同履行的監(jiān)督和管理、合同糾紛的處理等方面的知識和技能的培訓(xùn)。3.培訓(xùn)與教育的方式（1）定期組織合同培訓(xùn)課程，邀請專業(yè)律師或合同管理專家進行授課。（2）開展合同知識競賽、案例分析等活動，提高員工的學(xué)習(xí)積極性和參與度。（3）發(fā)放合同管理手冊、宣傳資料等，方便員工自主學(xué)習(xí)和查閱。十、合同的考核與評價1.考核與評價的指標（1）合同簽訂的及時性和準確性。（2）合同履行的情況，包括是否按照合同約定履行義務(wù)、是否及時解決合同履行中出現(xiàn)的問題等。（3）合同檔案管理的情況，包括合同檔案的整理、歸檔、保管和利用是否符合規(guī)定等。（4）合同糾紛處理的情況，包括是否及時處理合同糾紛、是否有效維護公司的合法權(quán)益等。2.考核與評價的方法（1）定期對合同管理工作進行檢查和評估，發(fā)覺問題及時整改。（2）建立合同管理考核評價機制，對合同管理工作進行量化考核和評價。（3）將合同管理工作納入公司績效考核體系，與員工的績效工資掛鉤。3.考核與評價的結(jié)果應(yīng)用（1）對合同管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵。（2）對合同管理工作存在問題的部門和個人進行批評和處罰，并要求其限期整改。（3）將考核評價結(jié)果作為公司合同管理工作改進和完善的依據(jù)，不斷提高合同管理水平。十一、附則1.解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸本公司所有。2.修訂權(quán)本公司有權(quán)根據(jù)實際情況對本制度進行修訂和完善。修訂后的制度經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后生效。3.生效日期本制度自發(fā)布之日起生效。十二、附件1