企業(yè)檔案應急管理規(guī)范

1企業(yè)檔案應急管理規(guī)范本文件規(guī)定了企業(yè)檔案應急管理的處置原則、應急保障、應急預案、應急響應和應急處置。本文件適用于省內(nèi)企業(yè)檔案的應急管理。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。DA/T1-2000檔案工作基本術語DA/T35-2017檔案蟲霉防治一般規(guī)則DA/T84-2019檔案館應急管理規(guī)范3術語和定義下列術語和定義適用于本文件。3.1企業(yè)突發(fā)事件企業(yè)突發(fā)事件是指企業(yè)或企業(yè)周邊突然發(fā)生，對企業(yè)已經(jīng)造成或者可能造成嚴重危害，需要采取應急處置措施予以應對的自然災害、事故災難和社會安全事件。3.2企業(yè)檔案安全突發(fā)事件企業(yè)檔案安全突發(fā)事件是指企業(yè)檔案機構(gòu)或部門發(fā)生事故災難、社會安全事件或遭遇自然災害，可能危及檔案的安全，需要采取應急處置予以應對的事件。3.3企業(yè)檔案應急管理企業(yè)為有效預防、控制和處理突發(fā)事件而采取的預防、響應、處置、善后處理等系列行為措施。3.4企業(yè)應急預案企業(yè)應急預案是指企業(yè)為依法、迅速、科學、有序的應對突發(fā)事件，最大程度減少突發(fā)事件造成的損害而預先制定的方案。3.5檔案應急處置預案檔案應急處置預案是指企業(yè)檔案機構(gòu)或部門為應對突發(fā)事件造成或可能造成檔案損毀，最大程度減少突發(fā)事件對檔案損毀而制定的緊急處置方案。4應急管理原則2企業(yè)檔案應急管理工作應遵循以下原則：a)統(tǒng)一領導，系統(tǒng)協(xié)同。企業(yè)檔案應急管理工作應在檔案安全應急管理小組的統(tǒng)一領導下，與企業(yè)內(nèi)多個部門建立應急響應和聯(lián)動機制，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速、有效地確保檔案安全；b)以人為本，檔案為重。企業(yè)發(fā)生突發(fā)事件后，應堅持以人為本的原則，在保障檔案人員安全的基礎上，采取科學有效的處置措施優(yōu)先搶救企業(yè)重要檔案；c)預防為主，防管結(jié)合。將事前預防與事后應急相結(jié)合，將企業(yè)檔案安全應急處置工作落在日常管理之中，提高檔案人員應急處置基本能力。5應急保障5.1保障范圍企業(yè)檔案應急管理工作主要保障檔案庫房、整理室、數(shù)字化加工場所等檔案工作相關區(qū)域內(nèi)存放的紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的安全。5.2檔案分級5.2.1企業(yè)檔案應按照檔案的重要程度進行分級，分級情況要根據(jù)企業(yè)業(yè)務內(nèi)容進行劃分。企業(yè)檔案應急管理工作小組應根據(jù)檔案分級情況確定搶救檔案的優(yōu)先順序。5.2.2保管期限為永久的檔案，應列為一級檔案，且標記為紅色；保管期限為30年的檔案、反映企業(yè)業(yè)務活動的重要檔案等，應列為二級檔案，且標記為黃色；其他檔案列為三級檔案，且標記為藍色。5.2.3企業(yè)檔案應從檔案庫房入口的柜架，由近到遠按照一級檔案、二級檔案、三級檔案的順序排列。5.2.4企業(yè)檔案應急管理工作小組應根據(jù)檔案分級情況確定搶救檔案的優(yōu)先順序。5.3組織及人員保障5.3.1依據(jù)《檔案工作突發(fā)事件應急處置管理辦法》（檔函〔2008〕207號）企業(yè)應建立檔案應急管理工作小組，負責執(zhí)行具體的應急管理工作。企業(yè)檔案應急管理工作小組應由企業(yè)內(nèi)負責檔案工作的領導為第一負責人，在企業(yè)突發(fā)事件應急處置領導組的指導下開展工作。5.3.2企業(yè)檔案應急管理工作小組具體承擔以下職責：a)負責制定檔案應急管理工作規(guī)劃；b)制定、管理、啟動應急預案；c)檔案應急準備、響應與處置、評估等工作的協(xié)調(diào)、監(jiān)督與評價；d)檔案應急管理資源調(diào)配；e)檔案應急宣傳、培訓與教育等；f)組織檔案人員和相關人員定期進行應急演練。5.3.3應急管理人員應由檔案人員及保密、保衛(wèi)、行政后勤、信息及通信等部門的人員組成，便于應急救援部門協(xié)同，快速形成救援力量。5.3.4建立外部專業(yè)救援機構(gòu)溝通機制，必要時爭取外部專業(yè)力量參與救援。5.4經(jīng)費和物資保障應按照企業(yè)檔案安全應急管理工作的實際需要，提供保障經(jīng)費；企業(yè)應準備滅火、去濕、消毒、排水、信息網(wǎng)絡硬件、軟件、應急救援設備等應急物資，為應對突發(fā)事件提供必要物資保障。5.5通信和技術保障3應為檔案工作人員配備必要的通信設施，保障事故發(fā)生時信息暢通；建立應急處置專家?guī)?，協(xié)助企業(yè)檔案應急管理工作小組完成險情鑒定、險情控制、檔案轉(zhuǎn)移、受損檔案搶救等方面的技術咨詢、指導與幫助。6應急預案6.1應急預案的編制6.1.1應急預案是指導企業(yè)檔案安全管理工作和應急處置工作開展的關鍵性文件，需要結(jié)合企業(yè)檔案工作和數(shù)字檔案室建設的實際情況進行制定。6.1.2企業(yè)檔案部門或機構(gòu)應根據(jù)突發(fā)事件類型與突發(fā)事件等級制定應急處置預案。企業(yè)檔案應急處置預案應由檔案主管部門或機構(gòu)主導，相關部門工作人員共同參與預案的編制工作。6.1.3應急預案的編制應在風險評估與應急資源調(diào)查基礎上進行，企業(yè)檔案應急預案的編制應該包括但不限于以下內(nèi)容：a)編制和實施預案的有關情況和背景；b)應急處置工作的目標、要求和具體措施；c)應急領導小組的建立及其人員組成、責任分工、聯(lián)絡方式等信息；d)企業(yè)內(nèi)部有關協(xié)調(diào)機構(gòu)、咨詢機構(gòu)以及能夠提供援助的機構(gòu)、人員及其聯(lián)系方式；e)搶救檔案的順序及其具體位置，庫房常用及備用鑰匙、重要檢索工具的位置；f)檔案庫房所在建筑供水、供電開關及檔案庫區(qū)、重點部位的位置等。6.2應急預案的演練6.2.1企業(yè)檔案部門或機構(gòu)應采取多種形式，對檔案工作人員定期進行應急預案培訓，以增強其處置應急事件的能力。6.2.2應急預案的演練應與檔案人員的日常工作相結(jié)合，定期開展預案演練，確保庫房常用及備用鑰匙的留存、重要檢索工具的位置熟悉、管理人員的聯(lián)系暢通，確保事故發(fā)生時應急處置的井然有序。6.2.3企業(yè)檔案部門或機構(gòu)可與企業(yè)其他相關部門或上級相關單位開展聯(lián)合應急演練，確保各部門合作的系統(tǒng)協(xié)調(diào)。6.3應急預案的修訂6.3.1企業(yè)檔案部門或機構(gòu)應定期對應急預案進行評估，根據(jù)相關法律法規(guī)、風險變化、應急資源變化、預案實施過程中的問題對應急預案進行修訂。6.3.2企業(yè)如有數(shù)字檔案，應積極探索數(shù)字檔案異地異質(zhì)備份制度，并將其相關內(nèi)容納入檔案安全應急處置的預案當中。7應急響應7.1應急響應分級根據(jù)突發(fā)事件發(fā)生類型和發(fā)生等級，企業(yè)檔案應急響應工作劃分為三個等級：a)一級應急響應：企業(yè)所在地發(fā)生地震（七級以上）、暴雨（紅色預警）、特大火災、爆炸、信息系統(tǒng)受到嚴重攻擊等突發(fā)事件，以及特別嚴重的社會群體事件，可能導致檔案庫房嚴重破壞、檔案業(yè)務工作中斷、檔案實體遭到嚴重損毀、檔案信息系統(tǒng)遭到嚴重破壞、大量電子4檔案數(shù)據(jù)丟失或泄露，嚴重危害國家安全、檔案館人員安全時，應啟動一級應急響應預案，并報上級應急管理部門；b)二級應急響應：企業(yè)所在地發(fā)生地震（四級到七級）、暴雨（橙色預警）、火災、信息系統(tǒng)攻擊等突發(fā)事件，以及嚴重的社會群體事件，可能造成檔案庫房建筑破壞、檔案業(yè)務工作中斷、檔案實體一定程度損毀、檔案信息系統(tǒng)受到一定程度破壞、部分電子檔案數(shù)據(jù)丟失或泄露，應啟動二級應急響應預案，并及時開展二級應急響應工作；c)三級應急響應：企業(yè)所在地發(fā)生檔案庫房漏水、生物病害、計算機故障等，可能造成檔案館建筑輕微受損、檔案業(yè)務工作受到輕微影響、檔案實體部分受到輕微損傷、檔案信息系統(tǒng)受到輕微破壞、少量電子檔案數(shù)據(jù)丟失或者泄露，應啟動三級應急響應，由企業(yè)檔案應急管理工作小組負責應急響應工作。7.2應急響應的工作啟動7.2.1企業(yè)所在地發(fā)生火災、水災、地震等自然災害或突發(fā)事件時，企業(yè)檔案部門或機構(gòu)應迅速評估事件是否會危及檔案安全，根據(jù)評估結(jié)果采取相應的措施。a)經(jīng)過評估確定此事件不會危及檔案安全，檔案人員應繼續(xù)密切關注事態(tài)發(fā)展，并根據(jù)事態(tài)變化采取相應的對策。b)經(jīng)過評估認定此事件可能會危及檔案安全或已經(jīng)造成檔案的損毀，檔案人員應按照企業(yè)檔案應急處置預案的相關要求，迅速啟動應急響應。7.2.2企業(yè)的檔案庫房、檔案工作場所發(fā)生火災、水災等突發(fā)事件時，應由企業(yè)檔案安全應急處置工作小組啟動應急預案，并按照應急預案的相關要求開展工作。8應急處置8.1應急處置的原則和方式8.1.1突發(fā)事件得到控制，且具備搶救檔案的條件時，應快速組織力量搶救檔案。檔案搶救的具體要求如下：a)檔案搶救應遵循先重點、后一般的原則；b)應急通信系統(tǒng)應保持良好的狀態(tài)；c)檔案搶救應保持秩序，杜絕混亂；d)檔案搶救應采用合理的方法，避免二次受損；e)檔案臨時存放場所應配置安防措施；f)主動向企業(yè)應急處置領導小組匯報搶救進展情況。8.1.2各類突發(fā)事件發(fā)生時，企業(yè)檔案應急管理工作小組應迅速聯(lián)系專家?guī)斓膶＜?，完成對突發(fā)事件的綜合評估，制定科學應對策略；緊急制定檔案應急搶救方案，減少突發(fā)事件對檔案的損毀，并盡快實現(xiàn)對受損檔案的搶救修復。根據(jù)檔案載體形式的不同分別采取以下應急處置方式：a)對于紙質(zhì)檔案，應針對不同情況進行災情分析，積極組織專家小組，制定具體搶救方案，準備運輸工具、轉(zhuǎn)移檔案設備、應急搶救用房、應急搶救設備與設施準備，確保受損檔案的安全轉(zhuǎn)移，盡全力保證轉(zhuǎn)移過程中無檔案再次受損、人員受傷；b)針對網(wǎng)絡與應用系統(tǒng)和數(shù)字檔案載體損壞、數(shù)據(jù)損壞、設備設施損壞事件，需向備份中心申請回送數(shù)據(jù)的備份數(shù)據(jù)清單、時間點要求等，通過離線、在線方式回送數(shù)據(jù)；從異地備份中心取回數(shù)據(jù)和文件清單；重新配置設備，對數(shù)據(jù)進行恢復。8.2先期處置5突發(fā)事件發(fā)生后，企業(yè)檔案應急管理工作小組第一時間啟動應急預案，在保障人員安全的基礎上，對突發(fā)事件現(xiàn)場進行先期處置。根據(jù)突發(fā)事件的不同類型，采取以下不同先期處置方式：a)火災：火勢在可控制范圍內(nèi)，使用檔案庫房滅火設施進行滅火；火勢不可控時，迅速聯(lián)系當?shù)叵啦块T支援，且在保證人員安全的情況下，根據(jù)企業(yè)檔案應急處置預案，最大限度搶救檔案；b)水災：應迅速查明水源泄漏點；調(diào)度抽水泵，及時排水，盡快將水淹檔案干燥處理；c)地震：地震發(fā)生后，及時聯(lián)系企業(yè)突發(fā)事件應急處置領導小組爭取人員援助；安排專業(yè)人員有序組織挖掘、整理、搬運搶救檔案等工作；d)蟲霉：根據(jù)檔案蟲霉的種類、分布及危害特征，制定治理方案；管理庫房溫濕度、設施設備等周圍情況；e)信息系統(tǒng)破壞：及時阻斷網(wǎng)絡通道、關閉計算機、中斷有害程序等；同時啟動數(shù)據(jù)備份恢復系統(tǒng)，進行數(shù)據(jù)恢復；f)群體性事件及社會災害：組織人群及時疏散，防止事態(tài)蔓延；主要領導進行信息發(fā)布與溝通。8.3災后處置8.3.1災情得到控制、搶救工作結(jié)束后，企業(yè)檔案安全應急處置工作小組應迅速組織專家對檔案受損情況進行評估，并制定恢復或修復方案（具體修復方法見附錄A）。8.3.2在自然災害或突發(fā)事件應急響應終止后，由企業(yè)檔案安全應急處置工作小組對事故進行調(diào)查。8.3.3對檔案破損、丟失以及檔案庫房損害情況進行登記與評估；對事故的原因、性質(zhì)、影響、責任、經(jīng)驗教訓等進行調(diào)查、分析和處理，并接受企業(yè)內(nèi)部對事故處置情況的監(jiān)督檢查。8.3.4對事故反映的相關問題、存在的安全隱患，應認真進行整改，并形成詳細記錄的書面材料，整理成應急管理檔案進行歸檔。8.3.5應及時將事件原因、責任及處理結(jié)果向企業(yè)內(nèi)部及上級單位進行報告，對社會進行信息公布，接受企業(yè)內(nèi)部及社會的監(jiān)督。6受損檔案修復方法A.1被埋、水浸檔案的修復步驟A.1.1浸泡時間較短的檔案，宜采取冷凍然后升華水分的方式進行干燥處理。A.1.2浸泡時間較長的檔案，應采用清水進行清洗。若檔案表面有少量霉菌，可用棉球蘸75%酒精沿一個方向擦拭，并及時更換棉球，將使用過的棉球投放進專門的廢物桶里，避免檔案的交叉感染造成范圍更大、更嚴重的霉變；若發(fā)生嚴重霉變，應采取熏蒸消毒的方法。A.1.3因地震或其它災害導致檔案被埋，應采用水洗等方式清除外圍的泥漿后稍微晾曬，再按照A.1.2給出的方法進行處理。A.2火災受損檔案的修復方法火燒后缺損的檔案可采用托裱、補洞等方式修復；碳化檔案宜選擇干托裱法、光化法或普通光源翻拍法進行修復。A.2.1干托裱法的修復程序：a)將一張薄厚適中的單宣紙放在油紙或塑料膜上噴潤展平；b)刷上稀淀粉糨糊；c)將炭化檔案背面輕放于紙托上，用排筆輕輕地一點點上平后，將其正面朝外貼在工作板上。A.2.2光化法的修復程序：采用丙烯酸、丙烯酸乙酯、二甲基丙烯酸甲酯，在一定波長范圍內(nèi)選擇某一光源，通過誘發(fā)劑的影響使本身聚合或三種單體相互交聯(lián)聚合，形成一個結(jié)狀聚合膜固定燒焦檔案，使其成為一個整體，增加紙張強度及撕裂度。A.2.3普通光源翻拍法的修復程序：通過掌握燈光照明角度及曝光條件；選擇高反差負片、菲龍酮對苯二酚顯影液等高反差顯影液，高反差正片來不斷增加反差；將黑底上隱約可見字跡的燒焦檔案，翻拍成較為清晰的復制件。A.3蟲霉檔案的處理方法A.3.1害蟲的處理方式主要有物理殺蟲和化學殺蟲兩種方法。物理殺蟲主要有低溫冷凍殺蟲、真空充氮殺蟲等方法；化學殺蟲主要用化學藥劑進行殺蟲。A.3.2低溫冷凍殺蟲的處理方法：a)檔案消毒前應作防潮包裝處理（將檔案用純棉布包裝放人紙箱內(nèi)）；b)溫度和相應處理時間：宜在-30℃冷凍70h（根據(jù)容量大小可適當增減時間）；c)經(jīng)冷凍處理的檔案應在冷凍箱內(nèi)緩沖至常溫，然后除去包裝，在確