采購(gòu)流程與控制管理制度

采購(gòu)流程與掌控管理制度一、前言本規(guī)章制度旨在規(guī)范和管理企業(yè)的采購(gòu)流程，提高采購(gòu)工作的效率和規(guī)范性。全體員工必需遵守本制度的相關(guān)規(guī)定，并嚴(yán)格執(zhí)行。二、采購(gòu)流程1.采購(gòu)需求提報(bào)1.1各部門或崗位需要采購(gòu)物品或服務(wù)時(shí)，必需填寫《采購(gòu)需求單》，包含以下內(nèi)容：需求物品或服務(wù)的名稱和規(guī)格；估計(jì)采購(gòu)數(shù)量；采購(gòu)原因和用途；預(yù)算金額；交付日期和地方；遵守的法規(guī)和規(guī)范。1.2《采購(gòu)需求單》由需求部門或崗位負(fù)責(zé)人簽字，然后提交給采購(gòu)部門。2.采購(gòu)方案訂立2.1采購(gòu)部門收到《采購(gòu)需求單》后，進(jìn)行需求審查。審查內(nèi)容包含：需求的合理性和緊急程度；預(yù)算是否充分；是否有特殊要求或合作伙伴。2.2采購(gòu)部門依據(jù)審核結(jié)果訂立采購(gòu)方案。方案應(yīng)包含以下內(nèi)容：供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)；采購(gòu)方式（譬如公開(kāi)招標(biāo)、詢價(jià)、協(xié)議供貨等）；采購(gòu)合同的簽訂和審批流程；采購(gòu)物品或服務(wù)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。3.供應(yīng)商選擇與比較3.1采購(gòu)部門依據(jù)采購(gòu)方案對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包含：供應(yīng)商的信譽(yù)度和資質(zhì)；供應(yīng)商的價(jià)格和交貨本領(lǐng)；產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量和性能；供應(yīng)商的售后服務(wù)和支持。3.2采購(gòu)部門訂立供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，并依照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)估和比較。3.3采購(gòu)部門將評(píng)估和比較結(jié)果整理成《供應(yīng)商選定報(bào)告》，并提交給采購(gòu)委員會(huì)審批。4.采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行4.1采購(gòu)委員會(huì)審批通過(guò)《供應(yīng)商選定報(bào)告》后，采購(gòu)部門與選定供應(yīng)商進(jìn)行合同談判和簽訂。4.2合同內(nèi)容應(yīng)包含以下重要條款：采購(gòu)物品或服務(wù)的認(rèn)真規(guī)格和數(shù)量；交付日期和地方；價(jià)格和支出方式；產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量保證期限；違約責(zé)任和解決爭(zhēng)議的方式。4.3合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商保持緊密聯(lián)系，確保交貨和質(zhì)量的定時(shí)按要求完成。5.采購(gòu)物品或服務(wù)驗(yàn)收5.1采購(gòu)物品或服務(wù)交付后，收貨部門應(yīng)依照采購(gòu)合同的要求對(duì)其進(jìn)行驗(yàn)收。5.2驗(yàn)收應(yīng)按合同商定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并填寫《采購(gòu)物品或服務(wù)驗(yàn)收單》。5.3若發(fā)現(xiàn)物品或服務(wù)不符合合同要求，收貨部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。三、采購(gòu)掌控管理1.預(yù)算管理1.1各部門在提報(bào)采購(gòu)需求時(shí)，必需依照預(yù)算要求填寫預(yù)算金額。1.2采購(gòu)部門應(yīng)依據(jù)預(yù)算金額訂立采購(gòu)方案，并嚴(yán)格掌控采購(gòu)支出，確保不超預(yù)算。2.內(nèi)部掌控2.1采購(gòu)部門應(yīng)建立健全的內(nèi)部掌控制度，包含:采購(gòu)流程的規(guī)范和監(jiān)督；采購(gòu)文件的保管與備查；采購(gòu)記錄的真實(shí)和準(zhǔn)確性；采購(gòu)決策的合理性和透亮度。2.2內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)流程和掌控措施進(jìn)行審計(jì)，確保制度的有效實(shí)施。3.供應(yīng)商管理3.1采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商管理制度，包含：供應(yīng)商的評(píng)估和分類；供應(yīng)商的監(jiān)督和考核；供應(yīng)商信息的更新和維護(hù)。3.2采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，加強(qiáng)溝通和協(xié)調(diào)，解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題和糾紛。4.風(fēng)險(xiǎn)管理4.1采購(gòu)部門應(yīng)對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和掌控，包含：供應(yīng)商的信譽(yù)和穩(wěn)定性風(fēng)險(xiǎn)；采購(gòu)物品或服務(wù)的質(zhì)量和交貨風(fēng)險(xiǎn)；采購(gòu)合同的履約和違約風(fēng)險(xiǎn)。4.2采購(gòu)部門應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)應(yīng)對(duì)和處理采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)事件，減少損失。四、附則本制度由企業(yè)管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)解釋和修訂，并經(jīng)采購(gòu)委員會(huì)審批后生效。本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)全部。以上為采購(gòu)流程