公司文件保密管理制度

公司文件保密管理制度公司文件保密管理制度（通用8篇）為保守公司秘密，維護(hù)公司的合法權(quán)益不受侵犯，應(yīng)制定規(guī)范的公司文件保密管理制度。下面店鋪為大家整理了有關(guān)公司文件保密管理制度，希望對大家有幫助。公司文件保密管理制度篇11.總則1.1目的為保守公司秘密，維護(hù)公司權(quán)益，特制定本制度。1.2適用范圍公司每個員工都有保守公司秘密的義務(wù)。接觸到公司商業(yè)秘密的高級員工，例如：管理人員、財務(wù)人員、銷售人員、總經(jīng)辦等對保守公司秘密負(fù)有特別的責(zé)任。1.3權(quán)責(zé)部門1.3.1總經(jīng)辦負(fù)責(zé)本制度制定、修改、廢止之起草工作。1.3.2總經(jīng)辦文員按照本制度監(jiān)督執(zhí)行。1.3.3總經(jīng)理負(fù)責(zé)本制度制定、修改、廢止之核準(zhǔn)。2.保密辦法2.1密級的分類公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“公開”四級：2.1.1絕密是指最重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害的，僅限于公司內(nèi)部個別人員知悉。2.1.2機密是指重要的公司秘密，泄露會使公司權(quán)益和利益遭受到嚴(yán)重的損害的，僅限于文件處理過程中的相關(guān)人員知悉。2.1.3秘密是指一般的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受損害的，僅限于公司內(nèi)部員工知悉。2.1.4公開是指公司可對內(nèi)、對外公開的，不會損害公司的權(quán)益和利益的各類文件資料。2.2密級的確定2.2.1公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件為絕密級;2.2.2公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況為機密;2.2.3公司人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收人、尚未公開的各類信息、公司規(guī)章制度、獎懲文件等為秘密級。2.2.4公司年報等各類信息為公開。2.3公司保密范圍2.3.1公司商業(yè)機密。2.3.2公司重大決策中的秘密事項。2.3.3公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策。2.3.4公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。2.3.5公司所掌握的尚未公開的各類信息。2.3.6公司工資薪酬福利待遇。2.3.7其他經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項。2.4部門保密范圍2.4.1人力資源部保密范圍(1)公司未公布的人事調(diào)動、人事任免，機密文件;(2)公司機構(gòu)的設(shè)置、編制、人員檔案等秘密文件;(3)公司各級員工的個人薪金收入情況，機密文件;(4)費用支出登記表，機密文件;(5)材料報銷單，秘密文件;(6)各類合同，秘密文件;(7)部門保管或經(jīng)手的其它秘密文件。2.4.2計財部保密范圍(1)公司財政預(yù)算、決策報告、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、財務(wù)分析報告、審計資料、銀行賬號，機密文件;(2)投標(biāo)預(yù)算文件，機密文件;(3)工程標(biāo)后預(yù)算，機密文件;(4)各類合同，機密文件;(5)賬本、憑證，機密文件;(6)部門保管或經(jīng)手的其它秘密文件。2.4.3業(yè)務(wù)發(fā)展部保密范圍(1)公司客戶的資料，機密文件;(2)公司銷售合同及請款單，機密文件;(3)部門保管或經(jīng)手的其它秘密文件。2.4.4工程部保密范圍(1)標(biāo)后預(yù)算，機密文件;(2)各類合同，秘密文件;(3)報料單、收料單，秘密;(4)部門保管或經(jīng)手的其它秘密文件。2.4.5品管部保密范圍(1)項目檢查記錄，秘密文件;(2)分段驗收記錄，秘密文件;(3)部門保管或經(jīng)手的其它秘密文件。2.4.6采購部保密范圍(1)供貨商報價單，秘密文件;(2)與供應(yīng)商合同(采購單)，秘密文件;(3)項目配置方案，機密文件;(4)供應(yīng)商產(chǎn)品資料，秘密文件;(5)部門保管或經(jīng)手的其它秘密文件。2.4.7設(shè)計部保密范圍(1)工程圖紙、效果圖等秘密文件;(2)部門經(jīng)手或保管的其它秘密文件。2.4.8戰(zhàn)略發(fā)展部保密范圍(1)標(biāo)書、組織施工方案，秘密文件;(2)通知、制度，秘密文件;(3)部門經(jīng)手或保管的其它秘密文件。2.4.9物資部保密范圍(1)物料入庫(出庫)單，秘密文件(2)物料臺賬，秘密文件(3)部門經(jīng)手或保管的其它秘密文件2.4.10客服部保密范圍(1)客戶驗收單，秘密文件(2)安裝圖紙，秘密文件(3)部門經(jīng)手或保管的其它秘密文件2.5保密期限保密期限分八年、五年、一年，一般與密級相對應(yīng)，特殊情況外標(biāo)明。保密期限屆滿，除要求繼續(xù)保密事項外，自行銷毀。2.6文件保密措施2.6.1對于公司的密級文本文件、資料和其他物品由各部門經(jīng)理指定專人保管;對于公司各類電子版密級文件由各部門經(jīng)理或部門經(jīng)理指定人員保管，并對文件采取加密措施，以防止泄露。2.6.2在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.6.3不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛埽粶?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密。2.6.4公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時，應(yīng)當(dāng)立即采取補救措施并及時報告總經(jīng)辦;總經(jīng)辦接到報告，應(yīng)立即作出處理。2.6.5總經(jīng)辦文員對各部門保密文件及保密措施進(jìn)行定期檢查，檢查時間為三個月一次。2.7文件復(fù)印、領(lǐng)用、查閱權(quán)限2.7.1除總經(jīng)理以外人員不得翻閱絕密文件，更不得留存文本文件和電子文件，以防止泄露。2.7.2部門經(jīng)理級人員可以查閱、復(fù)印、領(lǐng)用本部門機密文件，跨部門查閱、復(fù)印、領(lǐng)用機密文件須經(jīng)該部門經(jīng)理同意。部門經(jīng)理級以下人員查閱、復(fù)印、領(lǐng)用本部門機密文件須本部門經(jīng)理同意;部門經(jīng)理級以下人員跨部門查閱、復(fù)印、領(lǐng)用機密文件，須經(jīng)本部門經(jīng)理批準(zhǔn)，文件保管部門經(jīng)理同意。2.7.3部門經(jīng)理級人員可以查閱、復(fù)印、領(lǐng)用公司秘密文件。部門經(jīng)理級以下人員可以查閱公司秘密文件;需復(fù)印、領(lǐng)用秘密文件的，須經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。2.7.4公司員工及客戶可以查閱、領(lǐng)用公司公開文件資料。3.員工泄密處理3.1出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告，并扣發(fā)工資500元以上1000元以下：3.1.1泄露公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟損失的;3.1.2已泄露公司秘密但采取補救措施的。3.2出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟損失：3.2.1故意或過失泄露公司秘密，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟損失的;3.2.2違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的;3.2.3利用職權(quán)強制他人違反保密規(guī)定的。4.權(quán)利與義務(wù)4.1公司提供員工正常的工作條件和業(yè)務(wù)拓展的空間，努力創(chuàng)造有利于員工發(fā)展的機會;4.2嚴(yán)格遵守本企業(yè)保密制度，防止泄漏公司秘密;員工未經(jīng)批準(zhǔn)、不準(zhǔn)復(fù)印、摘抄、隨意或惡意拿走公司秘密文件、電腦軟、硬件等;4.3員工未經(jīng)批準(zhǔn)、不得向他人泄露公司秘密、信息;4.4非經(jīng)公司書面同意，不得利用公司秘密進(jìn)行生產(chǎn)與經(jīng)營活動;4.5員工應(yīng)妥善謹(jǐn)慎保管和處理公司及客戶之機密信息資料及固定資產(chǎn)、如有遺失應(yīng)立即報告并采取補救措施挽回?fù)p失;5.注意事項5.1部門發(fā)出的各項文件，必須于文件右上角上加注保密等級標(biāo)識，保密等級標(biāo)識統(tǒng)一為“宋體五號字”并加灰底邊框;針對不便加注保密等級標(biāo)識的文件須于總經(jīng)辦登記并蓋章后發(fā)出。5.2保密文件必須及時親自處理，不得代辦、留存。5.3公司人員應(yīng)養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣，做到：不是自己應(yīng)知道的事，不問;對別人不應(yīng)知道的事，不說;公司文件保密管理制度篇2一、總則第一條為保守公司秘密，維護(hù)公司的合法權(quán)益不受侵犯，保證公司正常經(jīng)營管理秩序特制定本制度。第二條公司秘密是關(guān)系公司權(quán)利和權(quán)益，依照特定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。第三條公司所屬組織和分支機構(gòu)以及全體員工都有保守公司秘密的義務(wù)。第四條公司保密工作，實行既確保秘密又便利工作的方針。第五條對保守，保護(hù)公司秘密以及改進(jìn)保密技術(shù)，措施等方面成績顯著的部門或職員實行獎勵。二、保密范圍和密級確定第六條公司秘密包括本制度第二條規(guī)定的下列秘密事項：1、公司重大決策中的秘密事項；2、公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略，經(jīng)營方向，經(jīng)營規(guī)劃，經(jīng)營項目及經(jīng)營決策；3、公司內(nèi)部掌握的合同，協(xié)議，意向書及可行性報告，重要會議記錄；4、公司財務(wù)預(yù)，決算報告及各類財務(wù)報表，統(tǒng)計報表；5、公司所掌握的尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息；6、公司員工人事檔案，薪資待遇，勞務(wù)性收入及資料；7、其他經(jīng)公司確定為應(yīng)保密的事項。一般性決定，決策，通告，行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。第七條公司機密分為絕密，機密，秘密三個等級。1、絕密是最主要的公司秘密，一旦泄露會對公司的權(quán)益造成特別嚴(yán)重的損害。2、機密的主要的公司秘密，一旦泄露會對公司的權(quán)益造成嚴(yán)懲嚴(yán)重的損害。3、秘密是一般的公司秘密，泄露會對公司的權(quán)益造成損害。第八條公司秘級的確定1、公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕秘級：2、公司規(guī)劃，財務(wù)報表，統(tǒng)計資料，重要會議記錄，公司經(jīng)營情況為機密級：3、公司人事檔案，合同，協(xié)議，員工工資性收入，尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。4、屬公司秘密事項但不能標(biāo)明密級的，通過口頭通知，傳達(dá)接觸范圍的人員。第九條屬于公司秘密的文件，資料，應(yīng)當(dāng)依據(jù)本制度第七條，第八條之規(guī)定標(biāo)明密級，并確定保密期限，保密期限屆滿，自行解密。三、保密措施第十條屬于公司秘密的文件，資料和其他物品的制作，收發(fā)，傳遞，使用，復(fù)制，摘抄，保存和銷毀，由公司行政部或主管副總經(jīng)理委托專人執(zhí)行；采用電腦技術(shù)存取，處理，傳遞的公司秘密由電腦使用者負(fù)責(zé)保密。第十一條對于密級的文件，資料和其他物品，必須采取以下保密措施：1、非經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理及特別授權(quán)人員批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄。2、收發(fā)，傳遞和外出攜帶，由指定人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施。3、在設(shè)備完善的保險裝置中保存。第十二條屬于公司秘密的設(shè)備或商業(yè)機密，由公司指定的專門部門負(fù)責(zé)，并采取相應(yīng)的保密措施。第十三條在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。第十四條具有屬于公司秘密內(nèi)容的會議和其他活動，主辦方應(yīng)采取下列保密措施：1、選擇具備保密條件的會議場所；2、根據(jù)工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項會議的人員予以指定；3、依照保密規(guī)定使用會議設(shè)備，管理會議文件；4、確定會議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。第十五條不準(zhǔn)在私人書信和通訊中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摗久孛埽粶?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密。第十六條公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露時，應(yīng)當(dāng)立即采取補救措施并及時報告總經(jīng)理或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，由其及時作出處理。四、責(zé)任與處罰第十七條出現(xiàn)下列情形之一，給予警告并予以50元以上500元以下的罰款。1、泄露公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟損失的：2、違反本制度第十二條，第十三條，第十四條，第十五條，第十六條，第十七條規(guī)定的：3、已泄露公司秘密但采取補救措施的；第十八條出現(xiàn)下列情形之一的，予以辭退并罰款五千元并酌情賠償公司因此受到的經(jīng)濟損失直至追究其刑事責(zé)任：1、故意或過去泄露公司秘密，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟損失的；2、違反本制度規(guī)定，為他人窮取，出賣公司秘密的；3、利用職權(quán)強制他人違反保密規(guī)定的。五、附則第十九條本制度規(guī)定的泄露是指下列行為之一；1、使公司秘密被不應(yīng)知悉者知悉的；2、使公司秘密超出限定的接觸范圍，而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的。公司文件保密管理制度篇31、目的為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。2、適用范圍適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。3、定義3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。3.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時保持有效版本的文件。3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動有關(guān)的文件(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。4、職責(zé)4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。4.2各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。4.3文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)4.3.1各部門負(fù)責(zé)制定部門職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。4.3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負(fù)責(zé)公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。5、文件分級分類5.1文件分級5.1.1一級文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導(dǎo)性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營管理規(guī)范等。5.1.2二級文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。5.1.3三級文件：各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標(biāo)準(zhǔn)。5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。6、文件編號、標(biāo)識與控制6.1文件編號：公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間注：各部門代號部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼6.2文件的標(biāo)識與控制文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關(guān)場所應(yīng)用的文件及提供給審核機構(gòu)的文件為受控文件,以編號為受控標(biāo)識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標(biāo)識;長期有效的文件予以編號和標(biāo)識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標(biāo)題、日期作為標(biāo)識，不必跟蹤回收其過期版本。7、文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布7.1行政文件與管理性文件的編制與審批(1)公司級行政性文件：公司組織機構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負(fù)責(zé)編制。(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財務(wù)管理制度，由各部門依本制度4.3條負(fù)責(zé)編制。(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》，部門負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。7.2文件歸檔、發(fā)放、保管7.2.1文件歸檔(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負(fù)責(zé)填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。(2)各部門收到的文件由部門負(fù)責(zé)人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。7.2.2文件發(fā)放公司受控文件、記錄由人事行政部負(fù)責(zé)按以下范圍發(fā)放：(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門;(3)各個部門都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量，填寫發(fā)放編號，并由領(lǐng)用者簽名。(4)文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。7.2.3文件保管與借閱(1)文件保管：所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門。(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。(3)存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份，并作出版本標(biāo)識，采用密碼進(jìn)行保護(hù)，限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進(jìn)行操作。(4)文件的持有者若跨部門調(diào)動或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。7.3文件的更改與回收作廢7.3.1文件更改(1)當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時相關(guān)的文件應(yīng)進(jìn)行同步更改。(2)文件更改的起草、審核、批準(zhǔn)由原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門/人員按負(fù)責(zé)填寫《文件更改/評審單》并實施更改。(3)文件修改內(nèi)容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進(jìn)行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時應(yīng)進(jìn)行換版。(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當(dāng)超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。(5)文件更改內(nèi)容必須及時到達(dá)文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進(jìn)行檢查，并確認(rèn)更改效果。(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。7.4文件的作廢與銷毀(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時，原文件應(yīng)作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收，并登記標(biāo)明回收日期。(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標(biāo)注“作廢”字樣。(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。7.5外來文件管理7.5.1外來文件接收與歸口(1)國家法律、法規(guī);國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn);上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》。(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。7.6保密文件的管理7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負(fù)責(zé)”為原則進(jìn)行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負(fù)責(zé)管理。7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則：文件密級發(fā)放、傳閱范圍絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對信息形成部門的負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對象機密公司部門負(fù)責(zé)人以上人員，機密信息形成部門的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的`對象秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認(rèn)為需要讓其知悉的對象公司文件保密管理制度篇41、目的為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。2、適用范圍適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。3、職責(zé)3.1公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對本制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。3.2總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關(guān)外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。3.3各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。3.4文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)3.4.1總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。3.4.2財務(wù)部負(fù)責(zé)制定公司財務(wù)管理制度文件。3.4.3客服部負(fù)責(zé)制定公司客服管理制度文件。3.4.4生產(chǎn)部負(fù)責(zé)制定公司生產(chǎn)管理制度文件。3.4.5質(zhì)檢部負(fù)責(zé)組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認(rèn)證文件，并負(fù)責(zé)制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規(guī)程、檢驗作業(yè)指導(dǎo)書等文件。3.4.6設(shè)計部負(fù)責(zé)制定公司公司技術(shù)管理規(guī)范、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)輸出文件（設(shè)計圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范測試）等文件。3.4.7工廠負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等文件（由打樣工廠負(fù)責(zé)）。3.4.8公司及各部門文件制定由部門負(fù)責(zé)人或指定人員編制，公司副總或部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.4.9公司及各部門文件分發(fā)布前，應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。3.5質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。4、定義4.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。4.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時保持最新有效版本的文件，4.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。4.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動有關(guān)的文件。(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）5、工作程序5.1文件的分類5.1.1文件屬性分類（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過程中形成的文件。（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)流程等。（4）技術(shù)性文件：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程等。（5）外來文件：國家有關(guān)法律、法規(guī)、國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商/客戶提供文件、設(shè)備文檔等。5.1.2文件階層分類（1)一階文件：公司章程、公司經(jīng)營規(guī)劃/計劃、質(zhì)量手冊。（2)二階文件：公司經(jīng)營管理活動開展所有過程控制的程序文件。（3)三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設(shè)計文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、外來文件等。（4)四階文件：各記錄表單、報表等。公司文件保密管理制度篇5一、收文1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進(jìn)行文件收文處理。2、實行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統(tǒng)一交辦公室負(fù)責(zé)人，辦公室負(fù)責(zé)人按文件內(nèi)容及各部門分工和職責(zé)，傳達(dá)部門負(fù)責(zé)人辦理。3、辦理文件的有關(guān)人員均應(yīng)簽字，有關(guān)工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經(jīng)辦人員需要留存的文件，經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復(fù)印件。4、各部門收到的函件，應(yīng)交辦公室即時登記，交簽字后2、3條處理。5、各有關(guān)人員注意保密，不得泄露本公司機密。二、發(fā)文1、公司發(fā)文由有關(guān)部門起草，建立《發(fā)文登記表》，由辦公室統(tǒng)一編號、發(fā)出。2、每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，并留底存欄。3、各部門對公司所發(fā)的內(nèi)部文件必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行。4、向上級單位呈報的文件，由辦公室派專人，按公文傳進(jìn)程序進(jìn)行。5、監(jiān)理項目中的一般業(yè)務(wù)文件，需要辦公室打印的，需辦公室主任簽字批準(zhǔn)。三、文件查詢1、凡查詢、復(fù)印、借閱文件，均需申請、登記。2、凡涉及公司經(jīng)營機密及項目當(dāng)事人有關(guān)機密的文檔需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后才能查詢。不允許復(fù)印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復(fù)印的文件，不得帶出公司，只能在公司復(fù)印。公司文件保密管理制度篇6一、為建立組織，健全制度，使公司各項管理制度、規(guī)范化、，特制訂本規(guī)定，凡本公司所屬員工都應(yīng)遵守本規(guī)定。二、本公司員工任用、擔(dān)保、工作時間、請假休假、出差、培訓(xùn)、福利、考勤考核、獎懲、年資、離職等事項除國家有規(guī)定外，皆按本規(guī)定辦理。三、本公司員工應(yīng)團結(jié)友愛，忠于職守，遵守公司各項規(guī)章制度，服從各級主管人員的合理指揮與安排，不得陽奉陰違或敷衍塞責(zé)。四、本公司員工應(yīng)遵紀(jì)守法，努力學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識，不斷提高自身修養(yǎng)。五、本公司員工對內(nèi)應(yīng)認(rèn)真工作，愛惜公物，減少損耗，提高業(yè)務(wù)水平和工作效率，對外應(yīng)嚴(yán)守公司商業(yè)機密（公司的產(chǎn)品、圖紙、內(nèi)部文件資料、贏利情況、銷售計劃、客戶資料、工資福利等均屬公司機密）。六、本公司員工應(yīng)尊重公司信譽，除辦理本公司指定外，不得擅用本公司名義，嚴(yán)禁用公司名義在外招搖撞騙。七、本公司員工對外接洽事項時（包括電話洽談），應(yīng)態(tài)度謙和，特別注意文明用語，不得滿懷不滿情緒，有損害公司形象的行為。八、本公司員工應(yīng)遵守國家法律，嚴(yán)禁有酗酒鬧事，吸食毒品、賭博、拉幫結(jié)派等行為。九、本公司員工應(yīng)發(fā)揚團隊精神，心胸豁達(dá)，勤奮敬業(yè)，始終保持勤儉創(chuàng)業(yè)的精神。十、本制度經(jīng)行政會議通過后，試用實施，若試用期間有疑問，可向行政部以書面形式提出意見，再由行政部組織會議研究修訂，其他任何人員不得擅自修改。公司文件保密管理制度篇7一、總則1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實際情況，特制定本制度。2、文件管理內(nèi)容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業(yè)函、電、來文，本企業(yè)上報、下發(fā)的各種文件、資料。3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。二、發(fā)文管理1、凡以我公司名義上報或下發(fā)的文件（報告、請示、紀(jì)要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號并保留一份原件存檔。3、發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應(yīng)及時進(jìn)行補發(fā)或改用其他方式發(fā)送。4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記，并標(biāo)注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的，由發(fā)送部門自行負(fù)責(zé)。5、發(fā)文辦理工作程序：（1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門負(fù)責(zé)擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。（2）核稿：核稿是指由擬稿部門經(jīng)理對擬好的文稿進(jìn)行審查、核對、修改，為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。（3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門會簽。有關(guān)部門會簽后送辦公室主任處對公文進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會簽；文種、公文格式是否正確等。（4）簽發(fā)：以公司名義報送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時如有修改，應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期。（5）發(fā)文登記：此時的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進(jìn)行復(fù)核，重點看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見成文稿的內(nèi)容，并對待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號，確定份數(shù)后印制。（6）用印：用印是指辦公室對已印制好的公文進(jìn)行蓋章。（7）存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發(fā)公文進(jìn)行存檔（應(yīng)包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。三、收文管理1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達(dá)的公文、業(yè)務(wù)往來文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號，送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門辦理，為避免文件擠壓，一般應(yīng)在當(dāng)天完成送閱。2、接收傳真應(yīng)明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交，并由接收人簽收。3、外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時向總經(jīng)理上報或移交辦公室，直接上報總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級報告或指定專人、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門辦理，并由辦公室保留原件或復(fù)印件存檔。4、辦公室收到文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌，送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請示總經(jīng)理后辦理，根據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦。5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。6、個人或部門閱讀文件應(yīng)抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人，閱讀完后應(yīng)及時交還給檔案管理員。7、收文辦理工作程序：（1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行收文登記。（2）收文登記：收文登記是指對收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關(guān)或部門進(jìn)行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標(biāo)題、份數(shù)、等逐項進(jìn)行登記。（3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關(guān)規(guī)定的，辦公室應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門辦理。（4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。（5）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認(rèn)真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同相關(guān)部門協(xié)商辦理，并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。（6）催辦：催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結(jié)果。（7）注結(jié)：文件辦理完畢,應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結(jié)果。（8）存檔：在收文辦理結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。四、保密文件管理1、嚴(yán)格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴(yán)格把關(guān)。2、制發(fā)保密文件時，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標(biāo)明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報送總經(jīng)理審批后印發(fā)。3、借閱、復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，嚴(yán)禁將保密資料保密文件拿到其他營業(yè)性場所復(fù)印。4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時