公文管理制度(2016－5－5)

公文管理制度目錄：第一章：總則第二章管理職責(zé)第三章：公文的種類和分類第四章公文的格式第五章公文的編號第六章行文格式第七章行文規(guī)則第八章公文辦理第九章附則總則第一條為規(guī)范公司各類辦公文件管理，明確承辦要求、嚴(yán)格處理程序，提高運轉(zhuǎn)時效，根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，結(jié)合集團實際情況，制定本制度。第二條本制度規(guī)定了起草、發(fā)文、收文處理程序、行文關(guān)系與規(guī)則、公文立卷與歸檔等文書管理內(nèi)容，適用于適用于集團各部門、各子公司文書管理工作。第三條本制度中的公文是指集團在經(jīng)營管理中產(chǎn)生的各種文本，主要分內(nèi)部公文和對外公文兩種。內(nèi)部公文是內(nèi)部實施管理、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的公務(wù)文書，是傳達(dá)、發(fā)布指示、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具；對外公文是代表公司機構(gòu)對外聯(lián)絡(luò)處理事務(wù)的各種文件、函件；第二章管理職責(zé)第四條根據(jù)集團經(jīng)營管理需要，公文管理的職責(zé)如下：1、集團領(lǐng)導(dǎo)：根據(jù)本制度內(nèi)容，負(fù)責(zé)相關(guān)文件的審核、會簽、批示等工作；2、董事會辦公室：是集團決策層公文處理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)決策層公文流轉(zhuǎn)的收發(fā)、分辦、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等管理服務(wù)工作；3、集團行政部：負(fù)責(zé)集團所有公文規(guī)范的管理工作，是集團公文格式、起草要求、流轉(zhuǎn)程序，保管銷毀的管理部門；同時負(fù)責(zé)集團管理層公文的具體處理，負(fù)責(zé)管理層公文流轉(zhuǎn)的監(jiān)督管理和審閱、收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔、銷毀等具體工作，指導(dǎo)督促各職能部門、各公司做好公文處理工作；4、各職能部門、子公司：按本制度規(guī)定內(nèi)容做好本部門承辦文件的起草、流轉(zhuǎn)、呈報等執(zhí)行和管理工作，未經(jīng)審批或簽署，不得以集團名義自行發(fā)文，同時負(fù)責(zé)其他部門主承辦文件的會簽工作；第三章公文的種類和分類第五條公文的種類根據(jù)集團經(jīng)營管理需求，公司常用的公文種類有：決定、決議、通知、通告、通報、報告、請示、函、會議紀(jì)要、內(nèi)部聯(lián)系單、工作簽報等；1、決定、決議：對重要事項、重大行為做出安排用“決定”，經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項用“決議”；2、通知：用于傳達(dá)上級部門指示，公布規(guī)章、制度、規(guī)定、辦法、細(xì)則、要求各部門辦理較為重要的事項、集團總監(jiān)級及以上人員的任免和聘用等；3、公告、通告：公布已確定且須全員遵守或其他應(yīng)周知的事項，集團總監(jiān)級以下人員的任免和聘用等；4、通報：用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況；5、報告、請示：向上級領(lǐng)導(dǎo)或上級單位、部門匯報工作、反映情況，闡述結(jié)果用“報告”、提出建議或請求指示、批準(zhǔn)用“請示”；6、批復(fù)：用于集團決策層對下級部門或單位對重大工作請示的回復(fù)；7、函：適用于無隸屬關(guān)系的單位之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，如：集團及各公司對外聯(lián)絡(luò)或集團各公司之間聯(lián)絡(luò)；8、會議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會議情況或議定事項。9、內(nèi)部聯(lián)系單：適用于本單位部門之間的日常工作聯(lián)絡(luò)或需求支持；如：集團職能部門、各分司部門之間的工作交涉；10、工作簽報：集團范圍內(nèi)有關(guān)業(yè)務(wù)申報、需求報批等工作，但原則上各模塊事務(wù)性工作應(yīng)優(yōu)先填報該模塊對應(yīng)制度的表格；第六條公文的分類集團公文按使用用途，大體可分為4類。即：紅頭文件、內(nèi)部通告、會議紀(jì)要、對外函件，各種文件的類別劃分及適用范圍如下：序號類別包含適用范圍1紅頭文件決定、決議通知、請示批復(fù)、任命集團或各公司公示重大事項或安排；2、各項規(guī)章制度的下發(fā)；3、高級管理人員或重點崗位人員的任免；4、重要事項的（對內(nèi)對外）上報；2內(nèi)部通告公告、通告通知、通報事務(wù)性或一般性的工作通知；已確定且需全員周知的一般性事務(wù)；階段性工作總結(jié)或獎勵、批評等；總監(jiān)級以下人員的任免；3會議紀(jì)要會議紀(jì)要集團決策機構(gòu)會議的主要決議文本；集團經(jīng)營管理會議的主要決議文本；各公司經(jīng)營管理會議的主要決議文本；4對外函件函件1、與無隸屬關(guān)系單位之間的工作商洽；第四章公文的格式第七條集團所有公文格式分為五種，分別為：紅頭文件格式、通告格式、紀(jì)要格式、函件格式、內(nèi)部格式，五種文件格式具體內(nèi)容如下：第八條紅頭文件格式紅頭文件由眉首、主體、版記三部分組成（具體樣式見附表1：紅頭文件樣式），置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即159mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。（一）眉首1、發(fā)文單位標(biāo)志：發(fā)文單位標(biāo)志是眉首部分的核心，套紅居中在為首頁上半部，上緣至版心上緣為36mm；文字為：發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”二字，如：陜西亨泰利企業(yè)管理集團文件，聯(lián)合行文時可并用聯(lián)合發(fā)文單位名稱一般主辦單位名稱排列在前，順序排列后統(tǒng)一加“文件”二字；（政）字部門號（政）字部門號【...】年號5號順序號公司代字集團（二）主體1、公文標(biāo)題：標(biāo)題中發(fā)文單位名稱一般可簡略加“關(guān)于”，后續(xù)由事由和文種組成，準(zhǔn)確、扼要概括公文的主要內(nèi)容，編排于紅色分隔線下空1行位置，分一行或多行居中排布；回行時要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)使用梯形或菱形，不應(yīng)使用上下長度一樣的長方形或上下長、中間短的沙漏形；2、主送單位：是公文的主要受理單位。主送單位標(biāo)注受理單位全稱或規(guī)范化簡稱，使用時要規(guī)范、準(zhǔn)確，不得隨意編造單位簡稱。主送單位編排于標(biāo)題下空1行的位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個單位名稱后標(biāo)全角冒號；3、公文正文：是公文的主體和核心所在，標(biāo)題下另起一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行，公文首頁須顯示正文；4、附件：公文如有附件，在正文下空一行左空2字標(biāo)識“附件”，如有順序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有順序號時標(biāo)識順序號，附件標(biāo)題居中編排在版心第3行；5、發(fā)文單位署名：發(fā)文單位署名應(yīng)使用發(fā)文單位全稱，單一單位行文時，發(fā)文單位署名在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排。聯(lián)合行文時，應(yīng)將各發(fā)文單位署名按發(fā)文單位順序排列在相應(yīng)位置，并使印章可加蓋其上，發(fā)文單位需人借單章的須在發(fā)文單位署名后加“借章”二字，并用（）括入；6、成文時間：是公文的生效的重要標(biāo)志之一。具體以簽發(fā)日期為準(zhǔn)（聯(lián)合行文以最后簽發(fā)的單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)）。成文日期在公文正文或附件說明的右下方右空4－7字編排（根據(jù)單位全稱長短調(diào)整），用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位；7、.印章：印章是公文生效的標(biāo)志（紀(jì)要不加蓋印章），是鑒定公文真?zhèn)巫钪匾囊罁?jù)之一。上行文一定要加蓋印章。單一單位行文時，印章端正、居中下壓成文日期，使發(fā)文單位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)上距正文一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，所有聯(lián)署單位均須加蓋印章，印章之間排列整齊、互不相交相切，每排印章兩端不得超出版心，每排最多放三個印章。8、附注：是對公文需要注意的事項加以說明，主要標(biāo)注聯(lián)系人及聯(lián)系方式，多個單位聯(lián)合行文，只標(biāo)主辦單位聯(lián)系人即可；（三）版記版記中第一個要素之上、各要素之下均加1條分隔線，寬度同版心，第一條和最后一條分隔線用粗線，中間的用細(xì)線。版記的位置應(yīng)置于公文的最后一面，版記中的最后一個要素置于最后1行，最后一頁無法完整排列版記時須另起一頁，另起一頁時須在頁首左空兩格注明“此頁無正文”并用（）括入；1、抄報：是指需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的領(lǐng)導(dǎo)或個人，抄報人員名稱一般為姓名或唯一性職務(wù)，特殊情況下也可姓名加職務(wù)，職務(wù)應(yīng)為崗位全稱不可以“總”字代過，抄報人員為多位時需統(tǒng)一稱謂格式；2、抄送：是指除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉內(nèi)容的上級、平級、下級及不隸屬的部門或單位，抄送時應(yīng)嚴(yán)格按工作需要確定，不能濫抄也不能錯抄和漏抄。抄送排列應(yīng)按性質(zhì)和隸屬關(guān)系確定，按決策、管理、經(jīng)營的層級次序排列，編排在公文最后一頁的下方位置?！俺汀弊罂?格，后標(biāo)全角冒號，后書抄送單位名稱，回行時與冒號后的抄送單位名稱首字對齊，最后一個抄送單位名稱后標(biāo)句號；3、印發(fā)單位和印發(fā)日期：印發(fā)單位是指公文承辦的主要部門，集團各職能部門印發(fā)單位為集團代字加部門全稱，各公司印發(fā)單位為公司全稱，印發(fā)日期年、月、日用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全，與印發(fā)單位共排一行，編排在抄送單位之下1行位置，右空1字后加“印發(fā)”二字；4、頁碼：頁碼編排在公文版心下邊緣之下居中，數(shù)字左右各放一條一字線，附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。第九條內(nèi)部通告格式內(nèi)部通告由眉首、主體、版記三部分組成（具體樣式見附表2：內(nèi)部通告樣式），置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即159mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。（一）眉首1、發(fā)文單位標(biāo)志：“通告”是眉首部分的核心，套紅居中首頁上半部，上緣為版心第一行；2、發(fā)文字號：與紅頭文件發(fā)文字號的編制格式相同，排列位置編排在“通告”下1行左側(cè)；3、簽發(fā)人：與發(fā)文字號平行編排，居右空1字。（二）主體通告的公文主體由公文標(biāo)題、主送單位、公文正文、附件、附注五個部分組成，與紅頭文件主體格式要求相同；通告；版記通告的版記的與紅頭文件的版記格式要求相同，但內(nèi)容略有區(qū)別，通告版記的內(nèi)容包括：抄報：與紅頭文件格式相同，無抄送；2、印發(fā)單位和印發(fā)日期：印發(fā)單位是指公文承辦公司的全稱，印發(fā)日期年、月、日用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全，與印發(fā)單位共排一行，編排在抄報之下1行位置，不加“印發(fā)”二字；3、頁碼：與紅頭文件格式相同；第十條會議紀(jì)要格式會議紀(jì)要通常由眉首、主體、版記三部分組成。（具體樣式見附表3：會議紀(jì)要樣式），置于公文首頁紅色反線（寬度同版心）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至版記（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主體以下的各要素統(tǒng)稱版記。作為文件下發(fā)的會議紀(jì)要應(yīng)在眉首紅字下方標(biāo)注文號。（一）眉首1、發(fā)文單位標(biāo)志：發(fā)文單位標(biāo)志是眉首部分的核心，套紅居中在首頁上半部，上緣至版心上緣為36mm；文字內(nèi)容為單位名稱后續(xù)加“會議紀(jì)要”字樣，其他與紅頭文件格式相同；2、發(fā)文字號：發(fā)文字號由發(fā)文單位代字、會議類型號、年份和發(fā)文順序號四個要素組成。單位代字為會議召開部門單位簡稱，會議類型號為會議類型簡稱，年號全稱4位用六角括號〔〕括入，順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字，不編虛位、不加第字，居中編排在“會議紀(jì)要”下1行，如集團總經(jīng)理辦公會發(fā)文編號格式為：總紀(jì)總紀(jì)會議類型號【...】年號5號順序號公司代字集團（二）正文1、標(biāo)題：會議紀(jì)要標(biāo)題一般由會議類型名稱加紀(jì)要二字組成，如：總經(jīng)理辦公會紀(jì)要、周工作例會紀(jì)要等，特殊情況下也可由會議名稱加紀(jì)要二字組成，如：年度經(jīng)營分析會紀(jì)要等；2、前言：前言包括時間、地點、主持、參加、列席、記錄、議題等內(nèi)容，各項內(nèi)容豎形排列并后加全角冒號，參加、列席內(nèi)容中人員姓名按職務(wù)高低依次排列，姓名為兩字時不加空格符號、姓名間加頓號，回行時與冒號后的姓名首字對齊，最后一個姓名后標(biāo)句號。3、主體是會議紀(jì)要的核心內(nèi)容，主要反映會議情況和會議結(jié)果。一是要緊繞中心，特別是形成的決定、決議要準(zhǔn)確地概述清楚；二是要層次明確，第一層用“一”、第二層用“（一）”、第三層用“1”；三是要措詞準(zhǔn)確，嚴(yán)格區(qū)分要求、強調(diào)、號召、認(rèn)為、明確、聽取、責(zé)任等詞的使用規(guī)范。4、結(jié)尾：結(jié)尾級即會議紀(jì)要的結(jié)束語，一般是向收文單位提出希望和要求。（三）版記與紅頭文件版記格式相同；第十一條對外函件格式對外函件由由眉首、主體兩部分組成。（具體樣式見附表4：函件樣式），置于公文首頁紅色雙反線（寬度同版心）以上及雙反線以下的文號統(tǒng)稱眉首；文號（不含）以下各要素統(tǒng)稱主體；（一）眉首1、發(fā)文單位標(biāo)志：發(fā)文單位標(biāo)志是眉首部分的核心，套紅居中在首頁第一行，文字內(nèi)容為發(fā)文單位名稱，如：陜西亨泰利企業(yè)管理集團；2、發(fā)文字號：發(fā)文字號由發(fā)文單位代字、年號和發(fā)文順序號三個要素組成。單位代字由為文單位簡稱，年份用全稱4位，順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字，不編虛位、不加第字，發(fā)文字號編排在紅色雙反線下行右側(cè)位置，如泰通實業(yè)對外發(fā)函，具體格式為：5號順序號【5號順序號【...】年號公司代字..（二）正文1、標(biāo)題：函的標(biāo)題中發(fā)文單位名稱一般可簡略并加“關(guān)于”，后續(xù)由事由和“的函”二字組成，準(zhǔn)確、扼要概括函件主要內(nèi)容，編排于紅色分隔線以下，發(fā)文字號下空1行位置，排列要求參照紅頭文件標(biāo)題排列格式；2、正文的其他內(nèi)容與紅頭文件的正文內(nèi)容相同；第五章公文的編號第十二條紅頭文件發(fā)文編號1、集團公司發(fā)文編號如下：序號發(fā)文單位/部門發(fā)文編號備注1集團公司集團【...】1號..與..因發(fā)文相對較少，合編為一，統(tǒng)用（..）字2董事會辦公室集團（董）字【...】1號3行政部集團（政）字【...】1號4人事部集團（..）字【...】1號5財務(wù)部集團（..）字【...】1號6..部、..部集團（..）字【...】1號2、各公司發(fā)文編號如下：序號發(fā)文單位/部門發(fā)文編號備注1..實業(yè)..【...】1號各公司直屬部門可參照集團職能部門文件編號格式進(jìn)行發(fā)文編號2..實業(yè)..【...】1號3……..【...】1號4…...【...】1號5…...【...】1號第十三條內(nèi)部通告的發(fā)文編號可參照紅頭文件發(fā)文編號格式進(jìn)行；第十四條會議紀(jì)要的發(fā)文編號序號會議類型紀(jì)要編號備注1董事會集團董紀(jì)【...】1號紀(jì)要編號以公司為單位，各公司可參照集團紀(jì)要編號格式編號，部門會議不編號2監(jiān)事會集團監(jiān)紀(jì)【...】1號3總經(jīng)理辦公會集團總紀(jì)【...】1號4年度工作會集團年紀(jì)【...】1號5周例會集團周紀(jì)【...】1號6專題會集團專紀(jì)【...】1號第十五條函的發(fā)文編號序號發(fā)函單位發(fā)文編號備注1集團公司集團函【...】1號函的編號以公司為單位，集團各職能部門或分公司直屬部門原則上不對外發(fā)函，確需發(fā)函，報行政部另行編號2..實業(yè)..函【...】1號3..實業(yè)..函【...】1號4函【...】1號5函【...】1號6函【...】1號第六章行文的格式第十六條行文的格式要求包括基本要求和其他要求兩種，其中基本要求包括：紙型、版面、字體、顏色、字號、結(jié)構(gòu)、段落、表格、數(shù)字等，其他要求包括：落款、蓋印、排版、打印、裝訂等；第十七條行文的基本要求紙型公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，成品幅面尺寸為：210mm×297mm。（二）版面公文用紙頁邊與版心尺寸為：天頭（上白邊）為26mm±1mm、天尾為（下白邊）：24mm±1mm，訂口（左白邊）為：28mm±1mm、開口（右白邊）為：25mm±1mm、版心尺寸為：160mm×247mm（不含頁碼）。字體和顏色1、公文的字體在無特殊要求時，原則上一律使用宋體字，紅頭單位標(biāo)志、公文標(biāo)題及1、2、3級小標(biāo)題需加粗，標(biāo)題單獨成行時，無需標(biāo)點符號；2、不提倡正文內(nèi)標(biāo)題使用藝術(shù)字體，如行書、隸書、魏書等，以保持公文嚴(yán)肅、文面整潔；3、公文除眉首部分的單位標(biāo)志可套紅外，未作特殊說明的公文中圖文的顏色均為黑色；（四）字號1、眉首套紅部分的單位標(biāo)志根據(jù)書寫內(nèi)容及字?jǐn)?shù)確定大小，但原則上高不能大于40mm，寬不能大于20mm，各單位要固定版本，不得隨意調(diào)整；2、公文標(biāo)題使用三號或小二號字；3、正文一律使用四號字體；4、版記部分使用小四號字；（五）結(jié)構(gòu)第1層為“一、”，第2層為“（一）.”，第3層為“1”，第4層為“①”。不使用不規(guī)范的序號，如：1）、A、a等。段落每段文字前空2格，第2行起均頂格，數(shù)字未完不換行；表格正文中表格一般作附件，置后。小于文面半幅的，可隨文就位，與正文同寬。表內(nèi)字體同正文，字號可略小。數(shù)字?jǐn)?shù)字除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第十八條行文的其他要求（一）落款、蓋印在正文后空2行，單位名稱為印章全稱，名稱與印章不符時需要注明“借章”并用（）括入。成文日期中“○”用插入符號里的幾何圖形，不能用阿拉伯?dāng)?shù)“0”。最后一個字離右邊沿4格。蓋印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。排版以撐滿意版心為原則上，特定情況可適當(dāng)調(diào)整。正文標(biāo)準(zhǔn)行距為1.5倍行間距，為避免最后一頁只是幾行占一頁的現(xiàn)象，可適當(dāng)收縮行距，使文件成為幾張整頁，但收縮行距不宜小于20磅。各級標(biāo)題可對段前、段后行間進(jìn)行0.5mm調(diào)整，（三）印刷上下左右居中對齊，無特殊需要，除紅頭外或特殊說明外，其他版面圖文顏色均為黑色，均勻清晰，雙面印刷。裝訂一律左側(cè)裝訂。釘離左側(cè)邊沿0.5cm，2個釘在上下各1/4處，釘垂直。第七章行文規(guī)則第十九條行文應(yīng)確有必要，注重效用，嚴(yán)格按照隸屬關(guān)系、職權(quán)范圍和經(jīng)營管理需要確定。各部門點對點的商洽工作、詢問和答復(fù)問題、工作申請等可填報《工作聯(lián)系單》或《內(nèi)部簽報單》（制式），確需正式行文需申請行政部同意方可發(fā)文，一般情況不得對外正式發(fā)文。第二十條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到符合法律、法規(guī)和方針及集團的各項制度及經(jīng)營決策要求；2、情況確實、觀點明確、表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚及本制度規(guī)范中各種公文的相關(guān)要求明確清楚各項內(nèi)容并力求篇幅簡短；3、公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、公司的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定；4、使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱；第二十一條注意事項1、“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級單位。2、“報告”或其他文種不得夾帶請示事項。第八章公文辦理第二十二條公文辦理是指制發(fā)公文的過程，包括：制文、簽收、發(fā)文、歸檔、銷毀、其他等程序；制文制文由承辦部門負(fù)責(zé)完成，主要包括以下內(nèi)容：承辦：集團職能部門、各公司根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)安排或工作需要可申請發(fā)文，領(lǐng)導(dǎo)交辦公文由行政部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見統(tǒng)一通知并負(fù)責(zé)催辦，各部門、各公司自行發(fā)文可自主承辦；草擬：公文由承辦部門負(fù)責(zé)草擬，起草時須按本制度規(guī)定要求進(jìn)行草擬，明確文件各部分內(nèi)容并提交行政部初審，聯(lián)合行文還須確定主要承辦部門，緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限；初審：公文起草完成后，在會簽及呈批簽發(fā)前應(yīng)當(dāng)由行政部進(jìn)行初核。審核的重點是：是否確需行文、內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定、格式和行文規(guī)則是否規(guī)范、文字組織是否得體適合、附加材料是否齊全、公文格式是否符合本辦法的規(guī)定、屬何部門辦理、會簽人是否合適等；編號：承辦單位根據(jù)規(guī)定向行政部申請公文編號并填入承辦公文中；會簽：公文承辦部門填寫《文件會簽單》（另行發(fā)布），明確文件名稱、編號、主送、抄送會簽部門或相關(guān)人員等相關(guān)事宜后，由承辦部門按表格的會簽需求順序進(jìn)行文件會簽，簽收1、簽收：收到需要辦理的公文，行政部應(yīng)進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點是：會簽人是否簽署完整、會簽意見是否被采納、公文是否按會簽意見進(jìn)行修正、涉及其他部門或公司職權(quán)的事項是否已協(xié)商等，合格的登記收文并存?zhèn)潆娮訖n，不合格的退回承辦單位；2、簽發(fā)：行政部對收集的公文進(jìn)行歸納分類，分別呈報具胡批準(zhǔn)權(quán)限的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)地簽發(fā)，審批簽字權(quán)限為：紅頭文件的審批簽發(fā)權(quán)為董事長或總經(jīng)理、內(nèi)部通告的審批簽發(fā)權(quán)為常務(wù)副總或各公司負(fù)責(zé)人、會議紀(jì)無須簽發(fā)、對外函件的審批簽發(fā)人為總經(jīng)理；3、用?。航?jīng)審批后的文件，行政部按發(fā)放要求進(jìn)行打（復(fù)）印，執(zhí)批準(zhǔn)后的《文件審批單》至印章保管部門進(jìn)行登記后用??；（三）發(fā)文各類公文由行政部進(jìn)行統(tǒng)一登記發(fā)放并做好臺賬，發(fā)放分掃描版和紙制版兩種，各部門、各公司要指定專人管理郵箱，定期查看文件收到情況并予以回復(fù)“收到”；歸檔1、行政部是所有公文的保管單位，公文辦理完畢后，行政部應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理規(guī)定及其相互聯(lián)系、特征和保存價值及時整理（立卷）、歸檔，個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文；2、歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，便于保管和利用。3、集團各部門或各公司的公文，除特殊標(biāo)示的絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，其他需翻印時須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，翻印時應(yīng)注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍；（五）銷毀1、銷毀公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷，銷毀特殊標(biāo)或保密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。（六）其他1、工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。2、公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印單位證明章。3、各部門收到公文后應(yīng)認(rèn)真領(lǐng)會文件精神并組織傳達(dá)和學(xué)習(xí)，不得延誤、推諉，行政部將對公文學(xué)習(xí)情況進(jìn)行檢查，對組織不利的單位負(fù)責(zé)人將依照考核相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)予以處罰；第九章附則第二十二條本制度由行政部制定，本制度的解釋、修改、廢止權(quán)歸行政部；第二十三條本制度自總經(jīng)理發(fā)布簽字之日起執(zhí)行，其他原有制度同期廢止。附表：1、紅頭文件樣式