采購管理制度及采購流程

采購管理制度及采購流程通用合同編號：__________甲方（采購方）：甲方名稱：甲方地址：甲方聯(lián)系方式：乙方（供應方）：乙方名稱：乙方地址：乙方聯(lián)系方式：一、總則1.目的和依據為了規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質量，依據相關法律法規(guī)，特制定本采購管理制度及采購流程。2.適用范圍本制度適用于甲方所有采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品等的采購。3.采購原則（1）公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，對所有符合條件的供應商一視同仁，保證采購結果公正合理。（2）質量優(yōu)先原則：采購的物資和服務應符合規(guī)定的質量標準，以滿足甲方的需求。（3）性價比原則：在保證質量的前提下，選擇價格合理、性價比高的供應商。二、采購組織與職責1.采購組織架構甲方設立采購部門，負責采購工作的組織和實施。采購部門下設采購經理、采購員等崗位。2.采購部門職責（1）制定采購計劃和預算，并組織實施。（2）負責供應商的選擇、評估和管理。（3）組織采購談判、簽訂采購合同，并負責合同的執(zhí)行和管理。（4）負責采購物資的驗收和入庫工作。3.其他相關部門職責（1）需求部門負責提出采購需求，并提供相關技術要求和標準。（2）財務部門負責采購預算的審核和資金的安排。（3）質檢部門負責采購物資的質量檢驗和驗收工作。三、采購計劃與預算1.采購計劃的制定（1）需求部門根據實際需求，填寫《采購需求申請表》，注明采購物品的名稱、規(guī)格、數量、需求時間等信息。（2）采購部門根據需求部門的申請，結合庫存情況，制定采購計劃。2.采購預算的編制（1）采購部門根據采購計劃，編制采購預算，包括采購物品的價格、運輸費用、保險費用等。（2）財務部門對采購預算進行審核，保證預算的合理性和準確性。3.采購計劃與預算的審批采購計劃和預算經采購部門負責人審核后，報公司領導審批。審批通過后，采購部門方可按照計劃和預算進行采購。四、供應商管理1.供應商的選擇與評估（1）采購部門通過市場調研、網絡搜索、供應商推薦等方式，收集供應商信息。（2）對潛在供應商進行初步篩選，確定符合條件的供應商。（3）對符合條件的供應商進行實地考察，了解其生產能力、質量管理體系、售后服務等情況。（4）根據考察結果，對供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質、信譽、產品質量、價格、交貨期、售后服務等。2.供應商的考核與激勵（1）采購部門定期對供應商進行考核，考核內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等。（2）根據考核結果，對供應商進行評級，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。（3）對優(yōu)秀供應商給予一定的獎勵，如優(yōu)先采購、增加采購份額等；對不合格供應商，取消其供貨資格。3.供應商關系維護（1）采購部門定期與供應商進行溝通，了解其生產經營情況，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。（2）建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作情況、考核結果等。五、采購方式與流程1.招標采購（1）對于采購金額較大、技術復雜的項目，采用招標采購方式。（2）采購部門發(fā)布招標公告，明確招標項目的名稱、規(guī)格、數量、技術要求、投標截止時間等信息。（3）供應商按照招標公告的要求，提交投標文件。（4）采購部門組織評標委員會，對投標文件進行評審，確定中標供應商。2.競爭性談判采購（1）對于技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目，采用競爭性談判采購方式。（2）采購部門成立談判小組，與符合條件的供應商進行談判。（3）談判小組根據談判情況，確定成交供應商。3.單一來源采購（1）只能從唯一供應商處采購的項目，采用單一來源采購方式。（2）采購部門填寫《單一來源采購申請表》，說明采用單一來源采購方式的原因，報公司領導審批。（3）經審批同意后，采購部門與唯一供應商進行談判，確定采購價格和合同條款。4.詢價采購（1）采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的項目，采用詢價采購方式。（2）采購部門向至少三家供應商發(fā)出詢價函，要求供應商在規(guī)定時間內報價。（3）采購部門對供應商的報價進行比較，選擇價格合理的供應商進行采購。5.采購流程概述（1）采購申請：需求部門填寫《采購需求申請表》，提交給采購部門。（2）采購計劃：采購部門根據需求部門的申請，制定采購計劃。（3）供應商選擇：根據采購項目的特點，選擇合適的采購方式和供應商。（4）采購談判：與供應商進行談判，確定采購價格、交貨期、質量標準等合同條款。（5）合同簽訂：采購部門與供應商簽訂采購合同。（6）合同執(zhí)行：供應商按照合同約定的時間、地點、數量、質量等要求，交付貨物或提供服務。（7）驗收付款：采購部門組織相關部門對貨物或服務進行驗收，驗收合格后，按照合同約定的付款方式支付貨款。六、采購合同管理1.合同的簽訂（1）采購部門根據采購談判的結果，起草采購合同。（2）合同內容應包括合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式、采購物品的名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。（3）合同起草完成后，經采購部門負責人審核后，提交公司法律顧問進行審核。（4）法律顧問審核通過后，采購部門與供應商簽訂正式合同。2.合同的執(zhí)行與監(jiān)控（1）采購部門負責合同的執(zhí)行，按照合同約定的時間、地點、數量、質量等要求，督促供應商按時交付貨物或提供服務。（2）采購部門定期對合同執(zhí)行情況進行監(jiān)控，及時發(fā)覺和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（3）如供應商未能按照合同約定履行義務，采購部門應及時與供應商溝通，要求其采取補救措施。如供應商拒絕履行合同，采購部門應按照合同約定追究其違約責任。3.合同的變更與解除（1）如因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因，導致合同無法履行或部分無法履行，雙方應協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可按照合同約定的爭議解決方式處理。（2）如雙方協(xié)商一致，需要變更或解除合同，應簽訂書面協(xié)議。協(xié)議內容應包括變更或解除的原因、變更或解除的內容、雙方的權利和義務等。4.合同糾紛處理（1）如雙方在合同履行過程中發(fā)生糾紛，應首先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可按照合同約定的爭議解決方式處理。（2）如合同約定仲裁解決，應向約定的仲裁機構申請仲裁。如合同約定訴訟解決，應向有管轄權的人民法院提起訴訟。七、采購價格管理1.價格確定原則（1）采購價格應根據市場行情、采購數量、交貨期等因素確定。（2）采購部門應通過市場調研、詢價、比價等方式，了解市場價格信息，保證采購價格合理。2.價格審核與審批（1）采購部門在確定采購價格后，應填寫《采購價格審批表》，注明采購物品的名稱、規(guī)格、數量、價格、供應商等信息，報采購部門負責人審核。（2）采購部門負責人審核通過后，報公司領導審批。審批通過后，方可按照確定的價格進行采購。3.價格監(jiān)控與調整（1）采購部門應定期對采購價格進行監(jiān)控，了解市場價格變化情況。（2）如市場價格發(fā)生較大變化，采購部門應及時與供應商協(xié)商，調整采購價格。（3）如供應商提出價格調整申請，采購部門應進行調查核實，根據實際情況決定是否同意價格調整。八、采購質量控制1.質量標準制定（1）需求部門根據實際需求，制定采購物品的質量標準，包括技術要求、功能指標、檢驗標準等。（2）采購部門根據需求部門制定的質量標準，與供應商進行溝通，保證供應商提供的貨物或服務符合質量標準。2.質量檢驗與驗收（1）貨物到達后，采購部門應組織質檢部門進行質量檢驗。質檢部門應按照質量標準，對貨物進行檢驗，出具檢驗報告。（2）如貨物質量不符合要求，質檢部門應及時通知采購部門，采購部門應與供應商協(xié)商，要求其采取補救措施或更換貨物。（3）貨物檢驗合格后，采購部門應組織相關部門進行驗收，驗收合格后，辦理入庫手續(xù)。3.質量問題處理（1）如在使用過程中發(fā)覺貨物存在質量問題，使用部門應及時通知采購部門，采購部門應與供應商協(xié)商，要求其承擔相應的責任。（2）如供應商拒絕承擔責任，采購部門應按照合同約定追究其違約責任。九、采購物流與倉儲管理1.物流配送方式選擇（1）采購部門應根據采購物品的特點、數量、交貨期等因素，選擇合適的物流配送方式，如公路運輸、鐵路運輸、航空運輸等。（2）采購部門應與物流公司簽訂運輸合同，明確雙方的權利和義務，保證貨物按時、安全送達目的地。2.貨物運輸與保險（1）采購部門應負責貨物的運輸安排，保證貨物在運輸過程中的安全。（2）對于價值較高或易損壞的貨物，采購部門應購買貨物運輸保險，以降低貨物運輸風險。3.倉儲管理與庫存控制（1）采購部門應根據采購計劃和實際需求，合理安排貨物的倉儲。（2）倉庫管理部門應建立健全倉庫管理制度，做好貨物的入庫、保管、出庫等工作，保證貨物的安全和完整。（3）采購部門應定期對庫存進行盤點，掌握庫存情況，避免庫存積壓或短缺。十、采購風險管理1.風險識別與評估（1）采購部門應定期對采購過程中的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、合同風險、質量風險、物流風險等。（2）風險評估應根據風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。2.風險應對措施（1）針對不同等級的風險，采購部門應制定相應的風險應對措施，如風險規(guī)避、風險降低、風險轉移、風險接受等。（2）采購部門應定期對風險應對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，保證風險得到有效控制。3.風險監(jiān)控與預警（1）采購部門應建立風險監(jiān)控機制，對采購過程中的風險進行實時監(jiān)控。（2）如發(fā)覺風險超過預警值，采購部門應及時發(fā)出預警信號，采取相應的措施，降低風險損失。十一、采購績效評估1.評估指標設定（1）采購績效評估指標包括采購成本、采購質量、采購交貨期、供應商滿意度等。（2）采購部門應根據公司的實際情況，合理設定評估指標的權重和目標值。2.評估方法與周期（1）采購績效評估采用定量評估和定性評估相結合的方法，定期對采購績效進行評估。（2）評估周期為每季度一次，年度進行綜合評估。3.評估結果應用（1）采購績效評估結果作為采購部門和采購人員績效考核的重要依據。（2）根據評估結果，采購部門應及時總結經驗教訓，改進采購工作，提高采購績效。十二、監(jiān)督與檢查1.內部監(jiān)督機制（1）公司設立內部監(jiān)督機構，對采購活動進行監(jiān)督和檢查。（2）內部監(jiān)督機構應定期對采購制度的執(zhí)行情況進行檢查，發(fā)覺問題及時提出整改意見。2.檢查內容與方式（1）檢查內容包括采購計劃的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和執(zhí)行情況、供應商的管理情況、采購價格的管理情況、采購質量的控制情況等。（2）檢查方式包括定期檢查、不定期抽查、專項檢查等。3.違規(guī)行為處理（1）對在采購活動中違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應的處罰，包括警告、罰款、降職、撤職等。（2）如涉及違法犯罪的，將依法移送司法機關處理。十三、附則1.術語解釋本制度中涉及的術語，如采購計劃、采購預算、供應商、采購方式等，其含義在本制度中有明確的解釋。2.相關文件與記錄本制度相關的文件和記錄，如采購需求申請表、采購計劃、采購預算、采購合同、驗收