會(huì)計(jì)電算化總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理培訓(xùn)教材

會(huì)計(jì)電算化

AccountingComputerized

——南昌商學(xué)院總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理2要求掌握總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理的憑證處理和記賬的方法。完成實(shí)訓(xùn)所要求的內(nèi)容。教學(xué)目的與要求3

3.1總賬系統(tǒng)的任務(wù)

總賬系統(tǒng)的任務(wù)就是利用建立的會(huì)計(jì)科目體系，輸入和處理各種記賬憑證，完成記賬、結(jié)賬以及對(duì)賬工作，輸出各種總分類賬、日記賬、明細(xì)賬和有關(guān)輔助賬。4基本功能結(jié)構(gòu)53.2日常業(yè)務(wù)處理

在總賬管理系統(tǒng)中，當(dāng)初始化設(shè)置完成后，就可以開始進(jìn)行日常賬務(wù)處理了。日常業(yè)務(wù)處理的任務(wù)是通過輸入和處理各種記賬憑證、審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各種憑證、日記賬、明細(xì)賬和總分類賬，進(jìn)行月末對(duì)賬和結(jié)賬，最終生成和輸出各種常用報(bào)表等。

63.2.1填制憑證

記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，是總賬系統(tǒng)的唯一數(shù)據(jù)源，填制憑證也是最基礎(chǔ)和頻繁的工作。在實(shí)行計(jì)算機(jī)處理賬務(wù)后，電子賬簿的準(zhǔn)確與完整完全依賴于記賬憑證，因而在實(shí)際工作中，必須確保準(zhǔn)確完整地輸入記賬憑證。

填制憑證過程中，出現(xiàn)錯(cuò)誤憑證在所難免。為更正錯(cuò)誤，系統(tǒng)提供了對(duì)錯(cuò)誤憑證修改或刪除的功能。

71.增加憑證

記賬憑證一般包括兩部分：一是憑證頭部分，包括憑證類別、憑證編號(hào)、憑證日期和附件張數(shù)等；二是憑證正文部分，包括摘要、科目、借貸方向和金額等。如果輸入會(huì)計(jì)科目有輔助核算要求，則應(yīng)輸入輔助核算內(nèi)容；如果一個(gè)科目同時(shí)兼有多種輔助核算，則同時(shí)要求輸入各種輔助核算的有關(guān)內(nèi)容。8輸入憑證頭部分

填制記賬憑證時(shí)，應(yīng)先完成憑證頭部分的錄入。此項(xiàng)操作對(duì)于錄入各種類型的憑證，其操作步驟都是類似的。

憑證類別為初始設(shè)置時(shí)已定義的憑證類別代碼或名稱。采用自動(dòng)編號(hào)時(shí)，計(jì)算機(jī)自動(dòng)按月按類別連續(xù)進(jìn)行編號(hào)。采用序時(shí)控制時(shí)，憑證日期應(yīng)大于或等于啟用日期。注意9

在“附單據(jù)數(shù)”處可以按Enter鍵通過，也可以輸入單據(jù)數(shù)量。

憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號(hào)均不能修改。

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輸入憑證正文部分

憑證頭部分完成后，接下來輸入憑證正文部分，這是填制憑證的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)具體經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，采用不同的方式填制憑證，而且每張憑證要求借貸平衡。

11正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目在明細(xì)賬、日記賬中出現(xiàn)。新增分錄完成后，按回車鍵，系統(tǒng)將摘要自動(dòng)復(fù)制到下一分錄行。會(huì)計(jì)科目通過科目編碼或科目助記碼輸入?？颇烤幋a必須是末級(jí)的科目編碼。金額不能為“零”，紅字以“－”號(hào)表示。

注意12

憑證管理——填制憑證（增加憑證）例：2009年1月1日，出納用票號(hào)為100001的現(xiàn)金支票，從工行提取現(xiàn)金5000元備用。單據(jù)2張現(xiàn)金支票，票號(hào)100001將光標(biāo)移至銀行存款科目這一行13

憑證管理——填制憑證（增加憑證——外幣科目）12314

憑證管理——填制憑證（增加憑證——數(shù)量科目）123415

憑證管理——填制憑證（增加憑證）1、收到客戶宏加公司原欠款30000元，銀行轉(zhuǎn)帳支票,轉(zhuǎn)帳支票結(jié)算,票號(hào)100003，單據(jù)2張。2、從天源公司采購商品，金額50000元，款項(xiàng)未付，單據(jù)3張，稅率17%。3、職工孫偉翔借支差旅費(fèi)1000元，以現(xiàn)金支付。單據(jù)1張4、以現(xiàn)金購買財(cái)務(wù)部辦公用品500元。單據(jù)1張5、為在建工程1號(hào)樓花費(fèi)1000元，以庫存現(xiàn)金支付.16

憑證管理——填制憑證（增加憑證——供應(yīng)商往來）123417

憑證管理——填制憑證（增加憑證——部門核算）123418

憑證管理——填制憑證（增加憑證——個(gè)人往來）123419

憑證管理——填制憑證（增加憑證——項(xiàng)目核算）2009年1月3日，一批專用材料工程物資50000元入庫，該工程物資屬于為修建1號(hào)樓的物資。附單據(jù)1張20

輸入輔助核算信息

當(dāng)輸入具有輔助核算的科目時(shí)，要求輸入相應(yīng)的輔助信息。當(dāng)選擇支票控制，即該結(jié)算方式被設(shè)為支票管理時(shí)，銀行賬輔助信息不能為空，而且該方式的票號(hào)應(yīng)在支票登記簿中有記錄。

輸入的結(jié)算方式、票號(hào)和發(fā)生日期將在進(jìn)行銀行對(duì)賬時(shí)使用。21

當(dāng)輸入一個(gè)不存在的個(gè)人姓名時(shí)，應(yīng)先編輯該人姓名及其他資料。在錄入個(gè)人信息時(shí)，若不輸入“部門名稱”只輸“個(gè)人名稱”時(shí)，系統(tǒng)將根據(jù)所輸入個(gè)人名稱自動(dòng)輸入其所屬的部門。

其他輔助核算科目可以參照錄入。

注意22憑證管理——填制憑證（常用憑證-生成常用憑證）必填項(xiàng)憑證摘要增加具體分錄23憑證管理——填制憑證（常用憑證-調(diào)用常用憑證）進(jìn)入填制憑證窗口將憑證補(bǔ)充完整即可，若不需保存則點(diǎn)“放棄”245.查詢憑證

在制單過程中，我們可以通過“查詢”功能對(duì)憑證進(jìn)行查看，以便隨時(shí)了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的情況，保證填制憑證的正確性。

在“填制憑證”窗口中，單擊“查看”菜單中的選項(xiàng)可以查看到當(dāng)前科目最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細(xì)賬及查找分單等。注意25

憑證管理——查詢憑證篩選條件框，什么都不選，默認(rèn)全部憑證雙擊可查看263.3.2審核憑證

審核憑證是指由具有審核權(quán)限的操作員按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定，對(duì)制單人填制的記賬憑證進(jìn)行合法性檢查。其目的是防止錯(cuò)誤及舞弊。

憑證審核時(shí)，可直接根據(jù)原始憑證，對(duì)屏幕上顯示的記賬憑證進(jìn)行審核，對(duì)正確的記賬憑證，發(fā)出簽字指令，計(jì)算機(jī)在憑證上填入審核人名字。27

在確認(rèn)一批憑證無錯(cuò)誤時(shí)可以在“審核”菜單中的“成批審核憑證”功能，以便加快審核簽字速度，但請(qǐng)慎用。

作廢憑證不能被審核，也不能被標(biāo)錯(cuò)。

審核人和制單人不能是同一個(gè)人，憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可操作，已標(biāo)錯(cuò)的憑證不能被審核，需先取消標(biāo)錯(cuò)后才能審核。

執(zhí)行審核后，系統(tǒng)將自動(dòng)翻頁，或單擊“首張”、“上張“、“下張”、“末張”按鈕翻頁或按“查詢”按鈕重新輸入條件查找其他待審核憑證。注意28

憑證管理——審核憑證（以“WR王瑞”的身份重新注冊(cè)）不設(shè)任何篩選條件，默認(rèn)全部憑證，直接確認(rèn)審核完直接跳入下一張，繼續(xù)點(diǎn)“審核”檢查是否都已經(jīng)審核29例題（25）資料：以王瑞的身份登錄注冊(cè)，審核1月份填制的憑證。303.3.3出納簽字

出納簽字是指由出納人員通過“出納簽字”功能對(duì)制單員填制的帶有現(xiàn)金和銀行科目的憑證進(jìn)行檢查核對(duì)，主要核對(duì)出納憑證的出納科目的金額是否正確，如果憑證正確則在憑證上進(jìn)行出納簽字，經(jīng)審查如果認(rèn)為該張憑證有錯(cuò)誤或有異議，則不予進(jìn)行出納簽字，應(yīng)交給填制人員修改后再核對(duì)。出納簽字方法和審核一樣，不再演示

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出納需先重新注冊(cè)才能對(duì)憑證進(jìn)行簽字。

已簽字憑證仍有錯(cuò)誤，則需單擊“取消”按鈕，取消簽字，再由制單人修改。

出納簽字時(shí)，可以單擊“簽字”菜單下的“成批出納簽字”選項(xiàng)；取消簽字時(shí)，則可以單擊“簽字”菜單下的“成批取消簽字”完成相應(yīng)的操作。

憑證一經(jīng)簽字，不能被修改、刪除，只有被取消簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除，取消簽字只能由出納本人進(jìn)行操作。只有涉及“現(xiàn)金”及“銀行存款”科目的憑證才需出納簽字，也就是說只有收付款憑證才需出納簽字

注意32

憑證管理——出納簽字(以ZL張麗的身份登陸)授權(quán)的結(jié)果什么都不選，默認(rèn)全部符合條件的憑證，直接點(diǎn)“確認(rèn)”333.3.3記賬

記賬是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄到具有賬戶基本結(jié)構(gòu)的賬簿中去的一種方法。

在手工方式下，記賬是由會(huì)計(jì)人員根據(jù)已審核的記賬憑證及所附有的原始憑證逐筆或匯總后登記有關(guān)的總賬和明細(xì)賬。

在電算化方式下，記賬是由有記賬權(quán)限的操作員發(fā)出記賬指令，由計(jì)算機(jī)按照預(yù)先設(shè)計(jì)的記賬程序自動(dòng)進(jìn)行合法性檢查、科目匯總、登記賬簿等。

341.記賬

記賬憑證經(jīng)審核及出納簽字后，即可以進(jìn)行登記總賬、明細(xì)賬、日記賬及往來賬等操作。本系統(tǒng)記賬采用向?qū)Х绞剑褂涃~過程更加明確，記賬工作由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預(yù)。記賬范圍可輸入數(shù)字、“－”和“，”。第一次記賬時(shí)，若期初余額試算不平衡，不能記賬。上月未結(jié)賬，本月不能記賬。35

未審核憑證不能記賬，記賬范圍應(yīng)小于等于已審核范圍。

作廢憑證不需審核可直接記賬。

在設(shè)置過程中，如果發(fā)現(xiàn)某一步設(shè)置錯(cuò)誤，可單擊“上一步”返回后進(jìn)行修改。如果不想再繼續(xù)記賬，可單擊“取消”，取消本次記賬工作。

記賬過程一旦斷電或其它原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后再重新記賬。

在記賬過程中，不得中斷退出。注意36

憑證管理——憑證記賬（記賬）37例題（26）資料:由賬套主管將1月份所填制的記賬憑證記賬。383.3.4修改憑證

輸入憑證時(shí)，盡管系統(tǒng)提供了多種控制錯(cuò)誤的手段，但錯(cuò)誤操作是在所難免的，記賬憑證的錯(cuò)誤，必然影響系統(tǒng)的核算結(jié)果。為更正錯(cuò)誤，可以通過系統(tǒng)提供的修改功能對(duì)錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改。

39修改憑證記賬填制憑證審核憑證出納簽字“填制憑證”中直接修改憑證編號(hào)和類別不能改數(shù)字部分：delete，紅字用“-”輸入，方向反了用“空格鍵“刪分”，“插分”取消審核，取消簽字后修改反記賬后修改：“對(duì)賬”狀態(tài)“ctrl+H”，只有賬套主管能反記賬填制紅字沖銷憑證，或藍(lán)字補(bǔ)充憑證注意沖銷憑證的做法無痕跡修改有痕跡修改40對(duì)錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改，可分為“無痕跡”修改及“有痕跡”修改兩種。下列兩種狀態(tài)下的錯(cuò)誤憑證可實(shí)現(xiàn)無痕跡修改：1、對(duì)已經(jīng)輸入但未審核的記賬憑證進(jìn)行直接修改；2、已通過審核但還未記賬的憑證不能直接修改，可以先取消審核再修改。41“有痕跡”修改即通過保留錯(cuò)誤憑證和更正憑證的方式留下修改痕跡。如果已記賬憑證發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)，是不能再修改的，對(duì)此類錯(cuò)誤的修改要求留下審計(jì)線索。此時(shí)，可以采用沖銷法或補(bǔ)充登記法進(jìn)行修改。423.3.6沖銷憑證

如果需要沖銷某張已記賬的憑證，可以采用“制單”中的“沖銷憑證”命令制作紅字沖銷憑證。

制作紅字沖銷憑證將錯(cuò)誤憑證沖銷后，需要再編制正確的藍(lán)字憑證進(jìn)行補(bǔ)充。通過紅字沖銷法增加的憑證，應(yīng)視同正常憑證進(jìn)行保存和管理。沖銷憑證必須是已記賬憑證43

憑證管理——填制憑證（沖銷憑證）要填制一張紅字憑證，因此仍在“填制憑證”菜單中操作生成一張新的紅字憑證，與自己填制的憑證一樣，需要審核、出納簽字并記賬442.取消記賬

如果由于某種原因，事后發(fā)現(xiàn)本月已記賬的憑證有錯(cuò)誤且必須在本月進(jìn)行修改，利用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能，將本月已記賬的憑證恢復(fù)到未記賬狀態(tài)，進(jìn)行修改、審核后再進(jìn)行記賬。如果選擇的是恢復(fù)至本月月初，需要輸入會(huì)計(jì)主管的口令，系統(tǒng)才開始進(jìn)行恢復(fù)工作。對(duì)于已結(jié)賬的月份，不能恢復(fù)記賬前狀態(tài)。如果再按CTRL+H鍵，隱藏恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能。

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憑證管理——憑證記賬（激活“恢復(fù)記賬前”狀態(tài)）在“期末-對(duì)賬”狀態(tài)下按“CTRL+H”鍵按CTRL+H鍵確定后退出“對(duì)賬”，在“憑證”下找到“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”按鈕46

憑證管理——憑證記賬（取消記賬）147

憑證管理——填制憑證（修改憑證）取消審核只能由原審核人取消，仍然在“審核”菜單中取消審核，步驟與“審核”一樣。取消出納簽字只能由出納取消，在“憑證-出納簽字”里取消，步驟同“簽字”一樣。已經(jīng)取消審核和簽字的憑證可以完成無痕跡修改，在“填制憑證”里完成。修改后的憑證再次審核和出納簽字后，方可記賬。48若已采用制單序時(shí)控制，則在修改制單日期時(shí)，不能在上一張憑證的制單日期之前。若已選擇不允許修改或作廢他人填制的憑證權(quán)限控制，則不能修改或作廢他人填制的憑證。如果涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息，并對(duì)該支票做過報(bào)銷處理，修改操作將不影響“支票登記簿”中的內(nèi)容。外部系統(tǒng)傳遞來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進(jìn)行修改。注意49例題（26）資料:將付款憑證0002號(hào)金額修改成為580504.作廢及刪除憑證

日常操作過程，若遇到非法憑證需要作廢時(shí)，可以使用“作廢/恢復(fù)”功能，將這些憑證作廢。

作廢憑證后整理憑證即可刪除該憑證。51

憑證管理——填制憑證（刪除憑證——作廢憑證）作廢付款憑證0002號(hào)盡可能模糊篩選52作廢憑證不能修改，不能審核。作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及編號(hào)，只顯示“作廢”字樣在記賬時(shí)，已作廢的憑證參與記賬，但不對(duì)作廢憑證作數(shù)據(jù)處理。賬簿查詢時(shí)，找不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。只能對(duì)未記賬的憑證作憑證整理。已記賬憑證作憑證整理，應(yīng)先取消記賬，再作憑證整理。注意53憑證管理——填制憑證（刪除憑證——整理憑證）雙擊原來的付0003號(hào)變成0002號(hào)謝謝2月-2513:21:0513:2113:212月-252月-2513:2113:2113:21:052月-252月-2513:21:052025/2/1213:21:059、春去春又回，新桃換舊符。在那桃花盛開的地方，在這醉人芬芳的季節(jié)，愿你生活像春天一樣陽光，心情像桃花一樣美麗，日子像桃子一樣甜蜜。2月-252月-25Wednesday,February12,202510、人的志向通常和他們的能力成正比例。13:21:0513:21:0513:212/12/20251:21:05PM11、夫?qū)W須志也，才須學(xué)也，非學(xué)無以廣才，非志無以成學(xué)。2月-2513:21:0513:21Feb-2512-F