長沙云鼎電子科技有限公司員工借支管理制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄70481長沙云鼎電子科技有限公司的簡介 長沙云鼎電子科技有限公司員工借支管理制度優(yōu)化設(shè)計1長沙云鼎電子科技有限公司的簡介長沙云鼎電子科技有限公司位于湖南省省會長沙市長沙縣泉塘圣力華苑7棟101，于2014年5月16日在長沙工商局注冊成立，公司旗下?lián)碛?家連鎖店，其中位于圣力華苑的668手機(jī)連鎖店擁有240多平方米的銷售場地，銷售多種品牌的通訊設(shè)備。各式品牌的手機(jī)，耳機(jī)，電子手環(huán)，以及其他的電子通訊設(shè)備，在668手機(jī)連鎖店內(nèi)有接近10個手機(jī)存放保險柜，與此同時不同品牌的手機(jī)配有不同的銷售人員，其中管理層2余人，店長6余人，華為銷售人員13余人，vivo銷售人員11余人，oppo銷售人員13余人，榮耀銷售人員7余人，財務(wù)人員4余人，外呼人員2余人，維修人員3余人。公司主要以進(jìn)銷存為主要經(jīng)營模式，結(jié)合現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及社會消費情況將零售與批發(fā)共同進(jìn)行。專業(yè)從事銷售手機(jī)，耳機(jī)，移動電源，電子手表等系列。2長沙云鼎電子科技有限公司員工借支管理現(xiàn)狀公司包括五個門店加上一個總倉，門店借支人員包括員工和店長。門店人員需要時不時的去總部開會。門店的借支情況包括:(1)差旅費借支。(2)個人借支。在門店有借支要求時需要向本店店長報備，在本店店長同意的情況下由店長向財務(wù)主管報備。則財務(wù)主管再向總經(jīng)理提出申請，在總經(jīng)理同意的情況下由財務(wù)主管向本店店長發(fā)放借支款，再由店長轉(zhuǎn)交給店員?？倐}的借支情況一般是工資預(yù)支?？倐}在預(yù)支工資時需要填寫預(yù)支申請單，申請單上必須寫明預(yù)支日期，預(yù)支金額及預(yù)支人。之后交由總經(jīng)理簽字再交由主管，主管會以微信轉(zhuǎn)賬的方式將錢發(fā)給你。還會保留截圖避免日后產(chǎn)生誤解。3長沙云鼎電子科技有限公司員工借支制度存在的問題3.1員工借支公款私用現(xiàn)象較為嚴(yán)重員工在借支時應(yīng)注明是因公司業(yè)務(wù)的需要借支還是因私需要本人借支。因公司人員較雜，加上財務(wù)控制不嚴(yán)，出現(xiàn)部分員工打白條向財務(wù)借支的情況，事后沒有及時補(bǔ)辦審批手續(xù)，導(dǎo)致賬外借款占用不少資金。（1）白條借款。員工借支時未填寫書面申請報告的而只是口頭借款，并且是以現(xiàn)金的形式借支，借款后由于時間過長導(dǎo)致雙方忘記了這件事，事后出現(xiàn)抵賴現(xiàn)象，導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員發(fā)生矛盾，無法找到責(zé)任人。（2）公款私用。員工在借款時以公司業(yè)務(wù)需要的名義假借公司的業(yè)務(wù)進(jìn)行借支，借支后卻將借支款拿來用于個人炒股，買彩票，賭博等。甚至有人拿公款賺私財或者在轉(zhuǎn)借出去。員工借款大多數(shù)都會經(jīng)過報銷轉(zhuǎn)化為公司的成本或費用，借款過多會導(dǎo)致公司資金流失，增加公司的成本會讓一些別有用心的人達(dá)到侵占公款的目的。員工借支公款私用危害影響資金周轉(zhuǎn)員工借支公款私用危害影響資金周轉(zhuǎn)不利于節(jié)約成本容易滋生舞弊違法犯罪圖1員工借支公款私用危害3.2員工備用金借支管理混亂由于業(yè)務(wù)需要，長沙云鼎各門店員工需要借支備用金，但對備用金管理沒有相應(yīng)的約束，導(dǎo)致使用情況較為混亂。（1）由于員工未及時上報借支款的去向而導(dǎo)致備用金的流失。公司人員流動性較大，客戶往來較多，接觸人員較雜，各店的店長每天都要巡查各店，以及每周都會派相關(guān)品牌的導(dǎo)購去參加培訓(xùn)。在借支過程中沒有出現(xiàn)員工沒有及時上報，或者在門店由于員工疏忽在辦業(yè)務(wù)時未及時將顧客的轉(zhuǎn)賬上報財務(wù)而是以備用金來抵賬，以致在對帳時發(fā)生誤差所造成的備用金的用途不明確。（2）由于財務(wù)部門未及時登記員工借支款的去向而導(dǎo)致備用金的損失。員工在辦理借支款項后，由于財務(wù)部門的疏忽未及時登記入賬。或者公司員工只是經(jīng)主管口頭批準(zhǔn)但并未辦理任何的申請報告所辦理的借支款，是因為財務(wù)部門疏忽而未及時登記入賬導(dǎo)致在對賬時所借款項的用途不明確。3.3對借支人員身份和借支用款范圍無相應(yīng)界定在門面員工借支過程中，一是沒有控制好借支人數(shù)，二是沒有規(guī)定借支金額。一個門店的員工包括前臺、導(dǎo)購、外呼、店長，雖然導(dǎo)購的工資是有他們相對應(yīng)的品牌公司來發(fā)，但對于試用的備用金借支還是由門店相應(yīng)的承擔(dān)。在借支過程中，一是因公借款。因為導(dǎo)購需要定期的去市公司參加培訓(xùn)或者開會，店長每天都要巡店，導(dǎo)購開會一般最少都會有兩天，但對導(dǎo)購的吃飯和住宿并沒有一個確定的額度，只是對于一般的消費水平來完成對導(dǎo)購的借支。二是非因公借款。因為主管發(fā)放發(fā)工資并沒有固定的時間。晚發(fā)放工資可能會導(dǎo)致員工的錢包出現(xiàn)透支現(xiàn)象，一些員工會申請臨時借支，并說明可以從本月應(yīng)發(fā)放的工資中扣除預(yù)支的金額。也就是因為各門面的銷售人員不定所以并沒有制定合理的借支計劃。所以才會導(dǎo)致員工借支金額與借支人數(shù)出現(xiàn)不對等的問題。往往會出現(xiàn)備用金丟失現(xiàn)象。3.4員工借支還款存在的問題長沙云鼎電子科技公司員工還款時的問題會出現(xiàn)沒有按照規(guī)定日期還款，到還款日期了金額不夠，因公借款后沒有相應(yīng)的報銷單據(jù)，導(dǎo)致無法報銷，業(yè)務(wù)完成后回到公司沒有及時到財務(wù)部門結(jié)清欠款。員工借款歸還時對所借款項的項數(shù)和金額不清晰，導(dǎo)致借款歸還時出現(xiàn)誤差，員工外出結(jié)束后沒有及時到財務(wù)部結(jié)清相應(yīng)的款項從而導(dǎo)致成本浪費及資金的外流。4長沙云鼎電子科技有限公司員工借支制度優(yōu)化設(shè)計4.1規(guī)范員工借支行為公司原則上一般不允許私人借款，但確時有特殊情況需要借支的，借款本人必須自己填寫申請書并手寫簽名，詳細(xì)說明因私借款的原因和發(fā)生的情況，填寫申請單時必須標(biāo)明還款金額，還款時間和還款形式，還須注明之前在公司并沒有欠款，沒有不良信用記錄，以及信用卡逾期等不良行為。寫完申請報告后，經(jīng)店長審核后，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后在財務(wù)主管處領(lǐng)取借支款。員工在借款時確保借款按照規(guī)定使用，不能將以公用名義借的款裝進(jìn)自己的私人腰包，或用于自己的私人事件，也不得用于轉(zhuǎn)借給別人。公司必須公司必須嚴(yán)格控制將公用款項改為其他用途或轉(zhuǎn)借給別人，不允許出現(xiàn)以公用名義將借款用于私人。員工在借支時一定要重視公司的資金借出過程，借款人，金額以及審批過程必須加以嚴(yán)格對待。理順審批流程理順審批流程加強(qiáng)審核過程嚴(yán)格報銷制度圖2員工借支管理4.2公司必須明確員工辦理借支的用途員工借支是為了履行自己的工作職責(zé)而發(fā)生的借支行為，其目的是為了公司的發(fā)展與營運，對于員工借支，應(yīng)建立有關(guān)的借支管理制度，嚴(yán)格控制借支行為。員工借支應(yīng)寫明借支的原因及用途，如果是用于公司的支付及相關(guān)款項，應(yīng)在《借支單》上借款用途一欄填寫清楚，并填明所有相關(guān)事項，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)后由財務(wù)部門人員審核交由出納，最后交由出納負(fù)責(zé)。員工填寫借支申請員工填寫借支申請店長處理審核財務(wù)部審核總經(jīng)理批準(zhǔn)圖3員工借支審批流程員工的借支流程員工若因為私人原因需要借支時，借支個人款項必須由借款人本人親自辦理，如果由于特殊原因借款人需要其他員工代為借支的，則必須要有借款人本人在借款申請單上親筆簽名，否則視為代辦人的借款或不予借款。因特殊原因發(fā)生的其他專項借款，必須提前向公司提交申請借款計劃表及還款計劃，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借支。公司員工在辦理借支款項后財務(wù)部門人員應(yīng)及時登記入賬，應(yīng)做兩聯(lián)，做賬聯(lián)與存根聯(lián)，做賬聯(lián)交由會計存根聯(lián)交由出納保管。若一經(jīng)發(fā)現(xiàn)是由于財務(wù)人員的疏忽導(dǎo)致借支款項的用途不明確，應(yīng)由相關(guān)財務(wù)人員負(fù)責(zé)。4.3明確借支員工的身份與用款范圍公司員工人數(shù)較多，每個人都有一個相對應(yīng)的身份，員工在借款時應(yīng)注明借款是因公借款還是非因公借款，還是備用金的使用，在到達(dá)相應(yīng)的借款標(biāo)準(zhǔn)后員工才能進(jìn)行借款。任職1年以上的員工因公外出可以借支500-800元的備用金，任職兩年以上的借支800-1000元的備用金，任職期超過3年的，可以借支1500元的備用金。若是非因公借款，任職1年以上的可以借支工資的10%，任職兩年以上的可以借支工資的25%，任職期超過3年的可以借支工資的30%.嚴(yán)格要求借款金額不能超過工資的2/3.同時，公司應(yīng)規(guī)定一個店面在一定的時期內(nèi)，各個崗位的員工借支人數(shù)不能超過規(guī)定的人數(shù)，借支金額及用途也要在規(guī)定的范圍內(nèi)。應(yīng)明確規(guī)定公司員工借款應(yīng)填寫完整的借支單，以及員工借款的范圍。例如：1.員工因公出差所發(fā)生的借支款;店長外出巡店因業(yè)務(wù)需要所借支的款項;3.經(jīng)財務(wù)主管和總經(jīng)理核準(zhǔn)后各門店可周轉(zhuǎn)使用的臺賬金額，以及文員手中可使用的金額。同時要規(guī)范出差人員借款限額：1外出車費金額借款，2住宿先由自己墊付超過部分不予報銷，餐飲按每人每餐15元預(yù)算，3其他消費借款應(yīng)根據(jù)實際情況填寫。4.4制定員工還款懲罰制度員工借款歸還時必須要將借支款清理干凈，即一條一條的結(jié)算清楚，員工還款時需要報銷的部分應(yīng)附在原始單據(jù)上，若無原始單據(jù)則不予報銷，員工在借款時就必須明確還款日期和借款金額，若沒有按時歸還應(yīng)給予相應(yīng)的懲罰。員工備用金每周一發(fā)放，每周末一結(jié)。非因公借款，每月末結(jié)算工資時從工資中結(jié)算。員工因公借款，完成業(yè)務(wù)返回后一個3天之內(nèi)必須到財務(wù)部辦理報銷結(jié)算還款，如超過結(jié)算還款日期應(yīng)受到規(guī)定的處罰：表1員工逾期還款處罰標(biāo)準(zhǔn)1.超過3日未到財務(wù)部門辦理報銷結(jié)算還款的，處以20元/天的罰款。2．超過6日未到財務(wù)部門辦理報銷結(jié)算還款的，處以40元/天的罰款。3.超過9日未到財務(wù)部門辦理報銷結(jié)算還款的，處以60元/天的罰款。4.如超過15日未到財務(wù)部進(jìn)行報銷結(jié)算還款的并且無說明者，不予以報銷，并處以200元的罰款。5.如借款人私自離職，蓄意逃脫償還的，視情節(jié)的嚴(yán)重性是否對其追究法律責(zé)任。5小結(jié)員工借支若不加強(qiáng)管理必定會對公司造成一定的影響。不僅會影響公司的生產(chǎn)經(jīng)營而且還會造成資金流失。增加了公司的成本費用，終而導(dǎo)致資金鏈斷開。所以，公司應(yīng)改善并做好員工借支的工作，對借款標(biāo)準(zhǔn)，借款用