某研究院辦公室崗位職責(zé)及實(shí)施細(xì)則

第二部分

中財(cái)研究院辦公室

崗位職責(zé)及實(shí)施細(xì)則

第一章辦公室崗位職責(zé)

第一節(jié)辦公室主任崗位職責(zé)說明書

職位名稱辦公室主任職位代碼所屬部門辦公室

行政后勤

職系職等職級(jí)部門經(jīng)理薪金標(biāo)準(zhǔn)

負(fù)責(zé)人

院長(zhǎng)（董事

直屬上級(jí)直接下屬崗辦公室副主任

長(zhǎng)）

職位概要：

此崗位為綜合管理協(xié)調(diào)崗位，具有一定的涉密性，參照高級(jí)管理人員管理，工作重點(diǎn)主要圍繞對(duì)外

聯(lián)絡(luò)、綜合性事務(wù)處理、部門協(xié)調(diào)展開，對(duì)院長(zhǎng)起參謀、助手作用。全面負(fù)責(zé)中財(cái)研究院中南大區(qū)行政

管理和后勤保障工作，確保行政管理和后勤服務(wù)高效運(yùn)行，為員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。

主要二作事項(xiàng)：日常行政事務(wù)承辦，接待及后勤服務(wù)管理，固定資產(chǎn)管理，辦公用品管理，車輛管

理，會(huì)議管理，文秘管理，檔案管理，消防安全管理、與相關(guān)政府職能部門和客戶公共關(guān)系的建立與維

護(hù)管理等，負(fù)責(zé)對(duì)行政管理和后勤服務(wù)過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行調(diào)研并提出合理化建議，主抓企業(yè)文化建

設(shè)等。

崗位職責(zé)：

1.負(fù)責(zé)院全局性的會(huì)議和大型活動(dòng)的籌劃、組織工作，對(duì)會(huì)議決定事項(xiàng)的貫徹實(shí)施加強(qiáng)督

導(dǎo)、保證執(zhí)行落地，對(duì)活動(dòng)的開展進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，保證順利實(shí)施；

2.根據(jù)制度規(guī)定和院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）指示，安排院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）辦公會(huì)議及其他有關(guān)會(huì)議，

傳達(dá)會(huì)議精神，督促落實(shí)到位，并將各部門落實(shí)情況及時(shí)反饋院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）以及人力資源

部、監(jiān)察審計(jì)部；

3.協(xié)調(diào)處理部門間的爭(zhēng)議，如遇特殊事故及時(shí)上報(bào)院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)），并協(xié)助處理；

4.全面負(fù)責(zé)行政辦公環(huán)境、辦公秩序的維護(hù)與監(jiān)察；負(fù)責(zé)院車輛日常維護(hù)、管理和調(diào)配，

確保車輛安全運(yùn)行；

5.負(fù)責(zé)起草擬定院全局性的文件、計(jì)劃、總結(jié)等文書材料；負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件或通知、精

神口號(hào)的及時(shí)傳達(dá)，對(duì)有效性、及時(shí)性、實(shí)用性負(fù)責(zé)；負(fù)責(zé)公司對(duì)外文件的審閱、收發(fā)、存檔

和情況反饋；

6.做好外來重要客人的接待，圓滿完成院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）指派的接待工作等相關(guān)的外事工作

的協(xié)調(diào)，并據(jù)情處置；

7.負(fù)責(zé)監(jiān)督企業(yè)介紹信、公苴和領(lǐng)導(dǎo)印章的使用（保管由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)），對(duì)各部門使用印

章的情況進(jìn)行把關(guān)，做好登記；

8.負(fù)責(zé)本單位的工商登記、年檢和其他行政事務(wù)的協(xié)調(diào)和督辦；

9.擬定規(guī)范院行政管理制度，經(jīng)院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）審批后，負(fù)責(zé)實(shí)施與監(jiān)察；

10.負(fù)責(zé)行政費(fèi)用年度預(yù)算，審核行政費(fèi)用開支的合理性和真實(shí)性，匯總送交董事長(zhǎng)和財(cái)務(wù)

部；負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)、辦公用品采購審核及管理;

11.完善直接下級(jí)的崗位職責(zé)、每日每周每月剛性工作內(nèi)容，對(duì)其進(jìn)行績(jī)效考核；

12、協(xié)助后勤與資產(chǎn)管理部管理公司資產(chǎn)，包括辦公用品與固定資產(chǎn)等物資管理，建立固

定資產(chǎn)、辦公用品管理臺(tái)帳

一三.根據(jù)酒店管理部全年客房，餐飲運(yùn)營指標(biāo)，監(jiān)督酒店管理部制定并執(zhí)行經(jīng)營月度計(jì)

劃、季度計(jì)劃及年度計(jì)劃，并確保計(jì)劃目標(biāo)的有效完成。（負(fù)監(jiān)督職責(zé)，執(zhí)行由酒店管理部負(fù)

責(zé)），對(duì)酒店物資和食材的進(jìn)貨渠道把關(guān)，協(xié)助酒店做好食品安全管理

14.負(fù)責(zé)中財(cái)華融企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略與管理思想總綱要的宣傳貫徇執(zhí)行、落地；負(fù)責(zé)企業(yè)文化建

設(shè)的策劃與推進(jìn)。

中財(cái)研究院中南大區(qū)辦公室主任每日剛性工作內(nèi)容

（必做工作內(nèi)容，沒做或未做到位扣除200-500元績(jī)效工資）

1.每日上午8：30至下午17：30,不定時(shí)巡查中南大區(qū)辦公工作秩序；

2.每日上午8：30,和人力資源部一起調(diào)取員工打卡信息，核查員工到崗情況，對(duì)未辦理請(qǐng)

假手續(xù)不在崗員工責(zé)成其所在部門負(fù)責(zé)人查清人員去向，作出書面情況說明，并對(duì)當(dāng)事人作出

處理決定，記錄在案；

3.每日檢查中南大區(qū)各部門責(zé)任區(qū)衛(wèi)生和消防安全狀況；

4.每日檢查司機(jī)精神面貌及工作狀態(tài)以及車輛保養(yǎng)情況；

5.每日檢查辦公自動(dòng)化設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行狀況，保證公司所有的設(shè)備能夠正常運(yùn)行，督導(dǎo)上

網(wǎng)紀(jì)律，對(duì)違規(guī)情況進(jìn)行處理；

6.每日協(xié)同人力資源部處理員工關(guān)懷日常性事務(wù)（家屬、員工等）。

7.每日下班前督導(dǎo)員工檢查電腦、空調(diào)、加濕器等所有電器是否切斷電源。

8.每日對(duì)當(dāng)天遇到的問題以及各部門之間的協(xié)調(diào)問題及時(shí)解決并記錄保存，能在辦公室職

責(zé)和能力范圍內(nèi)處理的及時(shí)處理，無法解決的事情及時(shí)上報(bào)院長(zhǎng)并預(yù)先提出備選解決方案供領(lǐng)

導(dǎo)參考；

9.每日抽查各部門工作日志，并形成記錄。

10.每日上午9:00組織辦公室部門早會(huì)，總結(jié)前一天工作，布置當(dāng)天工作，安排翌日工

作C

11.督促并指導(dǎo)下屬崗位員工做好院長(zhǎng)日常事務(wù)性服務(wù)工作，了解院長(zhǎng)行程與當(dāng)日工作計(jì)

劃，協(xié)助處理相關(guān)事宜，為院長(zhǎng)提供優(yōu)質(zhì)保障性工作。

12.及時(shí)處理當(dāng)日日常性決定事項(xiàng)的落實(shí)，做到工作日清日結(jié)。

中財(cái)研究院中南大區(qū)辦公室主任每周剛性工作內(nèi)容

（必做工作內(nèi)容，沒做或未做到位扣除200-500元績(jī)效工資）

1.主持每周行政例會(huì)（辦公室、人力資源部、監(jiān)察審計(jì)部、后勤與資產(chǎn)管理部、財(cái)務(wù)部、

市場(chǎng)部、金融文化研究所），并以會(huì)議紀(jì)要形式向院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）匯報(bào)上周中南大區(qū)行政管理

情況，內(nèi)容必須涉及但不限于每周行政管理、規(guī)章制度執(zhí)行情況、行政費(fèi)用開支匯總明細(xì)（辦

公耗材、員工福利及物資采購、車輛加油費(fèi)等）、下周行政管理計(jì)劃等。

2.每周一上午9:00前督促人力資源部匯總各部門工作周報(bào)，初審合格后呈送院長(zhǎng)（董事

長(zhǎng)）審閱；初審不合格打回重做，超過時(shí)限按相關(guān)制度處罰，并責(zé)成其部門負(fù)責(zé)人提出指導(dǎo)意

見C

3.檢查、匯總每周所有車輛出車信息和車輛違章情況，對(duì)車輛違章責(zé)任人定責(zé)并作出處

理，處理方法和標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格遵循《中財(cái)華融企業(yè)制度體系匯編》（2014版）第十二章“車輛管理

制度規(guī)定”。（未完成或未及時(shí)完成扣除月基本工資5%,每月四周，可以累計(jì)）；

4.負(fù)責(zé)行政辦公區(qū)環(huán)境、辦公秩序監(jiān)察管理，對(duì)違反相關(guān)規(guī)章制度者提出處罰和整改意

見C

5.負(fù)責(zé)每周定期和不定期會(huì)議的組織工作，并對(duì)會(huì)議決定事情的監(jiān)督、督導(dǎo)、執(zhí)行落地、

責(zé)任到人，對(duì)工作結(jié)果督導(dǎo)，協(xié)助人力資源部進(jìn)行問責(zé)考評(píng)，有各部門所接收工作任務(wù)嚴(yán)格按

照《中財(cái)華融工作任務(wù)督辦單》o的內(nèi)容進(jìn)行工作方案、任務(wù)承諾、完成時(shí)限與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的監(jiān)

察；此項(xiàng)工作任務(wù)是重要考核內(nèi)容，未完成或者未及時(shí)處理此項(xiàng)工作任務(wù)，每次將扣除當(dāng)月基

本工資10%（每月四周，可以累計(jì)）

6.對(duì)各部門重復(fù)性和重要日常性的工作協(xié)助制定相關(guān)工作流程

7.協(xié)同人力資源部完成每周員工關(guān)懷工作，未完成或未及時(shí)處理此項(xiàng)工作任務(wù)，每次將扣

除當(dāng)月基本工資2%（每月四周，可以累計(jì)）。

8.要求人力資源部提供本周員工入職、離職明細(xì)表，員工入職時(shí)發(fā)放必備辦公用品（電

腦、辦公用品、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等），辦理物品領(lǐng)用手續(xù)并做好登記工作，員工離職時(shí)會(huì)同財(cái)務(wù)部、

人力資源部監(jiān)督全部收回上述辦公物品，此項(xiàng)工作財(cái)務(wù)部、人力資源部作為第一責(zé)任部門和責(zé)

任人，辦公室主任督導(dǎo)不力每次牝罰80元；如有辦公用品無法收回，辦公室主任及時(shí)上報(bào)公司

領(lǐng)導(dǎo)，并追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任，責(zé)成賠償?shù)戎祿p失。

9.每周做好客戶接待工作，圓滿完成接待任務(wù)，不得借故拖延。接待工作應(yīng)提前制定方案

并及時(shí)匯報(bào)，以切實(shí)關(guān)注細(xì)節(jié)禮儀規(guī)范、客戶風(fēng)俗偏好和行業(yè)特性等重要關(guān)鍵點(diǎn)作為接待工作

的主要原則。接待過程中務(wù)必與涉及到的部門和人員進(jìn)行全面溝通，不留遺憾和紙漏。此為辦

公室重要工作職責(zé)，未按照要求圓滿完成將作出警告處分，并進(jìn)行誡勉談話（因失誤給公司造

成重要損失的，院將保留追究相關(guān)責(zé)任人經(jīng)濟(jì)賠償?shù)臋?quán)力，并做辭退處理）。

10.每周六匯總所屬省公司各部門遇到的問題，各部門的處置建議和需要提供的工作支持并

形成匯總表和初步處理建議，供院長(zhǎng)參考，并主動(dòng)問詢?cè)洪L(zhǎng)針雙出現(xiàn)的問題作出的批示或者處

理意見，促進(jìn)所屬省公司以及各部門工作的順利開展。

中財(cái)研究院中南大區(qū)辦公室主任每月剛性工作內(nèi)容

（必做工作內(nèi)容，沒做或未做到位扣除100-500元績(jī)效工資）

1.每月第三個(gè)工作日前匯總上月院會(huì)議精神貫徹落實(shí)情況，呈報(bào)董事長(zhǎng)審閱。

2.每月第五個(gè)工作日前提交二月度行政管理匯總表并制定下月度行政管理采購表呈董事長(zhǎng)

審閱并抄送財(cái)務(wù)計(jì)劃稽核部，內(nèi)容必須涉及但不限于上月行政開支匯總、上月車輛管理記錄、

上月特情匯報(bào)、上月能耗及物耗說明、當(dāng)月行政開支預(yù)算；

3.每月20日前完成企業(yè)網(wǎng)站的更新及維護(hù)工作，并提出下月更新內(nèi)容及建議。

4.每月25日核定酒店管理部遞交的下月員工食堂餐單及采購計(jì)劃，簽署部門意見。

5.每月最后一個(gè)工作日協(xié)同人力資源部檢查當(dāng)月員工入離職檔案整理情況、員工月考評(píng)情

況、員工離職面談?dòng)涗洠?duì)人力資源部提供的招聘情況進(jìn)行分析及簽署意見，以書面形式呈

送院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）審閱。

6.每月28日前，要求公司各部門或相關(guān)人員（遇部門崗位人員配置不齊時(shí)）提交下月工作

計(jì)劃，審查工作計(jì)劃合格與否，二作計(jì)劃的審查要求為：⑴必須明確工作內(nèi)容并可量化；⑵工

作計(jì)劃具有可執(zhí)行和量化的考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)；⑶完不成任務(wù)的自我處罰承諾與量化標(biāo)準(zhǔn)；⑷每項(xiàng)工作

完成的時(shí)限；⑸工作計(jì)劃必須飽滿有序。下月工作計(jì)劃審查后必須在企業(yè)群內(nèi)或共享空間內(nèi)予

以公示，公示時(shí)間為相應(yīng)月份的第一工作日上午10點(diǎn)；

7.每月月末倒數(shù)第二個(gè)工作BF午5:30前，會(huì)同人力資源部、監(jiān)察審計(jì)部匯總當(dāng)月工作計(jì)

劃落實(shí)情況、公司重要事項(xiàng)執(zhí)行落實(shí)情況、以及辦公環(huán)境、辦公秩序、制度落實(shí)情況，并以書

面報(bào)告進(jìn)行匯報(bào)；對(duì)每月沒有完成工作任務(wù)部門或個(gè)人，會(huì)同人力資源部拿出書面處理意見，

上報(bào)院長(zhǎng)辦公室。

8.每月第一周周末評(píng)選、公示公司上月度最佳部門、優(yōu)秀員工，提交表彰與獎(jiǎng)勵(lì)方案。評(píng)

選需公正、公開、公平，以達(dá)到獎(jiǎng)優(yōu)罰劣、激勵(lì)先進(jìn)的目的。負(fù)責(zé)組織召開表彰會(huì)議并代表院

長(zhǎng)宣布表彰決定。同時(shí)評(píng)出月度預(yù)警員工和部門予以公示，并會(huì)同人力資源部對(duì)相應(yīng)的員工或

部門進(jìn)行誡勉談話，及時(shí)形成書面談話記錄，呈送院長(zhǎng)審閱。

9.每月末最后一天下班前匯總當(dāng)月所屬省公司各部門遇到的問題，各部門的和下月解決這

些問題需要提供的工作支持并形成匯總表和初步處理建議，供董事長(zhǎng)或總經(jīng)理參考，并催促董

事長(zhǎng)針對(duì)出現(xiàn)的問題及時(shí)提出具體意見，促進(jìn)所屬省公司以及各部門工作的順利開展。（此為

部門聯(lián)席協(xié)同制度，辦公室負(fù)總責(zé)，考評(píng)比例為200至500元）

10.組織辦公室內(nèi)部月度工作總結(jié)例會(huì)。

領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：

1.對(duì)本部門的整體績(jī)效工資負(fù)責(zé)。

2.對(duì)組織會(huì)議的執(zhí)行效果負(fù)責(zé)。

3.對(duì)下屬人員的工作負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

4.對(duì)院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）的各類指示落實(shí)高度負(fù)責(zé)。

主要權(quán)力：

1.對(duì)重大會(huì)議根據(jù)需要有現(xiàn)場(chǎng)指揮權(quán)。

2.對(duì)直接下級(jí)人員調(diào)配、獎(jiǎng)懲的建議權(quán)，任免的提名權(quán)和考核評(píng)價(jià)權(quán)。

3.對(duì)所屬下級(jí)工作的監(jiān)督、檢查權(quán)和爭(zhēng)議的裁決權(quán)。

4.對(duì)本部門成本預(yù)算和控制權(quán)。

5.院各項(xiàng)活動(dòng)的策劃和建議權(quán)。

任職資格：

教育背景：

企業(yè)管理、行政管理等相關(guān)專業(yè)大學(xué)專科及以上學(xué)歷，具有中級(jí)以上職稱。

工作嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，具有強(qiáng)烈的工作責(zé)任心，敢于擔(dān)當(dāng)，抗壓性強(qiáng)，情緒控制能力強(qiáng)，可承受

一定強(qiáng)度的工作壓力并能獨(dú)立出色完成工作。

經(jīng)驗(yàn)：

五年以上辦公室、行政管理工作經(jīng)驗(yàn)，二年以上辦公室主任（副主任）工作經(jīng)驗(yàn)。

技能技巧：

1.具備一定的政治理論水平，理解掌握有關(guān)國家的大政方針政策，有清醒的政治頭腦，較

高的政治敏銳性。

2.熟悉企業(yè)行政管理及后勤管理各項(xiàng)工作流程及注意事項(xiàng)，促進(jìn)工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)；

3.愛崗敬業(yè)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，有吃苦耐勞的優(yōu)良品質(zhì)，雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，辦事穩(wěn)妥，處事

嚴(yán)謹(jǐn)，忠誠可靠；

4.思想活躍，勤于學(xué)習(xí)，改革和超前意識(shí)強(qiáng)，有強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)

5.善于發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題，決策執(zhí)行能力強(qiáng)；

6.有較強(qiáng)的公關(guān)意識(shí)，能協(xié)調(diào)處理好公司內(nèi)外各相關(guān)部門之間的關(guān)系；

7.具備較強(qiáng)的溝通能力、指揮能力、應(yīng)變能力和危機(jī)處理能力；

8.具備良好的時(shí)間管理能力；

9.具備良好的書面和口頭表達(dá)能力；

10.能熟練使用辦公軟件和自動(dòng)化辦公設(shè)備；

11.會(huì)駕駛。

綜合素質(zhì)：

L公平公正，堅(jiān)持原則，為人正直；

2.踏實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)、干練；

3.積極向上，工作熱情飽滿；

4.具有良好的敬業(yè)精神和職業(yè)道德操守，及很強(qiáng)的感召力和凝聚力；

5.善于學(xué)習(xí)和自我激勵(lì)；

6.能承受較大的工作壓力。

丁作冬件.

工作M所：辦公室

環(huán)境狀況：良

職業(yè)危害程度：無

晉升與輪換：

可晉升崗位：院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）助理、副院長(zhǎng)

可輪換崗位：人力資源部經(jīng)理、酒店管理部總經(jīng)理

可晉升至此的崗位：高級(jí)主管、辦公室副主任

第二節(jié)辦公室副主任崗位說明書

職位名稱辦公室副主任職位代碼所屬部門辦公室

職系部門副經(jīng)理職等職級(jí)部門副經(jīng)理薪金標(biāo)準(zhǔn)

直屬上級(jí)辦公室主任直接下屬崗行政司機(jī)、院長(zhǎng)秘書、行政秘書

職位概要：

在辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)實(shí)施具體行政后勤保障工作，規(guī)范院日常管理，確保院

行政管理、后勤保障高效運(yùn)行。

協(xié)助辦公室主任完成日常事務(wù)性工作。工作重點(diǎn)主要圍繞工作信息的上傳下達(dá)、具

體行政事務(wù)處理、部門溝通協(xié)調(diào)展開，并對(duì)辦公室主任起到參謀、議事、協(xié)管的作用。

崗位職責(zé):

1.負(fù)責(zé)院內(nèi)辦公用品、微機(jī)耗材、低值易耗品、勞保用品的申報(bào)采購和登記發(fā)放；

負(fù)責(zé)房屋等固定資產(chǎn)及其它重要辦公設(shè)施設(shè)備的維修計(jì)劃的制定和報(bào)批；會(huì)同后勤與資

產(chǎn)管理部按計(jì)劃組織實(shí)施；

2.協(xié)助辦公室主任修改完善院行政管理制度并負(fù)責(zé)具體督辦落實(shí)工作；負(fù)責(zé)院內(nèi)一

般性文件、各類材料、通知的擬定；對(duì)各部門所發(fā)文件進(jìn)行格式、文種、文字和內(nèi)容的

審核修改，并按照發(fā)文流程編號(hào)、報(bào)批、制作、用印、下發(fā)、存檔。

3.負(fù)責(zé)院內(nèi)會(huì)議的記錄和會(huì)議紀(jì)要的撰寫、報(bào)批和存檔備案工作；

4.負(fù)責(zé)公司環(huán)境衛(wèi)生和消防設(shè)施的檢查，以及公共設(shè)備的檢修、報(bào)修；抄錄水電表

并核準(zhǔn)院每月水電使用量；

5.負(fù)責(zé)培訓(xùn)期間物資管理和員工活動(dòng)開展前的準(zhǔn)備工作；在院會(huì)議召開前期及中期

作好協(xié)調(diào)溝通和督辦工作；做好來訪人員的接待服務(wù)工作；

6.督促秘書做好院長(zhǎng)辦公室的日常整理工作，保證院長(zhǎng)辦公室窗明幾凈，家具排列

整齊，辦公物品、文件資料擺放有序，并堅(jiān)持做好辦公室綠化工作；

7.了解掌握公司內(nèi)外部需要院長(zhǎng)處理的事務(wù)信息，跟據(jù)工作經(jīng)重緩急，對(duì)院長(zhǎng)每天

的工作日程做出合理安排，指導(dǎo)秘書做好院長(zhǎng)工作和生活上的輔助工作，確保院長(zhǎng)辦公

室的工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)；

8.為院長(zhǎng)參加重要商務(wù)談判和其他社會(huì)活動(dòng)做好相關(guān)準(zhǔn)備工作；妥善安排好一切事

務(wù)，根據(jù)需要陪同出差時(shí)負(fù)責(zé)院長(zhǎng)生活起居和安全健康相關(guān)事宜;

9.及時(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)院長(zhǎng)對(duì)各類文件、申請(qǐng)（請(qǐng)示）、說明、報(bào)告或項(xiàng)目工作的處理意

見；對(duì)公司內(nèi)部報(bào)院長(zhǎng)審閱的各種機(jī)要文件做好整理、歸檔、BaoMi工作；

10.完成辦公室主任交付的其他工作任務(wù)。

中財(cái)研究院中南大區(qū)辦公室副主任每日剛性工作內(nèi)容

（必做工作內(nèi)容，沒做或未做到位扣除20-50元績(jī)效工資）

1.每日下班前向院長(zhǎng)請(qǐng)示第二天需要配合和處理的工作內(nèi)容，院長(zhǎng)工作行程、客戶

拜訪計(jì)劃，接待計(jì)劃，需要注意的工作事項(xiàng)等（程序性工作，每日必做），提前做好安

排；

2.每日協(xié)助辦公室主任協(xié)調(diào)處理各部門反應(yīng)和報(bào)告的問題，做好參謀助手；

3.每日協(xié)助辦公室主任召開部門早會(huì)并做好記錄，負(fù)責(zé)會(huì)議安排事項(xiàng)的落實(shí)；

4.督促并指導(dǎo)院長(zhǎng)秘書、行政秘書、行政司機(jī)做好院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）日常事務(wù)性工

作；

5.主動(dòng)做好辦公室日常監(jiān)管工作，包括每日早8:30至下午5：30不定時(shí)檢查中南大

區(qū)辦公工作秩序、對(duì)辦公自動(dòng)化設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行狀況進(jìn)行監(jiān)控、強(qiáng)調(diào)并督導(dǎo)上網(wǎng)紀(jì)律、

對(duì)辦公區(qū)衛(wèi)生及消防安全狀況進(jìn)行巡查、下班前檢查提醒所有員工切斷電腦、空調(diào)、加

濕器等電器電源、密切關(guān)注車輛的維護(hù)保養(yǎng)和司機(jī)的精神面貌、工作狀態(tài)；

6.每日上午9:30前督促行政秘書做好院長(zhǎng)辦公室的日常清潔與整理工作，并維護(hù)好

全天良好的工作環(huán)境。負(fù)責(zé)院辦公室和院長(zhǎng)辦公室日常事務(wù)性工作。情緒穩(wěn)定并時(shí)刻保

持良好工作狀態(tài)；

7.每日負(fù)責(zé)擬寫院長(zhǎng)指定的各類文件、文稿、報(bào)告、總結(jié)、規(guī)劃、賀電、大事記及

其他文字材料；負(fù)責(zé)院辦公室和院長(zhǎng)辦公室有關(guān)文件、資料、信函等材料的收發(fā)、轉(zhuǎn)送

及歸檔工作，做到手續(xù)完備、及時(shí)準(zhǔn)確；

8.每日負(fù)責(zé)處理公司領(lǐng)導(dǎo)簽批的文件、函電等，協(xié)助辦公室主任對(duì)公司各部門起草

的文件嚴(yán)把公文格式關(guān)，并按公文程序進(jìn)行修改、編號(hào)、印發(fā)、存檔；

9.每日保證各部門聯(lián)絡(luò)暢通，了解和收集各部門工作動(dòng)態(tài)、工作內(nèi)容及活動(dòng)情況，

并向院長(zhǎng)及時(shí)反饋；

10.協(xié)助辦公室主任處理應(yīng)急事件，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

中財(cái)研究院中南大區(qū)辦公室副主任每周剛性工作內(nèi)容

（必做工作內(nèi)容，沒做或未做到位扣除20-200元績(jī)效工資）

1.協(xié)助辦公室主任開好每周行政例會(huì)（辦公室、人力資源部、監(jiān)察審計(jì)部、后勤與

資產(chǎn)管理部、財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)部、金融文化研究所），并做好記錄，撰寫會(huì)議紀(jì)要

2.每周一上午9:00前協(xié)助辦公室主任對(duì)各部門工作周報(bào)進(jìn)行初審，合格后呈送院長(zhǎng)

（董事長(zhǎng)）審閱；不合格打回相關(guān)部門限時(shí)重做，超過時(shí)限未完成的按相關(guān)制度處理，

并責(zé)成其部門負(fù)責(zé)人提出指導(dǎo)意見。

3.協(xié)同人力資源部完成每周員工關(guān)懷工作，未完成或未及時(shí)處理此項(xiàng)工作任務(wù)，每

次將扣除當(dāng)月基本工資2%（每月四周，可以累計(jì)）。

4.根據(jù)人力資源部提供的本周員工入職、離職情況，發(fā)放和收回辦公用品（電腦、

辦公用品、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等），辦理物品領(lǐng)用和交接清單；如有辦公用品無法收回，及時(shí)上

報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，未上報(bào)或未辦交接清單的要追究責(zé)任并負(fù)責(zé)賠償

5.收集并整理本周車輛出車信息，匯總每周車輛違章情況，定責(zé)并作出處理。處理

方法以及標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格遵循《中財(cái)華融企業(yè)制度體系匯編》（2014版）第十二章車輛管理制

度規(guī)定；

6.負(fù)責(zé)檢查行政辦公區(qū)環(huán)境、辦公秩序，對(duì)違反相關(guān)規(guī)定者提出處理意見；對(duì)員工

做好安全和BaoMi意識(shí)教育；

7.每周做好客戶接待工作，不得借故拖延；接待工作應(yīng)提前制定計(jì)劃和方案，將細(xì)

節(jié)禮儀、客戶風(fēng)俗偏好和行業(yè)特性等作為重中之重來抓；仔細(xì)與接待過程中涉及到的部

門和人員進(jìn)行全面溝通，不留遺憾和維漏。此為辦公室重要工作職責(zé)，未按照要求圓滿

完成將作出警告處分，并進(jìn)行誡勉談話（因失誤給公司造成重要損失的，院將保留追究

相關(guān)責(zé)任人經(jīng)濟(jì)賠償?shù)臋?quán)力，并做辭退處理）。

8.每周六匯總工作進(jìn)展及遇到的問題，提出改進(jìn)建議及處理方案，供辦公室主任參

考C

中財(cái)研究院中南大區(qū)辦公室主任每月剛性工作內(nèi)容

（必做工作內(nèi)容，沒做或未做到位扣除100-500元績(jī)效工資）

1.每月協(xié)助辦公室主任匯總當(dāng)月所屬省級(jí)分公司各部門發(fā)現(xiàn)知存在的問題，匯總到

院長(zhǎng)辦公室，同時(shí)需要提供個(gè)人解決方案，作為參考意見供領(lǐng)導(dǎo)決策。

2.每月最后三個(gè)工作日內(nèi)對(duì)車輛管理、員工關(guān)懷、員工考勤、辦公秩序、BaoMi制

度、用水用電、酒店管理等七大內(nèi)容進(jìn)行月度獨(dú)立性核查和獨(dú)立報(bào)告，所需數(shù)據(jù)等信息

需其他部門報(bào)送的要和部門積極溝通，在必要時(shí)可以采取不定時(shí)、不定點(diǎn)督查收集相關(guān)

信息，確保報(bào)告論據(jù)充分，真實(shí)有效。如遇辦公室副主任出差情況下，需要辦公室主任

替補(bǔ)完成此項(xiàng)報(bào)告，此項(xiàng)工作要求為獨(dú)立性核查和獨(dú)立報(bào)告，并承擔(dān)連帶責(zé)任和承擔(dān)信

用責(zé)任。

3.每月最后三個(gè)工作日內(nèi)向院長(zhǎng)請(qǐng)示下月工作的主要計(jì)劃和工作內(nèi)容，并協(xié)同人力

資源部一起結(jié)合各部門月度工作計(jì)劃，制定并發(fā)布所屬省級(jí)分公司精細(xì)化下月月度工作

計(jì)劃和工作任務(wù)要求、績(jī)效考評(píng)要求。

4.每月20日前完成公司網(wǎng)站的更新及維護(hù)工作，并提出下月更新內(nèi)容及建議；

5.每月25日協(xié)助辦公室主任核查酒店管理部遞交的下月員工食堂餐單及采購計(jì)劃；

6.每月28日前，協(xié)助辦公室主任對(duì)各部門提交的下月工作計(jì)劃進(jìn)行審查，審查要求

為：⑴必須明確工作內(nèi)容并可量化；⑵工作計(jì)劃具有可執(zhí)行和量化的考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)；⑶完不

成任務(wù)的自我處罰承諾與量化標(biāo)準(zhǔn)；（4）每項(xiàng)工作完成的時(shí)限；⑸工作計(jì)劃必須飽滿有

序c并在企業(yè)群內(nèi)或共享空間予以公示，公示時(shí)間為相應(yīng)月份的第一工作日上午10點(diǎn);

7.協(xié)助組織每月評(píng)選公司上月度最佳部門、優(yōu)秀員工活動(dòng)，并提交表彰與獎(jiǎng)勵(lì)方

案c做好表彰會(huì)議的相關(guān)準(zhǔn)備工作，同時(shí)對(duì)評(píng)出的月度預(yù)警員工和部門予以公示，參與

對(duì)相應(yīng)的員工或部門進(jìn)行誡勉談話，及時(shí)形成書面談話記錄，呈送院長(zhǎng)審閱。

8.協(xié)助辦公室主任每月末最后一個(gè)工作日下班前匯總當(dāng)月分公司、各部門遇到問

題，以及下月解決問題需要提供的支持和處理建議，呈送院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）審批，并督促

迅速落實(shí)院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）批示，促進(jìn)各分公司、各部門工作順利開展。（此為部門聯(lián)席

協(xié)同制度，辦公室負(fù)總責(zé)，每月考評(píng)金額為200至500元）

9.協(xié)助組織辦公室內(nèi)部月度工作總結(jié)例會(huì)。

任職資格］

教育背景：

企業(yè)管理、行政管理等相關(guān)專業(yè)大學(xué)?？萍耙陨蠈W(xué)歷，建議具有初級(jí)以上職稱。

經(jīng)驗(yàn)：

三年以上辦公室、行政管理工作經(jīng)驗(yàn)。

技能技巧：

1.熟悉公司文檔和后勤服務(wù)工作流程，能有效為分公司、各部門提供滿意服務(wù)

2.具有良好的組織協(xié)調(diào)能力和親和力，能有效的為院長(zhǎng)提供專業(yè)服務(wù)

3.具有較強(qiáng)的公關(guān)意識(shí)，能協(xié)調(diào)處理好公司內(nèi)外的關(guān)系；

4.具備較強(qiáng)的溝通能力、指揮能力、應(yīng)變能力和危機(jī)處理能力；

5.具備良好的時(shí)間管理能力；

6.具備良好的書面和口頭表達(dá)能力；

7.能熟練使用辦公軟件及辦公自動(dòng)化設(shè)備。

8.具備良好的中英文寫作、口語、閱讀能力；

9.善于發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題，提供決策能力強(qiáng)。

10.會(huì)駕駛。

綜合素質(zhì)：

1.公平公正，堅(jiān)持原則，為人正直；

2.踏實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)、干練、細(xì)心、耐心；

3.積極向上，工作熱情飽滿；

4.善于學(xué)習(xí)和自我激勵(lì)；

5.能承受較大的工作壓力。

工作條件:"

工作場(chǎng)所：辦公室

環(huán)境狀況：良

職業(yè)危害程度：無

晉升與輪換：

可晉升崗位：辦公室主任

可輪換崗位：人力資源部主管、酒店主管

可晉升至此的崗位：行政司機(jī)、行政秘書

第三節(jié)院長(zhǎng)秘書崗位說明書

職位名稱院長(zhǎng)秘書職位代碼所屬部門辦公室

職系秘書職等職級(jí)薪金標(biāo)準(zhǔn)

辦公室主任/

直屬上級(jí)直接下屬崗

副主任

職位概要：

協(xié)助院長(zhǎng)完成日常事務(wù)性工作，及時(shí)了解院長(zhǎng)工作日程，為院長(zhǎng)商務(wù)活動(dòng)和出差行

程安排做好籌備工作。

崗位職責(zé)：

1.保證院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）辦公室整潔明亮，辦公物品擺放有序，文件檔案資料分類存

放，日常工作安排合理；

2.了解院內(nèi)外需要院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）處理的事務(wù)信息，合理安排院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）每天

的工作日程；

3.負(fù)賁院會(huì)議通知及會(huì)務(wù)安排，起草、捫印、登記和存檔院會(huì)議紀(jì)要，對(duì)決議事項(xiàng)

進(jìn)行檢查和督辦；

4.依據(jù)事務(wù)輕重緩急，合理安排院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）與來訪客戶見面時(shí)間，做好來訪客

戶的接待登記工作；

5.協(xié)助院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）參加重要商務(wù)談判和社會(huì)活動(dòng)，并做好相關(guān)準(zhǔn)備工作；

6.妥善安排院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）商務(wù)旅行，負(fù)責(zé)酒店、機(jī)票預(yù)訂等，并根據(jù)工作需要陪

同院長(zhǎng)出差，保證院長(zhǎng)商務(wù)旅行順利進(jìn)行；

7.及時(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)院長(zhǎng)院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）對(duì)各類文件、申請(qǐng)（請(qǐng)示）、報(bào)告和項(xiàng)目工作

的處理意見；

8.負(fù)責(zé)院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）審閱各種機(jī)要文件歸檔，并做好BaoMi工作；

9.完成院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）交付的其他工作任務(wù)。

10.關(guān)注院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）的生活起居習(xí)慣和身體健康狀況，調(diào)節(jié)好院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）的

工作和休息時(shí)間；

11.協(xié)助辦公室主任/副主任做好辦公室相關(guān)工作。

中財(cái)研究院中南大區(qū)院長(zhǎng)秘書每日剛性工作內(nèi)容

（必做工作內(nèi)容，沒做或未做到位扣除20-100元績(jī)效工資）

1.每日上班后第一件事就是整理院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）辦公室的物品及文件資料，告知一

天的行程安排，請(qǐng)示工作安排；

2.每日下午下班前向院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）匯報(bào)當(dāng)天工作的完成進(jìn)度，請(qǐng)示第二天需要配

合前處理的工作事項(xiàng)，包括院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）工作行程、客戶拜訪計(jì)劃、商務(wù)活動(dòng)安排、

接待活動(dòng)等（程序性工作，每日必做）；

3.負(fù)責(zé)來賓接待及院長(zhǎng)指定人員的約見，保持良好工作狀態(tài)知精神面貌。

4.每日負(fù)責(zé)撰寫院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）指定的各類文件、文稿、報(bào)告、總結(jié)、規(guī)劃、賀

電、大事記及其他文字材料。

5.負(fù)責(zé)寄至院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）的有關(guān)文件、資料、信函的收發(fā)、轉(zhuǎn)送及歸檔，做到手

續(xù)完備、及時(shí)準(zhǔn)確。

6.負(fù)責(zé)院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）出差行程安排及酒店、機(jī)票預(yù)訂等，并做好票據(jù)整理。

7.每日保證分公司、各部門聯(lián)絡(luò)暢通，了解和收集分公司、各部門工作動(dòng)態(tài)及活動(dòng)

情況，及時(shí)向院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）反饋。

8.負(fù)責(zé)提醒院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）按時(shí)參加已經(jīng)定好的商務(wù)和社交活動(dòng)；

9.協(xié)助辦公室主任/副主任對(duì)院各部門起草文件嚴(yán)把公文格式關(guān)，并按公文程序進(jìn)行

修改、編號(hào)、印發(fā)、存檔，協(xié)助辦公室主任處理應(yīng)急事件。

中財(cái)研究院中南大區(qū)院長(zhǎng)秘書每周剛性工作內(nèi)容

（必做工作內(nèi)容，沒做或未做到位扣除20-100元績(jī)效工資）

1.整理分公司、各部門提交的工作周報(bào)、總結(jié)及下周工作計(jì)劃，及時(shí)呈送院長(zhǎng)（董

事長(zhǎng)）閱，并將院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）的意見及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員；

2.每周六對(duì)車輛管理、員工關(guān)懷、員工考勤、辦公秩序、BaoMi制度、用水用電、

酒店管理等七大內(nèi)容進(jìn)行獨(dú)立性核查和獨(dú)立報(bào)告，呈送給院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)），報(bào)告必須論

據(jù)充分，真實(shí)有效，并承擔(dān)連帶責(zé)任和信用責(zé)任；

3.每周對(duì)呈送給院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)），的工作行程和需要院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）參與、決策的

工作事項(xiàng)進(jìn)行梳理，并匯報(bào)工作進(jìn)度，對(duì)于久拖不決或有遺忘的事項(xiàng)予以提醒。

中財(cái)研究院中南大區(qū)院長(zhǎng)秘書每月剛性工作內(nèi)容

（必做工作內(nèi)容，沒做或未做到位扣除20-200元績(jī)效工資）

1.每月最后三個(gè)工作日內(nèi)對(duì)車輛管理、員工關(guān)懷、員工考勤、辦公秩序、BaoMi制

度、用水用電、酒店管理等七大內(nèi)容進(jìn)行月度獨(dú)立性核查和獨(dú)立報(bào)告，呈送給院長(zhǎng)（董

事長(zhǎng)），報(bào)告必須論據(jù)充分，真實(shí)有效，并承擔(dān)連帶責(zé)任和信用責(zé)任。

2.每月負(fù)責(zé)將整理好的各部匚月報(bào)呈送給院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）閱，并將院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）

的意見及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員；

3.每月最后三個(gè)工作日內(nèi)向院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）請(qǐng)示下月工作主要計(jì)劃和工作內(nèi)容，并

協(xié)助辦公室主任/副主任、會(huì)同其他各部門一起就分公司下月度工作重點(diǎn)作出安排，制定

并發(fā)布院下月度工作計(jì)劃、工作任務(wù)和績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)。

任職資格「

教育背景：

1.工作嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，具有強(qiáng)烈的工作責(zé)任心；敢于擔(dān)當(dāng)，工作雙極主動(dòng)，溝通協(xié)調(diào)能

力強(qiáng)，情緒控制能力較好，可承受一定的工作壓力并能獨(dú)立出色完成工作。

2.23-45歲，男女不限，形象氣質(zhì)佳，普通話流利，女性身高163以上；男性身高

在170以上。條件特別優(yōu)異者可適當(dāng)降低身高標(biāo)準(zhǔn)。

3.熟練操作、、等辦公軟件。

4.熟悉秘書具體工作和流程，具備相應(yīng)文書寫作能力。

5.擁有良好職業(yè)道德操守、永不言棄敬業(yè)精神，具有良好的事業(yè)心和較高的忠誠

度c

6.接受過管理學(xué)、管理技能開發(fā)、公共關(guān)系、財(cái)務(wù)管理、文書寫作、檔案管理方面

的培訓(xùn)。

經(jīng)驗(yàn)：

2年以上高級(jí)秘書工作經(jīng)驗(yàn)或同等崗位高級(jí)管理工作經(jīng)驗(yàn)。

技能技巧：

1.熟悉文檔管理；

2.具備良好的溝通、組織、協(xié)調(diào)能力；

3.具備良好的書面和口頭表達(dá)能力

4.能熟練使用辦公軟件及辦公自動(dòng)化設(shè)備；

5.具備較強(qiáng)的溝通能力、應(yīng)變能力和危機(jī)處理能力；

6.善于發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題，能有效的為院長(zhǎng)提供專業(yè)服務(wù)；

7.具備良好的時(shí)間管理能力。

8.會(huì)駕駛。

綜合素質(zhì)：

1.工作細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真，條理性強(qiáng)；

2.責(zé)任心強(qiáng)，勇于承擔(dān)挑戰(zhàn)性的工作；

3.具備良好的團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)；

4.積極向上，工作熱情飽滿；

5.善于學(xué)習(xí)和自我激勵(lì)；

6.能承受較大的工作壓力。

工作條件：

工作場(chǎng)所：院辦公室環(huán)境狀況：良

職業(yè)危害程度：無

晉升與輪換：

可晉升崗位：辦公室主任、院長(zhǎng)助理

可輪換崗位：人力資源主管

可晉升至此的崗位：高級(jí)行政秘書（從事行政秘書一年以上工作經(jīng)臉）

第四節(jié)辦公室行政秘書崗位說明書

辦公室

職位名稱職位代碼所屬部門辦公室

行政秘書

職系部門職員級(jí)職等職級(jí)部門職員薪金標(biāo)準(zhǔn)

直屬上級(jí)辦公室副主任直接下屬崗無

職位概要:

協(xié)助院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）完成日常行政工作和生活事務(wù)處理。此崗位為辦公室分管專職協(xié)

調(diào)院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）日常行政工作和生活事務(wù)的崗位。

崗位職責(zé)和工作績(jī)效考核內(nèi)容廣

1.合理安排、提醒董事長(zhǎng)的日常工作時(shí)間和程序；了解公司內(nèi)外部需要院長(zhǎng)處理的事

務(wù)信息，對(duì)院長(zhǎng)每天的工作日程做出合理安排；

2.做好董事長(zhǎng)工作環(huán)境的改善，創(chuàng)造和諧、溫馨、快樂的辦公環(huán)境；保證董事長(zhǎng)（院

長(zhǎng)）辦公室明亮整潔，家具擺放整齊、文件整齊規(guī)范并做好綠化管理工作；

3.逐步提高董事長(zhǎng)的健康狀況、健康標(biāo)準(zhǔn)、生活質(zhì)量，注意并逐步改善蕾事長(zhǎng)的生.活

習(xí)慣，讓生活更有活力和健康情趣，確保董事長(zhǎng)身心健康、放松，進(jìn)而促進(jìn)經(jīng)營業(yè)績(jī)和管

理績(jī)效的提升；

4.注意定期提醒督促董事長(zhǎng)的體育鍛煉、理發(fā)、亞健康保健、工作和休閑結(jié)合、體檢

等事宜，并有時(shí)間安排記錄表，做好健康管理；

5.按照董事長(zhǎng)的吩咐提前或及時(shí)為親朋好友、同事、下屬購禮品、賀品，并做好一定

物品的儲(chǔ)備；

6.每天做好日清日結(jié)，每周做周報(bào)表，每月做月報(bào)表，對(duì)董事長(zhǎng)交代的事情要做好備

忘錄，并呈報(bào)辦公室負(fù)責(zé)人或者相關(guān)部門進(jìn)行處置，隨時(shí)明示自己，也提醒董事長(zhǎng)；

7.在職權(quán)范圍內(nèi)，能進(jìn)行自我管理，能自主、自立、自信地處理業(yè)務(wù)；

8.完成董事長(zhǎng)交辦的其他工作的督辦、協(xié)調(diào)及落實(shí)任務(wù)；妥善安排院長(zhǎng)商務(wù)旅行，負(fù)

責(zé)酒店、機(jī)票預(yù)定等工作，確保商務(wù)旅行的順利進(jìn)行，根據(jù)工作需要陪同出差并保證安全

工作；

9.撰寫董事長(zhǎng)的有關(guān)報(bào)告、文件，負(fù)責(zé)完成其他相關(guān)部門交代的工作；負(fù)責(zé)整理院長(zhǎng)

召開的會(huì)議記錄，整理相關(guān)會(huì)議文件；

10.依據(jù)事務(wù)輕重緩急，合理安排院長(zhǎng)與來訪人員見面時(shí)間，并做好來訪人員的接待

服務(wù)工作；

11.完成院長(zhǎng)交付的其他工作任務(wù)。

中財(cái)研究院中南大區(qū)辦公室行政秘書每日剛性考核工作內(nèi)容

（必做工作內(nèi)容，沒做或未做到位扣除20-500元工作績(jī)效）

1.每日董事長(zhǎng)上班后，問候并提醒董事長(zhǎng)健康管理（有無服藥，昨日健康情況，身體

有不適時(shí)，需要及時(shí)通知辦公室主任安排董事長(zhǎng)體檢；在工作不鰲忙的時(shí)候提醒并督促和

陪同進(jìn)行身體鍛煉等）

2.每日上午9:30前做好院長(zhǎng)辦公室的日常清潔與整理工作，并維護(hù)好全天良好的工

作環(huán)境。創(chuàng)造和諧、溫馨、快樂的辦公環(huán)境；保證董事長(zhǎng)（院長(zhǎng)）辦公室明亮整潔，家具

擺放整齊、文件整齊規(guī)范并做好綠化管理工作；

3.每日下班前向院長(zhǎng)請(qǐng)示第二天需要配合和處理的工作內(nèi)容，院長(zhǎng)工作行程、客戶拜

訪計(jì)劃，接待計(jì)劃，需要注意的工作事項(xiàng)等；（程序性工作，每日必做）

4.負(fù)責(zé)院辦公室日常接待和院長(zhǎng)辦公室日常整理工作。情緒穩(wěn)定并時(shí)刻保持良好工作

狀態(tài)。

5.每日負(fù)責(zé)擬寫院長(zhǎng)指定的各類文件、文稿、報(bào)告、總結(jié)、規(guī)劃、賀電、大事記及其

他文字材料。

6.每日負(fù)責(zé)協(xié)助處理公司領(lǐng)導(dǎo)簽批的文件、函電等，對(duì)公文進(jìn)行修改、編號(hào)、印發(fā)。

7.負(fù)責(zé)院辦公室和院長(zhǎng)辦公室有關(guān)文件、資料、信函等材料的收發(fā)、轉(zhuǎn)送及歸檔工

作。

8.積極參與各項(xiàng)活動(dòng)，協(xié)助辦公室主任/副主任處理應(yīng)急事件。

9.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

中財(cái)研究院中南大區(qū)辦公室行政院長(zhǎng)秘書每周剛性工作考核內(nèi)容

（必做工作內(nèi)容，沒做或未做到位扣除20-500元工作績(jī)效）

1.每周對(duì)院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）的身體健康狀況進(jìn)行跟蹤管理，督促加強(qiáng)鍛煉和身體檢查；

2.每周定期安排好院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）休閑娛樂和身體保養(yǎng)、理發(fā)等事項(xiàng)；

3.每周對(duì)院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）的社交生活和日程安排、親友的婚喪嫁娶等事項(xiàng)作好備忘錄

并按時(shí)提醒

4.協(xié)助辦公室做好每周工作計(jì)劃的匯總工作。

5.每周六對(duì)車輛管理、員工關(guān)懷、員工考勤、辦公秩序、BaoMi制度、用水用電、酒

店管理等七大內(nèi)容進(jìn)行獨(dú)立性核查和獨(dú)立報(bào)告，并呈送給院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）閱，此項(xiàng)工作要

求為獨(dú)立性核查和獨(dú)立報(bào)告，并承擔(dān)連帶責(zé)任和承擔(dān)信用責(zé)任。

中財(cái)研究院中南大區(qū)辦公室行政秘書每月剛性工作考核內(nèi)容

（必做工作內(nèi)容，沒做或未做到位扣除100-500元工作績(jī)效）

1.每月給院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）制定健身和體檢計(jì)劃，按照計(jì)劃安排院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）的活動(dòng)

2.每月協(xié)助辦公室主任匯總當(dāng)月所屬省級(jí)分公司各部門發(fā)現(xiàn)和存在的問題，匯總到院

長(zhǎng)辦公室，同時(shí)需要提供個(gè)人解決方案，作為參考意見供領(lǐng)導(dǎo)決策。

3.每月最后三個(gè)工作日內(nèi)對(duì)車輛管理、員工關(guān)懷、員工考勤、辦公秩序、BaoMi制

度、用水用電、酒店管理等七大內(nèi)容進(jìn)行月度獨(dú)立性核查和獨(dú)立報(bào)告，并呈送給院長(zhǎng)（董

事長(zhǎng)）閱，此項(xiàng)工作要求為獨(dú)立性核查和獨(dú)立報(bào)告，并承擔(dān)連帶責(zé)任和承擔(dān)信用責(zé)任。

4.每月最后三個(gè)工作日內(nèi)向院長(zhǎng)請(qǐng)示下月的主要活動(dòng)計(jì)劃，并做好備忘

任職資格.

L工作嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，具有強(qiáng)烈的工作責(zé)任心，情緒控制能力較好，可承受一定的工作壓

力尹能獨(dú)立出色完成工作。

2.?？埔陨蠈W(xué)歷，形象氣質(zhì)佳，普通話流利，身高163以上；男性身高在170以上。

條件特別優(yōu)異者可適當(dāng)降低身高標(biāo)準(zhǔn)。

3.個(gè)性開朗，工作積極主動(dòng)，溝通協(xié)調(diào)能力強(qiáng)；有較好的溝通表達(dá)能力及服務(wù)意

識(shí)，有相關(guān)董事長(zhǎng)行政和生活秘書工作優(yōu)先

4.熟悉秘書具體工作和流程，具備相應(yīng)文書寫作能力；

5.擁有良好職業(yè)道德操守，永不言棄敬業(yè)精神，具有良好的事業(yè)心和對(duì)企業(yè)的絕對(duì)忠

誠。

6.工作有條理，細(xì)致、認(rèn)真、有責(zé)任心，辦事嚴(yán)謹(jǐn)；

7.良好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，為人誠實(shí)可靠、品行端正；

教育背景.

?？埔陨蠈W(xué)歷。并接受過衛(wèi)生護(hù)理專業(yè)、公共關(guān)系、財(cái)務(wù)管理、文書寫作、檔案管理

方面的培訓(xùn)。

2年以上秘書工作經(jīng)驗(yàn)

技能技巧：

1.有從事秘書工作的基本素質(zhì)，細(xì)心，耐心，熱心；

2.具備良好的溝通、組織、協(xié)調(diào)能力；

3.具備良好的中英文寫作、口語、閱讀能力；

4能熟練使用辦公軟件及辦公自動(dòng)化設(shè)備；

5.具備良好的時(shí)間管理能力。

6.會(huì)駕駛。

態(tài)度：

1.工作細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真，條理性強(qiáng)；

2.責(zé)任心強(qiáng)，工作主動(dòng)；

3.具備良好的團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)；

4.積極向上、工作熱情飽滿；

5.善于學(xué)習(xí)和自我激勵(lì)；

6.能承受較大的工作壓力。

工作條件：

工作場(chǎng)所：辦公室。

環(huán)境狀況：舒適。

危險(xiǎn)性：無

晉升與輪換：

可晉升崗位：

第五節(jié)行政司機(jī)崗位說明書

職位名稱行政司機(jī)職位代碼所屬部門辦公室

職系行政后勤崗職等職級(jí)職員薪金標(biāo)準(zhǔn)

辦公室

直屬上級(jí)直接下屬崗

（副）主任

職位概要：

負(fù)責(zé)車輛安全駕駛、接送服務(wù)，以及車輛維護(hù)、保養(yǎng)、年審。

崗位職責(zé)：

1.遵守《中華人民共和國道路交通管理?xiàng)l例》及有關(guān)交通安全管理規(guī)章規(guī)則，安全

駕車。

2.著裝整潔規(guī)范，保持良好的職業(yè)道德和熱忱的服務(wù)態(tài)度，確保安全準(zhǔn)時(shí)接送領(lǐng)導(dǎo)

和客戶。

3.自覺遵守院各項(xiàng)規(guī)章制度，服從院領(lǐng)導(dǎo)和辦公室調(diào)配。

4.保持車輛整潔,經(jīng)常檢杳車輛主要機(jī)件；定期匯報(bào)車輛運(yùn)行情況,保證車輛在安

全的狀態(tài)下行使，并記錄車輛行程。

5.自覺做到不違章行車、不私自用車、不酒后開車、不開賭氣車。

6.上班不出車期間，必須按院作息時(shí)間準(zhǔn)時(shí)到辦公室坐班，服從領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一調(diào)度。

7.車輛維修、保養(yǎng)費(fèi)用必須預(yù)先申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，到指定維修廠維修，保持車況良

好C

8.負(fù)責(zé)車輛各種稅費(fèi)的繳納、車輛年審以及車輛變更業(yè)務(wù)的辦理。

9.嚴(yán)守秘密、不得隨意傳播領(lǐng)導(dǎo)的講話內(nèi)容。

10.完成上級(jí)交給的其他工作任務(wù)。

中財(cái)研究院中南大區(qū)行政司機(jī)每日剛性工作內(nèi)容

（必做工作內(nèi)容，沒做或未做到位扣除20—五0元績(jī)效工資）

1.每日上班須清洗車輛（上級(jí)主管臨時(shí)明確規(guī)定除外），保持車內(nèi)整潔美觀，如遇

下雨、下雪、沙塵天氣可酌情處理。

2.每日上班9：00前務(wù)必須做好車況檢查（油、水、電、外觀等），如遇特殊情況

（領(lǐng)導(dǎo)安排其他事務(wù)，車輛不在身邊），可酌情處理。（必備性事務(wù)，沒有完成此工

作，每次扣罰20元）

3.每日上班時(shí)間，如無工作安排，應(yīng)積極主動(dòng)配合做好辦公室衛(wèi)生及其他工作；不

出車時(shí)須在司機(jī)崗位待命；公司原則上鼓勵(lì)行政司機(jī)在不出車情況下、沒有工作安排時(shí)

加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，或在崗位上學(xué)習(xí)其他文化知識(shí)，提高個(gè)人文化修養(yǎng)和職業(yè)技能；嚴(yán)

格禁止在辦公區(qū)域內(nèi)串崗，說三道四，傳遞負(fù)能量；每日以多做少說，不議論是非，追

求上進(jìn)，主動(dòng)積極為原則。（出現(xiàn)上述表現(xiàn)，辦公室和人力資源部必須進(jìn)行誡勉談話，

后果嚴(yán)重的則待崗反省和辭退處理）

4.每日24小時(shí)保持手機(jī)暢通，須在鈴聲響起40秒之內(nèi)接通；因信號(hào)不好，或其他

特殊情況，最遲須在5分鐘以內(nèi)給相關(guān)人員回復(fù)電話，并說明未接電話的原因，并接受

真實(shí)性檢查。（此為司機(jī)崗位強(qiáng)制性規(guī)定，第一次未接電話并在5分鐘內(nèi)未回電話扣罰

20元，第二次扣罰50元，第三次扣罰一五0元，出現(xiàn)三次（含三次）以上，作誡勉談話

和停崗或辭退處理。）

5.認(rèn)真準(zhǔn)確填寫“用車申請(qǐng)單”相關(guān)內(nèi)容，并及時(shí)匯報(bào)至辦公室，不得偽造車輛行

駛信息。

6.司機(jī)、財(cái)務(wù)人員等不得利用公司洗車卡、油卡為本人或他人洗車、加油。司機(jī)如

有違反，每次處以所涉金額5倍罰款；財(cái)務(wù)人員每次處以所涉金額10倍罰款并立即調(diào)離

財(cái)務(wù)崗位。

7.司機(jī)對(duì)違反公司用車管理規(guī)定的人員，有權(quán)實(shí)名舉報(bào)；公司經(jīng)調(diào)查屬實(shí)，將按章

處理相關(guān)人員，并給予司機(jī)每次50到500元獎(jiǎng)勵(lì)。其他人員亦可對(duì)司機(jī)人員的違規(guī)行為

進(jìn)行舉報(bào)，處理規(guī)則同前述。

中財(cái)研究院中南大區(qū)行政司機(jī)每周剛性工作內(nèi)容

（必做工作內(nèi)容，沒做或未做到位扣除20-100元績(jī)效工資）

1.統(tǒng)計(jì)本人本周駕駛車輛出勤公里數(shù)、出車信息，上報(bào)財(cái)務(wù)部、辦公室、院長(zhǎng)（董

事長(zhǎng)）各一份。（沒做每周扣罰5。元）

2.查詢本人本周駕駛車輛違章情況，如有違章，按公司相關(guān)規(guī)定承擔(dān)違章相應(yīng)罰

款C

3.向財(cái)務(wù)部、辦公室上報(bào)公司各輛車的使用狀況，以及需要維修保養(yǎng)車輛的相關(guān)情

況，確保車輛安全行駛。（事務(wù)性工作有無均須報(bào)告，無報(bào)告每周扣除50元。）

4.每周自覺學(xué)習(xí)行政管理制度，司機(jī)崗位職責(zé)說明書；自覺學(xué)習(xí)道交法，如遇道路

改造、交通管制等信息，司機(jī)有義務(wù)第一時(shí)間告知用車人及辦公室。

中財(cái)研究院中南大區(qū)行政司機(jī)每月剛性工作內(nèi)容

（必做工作內(nèi)容，沒做或未做到位扣除100-200元績(jī)效工資）

1.每月最后一個(gè)工作日下午5:30前清除本人駕駛車輛違章情況。（試用期內(nèi)司機(jī)違

章罰款、由其全部承擔(dān)；司機(jī)轉(zhuǎn)正后，違章罰款分別由公司承擔(dān)41%,個(gè)人承擔(dān)59%。司

機(jī)未在月底消除本月違章罰款，財(cái)務(wù)部將直接從其工資中扣除，行政司機(jī)不得有異議）

2.每月最后一天下午5：30半前匯總本月本人實(shí)際出車天數(shù)、公里表讀數(shù)（細(xì)化到

公里）、用車人明細(xì)、行駛公里數(shù)明細(xì)、加油明細(xì)、總耗油量、100公里耗油量等數(shù)據(jù)并

上報(bào)辦公室主任和財(cái)務(wù)部；

3.每月底須向辦公室報(bào)備車輛維修、保養(yǎng)情況，未報(bào)備者將罰款50元；

4.每月自覺學(xué)習(xí)車輛維修保養(yǎng)及駕駛知識(shí)，自我提升業(yè)務(wù)技能。

任職資格：

教育背景：

高中或中專以上學(xué)歷。

身體素質(zhì)：

22—45歲之間，1.7米一1.8米之間。

經(jīng)驗(yàn)：

五年以上實(shí)際駕駛經(jīng)驗(yàn)，退伍軍人、在部隊(duì)給領(lǐng)導(dǎo)開過車的人員優(yōu)先。

技能技巧：

11以上駕照，駕駛技術(shù)嫻熟；

2.熟悉車輛基本保養(yǎng)知識(shí)，充車輛機(jī)械性能有較深認(rèn)識(shí)；

3.具備專業(yè)交通安全技能知識(shí)；

4.熟悉交通路線。

綜合素質(zhì)：

1.高度敬業(yè)，具有極強(qiáng)的工作責(zé)任心；

2.為人正直誠實(shí)，積極樂觀；

3.具有良好的服務(wù)意識(shí)，辦事靈活；

4.吃苦耐勞，能接受高強(qiáng)度的工作。

工作條件：

工作場(chǎng)所：院辦公室或指定辦公室

環(huán)境狀況：良

職業(yè)危害程度：無

第二章辦公室主任工作原則與工作藝術(shù)

一、辦公室主任工作原則

1.準(zhǔn)確的原則

“準(zhǔn)確”是提高工作效率的基本要求。辦公室的任何工作都密切關(guān)聯(lián)著公司高層領(lǐng)導(dǎo)的工

作。所以說辦公室工作的準(zhǔn)確性，相當(dāng)程度地保證了領(lǐng)導(dǎo)工作的準(zhǔn)確性。具體說就是辦文要準(zhǔn),

辦事要穩(wěn)，情況要實(shí)，主意要慎。做到這一點(diǎn)必須態(tài)度認(rèn)真，作風(fēng)仔細(xì)。比如說辦文，必須從

起草、繕寫、校對(duì)、印制到呈批、傳閱、登記、裝封、遞送等每一步都不發(fā)生差錯(cuò)。

2,迅速的原則

迅速”就是要求工作及時(shí)、高效。對(duì)每天的工作進(jìn)行梳理，按照輕重緩急對(duì)當(dāng)天要辦的

工作進(jìn)行分類處置，盡快地把相關(guān)信息和要求傳達(dá)到上級(jí)和承辦人員手里。

3.BaoMi的原則

辦公室經(jīng)常接觸公司內(nèi)部的一些重要文件和商業(yè)秘密，這里有兩人方面的要求：一是在工作

流程中采取BaoMi措施保證公司內(nèi)部文件、資料的安全；二是辦公室人員要保證自己知密不泄

密。

4.周密的原則

辦公室工作的特點(diǎn)要求工作安排非常周密。首先是各項(xiàng)工作計(jì)劃的制定、工作部署必須周

密。要考慮到目標(biāo)、措施，可以預(yù)見的各種問題及解決辦法，各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)和時(shí)間上的銜接

等，其次是執(zhí)行計(jì)劃中組織管理必須嚴(yán)密。沒有嚴(yán)密的組織，計(jì)劃往往落空。特別是大型活動(dòng)

和會(huì)議的組織，更需要精心籌劃，每一件事都要具體落實(shí)到人，有布置，有檢查。最后，辦公

室工作有許多是文字性工作，更需嚴(yán)密、細(xì)致。文件和報(bào)告要沒有錯(cuò)別字，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也要認(rèn)真

推敲。文件收發(fā)、傳遞、歸檔，應(yīng)做到準(zhǔn)確無誤、一絲不茍。對(duì)文件的BaoMi工作尤其要加倍

謹(jǐn)慎，做到萬無一失。總之，事前考慮得越周密，計(jì)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)就越有保證。作為辦公室的

經(jīng)常工作，每天、每周、每月、每季、每年都應(yīng)事先做出計(jì)劃，重大工程或活動(dòng)更應(yīng)單獨(dú)制定

詳細(xì)計(jì)劃，只有這樣，才能保證工作不出維漏。

5.服務(wù)的原則

辦公室是上情下達(dá)、下情上報(bào)的中心樞紐部門，有調(diào)度、協(xié)調(diào)、綜合加工的作用。辦公室

的使命就是做好“三服務(wù)”：即“為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為各部門服務(wù)，為員工服務(wù)”。要求辦公室工

作人員必須樹立服務(wù)觀念，加強(qiáng)自我修養(yǎng)，具有奉獻(xiàn)精神及甘當(dāng)無名英雄的品質(zhì)。要全力協(xié)助

配合各部門的工作，推動(dòng)各項(xiàng)任務(wù)的完成。辦公室的每個(gè)工作人員之間的協(xié)作配合也尤其重要,

沒有這種協(xié)作配合和服務(wù)理念，不可能發(fā)揮好辦公室的整體功效。

二、辦公室主任工作藝術(shù)

要想做一名合格的辦公室人員，不僅僅要明確認(rèn)識(shí)自己所處的隹置，找準(zhǔn)自己的坐標(biāo)，具

備細(xì)致的心思，勤奮的習(xí)慣，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟偈兀瑥V博的知識(shí)，還要懂得一系列工作方法和語言藝術(shù)。

L尊重領(lǐng)導(dǎo)，但不一味阿臾奉承

作為辦公室工作者理順與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，是事事能碰到，時(shí)時(shí)需注意、處處應(yīng)謹(jǐn)慎的重要事

情，也是表現(xiàn)工作藝術(shù)的地方?？偟脑瓌t是以工作為重，從工作出發(fā)，從領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的地位

出發(fā)，尊重領(lǐng)導(dǎo)、全力配合、積極協(xié)助、竭力服務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)者不同，其個(gè)性特點(diǎn)也不同。要絕對(duì)

遵從領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性，全力維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)威信，主動(dòng)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格，把握與領(lǐng)導(dǎo)相處的尺度，有分寸地參

與領(lǐng)導(dǎo)的日常工作和生活，充分發(fā)揮參謀和助手作用。

2工作主動(dòng)，但不越位錯(cuò)位

辦公室工作者要緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作這一軸心，進(jìn)行上下、左右、前后同步運(yùn)行的輔助性工

作。輔助性決定了辦公室工作的被動(dòng)性。怎樣變被動(dòng)為主動(dòng)，就要看工作的技能和技巧了。有

四個(gè)方面：一是爭(zhēng)取同領(lǐng)導(dǎo)一樣了解和掌握全局性工作；二是爭(zhēng)取同領(lǐng)導(dǎo)一樣了解和掌握一個(gè)

時(shí)期的中心工作，能夠分清工作的輕重緩急，主動(dòng)排除干擾中心工作的事項(xiàng)；三是研究領(lǐng)導(dǎo)工

作的思路，分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并加以理解、完善和落實(shí)，四是積累和儲(chǔ)存有關(guān)工作資料，該記

住的要記熟，該保存的要保存，該定期更新的要及時(shí)更新。有了這四個(gè)方面的基礎(chǔ)，工作中才

能與領(lǐng)導(dǎo)保持一致，才能服務(wù)在“點(diǎn)子”上。在工作主動(dòng)到位的基礎(chǔ)上，也要注意把握火候，

避免越位錯(cuò)位，找準(zhǔn)自己的角色定位。

3,服從而不盲從

服從而不盲從，是一件既簡(jiǎn)單又不簡(jiǎn)單的事。說它簡(jiǎn)單，是因?yàn)樽鳛橐幻聦?，服從是?/p>

職，理應(yīng)雷厲風(fēng)行地堅(jiān)決執(zhí)行上級(jí)的部署或領(lǐng)導(dǎo)的決定。說它不簡(jiǎn)單，是因?yàn)榉挠酗L(fēng)險(xiǎn)，執(zhí)

行須謹(jǐn)慎，再英明的領(lǐng)導(dǎo)，也難免會(huì)有局限和疏忽，作出的決策部署也可能不夠完善，不夠科

學(xué)，甚至是錯(cuò)誤的。你若不假思索地盲從，后果會(huì)很嚴(yán)重，但你若貿(mào)然提出異議，后果也可能

還是“很嚴(yán)重”。要做到服從而不盲從，要做到以下幾個(gè)方面：第一是明確責(zé)任、遇事三思。

雖然主意領(lǐng)導(dǎo)的，但作為下屬，為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀助手是義不容辭的責(zé)任。已經(jīng)知道其中有問題，

如果還礙于領(lǐng)導(dǎo)情面去執(zhí)行指令，恐怕就會(huì)陷入更大的“困境”。因此，執(zhí)行命令時(shí)要多想想

“這個(gè)決定對(duì)不對(duì)”“這么去落實(shí)行不行”“執(zhí)行之后效果好不好”，三思而后行。第二是需

要勇氣、敢于擔(dān)當(dāng)。向領(lǐng)導(dǎo)提出不同意見特別是反對(duì)意見，是有一定風(fēng)險(xiǎn)的。然而，責(zé)任重于

泰山，面對(duì)錯(cuò)誤的指令，我們要敢于較真碰硬。只要是出于公心，對(duì)工作負(fù)責(zé)、對(duì)崗位負(fù)責(zé)、

對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，匯報(bào)的內(nèi)容客觀有道理，領(lǐng)導(dǎo)是會(huì)欣然接受你的意見和建議的。第三是注意方法、

靈活機(jī)動(dòng)。要注意提意見的方式方法、時(shí)機(jī)、地點(diǎn)，有的必須事前更正，有的可以事中修正，

有的還可以事后修補(bǔ)，視情況而定，靈活掌握，隨機(jī)行事。

4,分工不分家

辦公室的工作面廣線長(zhǎng)，需要科學(xué)分工和團(tuán)結(jié)協(xié)作，如果出現(xiàn)“各吹各的號(hào)、各唱各的調(diào)”

的現(xiàn)象，不利于辦公室發(fā)揮整體合力作用。因此，必須明確，分工是各有側(cè)重，不是分家自立，

辦公室是一個(gè)血肉相連的整體，要求每一位成員必須有團(tuán)隊(duì)合作精神，甘苦同嘗，榮辱與共。

在工作中，要相互補(bǔ)臺(tái)救場(chǎng)，而不是各自為陣，更不能挖角拆臺(tái)；要唱出和聲之美，而不是離

譜之音。

5.溝通協(xié)調(diào)，換位思考

辦公室工作發(fā)揮上傳下達(dá)、左疏右通作用。上傳下達(dá)也有藝術(shù)性，就是換位思考的藝術(shù)。

在下達(dá)的時(shí)候，要站在上級(jí)角度，把上情原本不漏地講得清清楚楚；在上報(bào)的時(shí)候，要站在下

級(jí)角度，把下情不遮不掩地說得明明白白。在和同級(jí)的工作配合中也要站在對(duì)方的立場(chǎng)和角度

來思考和處理問題。現(xiàn)實(shí)工作中，每個(gè)人無論是看問題的觀點(diǎn)和方法，還是在解決問題的方式

和方怯上面，都會(huì)存在一定程度的差異。這些差異的存在是客觀的，要充分理解。但是能不能

縮小爰異、找出差異的結(jié)合點(diǎn)，與辦公室的及時(shí)溝通、協(xié)調(diào)有著密切關(guān)系。因此，辦公室必須

做到腿勤、耳勤、嘴勤。

6.為領(lǐng)導(dǎo)保駕護(hù)航

一方面是在工作中做好“擋駕”工作，以減輕領(lǐng)導(dǎo)不必要的壓力。一是處理好各類來電，

通過最基本的對(duì)話信息，迅速判斷來電者的身份和意圖，以直接明了的方式給予肯定或否定，

確定是否安排見面；不要輕易提供領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系方式，必須問清身份、姓名及事由，如是公事則建

議可由辦公室代為聯(lián)系處置。二是處理好來信來函，認(rèn)真篩選處理信函件，視情況和輕重緩急

程度呈報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)參閱，并提供建議案共領(lǐng)導(dǎo)參考。三是做好來訪人員接待工作，耐心細(xì)致地聽

取訴求事項(xiàng)，不需要領(lǐng)導(dǎo)親自處理的直接分門別類的介紹到各部門處理，對(duì)于必須要領(lǐng)導(dǎo)處理

的，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)意見，得到領(lǐng)導(dǎo)首肯的，盡快安排領(lǐng)導(dǎo)面見來訪者，并對(duì)結(jié)果進(jìn)行跟蹤反

饋。另一方面是在生活上主動(dòng)關(guān)心關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)。一是了解領(lǐng)導(dǎo)的生活習(xí)慣、興趣愛好、身體健康

狀況等，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的衣食住行全面關(guān)注，隨時(shí)準(zhǔn)備為領(lǐng)導(dǎo)提供必要的幫助。二是在一些商務(wù)和社

交場(chǎng)合為領(lǐng)導(dǎo)保駕。盡量避免領(lǐng)導(dǎo)過量飲酒、不良進(jìn)食、不當(dāng)舉動(dòng)，避免領(lǐng)導(dǎo)陷于尷尬和危險(xiǎn)

境地。

第三章辦公室管理實(shí)施流程及方法

第一節(jié)文秘工作管理

一、流程圖

1、綜合性文字（多媒體）材料

2、公司重要文件、公文

3、重要情況通報(bào)

4、信息管理

5、年度資料匯編

6、專項(xiàng)調(diào)研

7、陪同公司領(lǐng)導(dǎo)出差、調(diào)研、現(xiàn)場(chǎng)辦公

8、督查工作

9、提案管理

提案管理編碼

流程名稱

工作流程執(zhí)行者監(jiān)控者

行為實(shí)施環(huán)節(jié)各部門辦公室辦公室主任院長(zhǎng)

管

理

行

為

二、實(shí)施方法

辦公室文秘主要負(fù)責(zé)綜合性文字（多媒體）材料、公司重要文件和公文、重要情況通報(bào)編

撰；重大信息采集、編制和發(fā)布；專項(xiàng)調(diào)研；陪同領(lǐng)導(dǎo)出差、調(diào)研和現(xiàn)場(chǎng)辦公；跟蹤督辦公司

重大決策執(zhí)行；收集、梳理和匯總各部門合理化建議并呈報(bào)給院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）參閱等。

L文字編撰

按照公司領(lǐng)導(dǎo)安排，對(duì)需要編撰的公文和文書確定文種，構(gòu)思篇幅，搭建框架；及時(shí)和各

部門溝通，收集、篩選相關(guān)數(shù)據(jù)、圖片和資料，在預(yù)定時(shí)間完成初稿呈送辦公室主任和公司領(lǐng)

導(dǎo)審閱，按照領(lǐng)導(dǎo)和部門提出的意見進(jìn)行修改，領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)，及時(shí)進(jìn)行印制和傳送，并做好

歸檔工作。

2.信息采集、編制和發(fā)布

（1）及時(shí)收集、整理領(lǐng)導(dǎo)需要的信息，提供給領(lǐng)導(dǎo)和其他部門，供其決策參考。

：2）公司所有對(duì)外宣傳信息、對(duì)外宣傳口徑，必須經(jīng)辦公室審核，并呈送院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）

審批后方可在公司指定的信息平臺(tái)進(jìn)行發(fā)布。未經(jīng)允許，任何部門、員工不得以個(gè)人名義對(duì)外

宣傳、發(fā)布中財(cái)研究院相關(guān)信息。

：3）信息發(fā)布過程中要注意保守公司經(jīng)營jimi,避免無序發(fā)布帶來的不良后果。

C4）授權(quán)由部門發(fā)布的一般信息，由部門負(fù)責(zé)人對(duì)擬發(fā)布的信息進(jìn)行審核并簽字，以確

保信息的內(nèi)容真實(shí)有效、符合法律法規(guī)的規(guī)定。

：5）對(duì)公司將會(huì)產(chǎn)生重大影響的重要信息，由辦公室牽頭組織專班進(jìn)行信息合法性、可

控性證，對(duì)發(fā)布后可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)，并制定相應(yīng)對(duì)策，呈報(bào)院長(zhǎng)（董事長(zhǎng)）審批，所

有的重大信息均由辦公室會(huì)對(duì)外發(fā)布。

3,專項(xiàng)調(diào)研和提案管理

辦公室要有針對(duì)性進(jìn)行專項(xiàng)調(diào)研，形成有價(jià)值、可行性的調(diào)研報(bào)告和提案，呈送公司領(lǐng)導(dǎo)

參考。首先要確定調(diào)研主題，多與相關(guān)部門、分公司、子公司和辦事處溝通，找準(zhǔn)調(diào)研角度，

制定調(diào)研方案，明確責(zé)任，量化管理。其次進(jìn)行全面、系統(tǒng)、周密的調(diào)查研究和數(shù)據(jù)采集，掌

握真實(shí)、準(zhǔn)確的情況。最后分析整理數(shù)據(jù)和資料，撰寫有質(zhì)量、有深度的調(diào)研報(bào)告呈送領(lǐng)導(dǎo)參

閱。

4,陪同領(lǐng)導(dǎo)參加商務(wù)活動(dòng)

秘書負(fù)責(zé)陪同公司領(lǐng)導(dǎo)出差、調(diào)研、現(xiàn)場(chǎng)辦公及參加商務(wù)活動(dòng)，一是要安排好領(lǐng)導(dǎo)的工作

日程；二是做好通知、接洽事宜；三是根據(jù)記錄和錄音，整理相關(guān)紀(jì)要，對(duì)形成的決策進(jìn)行督

辦，督促貫徹落實(shí)到位。

第二節(jié)文件和資料工作管理

一.流程圖

1、機(jī)要件收文處理流程

IIAT7I十件向I

2、上級(jí)文件收文處理流程

紙冊(cè)文件

3、辦公室收文管理工作流程

辦公室收文管理編碼

流程名稱

工作流程執(zhí)行者監(jiān)控者

行為實(shí)施環(huán)節(jié)各部門行政部行政部經(jīng)理

4、辦公室發(fā)文工作流程

辦公室文件管

流程名稱編碼

理工作流程

執(zhí)行者監(jiān)控者

行為實(shí)施環(huán)節(jié)各部門辦公室辦公室主任院長(zhǎng)

5、文件借閱流程

文件借閱管理工編碼

流程名稱