慈善組織檔案管理規(guī)范

1慈善組織管理規(guī)范GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T2科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DA/T32公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則DA/T63錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案慈善組織檔案archivesofcharitable慈善組織在開展慈善服務(wù)和管理過程中形成的有保存與應(yīng)用價(jià)值的各種2檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)和利用等活動(dòng)4.2代碼5.1真實(shí)性原則5.2規(guī)范性原則35.4準(zhǔn)確性原則5.6便捷性原則慈善組織應(yīng)制定檔案保密制度，明確檔案密級(jí)和檔案工作人員應(yīng)承擔(dān)的保密47.1.1慈善組織應(yīng)編制本單位《文件材料歸檔范圍明細(xì)和保管期限》并提出歸檔材料技術(shù)要7.1.2文件材料應(yīng)采用耐久、可靠、滿足長(zhǎng)期保存需求的7.1.3會(huì)計(jì)、文書和人事檔案的形成從7.2.1慈善組織各文件形成部門應(yīng)及時(shí)收集各崗位工作的文件材料，對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行登7.2.2各部門形成的歸檔文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，材料組件齊全、內(nèi)7.2.3慈善組織檔案管理部門應(yīng)定期收集各部門歸檔文件材7.2.4重要?dú)w檔文件材料的交接應(yīng)有交7.3.1文件材料立卷整理應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件材料間的有機(jī)聯(lián)7.3.6慈善組織檔案應(yīng)按照DA/T13規(guī)定區(qū)分全宗進(jìn)行分類、排列與編目。7.3.7宜編制檔案檢索工具，滿足手工檢索和計(jì)算機(jī)7.3.8應(yīng)按照DA/T18規(guī)則進(jìn)行檔案著錄。傳統(tǒng)載體照片、錄音、錄像檔案和實(shí)物檔案應(yīng)當(dāng)詳細(xì)著錄7.3.9文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案一般以件（張）等為單位進(jìn)行整7.4.1應(yīng)根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號(hào)。檔號(hào)應(yīng)具有唯一性。檔號(hào)編制方法見DA/T13。7.4.2采用辦公自動(dòng)化或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的文件資料，應(yīng)隨7.4.3歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)為原件。電子文件需要轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件歸檔的，若電子文件已經(jīng)具備名、電子印章的，紙質(zhì)文件不必再行實(shí)體簽名、7.4.4全宗內(nèi)檔案按類分別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目條款順序依次7.4.5檔號(hào)宜采用“全宗號(hào)—分類號(hào)—案7.4.7應(yīng)按全宗、類別、保管期限編制57.4.8慈善組織檔案管理部門應(yīng)對(duì)8.1.1慈善組織檔案管理部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。8.1.2檔案鑒定應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同開展，必要時(shí)可邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜?.1.3鑒定結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)形成鑒定工作8.1.4對(duì)鑒定為繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并做出標(biāo)注。8.1.5經(jīng)鑒定確定為無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按規(guī)定予8.2.1經(jīng)鑒定可銷毀的檔案，慈善組織檔案管理部門應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀檔案的檔號(hào)、檔案管理部門經(jīng)辦人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上8.2.3檔案管理部門組織檔案銷毀工作，并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前，應(yīng)8.2.4檔案銷毀工作應(yīng)當(dāng)在指定場(chǎng)8.2.5電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷毀的，除在指定場(chǎng)所銷毀離線存儲(chǔ)介質(zhì)外，還應(yīng)當(dāng)確保電子8.2.6涉密檔案的銷毀應(yīng)符合國(guó)家秘密載體銷毀管理規(guī)9.2應(yīng)做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等安全防9.3檔案庫房不應(yīng)存放與檔案保管、保護(hù)無關(guān)的物品。9.4檔案工作人員應(yīng)當(dāng)監(jiān)測(cè)和記錄庫房溫濕度，根據(jù)需要采取措施調(diào)節(jié)，庫房溫濕度應(yīng)符合JG9.5應(yīng)定期檢查維護(hù)檔案庫房設(shè)施設(shè)備，確保正常運(yùn)轉(zhuǎn)。9.6應(yīng)定期清掃除塵，保持庫房清潔。69.7應(yīng)定期采取措施，防治鼠蟲霉等。9.8應(yīng)當(dāng)定期組織人員對(duì)檔案數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)、對(duì)保管狀況進(jìn)行檢查，定期對(duì)電子檔案的保9.9當(dāng)及時(shí)對(duì)受損、易損檔案進(jìn)行修復(fù)、9.12應(yīng)為檔案工作人員配備勞動(dòng)保護(hù)用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質(zhì)損害健康。9.13應(yīng)制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案并定期組織演練，以應(yīng)對(duì)突發(fā)事件和自然災(zāi)害。件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復(fù)制件、縮微件和11.6應(yīng)建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，711.10慈善組織辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)嵌入電子文件分11.11電子檔案管理系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)不應(yīng)低于二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，分級(jí)保護(hù)等級(jí)應(yīng)11.12電子檔案的文件格式和質(zhì)量11.14應(yīng)制定電子檔案?jìng)浞莘桨负筒呗?，采用磁帶、一次性刻錄光盤檔案實(shí)行離線備份。電子檔案宜進(jìn)行近線備份和容11.15應(yīng)統(tǒng)籌開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子