秘書手冊講義教材

秘書手冊

（試講稿）

目錄

前言3

第一章秘書必備的素質(zhì)4

第二章秘書的重要職業(yè)技能5

第一部分日常事務(wù)處理5

電話、傳真、郵件、文件管理、名片

第二部分日程安排7

總體日程安排7

出差日程安排8

會議安排13

媒體采訪18

大型活動21

突發(fā)來訪接待24

第三部分溝通與協(xié)調(diào)25

內(nèi)部溝通25

外部溝通25

秘書應(yīng)具備的禮儀26

秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng)27

第四部分文字支持27

第五部分會議支持30

前者在許多人眼里，秘書仍是一種即讓人熟悉乂不被人了解的職業(yè)。秘書

的輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性，他們是領(lǐng)導的左膀右臂，是領(lǐng)導與公司上下

保持溝通的橋梁，為此，他們必須全心全意并準確無誤地提供支持與服務(wù)，從而體現(xiàn)出其

自身價值。優(yōu)秀的秘書會使人想到F練、精明、繁忙的處事作風，聯(lián)想到待人接物時彬彬有

禮的儀態(tài)；聯(lián)想到在他們臉上那-慣展現(xiàn)胸有成竹的樣子……無論如何，秘書這個詞會讓許

多正準備從事這個職業(yè)的人們有著太多的想像。然而，秘書的工作到包括哪些，在秘書的工

作背后還有些什么，這是被很多人忽略的。在聯(lián)想，秘書及行政助理、部門文員是一只龐大

的隊伍，在聯(lián)想的大環(huán)境下，大家各就各位地支撐著許多日常繁雜事項的處理。在領(lǐng)導處理

每一項工作的時侯，我們會隨時身處其中，自然而然成為此件事情的某一環(huán)節(jié)，而不可或缺,

有時我們需要扮演更多角色，，以適應(yīng)工作安排和領(lǐng)導需要。別看都是秘書，但由于所服務(wù)

的對象不同，各部門性質(zhì)不同，其所進行的工作任務(wù)也必然存在著很大差異，但由于?秘書工作

是以服務(wù)為其根本性質(zhì)，這在共性的尋找上為我們提供了依據(jù)。事實上有很多相似的工作不

同之處只是因為事件輪廓上的差別，本質(zhì)上都是可以歸于一類的。無論什么時候，謹慎認真

的工作態(tài)度是秘書們不遺不棄的職業(yè)操守，而現(xiàn)代秘書的職業(yè)要求在尊奉這一理念的基礎(chǔ)上

更要加強這一能力的綜合運用和發(fā)揮。因此，什么是一個出色地秘書的該具備的職業(yè)素質(zhì)，

什么樣的秘書會得到領(lǐng)導的認可，在聯(lián)想，不同崗位的秘書在提高工作效率的呼聲下又該做

什么呢？這些是我們一直以火需要探索的問題，也就是這此些思想火花碰撞出我們最初編

寫本手冊的想法。

我們--作為企劃部秘書處的秘書，在長期的工作之中，在領(lǐng)導日常所給的幫助中以及自

身在各項工作中的鍛練使得我們?yōu)樽陨韺ふ业搅艘恍┻m用的工作方法，積累了一些工作經(jīng)驗

和技巧，在處理許多類似情況時形成/一些慣用做法和約定俗成的規(guī)定，我們將這些點滴一

一收集，在經(jīng)過了反復總結(jié)和提練、否定和借鑒的過程后，已將其做成了本部門工作的一種

標準，達成了在方法利流程上的統(tǒng),我們相信，在我們自己的不懈努力和對秘書工作的熱

愛之下;為聯(lián)想，為我們的事業(yè)未來的發(fā)展進行一番奮斗后，我們定會做出成績.我們迫切地相

想早日讓這本小冊子與大家見面，希望它能為同行們的工作中提供方便快捷的參考之用，同

時我們非常愿意將這些經(jīng)驗和技巧共享出來和大家一起探討，也希望能利用這樣一個機會使

我們的工作得到領(lǐng)導和專家的指點，以發(fā)現(xiàn)問題，補己之短。

秘書手冊適用于公司各部秘書及行政人員，致力于給予任何一個聯(lián)想人關(guān)于行政方面的

指導。手冊編寫工作是由企劃部秘書處完成的，在此其間我們得到了來自部門同仁及上下各

部門的相關(guān)人員的大力支持，在此，我們深表謝意，關(guān)于本手用所收集的內(nèi)容，由于水平有

限，不妥之處請及時向我們提出，我們熱忱盼望著您的意見。這本手冊隨著工作需要我們還

將不斷補充完善，使手冊真正能夠成為?部聯(lián)想秘書的行為指南，為您服務(wù)，為你所用。

第一章秘書必備的素質(zhì)

一、職業(yè)化秘書的標準：

L敬業(yè)精神「正直一公平，堅持既定政策和原則

L表率作用「誠實一實靠求過

領(lǐng)導風范廣敬業(yè)―以工作為榮，設(shè)定高的工作水

準

L業(yè)務(wù)能力「守信一不失妁、不違妁、不食吉、不

泄密

L指揮與控制能力「勤奮—努力工作，不斷學習

L合作精神「有序一利落，有條不薪

L學習與創(chuàng)新能力(-高效—追求效率和效益

L知人善任的能力「可靠一按約定完成工作，保質(zhì)、保置、

及時

L對待意見與批評

L大局觀

二、秘書的職業(yè)態(tài)度

l主動性(Initiative)

l適應(yīng)性(FIexibiIity)

l團隊精神(Teamwork)

l尊重他人(RespectforPeopIe)

l創(chuàng)新精神(Creativity)

l堅持原則(UncompromisingIntegrity)

l服務(wù)與貢獻(Service&Contribution)

l認同與分享(Sharing)

l雙贏與相互依存(Win-win&Interdependence)

溫柔的心和自省

第二章秘書的重要職業(yè)技能

第一部分：日常事務(wù)處理

一、撥打/接聽電話的程序和技巧

1、打電話前的準備

?準備好電話記錄本和筆

?把要與對方說明的事情、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上，并逐?核時無遺漏。

?準備好通話時需要的文件資料。

?查閱對方電話號碼，確認無誤，開始撥打。

2、正式撥打電話：

?撥通電話后，確認對方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的說：“你好！我是聯(lián)想電腦公

司**部*

?如需與有關(guān)人員通話，應(yīng)有禮貌地請對方傳呼或轉(zhuǎn)達。

?如告知對方的內(nèi)容較復雜，應(yīng)主動提醒對方做好記錄

?逐一將事情說明，注意語言簡明、準確：

?通話結(jié)束后，確認對方已放下話筒，然后放電話。

3、接聽電話

?3聲鈴響內(nèi)將電話接起，平和有禮貌的：“你好！我是**部**J

?判斷WHO,分以下幾種情，兄：

來電人員總經(jīng)理可接電話時總經(jīng)理不在時

直接轉(zhuǎn)入記錄留言

直接上級及

如事務(wù)緊急，記錄上級電話，速聯(lián)系總經(jīng)理

平級

回電。

問清事情梗概，轉(zhuǎn)接時向總經(jīng)理說明問清梗概，如不緊急，記錄下來轉(zhuǎn)告總經(jīng)理

內(nèi)

直接下屬梗概后轉(zhuǎn)入

部如事情緊急，告知總經(jīng)理聯(lián)系方法。

問清事由，如需要，轉(zhuǎn)告總經(jīng)理：其

普通員工

他可視情況處理

問清概要，向總經(jīng)理說明后，然后轉(zhuǎn)記錄留言

重要且緊密入如事務(wù)緊急，記錄上級電話，速聯(lián)系總經(jīng)理

回電。

外

重要但不緊問清概要，向總經(jīng)理說明后，依總經(jīng)記錄留言，向總經(jīng)理匯報。

部

密理指示轉(zhuǎn)入或不轉(zhuǎn)入

不重要且不問清概要，酌情處理

緊密

?若通話內(nèi)容較復雜，或有不清楚的地方，最后應(yīng)當將要點重復一便，以免遺漏或有偏差。

?通話結(jié)束后，確認對方已放下話筒，然后放電話。

4、通話技巧：

?日常禮貌用語：

詢問對方時，可用：“請問您哪里？”、“請問您怎么稱呼？請問有什么事？”等

?對總經(jīng)理直接領(lǐng)導、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量熟悉，達到聞

其聲知其人，并及時予以轉(zhuǎn)接。

?如對方有事需要你傳達，必要時需將對方姓名、單位、電話號碼以及需要傳達的事再重

復一遍，以便必要時再與對方聯(lián)系。

?如不能把握總經(jīng)理是否要和對方通話的情況下，不能隨便回答總經(jīng)理“在”或“不在”,

可說“請您稍等一下，我去看看**總經(jīng)理是否在？”，然后請示總經(jīng)理是否轉(zhuǎn)接。

?如遇總經(jīng)理不愿接聽對方電話，則可用委婉的語氣：“實在抱歉，**總經(jīng)理這是不知上

哪去了，我見到他時再給您回個電話；如果您方便的話，能否讓我轉(zhuǎn)達您的事情？”做

到有禮有節(jié)、滴水不漏。

?在知道身份但不告知事由的情況下，如方便可詢問總經(jīng)理后決定是否轉(zhuǎn)接：也可詢問對

方是公事還是私事，如是公事可讓時方知曉，將事由告知芻己也可達到目的。

?在對方不肯告知身份及事由的情況下，經(jīng)反復詢問后未果，可委婉結(jié)束通話。

?如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或“對不起，我還有

急事要辦”等結(jié)束通話。

?如一個未完又來一個，應(yīng)視電話內(nèi)容和對方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時禮

貌的告訴另一方稍候片刻，或記錄對方電話，稍候打過去。

?整理電話留言，在總經(jīng)理回來后匯報相關(guān)信息。

二、傳真

1、將傳真分類：

1）需要總經(jīng)理本人審閱的，根據(jù)總經(jīng)理授意處理

2）由秘書來待為處理的：

A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負責人

B、由秘書本人回復

?使用電腦公司標準CI格式

?遵守公文寫作規(guī)范

?保密文件需要傳真時，應(yīng)先與對方聯(lián)系，發(fā)送到指定傳真機上，發(fā)送后再與對

方確認。

?需請對方協(xié)助抄送時，務(wù)必在文件正文前加以說明，列明抄送范圍

?務(wù)必在傳真件首頁上標明總頁碼，并在每一頁文件上標注頁碼。

2、必要的傳真分類存檔

三、郵件

1、根據(jù)郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報表、報告/總結(jié)、新聞

/通報、私人郵件等等）或按具體項目設(shè)置子文件夾。

2、將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，然后分如下：

1）需要總經(jīng)理本人審閱的，存入相應(yīng)文件夾，部分根據(jù)總經(jīng)理授意回復郵件，或督促、

協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定時間內(nèi)處理相關(guān)事宜。

?以總經(jīng)理名義回復時，要在語氣上予以注意，并從總經(jīng)理信箱發(fā)出；

?以秘書名義發(fā)送時，要說明郵件內(nèi)容為總經(jīng)理授意。

2）由秘書來待為處理的：

A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負責人；B、由秘書本人回復

3、如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認對方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對方未能及時查

看，需電話說明。

4、需要總經(jīng)理審閱、批改的郵件打印出呈送，然后負責回復或傳達；

5、重要郵件及時進行存檔

四、文件管理（參看集團《秘I仔冊》第33-36頁）（附文件處理流程）

1、閱讀文件，判斷是否應(yīng)由總經(jīng)理處理/然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清

晰、完整。

2、對文件進行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必要背景資料、審

批原由），便于總經(jīng)理

3、按總經(jīng)理批改意見復印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送（可參照文件管理規(guī)定），必要的事情進行追蹤，

反饋結(jié)果。

4、必要文件進行存檔。

注：傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應(yīng)及時譯出

五、名片

1、分類：可根據(jù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)情況分類，如公司類型、客戶類型、地域等；

2、存放：

?名片盒

?錄入到NOTES通訊錄中（更易查找，但需要錄入時間）

3、應(yīng)準備一名片夾，存放與總經(jīng)理聯(lián)系緊密且重要的人員名片，并保證查找時方便快捷。

第二部分日程安排

控制日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作.

“日程安排”是指時間排定的領(lǐng)導工作計劃，是領(lǐng)導工作量、工作效率、工作成果的一

種反映，是時間管理藝術(shù)的集中體現(xiàn)。秘竹的職責是當好“管家”按U程安排為領(lǐng)導做好各

種必要的準備，并提醒領(lǐng)導實施。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會議安排、媒體

采訪、大型活動和突發(fā)來訪六部分加以詳細說明并提供文字模版，希望能給大家的工作提供

參考。

日程是領(lǐng)導的工作質(zhì)量，工作效率，工作成果的一種體現(xiàn)，而規(guī)劃、安排領(lǐng)導的工

作日程是秘書的i項基本工作。這項工作看似簡單，但卻十分重要，它是秘書輔助總經(jīng)理工

作的基礎(chǔ)，安排好總經(jīng)理的日程，意味著秘書將和總經(jīng)理一起進行有序的工作。作為秘書一

定要細心觀察領(lǐng)導的工作習慣和做事風格，調(diào)整自己的工作方法,主動適應(yīng)領(lǐng)導的工作節(jié)拍。

在沒有達成默契的情況下，最好在合作之初與領(lǐng)導做一次深入溝通，準確了解領(lǐng)導的要求、

需求，并對可能會遇到的一些情況的處理原則達成共識，為日后工作的順利開展做鋪墊。此

外，勤于思考，多做總結(jié)對于秘書日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的經(jīng)驗、教

訓、小技巧等做i備忘錄，時常翻看，補己之短，揚己所長這不僅提高了自己的工作水準，

同時也對領(lǐng)導的工作效率起到了間接地促進作用。

一、總體日程安排

領(lǐng)導的日常工作分為日常性工作，即事先有計劃的相對固定的工作（如會議、出差、接

待等）和突發(fā)性工作（臨時安排的事情）兩類。而秘書的通常做法是將有計劃的事情預先填

入擬好的日程表中，同時細致靈活地安排好突發(fā)隨機事件。

（一）總體原則：

A了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點、作息習慣、身體狀況，

-優(yōu)化工作方法，細心觀察總經(jīng)理的工作習慣與做事風格，主動適應(yīng)其工作打拍：

-了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是所服務(wù)總經(jīng)理的業(yè)務(wù)進展情況，留意近期的工作興奮點：

》對計劃內(nèi)事情預先寫入日程；及時整理日程表，以免安排沖突：

》明確事情的優(yōu)先級，在處理事務(wù)時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理：

A定期與總經(jīng)理溝通，將雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達成共識，以利工

作開展：

》注意日程安排的時間松緊，適當安排：

（二）經(jīng)驗與技巧

》周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務(wù)：

A在兩個約會間留出機動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時

間；同時預留時間處理日常事務(wù)；

》根據(jù)總經(jīng)理習慣留出適當固定時間閱讀報刊資料及其他信息；

A對于總經(jīng)理的各項安排熟記于心，及時提醒已定下來的安排，防止沖突；每日安排相對固

定時間與總經(jīng)理核對日程，保證秘書與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致；

A不要代替領(lǐng)導做決定，在總經(jīng)理的同意卜針對其工作習慣和時間對各種預約酌情處理；

A控制約會時間，適時打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；

》掌握近期要回避的人物；

月/周計劃安排模版

A可使用NOTES日歷功能,填入相關(guān)安排，打印即可:

A也可按照總經(jīng)理習慣，自行制作日程表：

二、出差日程安排

做為秘書，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的?項工作，同時也是需要更加細致的?項工作。通

過秘書的計劃，把總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊張而有序，愉快而圓滿，這是秘書工作的

目標，也是工作價值的一個體現(xiàn)。

（一）國內(nèi)出差

?出差前：》確定出差目為和日期：

》確認總經(jīng)理出差陪同人

》與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所

到地地址、需

要的路程時間、接待人員等信息。）

》確定行程，預定機票（注意選擇好航空公司、機型及班次）、酒店（選擇

總經(jīng)理習慣的酒

店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接/送機人員（明確接送機人的聯(lián)系方式）:

》完善細致周到的日程表（時間、地點、對方參會人、議程等）（見范例）。

》根據(jù)總經(jīng)理的習慣，準備出差用物品（見物品攜帶表）。

》擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和

復印件（財務(wù)部

等）。（見范例）

?出差中》在笫一時間掌握總經(jīng)理到達后的聯(lián)系方式，必要時通知授權(quán)人及其它相關(guān)

人員。

A根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時通報公司及GM關(guān)心的業(yè)務(wù)進展情況；

》配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作，及時掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。

》根據(jù)情況及時與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，及時調(diào)整日程安排：

?出差后》及時向總經(jīng)理匯報出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進展；

》出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或

存檔：

》向總經(jīng)理認為有必要的合作方致感謝函。

》各種差旅費用報銷：

》跟進業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；

（二）國外出差

出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點：

》根據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況準備PRESETATION（中/英文），與對方確認演示設(shè)備，必要時準

備彩色打印膠片和打印稿。

A機票購買時注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司利服務(wù)，長途匕行選擇好的機型；

》注意準備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶；

》根據(jù)客人的級別和國家風俗習慣準備禮物：

A準備當?shù)氐牡貓D及國家風情資料：

＞確認對方還是我方提供翻譯服務(wù)：

A回國后向邀請方致謝。

（三）陪同出差

陪同總經(jīng)理出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事

項外，在出差過程中，要求秘書注意以下事項：

》登機前，為總經(jīng)理辦理機場建設(shè)費購買、機票換票及各種登機手續(xù)：并再次確認接車人：

》到達后，辦理賓館入住手續(xù).了解總經(jīng)理房間號碼及電話，并將秘書房號電話及時告知總

經(jīng)理；

》每日及時核對本日及第二天的日程安排：

》提前設(shè)置清晨叫醒，并安排早餐：

》根據(jù)當天的日程安排落實車輛；

》及時提醒并事先落實各項安排；

》攜帶總經(jīng)理名片、必要的會議資料（報告稿件、會面?zhèn)渫?、來訪提綱）：

》注意建立各種客戶關(guān)系（包括政府領(lǐng)導、合作伙伴、媒體記考）

》著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝：注意言談舉止：

》出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項逐條落實、跟蹤，并及時辦理費用報銷、資料整理。

附件一：出差物品攜帶表

名片若干日程表

證件（身份證、護照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和ppi（保存在桌面）、

ppt備份軟盤2張

往返機票（將保險費保留在秘書手中）書面講話稿及素材2份

活動或會墳等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄

準備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準備一支彩色筆

禮品*包裝應(yīng)急藥及常用藥品

附件二：授權(quán)書模版

文件編號OURREFJLCS-DTB?60023-99咨夕日期2000614文件類別CATEGORY：通知

審核〃

擬文人FROM：一批準APPROVED:—

VERIFIED:

臺式電腦事業(yè)部、筆記本事業(yè)部、軟件事

收文人TO：全體人員收文部門TXDEPTJ:

業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部

抄送CC：總裁室、企劃部秘書處、財務(wù)一附件ATTACHMENT：//

□傳閱因閱后存檔□保密保密期限□其他n□頁數(shù)1

CIRCULARFILINGCONFIDENTIALTERMOTHERSNO.OFPAGES

授權(quán)通知

電腦公司副總裁一在2000年6月15日-16日期間因公外出，此期間將臺式電腦事業(yè)部

資材、質(zhì)控、經(jīng)營管理等相關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理…，臺式電腦事業(yè)部其他相關(guān)財務(wù)及文件

審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理一，除臺式電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財務(wù)簽字及文件審批

委托副總裁一處理。

特此通知

2000.6.14

附件三：國內(nèi)出差日程范例

劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排（4月25—27日）

時間日程地點備注

417：25北京一深圳機場接機人：…1360

月CA13O5入住新世紀酒店

25該車在深圳期間隨行

日

21：30夜宵自行安排

411：30嘉利會面及午餐新世紀酒店上海餐廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、

月寧波廳鄧秉覺

26聯(lián)想：、

B議題：嘉利最新情況通報

刈方聯(lián)系人：鄧秉/p>

13：20出發(fā)前往EMCoffice、--陪同前往

14：00EMC會面深圳沙頭角保稅區(qū)聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、、?/p>

21-23棟北座一、*

EMC參加人：總經(jīng)理余昭信

副總經(jīng)理陸楊

業(yè)管處經(jīng)理張界楊

技術(shù)處協(xié)理郭宗欽

研發(fā)部經(jīng)理張濱

會面安排：

14:00-15:00雙方公司介紹交流

15:00-16:00參觀工廠

16:00-17:00產(chǎn)品研討（顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品）

及未來業(yè)務(wù)合作磋商

17：20返回新世紀，梁青陪同

18：()0晚餐新世紀酒店餐廳美國國家半導體：李彬及隨行人員

聯(lián)想：

414：00東莞金和涂料有深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)金和參加人：總經(jīng)理董合枝

月限公司會面（地圖附后）生產(chǎn)經(jīng)理董博寐

27嘉利廠參加人：采購部主管黃寶球

日工程總監(jiān)鄧秉覺

聯(lián)想?yún)⒓尤耍阂弧⒁灰?、?/p>

議程安排：

14：00-14：05雙方介紹

14：05-14：25金和介紹（工廠歷尺、油漆種類、

生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、發(fā)展趨勢等）

U：25-14：55雙方討論

14：55-15：25參觀金和新廠

15：35瑞和塑膠五金電深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15：35-15：40聯(lián)想與瑞和人員互相介紹

子廠15：40-16：10參觀瑞和工廠

16：10-16：25機動

16：25前往機場，車程約30分鐘

17：40CA1303一-安排接機

深圳一北京

隨行及重要聯(lián)系目士話：——

附件四：國外出差日程安排表

…執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日）

訪問時間主要活動地點備注

17：50——20：40北京——漢城KIMPOLG商事MrJ.S.PARK等

7Airport在機場左邊出口舉牌接

月(Tel:0193367896)

1421：()0——21：30到達酒店辦理入住下榻處：HolidayinSeoul(佳樂)

日（因通訊不便，LG商事提供一部手機HolidayinnTel:82—02—7179441

在漢我期間使用，號碼為：0192335098SeoulFax:82—02—7159441

8：0()9：(M)與LGLCD部B.Kwon/V.President及Holidayinn

LG商事K.M.Ahn/Sr.MGRU.S.ParkSeoul

共進早餐及會談or

LGTwin

9：0012：30前往LG位于龜尾的LCD廠Towers路程：3小時

712：3013：20與LGLCD負責人午餐中餐

月13：2014：40參觀及會談（陪同及參加者:LGLCD龜尾

廠總經(jīng)理Mr.K.S.Park/Exe.DircctorN主持人：Mr.K.S.Park

15LG商事K.M.Ann/Sr.MGR、

J.S.Park）

B

14：4016:40前往LG電子位于平澤的CDROM廠

路程：3小時

16：4018：00參觀及會談(陪同及參加者：LG電子

Mr.M.H.Park/Sr.Dircctor主持人：Mr.M.H.Park

Mr.J.H.Cheng/G.MGR

LG商事:K.M.Ahn/Sr.MGR.J.S.Park)

訪問時間主要活動地點備注

718：00——19：30與LG電子人員共進晚餐平澤

月

1519：3021：00回酒店

H

8:0()——9：20自酒店前往三星電子LCD工廠所在地七星

(Kiheung)聯(lián)絡(luò)人：Mr.J.V.Park

9：3010：()0高層領(lǐng)導見面（LCDMarketingTel:82—02—7507313

W.H.Hong/Sr.MGRs崔敏洙先生等）

10：3010：50一作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品的介紹

1()：5011：20針對相關(guān)問題進行會談

11:20——11：50參觀

711:5013：00與會者共進午餐

月13：00——14：00乘車前往LG總部

16

14：30——17：0()會談(參加者：LG商事LG總部聯(lián)絡(luò)人:LG商事Mr.J.S.Park

BD.H.KangA,.President

LG電子

17：00——17：30M.H.Park/Exc.Director等)Holidayinn

Seoul

回酒店休息

19：00——21：00主持人:Mr.D.H.Kang

與LG商事人員共進晚餐

(D.H.Kang/V'.President、

K.M.Ahii/Sr.MGR

Y.H.Kim/Sr.MGR)

訪問時間主要活動地點備注

10：(H)—-18：00參觀韓國電子市場^^城市區(qū)及近郊觀漢城市區(qū)及陪同人：導游、

7月光游覽近郊LG商事Mr.J.S.Park

17（17日為韓國國慶日）

B18：00—-19：00

酒店結(jié)帳、乘車前往金浦機場自酒店到機場約4。分鐘路程

21：40——22：40

三、會議安排

召開和參加會議是總經(jīng)理的主要工作方式之一。組織會議和處理與會議有關(guān)的事務(wù)幾乎

成為秘書的經(jīng)常工作，其重要性不言而喻。會務(wù)工作是秘書組織工作能力的綜合體現(xiàn)，它將

多種繁雜事務(wù)匯集一身。保證會議順利的舉行，需要多方面的準備工作。這就需要秘書是八

面玲瓏的天才，同時善用平時培養(yǎng)出的細心與責任心，沉著應(yīng)對，以不變應(yīng)萬變！以下分內(nèi)

部會議與外部會議分別介紹。

(i)內(nèi)部會議安排

?總經(jīng)理主持的會議

結(jié)束

注意事項：

＞會前與GM及相關(guān)部門負責人明確會議內(nèi)容、議程和參加人；

》綜合考慮各種因素（如GM全天日程安排），安排會議地點及時間；

＞卜發(fā)會議通知后，確認參會人是否已收到通知，對特別重要的參會人，可通過電話確認:

》會中協(xié)助放映PPT,并時刻關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機應(yīng)變；

》對會中達成的決議及時跟蹤，并反饋給GM：

?總經(jīng)理參加的會議

（二）外部會面安排

?總經(jīng)理主持的外部會面

注意：講明原因，以

免對方誤解

注意事項：

?綜合考慮各種因素，選擇合適的會面地點、預定會議室：

?注意準備電子或紙制的歡迎牌、激光筆：

?會前與對方溝通是否需準備翻譯，如需要，提前確認；

?根據(jù)來訪公司的習慣及來訪者的級別準備禮物：

?在與來訪公司溝通中確認是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時間，并通知對方確切

的會面時間及地點；

?考慮是否需要在會面時錄音或拍照，并提前準備；

?如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫參觀申請，安排參觀陪同人：

?會前給總經(jīng)理提供相關(guān)背景材料，如需要請相關(guān)部門負責人與總經(jīng)理溝通洽談事宜：

?在會前擬制meetingagenda（見模版）

?在制作PPT時根據(jù)各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容，注意內(nèi)容的及時更新，并

根據(jù)來訪者需求制作中/英文：

一初次會面PPT應(yīng)包括：聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹；

一再次會面應(yīng)注意：有針對性的業(yè)務(wù)回顧（可請相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供資料）。

?幫總經(jīng)理準備名片，并提醒會而時攜帶；

?提前30分鐘進行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意時待客人謙和有禮的態(tài)度：

?提醒總經(jīng)理參會，在GM同意后陪同參會，參會中協(xié)助放映ppt,并關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機應(yīng)

變，靈活處理各種情況：

?會面結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪同送客人離去：之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備；

?總經(jīng)理參加的外部會面

總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會面，秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。但應(yīng)從較專業(yè)的角

度訪助安排。并關(guān)注以下幾點：

注意事項：

?會前為總經(jīng)理準備詳細的背景材料；

?會前了解會議的具體地點，如在不同辦公區(qū)，請注意把握出發(fā)參會時間;

?對會中決議，總經(jīng)理希望詳細了解的，及時跟進并反饋：

外部會面會議備忘模版

GuestMeetingTable

Guest'sCompany:AMD

Guest'sNameandPositionLegend'sParticipantandPosition

Mr.HectordeJ.RuizMr.

COOVicePresidentofLegend

Computersystem

Mr.RaymondLeeGeneralManagerofDesktop

V.PofAsiaSales&MarketingbusinessDivision

Mr.KelvinKwokMr.

SalesDirectorofAsiaVicePresidentofLegend

Computersystem

Mr.ThomsonChanGeneralManagerofNotebook

MarketingDirectorofAsiabusinessDivision

Mr.PerryChanMr.

CountryManagerofChinaGeneralManagerofMaterial

ManagementDivisionofDTB

Mr.JackLee

AssistantSalesManagerMiss.

ManagerofMaterialManagement

DivisionofDTB

Mr.

Interpreter

AppointedTimePeriod:15:00pm-16:00pm,June2,2000

Venue:PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimited

MeetingAgenda:

>15:00-15:05Introduction

>15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)

>15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)

>15:30-15:45Legendupdate(Mr.)

>15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDand

Legend

媒體采訪流程說明:

1、接受采訪

?聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排；除此之外的采訪需求

必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理：

對直接聯(lián)系的記者要特別禮貌，要向?qū)Ψ秸f明公司采訪規(guī)定，請對方理解：應(yīng)記下記者的聯(lián)系方式，

必要時可幫助對方聯(lián)系品推接口人；

.從品推得到采訪提綱；

?將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征求總經(jīng)理意見；

?對總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進行安排，適合安排在一起的采訪盡量安排在一起：

對總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪，必要時可幫助品推人員進行溝

通聯(lián)絡(luò)。

2、采訪準備（采訪前一周）

?落實品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時可進行聯(lián)系：

?配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時修改；對于常見問題的回答應(yīng)該有

所備份并及時更新；

?了解記者需求并進行準備：

對于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會有要求，在預定采訪場地時應(yīng)該注意；

有些記者會要求得到公司、部門簡介或總經(jīng)理的簡歷和照片，可事先為記者提供：

對公司簡介、部門介紹、總經(jīng)理簡歷和照片應(yīng)分別準備電子版和打印版；

3、采訪準備（采訪前一天）

?幫助總經(jīng)理準備好采訪提綱和問題答案；

?對于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；

?如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會議設(shè)備：

如果采訪在公司外進行要事先定車；

如果采訪在公司內(nèi)進行要事先預定會議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源：

4、采訪當天

?采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實采訪時間；

?如果是電話采訪需要檢查會議設(shè)備；

到采訪時間后接入記者打來的電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話：

?如果采訪在公司外應(yīng)該及時提醒總經(jīng)理出發(fā)：

.如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場地：

如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書先行接待，了解場地是否合適，對方是否需要其它背景資料；

安排停當后請總經(jīng)理出面接受采訪；

送記者離開，并了解播出或見報時間：

5、采訪結(jié)束

?與記者溝通，及時了解播出或見報的確切時間；

?通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報紙呈送總經(jīng)理：

必要時可通知公司全體或部門員工收看。

注意事項：

?對記者的界而要非常友好。

五、大型活動

（一）陪同總經(jīng)理參加的大型活動:

總經(jīng)理秘書總經(jīng)理

委

開始

受

活

動

邀

請

活

動

前

?

天

活

動

當

天

活

動

后

陪同總經(jīng)理參加的大型活動流程說明：

1、接受活動邀請

?得到活動議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理意見；

?對于總經(jīng)理同意參加的活動事先安排日程；

2、活動前一天的準備工作

?做好準備工作，如預定車輛等；

?提醒總經(jīng)理應(yīng)該參與活動的那幾項；

3、活動當天

-著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時間要佩帶胸卡：

?帶好活動議程、名片等資料：

?活動中關(guān)注總經(jīng)理的需要，注意保持在總經(jīng)理的視線內(nèi)，在必要時為總經(jīng)理擋駕:

4、活動后

?整理業(yè)務(wù)資料和名片。

（二）參與支持的大型活動:

參與支持的大型活動流程說明：

1、接受活動邀請

?得到活動議程，判斷重耍程度，征詢總經(jīng)理的意見：

.如果總經(jīng)理同意參加活動，安排好日程：

2、活動前三星期

?參加分工會，明確總經(jīng)理和自己的職責，了解其他人職責，將總經(jīng)理日程細化落實；

如果講話稿、PPT是由秘書準備的，要給自己留出修改時間；

?幫助總經(jīng)理準備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審閱后修改定稿；

定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會議組織者：

?參加彩排：對重大活動中需要配合演示的PPT一定要反復演練；

3、活動當天

?參加外部活動時?，秘書應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時間要佩帶胸格

?帶好如卜物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音

機、磁帶、麥克風、紙巾、潤喉片等：

?活動中配合演示PPT，做好錄音；

?活動中配合接待公司或外部領(lǐng)導，活動期間要保持在總經(jīng)理的視線之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求的同

時也關(guān)注其他總經(jīng)理的需求：

?在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己總經(jīng)理的需求或部署，可能情況下主動分擔會務(wù)人員的

工作：

4、活動后

?整理業(yè)務(wù)資料和名片：

?根據(jù)錄音整理講話稿：

?總經(jīng)理在活動中往往會遇到很多人，引發(fā)很多工作管理上的想法，需要秘書參會后跟進落實。

六、突發(fā)來訪接待

總經(jīng)理秘書總經(jīng)理

時轉(zhuǎn)、

接待突發(fā)來訪流程說明：

?問清對方來訪目的；

?對于總經(jīng)理熟悉「1.非常重要的客人，如果總經(jīng)理當時有時間接待，應(yīng)該盡量安排，可以把來訪者帶到

會議室，為對方準備飲料和報紙，并告訴對方大概要等多久，同時禮貌地暗示對方總經(jīng)理的下一個約

會何時開始，請對方注意時間：

?對于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人，如果總經(jīng)理當時不愿接待或不在辦公室，由秘書對情況做出解釋,

讓來訪者覺得他隨時都會受到歡迎，同時征詢來訪者意見，主動和來訪者另約一個見面時間，或幫助

他安排和相關(guān)負責人見面；留卜來訪者的聯(lián)系方式和資料，待總經(jīng)理方便時轉(zhuǎn)告總經(jīng)理，如果需要可

進行后續(xù)安排；

?對于與公司和部門亳不相關(guān)的來訪者，有禮貌地回絕：但如果自己不能確定，一定要征詢相關(guān)負責人

的意見：

?對于與其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)的來訪，可以告訴對方相關(guān)部門的聯(lián)系方式，留下對方的聯(lián)系方式利資料，

轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理；

?對于確實應(yīng)由總經(jīng)理分管的來訪記卜對方的聯(lián)系方式，告訴對方總經(jīng)理不能立刻接待他，并做出解釋。

如果對方愿意，可以推薦對方與部門其他負責人聯(lián)系，同時告訴對方可以先把想法以寫信或寄email

的方式告訴總經(jīng)理.：

在總經(jīng)理方便時告知來訪情況，根據(jù)總經(jīng)理授意進行后續(xù)安排。

注意事項：

?有些來訪者聽不進秘書所做的任何解釋，死纏著非見總經(jīng)理不可，對這種人一定要亳不妥協(xié)一但要注

意禮貌一反復進行解釋并提出建議。同時一定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫信或發(fā)email給總經(jīng)理，而且總經(jīng)

理一定會看。

第三部分溝通協(xié)調(diào)

一、內(nèi)部溝通

?秘付要與所服務(wù)的總經(jīng)理建立經(jīng)常性的溝通，了解總經(jīng)理近期的工作重點、業(yè)務(wù)要點及管理方面的思

想。準確理解總經(jīng)理的授意、做好上情下達的工作。

?秘書應(yīng)以主動謙虛的態(tài)度與總經(jīng)理所領(lǐng)導的部門人員充分溝通，盡可能及時了解各項業(yè)務(wù)的進展情

況，并將信息及時整理反饋給總經(jīng)理，有效地協(xié)助總經(jīng)理推進工作

?作為秘書，在H常的工作中，注意與其它部門和同事的協(xié)作，要把對方看作是自己的資源，通過一點

一滴的交往，協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，對任何部門、任何一位同事都應(yīng)有極強的客戶意識，尊敬對

方、尊重對方，注意及時向那些給予你支持的部門和人員表達謝意。

二、外部溝通

外部溝通會大量使用電話、電子設(shè)備、書信等媒介，因此要特別注重在這些方面的商務(wù)禮儀。（見電

話禮儀、書信規(guī)范）

（一）業(yè)務(wù)合作：

?作為總經(jīng)理與外界溝通的窗口，秘書應(yīng)以熱忱的態(tài)度與合作廠商建立起直誠信仟的關(guān)系，但在處理事

務(wù)時注意以公司利益為重，端正自己的位置，靈活處理。

?尊重合作伙伴和供應(yīng)商，要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準確理解對方的意圖、幫助進行

有效的溝通與傳達。

?在代總經(jīng)理進行有關(guān)業(yè)務(wù)的推進工作時，要與合作廠商達成理解，為總經(jīng)理的決策創(chuàng)造良好的合作環(huán)

境，輔助總經(jīng)理推進。

（二）禮尚往來：

?答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀念日等）

秘書應(yīng)在征求總經(jīng)理意見之后，以禮品或賀信及時致意，維護與合作廠商的友好關(guān)系。

?在業(yè)務(wù)合作中，適時提醒總經(jīng)理并為其安排與廠商的定期溝通活動或輕松的就餐，與廠商建立經(jīng)常性

的溝通。以促進彼此的了解與進一步的合作。

三、秘書作為領(lǐng)導輔助人員應(yīng)具備的禮儀

秘書作為總經(jīng)理的輔助人員，除完成日常業(yè)務(wù)事宜外，更多的精力是為總經(jīng)理服務(wù)。一個好的秘

書既是領(lǐng)導的助手乂是領(lǐng)導的參謀，秘書在日常工作中既要輔助領(lǐng)導進行決策，同時還要輔助領(lǐng)導樹

立良好的公眾形象。

（一）作好助手和參謀的工作

1、參與決策調(diào)研，提供有份量的信息、。

秘書要做好決策參謀，就要積極參與決策的調(diào)查研究。首先是廣泛收集信息、，多提供真實情況。其次

是超前搞好調(diào)研，多提供決策預案。再次是和領(lǐng)導同步思維，多提供有份量的文稿。其中要把握三點：

第要有觀察力，跟蹤了解總經(jīng)理的思維軌跡，敏于捕捉領(lǐng)導的思想火花。才能及時預測總經(jīng)理.在

想什么，準備什么。

第二，要站在領(lǐng)導工作的角度思考問題，才有一定的高度、廣度和深度。