集團檔案管理制度

XX集團文件名稱檔案管理制度版次：A/1文件編號生效日期：年月日擬制審核確認(rèn)1、目的：為規(guī)范集團公司內(nèi)部各類檔案管理工作，確保檔案的完整性及保密性，特制訂本制度。2、適用范圍：適用于集團各單位，集團控股、合資公司參照執(zhí)行。3、內(nèi)容：3、1、檔案管理范圍3、1、1．公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料；3、1、2．有關(guān)集團董事會的文件材料；3、1、3．財務(wù)管理、資金存貸、業(yè)務(wù)往來方面文件材料（含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等）；3、1、4．政府的項目批文；3、1、5．制度文件、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包括各類臨時性的規(guī)定等）；3、1、6．一切與工程有關(guān)的文件和圖紙；3、1、7．各單位及部門月度、季度、年度工作計劃及資金預(yù)算；3、1、8．各類合同；3、1、9．有效證件、印鑒卡；3、1、10．各種重要的會議材料（包括會議紀(jì)要）；3、1、11．集團的歷史沿革、大事記及反映本集團重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；3、1、12．車輛資料；3、1、13．員工的人事檔案、勞動合同原件；3、1、14．其他重要的需歸檔的資料。3、2、檔案管理規(guī)定3、2、1．集團總裁辦主導(dǎo)檔案管理工作，采取集中與分散管理相結(jié)合的辦法，對各單位XX集團文件名稱檔案管理制度版次：A/1文件編號生效日期：年月日擬制審核確認(rèn)的檔案管理工作負(fù)有督促和指導(dǎo)責(zé)任，各單位人事行政部門負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。3、2、2.總裁辦及各單位都必須設(shè)立專門的檔案室或檔案柜，并配備檔案管理員。3、2、3.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的立檔和歸檔工作，凡需向集團檔案室移交的檔案，應(yīng)定期移交。3、2、4．檔案管理員的職責(zé)：1、掌握本單位檔案管理范圍。2、認(rèn)真執(zhí)行歸檔制度，對本單位應(yīng)收檔的文件材料及時歸檔，每季度末須將歸檔文件材料歸檔完畢，凡需向集團檔案室移交的檔案，應(yīng)及時辦好移交、簽收手續(xù)。3、辦理檔案的借閱手續(xù)。3、3．歸檔文件的要求3、3、1、歸檔材料必須是已辦理完畢的正式材料。3、3、2、歸檔材料應(yīng)完整、齊全。3、3、3、文件應(yīng)按年度存放，跨年度的文件以辦理完結(jié)的時間為存檔年份。3、3、4、歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印、復(fù)印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫。3、3、5、歸檔材料必須文字清楚，嚴(yán)禁作涂改、貼補或其他任何技術(shù)處理。3、3、6．歸檔文件的移交：1、交接檔案必須填寫移交清單,寫明案檔標(biāo)題,檔內(nèi)文件份數(shù)及頁數(shù)，案檔數(shù)量,移交時間,交接雙方簽名。2、移交檔案時，若已有電子文檔的應(yīng)一并移交。3、3、7．檔案的保管：1、防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全；2、檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案的存放情況。保持檔案存放室良好的通風(fēng)，做好檔案室的防盜、防水、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠、防高溫、防強光等工作。3、每年須定期對檔案進(jìn)行一次清理，對破損和褪色的材料進(jìn)行修補和復(fù)制。XX集團文件名稱檔案管理制度版次：A/1文件編號生效日期：年月日擬制審核確認(rèn)3、4、檔案名稱、編號3、4、1．檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，不能籠統(tǒng)含糊。3、4、2．檔案應(yīng)編制“檔案分類編號表”，依次排列，以便查閱。3、4、3．檔案分類編號表一經(jīng)確定，不得隨意更改，如確有修改必要，應(yīng)重新履行審批手續(xù)。3、4、4．檔案編號原則1、公司內(nèi)歸檔文件的檔號結(jié)構(gòu)為“全宗號—類別號—年度—保管期限—文件類型—盒號—件號”。2、每一歸檔文件首頁前附上歸檔文件封面，封面應(yīng)當(dāng)一目了然，便于識別查找。3、每一檔案盒內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“文件存檔目錄”。4、檔案的封簽格式及填制規(guī)范按集團統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行。3、5、檔案的保管期限檔案的保管期限除國家法律法規(guī)規(guī)定的時限外，一般為分二年、長期兩種。3、5、1、長期保存：1、公司章程、股東名冊；2、組織規(guī)程及辦事細(xì)則；3、董事會及股東會紀(jì)錄；4、財務(wù)報表、會計憑證；5、政府機關(guān)核準(zhǔn)文件；6、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；7、工程設(shè)計圖、預(yù)算、決算書；8、期滿或解除之合約；9、其他須永久保存的檔案材料。3、5、2、二年保存：1、結(jié)案后無長期保存必要的。XX集團文件名稱檔案管理制度版次：A/1文件編號生效日期：年月日擬制審核確認(rèn)2、一般的通知、通告、報告等。3、6、檔案密級與檔案借閱3、6、1、檔案秘級分絕密、機密、秘密、普通四個等級：1．絕密：相關(guān)的政府批文、“標(biāo)的”文件、財務(wù)報表、資金合同、相關(guān)財務(wù)往來文件、管理資料、其他絕密的資料。2．機密：各類經(jīng)濟合同、客戶檔案、會計憑證、設(shè)計方案及圖紙、預(yù)決算書、公司章程、股東會及董事會會議紀(jì)要（決議）、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計劃、重要會議紀(jì)要。3．秘密：公司有效證件、各項辦理資料、內(nèi)部往來函件等。4．普通：部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料等。3、6、2、檔案的借閱規(guī)定：按檔案秘級界定檔案調(diào)閱權(quán)限。1、絕密類檔案資料的借閱須經(jīng)董事長批準(zhǔn)；2、機密、秘密類檔案資料的借閱須經(jīng)董事長授權(quán)人批準(zhǔn)；3、普通的檔案資料的借閱由各單位人事行政負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4．借閱的檔案原則上在公司內(nèi)使用。機密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱，不予借出。5．借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。3、7、檔案的銷毀XX集團文件名稱檔案管理制度版次：A/1文件編號生效日期：年月日擬制審核確認(rèn)對已失效的檔案銷毀