講解采購流程

演講人：日期：講解采購流程目錄CONTENTS采購流程概述采購需求分析與計劃供應商選擇與評估合同簽訂與執(zhí)行采購物品驗收與入庫采購結算與付款采購風險管理與優(yōu)化01采購流程概述定義采購流程是企業(yè)在一定條件下，從供應市場獲取產(chǎn)品或服務作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一系列活動。目的確保企業(yè)以合理的價格、質量、數(shù)量和時間獲取所需的物品或服務，提高經(jīng)濟效益和競爭力。定義與目的降低采購成本通過有效的采購流程，企業(yè)可以降低采購成本，提高盈利能力。保證供應質量采購流程可以幫助企業(yè)篩選出優(yōu)質的供應商，確保所采購的物品或服務的質量。提高運營效率合理的采購流程可以縮短采購周期，減少庫存積壓，提高企業(yè)運營效率。降低風險規(guī)范的采購流程可以降低采購過程中的風險，如供應商風險、價格風險等。采購流程的重要性采購流程的基本原則適價采購價格應合理，既能滿足企業(yè)需求，又能保證供應商的正常利潤。適質采購的物品或服務應符合企業(yè)的質量標準，確保企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營活動不受影響。適量采購數(shù)量應合理，既能滿足企業(yè)需求，又不會造成庫存積壓。適時采購時間應恰當，既要避免過早采購導致的庫存積壓，又要避免過晚采購影響企業(yè)的正常生產(chǎn)和經(jīng)營。02采購需求分析與計劃明確所需采購的物品、服務或工程的規(guī)格、數(shù)量、質量和時間等要求。確認需求分析市場趨勢、供應情況、技術進步等因素，為采購計劃提供決策依據(jù)。需求分析評估現(xiàn)有資源、技術能力和財務狀況，確定采購的必要性和可行性。內部評估需求分析010203尋找潛在供應商，了解其生產(chǎn)能力、品質保證、價格等情況。供應商調研確定采購方式、采購渠道、采購時間等策略，以降低采購成本，提高采購效率。采購策略制定合同條款，明確雙方權利和義務，規(guī)范采購過程，保障采購質量。合同管理采購計劃制定預算編制與審批審批流程按照公司或組織內部的審批程序，對采購預算進行審批，確保采購活動的合法性和合規(guī)性。預算審核由財務部門或相關主管審核采購預算，確保其合理性和準確性。預算編制根據(jù)采購計劃和市場價格，編制詳細的采購預算。03供應商選擇與評估信息來源根據(jù)企業(yè)需求，制定合適的篩選標準，如質量、價格、交貨期等。篩選標準初步篩選對收集到的信息進行初步篩選，排除明顯不符合要求的供應商。通過行業(yè)展會、專業(yè)網(wǎng)站、推薦等多種途徑收集供應商信息。供應商信息收集與篩選對供應商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質量管理體系認證等資質進行審查。資質審查對供應商的生產(chǎn)現(xiàn)場、設備、工藝流程、質量控制等方面進行現(xiàn)場考察，確保其具備供貨能力和產(chǎn)品質量?，F(xiàn)場考察要求供應商提供樣品進行測試，以驗證其產(chǎn)品質量和性能是否符合企業(yè)要求。樣品測試供應商資質審查與現(xiàn)場考察選擇決策根據(jù)評價結果，選擇優(yōu)質的供應商作為合作伙伴，并簽訂合同。同時，對未入選的供應商進行反饋，指出其不足之處，以便其改進。評價標準根據(jù)質量、價格、交貨期、服務等方面制定全面的評價標準。評價方法采用定量評價和定性評價相結合的方法，對供應商進行綜合評價。供應商評價與選擇04合同簽訂與執(zhí)行合同條款協(xié)商與簽訂雙方就合同內容、條款、條件等進行詳細談判和協(xié)商，達成共識。談判和協(xié)商將談判和協(xié)商的結果整理成合同文本，雙方簽署并蓋章確認。合同書面化合同應明確雙方的權利、義務、責任、履行方式、爭議解決方式等，以避免后續(xù)履行過程中產(chǎn)生爭議。條款明確01履行義務合同雙方應按照合同規(guī)定履行各自的義務，確保合同目的得以實現(xiàn)。合同履行與監(jiān)督02監(jiān)督履行雙方有權對對方的合同履行情況進行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通并處理。03履行記錄合同雙方應保留合同履行過程中的相關文件和記錄，以備后續(xù)查閱和爭議解決。變更協(xié)議如因市場環(huán)境、法律法規(guī)等原因導致合同無法履行或需要變更，雙方應協(xié)商一致并簽訂變更協(xié)議。解除合同如一方嚴重違約或合同目的無法實現(xiàn)，另一方有權解除合同，并要求違約方承擔相應責任。解除程序解除合同應遵循一定的程序，包括書面通知對方、協(xié)商解除事宜、處理合同解除后的善后事宜等。合同變更與解除05采購物品驗收與入庫采購物品驗收流程驗收準備確定驗收標準、方法和工具，通知相關部門做好驗收準備。核對采購訂單核對采購訂單、合同或協(xié)議，確保采購物品與訂單一致。驗收物品按照驗收標準對采購物品進行數(shù)量、規(guī)格、質量等方面的檢驗。驗收記錄記錄驗收結果，包括驗收人員、時間、地點、方式、結果等信息。質量問題處理與退貨流程質量問題識別在驗收過程中發(fā)現(xiàn)質量問題或與合同約定不符的情況。報告與協(xié)商及時向供應商或采購部門報告，并與供應商進行協(xié)商。退貨處理協(xié)商達成一致后，按照約定進行退貨處理，包括退貨方式、時間、地點等。退貨記錄記錄退貨處理情況，包括退貨原因、數(shù)量、金額等信息。入庫管理驗收合格的物品及時入庫，并按照規(guī)定放置到指定位置。入庫管理與庫存控制01庫存控制定期進行庫存盤點，確保庫存數(shù)量與記錄一致，并采取相應措施控制庫存水平。02物品保管采取防潮、防蟲、防火等措施，確保庫存物品的安全和完整。03出庫管理根據(jù)需求進行出庫操作，確保出庫物品與記錄一致，并及時更新庫存信息。0406采購結算與付款現(xiàn)金結算適用于采購金額較小或需要即時結清的情況，簡單便捷但可能存在安全風險。支票結算由銀行出具，具有支付保證，但需提前辦理手續(xù)且使用時限較短。轉賬結算通過銀行將款項劃轉給供應商，安全方便，但需確保賬戶資金充足。信用證結算在國際貿易中使用，由銀行提供信用擔保，降低交易風險，但費用較高。結算方式選擇采購部門根據(jù)采購合同和到貨情況，向財務部門提交付款申請。提交付款申請付款申請需經(jīng)過財務部門審核，確認采購事項、金額和支付方式等無誤后，由授權人審批。審批流程審批通過后，財務部門安排支付款項，并通知采購部門。付款執(zhí)行付款申請與審批010203發(fā)票接收與審核采購部門接收供應商提供的發(fā)票，并審核其真實性、合法性和完整性。發(fā)票保管與歸檔建立發(fā)票登記簿，記錄發(fā)票的接收、使用和存檔情況，確保發(fā)票不丟失、不損壞。賬務處理根據(jù)發(fā)票和采購合同，進行會計處理，包括采購成本的確認、應付賬款的核算和稅費的計提等。發(fā)票管理與賬務處理07采購風險管理與優(yōu)化風險識別與評估內部風險包括采購過程中的道德風險、操作風險、財務風險等。包括供應商風險、市場風險、法律風險等。外部風險采用定性和定量方法，如風險矩陣、概率風險評估等。風險評估方法風險規(guī)避采取多種采購策略，如多元化采購、戰(zhàn)略采購等降低風險。風險降低風險轉移通過保險、合同、擔保等方式將風險轉移給第三方。通過完