檔案信息化基礎(chǔ)知識(shí)

檔案信息化基礎(chǔ)知識(shí)一、檔案信息化概述隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)、社會(huì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。《中共中央關(guān)于制定國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十個(gè)五年計(jì)劃的建議》中提出：大力推進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化，是覆蓋現(xiàn)代化建設(shè)全局的戰(zhàn)略舉措。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設(shè)是國(guó)家信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分。信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，給檔案工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)，同時(shí)也帶來(lái)新的機(jī)遇。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展，加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是發(fā)展先進(jìn)生產(chǎn)力和先進(jìn)文化的必然要求，也是提高檔案信息服務(wù)水平的必經(jīng)之路，是為廣大人民群眾服務(wù)的重要舉措，對(duì)于檔案事業(yè)的新發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。檔案信息化建設(shè)，是指在國(guó)家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化。檔案信息化建設(shè)，是一項(xiàng)關(guān)系檔案事業(yè)發(fā)展全面的戰(zhàn)略舉措，必須遵循三條基本原則，即文檔一體化原則、雙軌制原則和確保網(wǎng)絡(luò)安全的原則。三項(xiàng)基本原則是我們進(jìn)行檔案信息建設(shè)過(guò)程中要堅(jiān)持的重要指導(dǎo)思想。二、檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容和任務(wù)（一）檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。1、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。2、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。4、檔案信息化資源建設(shè)。檔案信息化資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略源資源之一，它的開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。5、人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。（二）檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)1、以研制和指引電子文件歸檔管理的標(biāo)準(zhǔn)為重點(diǎn)，加快檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定和推行。2、以檔案部門的內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)，黨政機(jī)關(guān)專網(wǎng)的建設(shè)為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息化的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。3、以檔案信息管理系統(tǒng)（如深圳市檔案局和深圳世紀(jì)科怡公司共同研制的“世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)”、清華紫光、珠海泰坦等電子文件/檔案管理軟件）的推廣應(yīng)用為基礎(chǔ)，以“數(shù)字檔案館”和“電子文件管理系統(tǒng)”的研制為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)。4、以館藏檔案的數(shù)字化為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔管理為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)。5、以檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才為基礎(chǔ)，以復(fù)合型人才為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息資源管理專門人才隊(duì)伍建設(shè)。三、檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)包括管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性規(guī)范三個(gè)方面的內(nèi)容。（一）管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)電子文件/檔案信息進(jìn)行管理的一套規(guī)則，包括計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字檔案信息資源合法性的確認(rèn)等，它需要國(guó)家檔案行政管理部門統(tǒng)一制定并推廣實(shí)施，以保證電子文件/檔案信息的統(tǒng)一規(guī)范和資源共享。目前，國(guó)務(wù)院及有關(guān)部門頒布了一系列計(jì)算機(jī)安全的法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，如：《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》，《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》，《計(jì)算機(jī)病毒防治的辦法》等。（二）業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)電子文件/檔案業(yè)務(wù)處理的規(guī)范，其范圍包含電子文件/檔案的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范。它包括與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、資源的標(biāo)識(shí)、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式、對(duì)象數(shù)據(jù)格式等標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)家已頒發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》，是CAD電子文件收集、歸檔與利用的統(tǒng)一規(guī)范。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔及管理規(guī)范》和地方標(biāo)準(zhǔn)《深圳市電子文件歸檔及管理辦法》，是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規(guī)范。目前，國(guó)家檔案局委托深圳市檔案局正在制定《電子郵件公文歸檔與管理規(guī)則》。正在制定的標(biāo)準(zhǔn)還有：《檔案數(shù)字資源加工規(guī)范》、《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》、《電子文件檔案著錄規(guī)則》、《電子文件保管期限表》、《電子文件檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)》等。（三）技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括電子文件/檔案的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。其中有些技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是電子信息管理的共用標(biāo)準(zhǔn)，如《信息交換用七位編碼字符集》、《信息交換用漢字編碼字符集》等。目前正在制定的標(biāo)準(zhǔn)有：《檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、壓縮格式規(guī)范》、《數(shù)據(jù)加密算法規(guī)范》、《數(shù)字水印標(biāo)準(zhǔn)》、《電子文件/檔案存儲(chǔ)格式與載體規(guī)范》、《照片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《錄音與檔案化技術(shù)規(guī)范》等等。四、檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)、系統(tǒng)軟件建設(shè)等。（一）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)。根據(jù)三種不同的服務(wù)對(duì)象和范圍，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)分為三個(gè)層次：內(nèi)網(wǎng)、與政府連接的政務(wù)網(wǎng)、與互聯(lián)網(wǎng)連接的公眾網(wǎng)，并實(shí)行三網(wǎng)物理隔離，形成三個(gè)相互獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)。1、支持內(nèi)部服務(wù)的館內(nèi)網(wǎng)(簡(jiǎn)稱內(nèi)網(wǎng))。內(nèi)網(wǎng)服務(wù)中心主要負(fù)責(zé)以下工作：（1）將采集和預(yù)處理系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工組織和存儲(chǔ)；（2）向內(nèi)部用戶發(fā)布信息，并提供檢索、演示等服務(wù)；（3）支持內(nèi)部日常辦公；（4）向政府網(wǎng)和公共網(wǎng)提供需要的數(shù)據(jù)；（5）進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)和用戶的管理與維護(hù)；2、支持政府部門服務(wù)的政府專網(wǎng)(簡(jiǎn)稱政務(wù)網(wǎng))。以政府部門為服務(wù)對(duì)象的專用服務(wù)網(wǎng)。政務(wù)網(wǎng)服務(wù)中心負(fù)責(zé)以下工作：（1）采集信息并送到采集與預(yù)處理系統(tǒng)；（2）向政府專網(wǎng)用戶提供信息服務(wù)；（3）進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)和用戶的管理維護(hù)；3、支持大眾服務(wù)的公眾網(wǎng)(簡(jiǎn)稱外網(wǎng))。以社會(huì)大眾為服務(wù)對(duì)象的通用服務(wù)。通過(guò)該網(wǎng)絡(luò)向大眾媒體提供多種形式的檔案資料查詢、瀏覽服務(wù)，如文字資料、語(yǔ)音資料、視頻資料等，還可以提供如虛擬現(xiàn)實(shí)場(chǎng)景等特殊服務(wù)。外網(wǎng)服務(wù)中心負(fù)責(zé)以下工作：（1）采集信息并送到采集與預(yù)處理系統(tǒng)；（2）向Internet用戶提供信息服務(wù)；（3）進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)和用戶的管理維護(hù)；（二）硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案信息化管理主要體現(xiàn)在電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行。根據(jù)功能需要，必須建設(shè)大容量的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)、大規(guī)模并發(fā)用戶的訪問(wèn)服務(wù)管理系統(tǒng)，配置大型高速交換機(jī)、路由器、光端設(shè)備、并行處理的高性能服務(wù)器、便于擴(kuò)充的規(guī)模型集群系統(tǒng)、智能城域網(wǎng)系統(tǒng)、操作系（三）統(tǒng)、高可靠性的信息安全系統(tǒng)和存儲(chǔ)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和其他相關(guān)系統(tǒng)等?；A(chǔ)硬件設(shè)施主要包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、安全設(shè)備、案數(shù)字化加工設(shè)備以及其它支撐設(shè)備等。系統(tǒng)軟件建設(shè)計(jì)算機(jī)運(yùn)行所需的各種程序及有關(guān)文字資料統(tǒng)稱為軟件。計(jì)算機(jī)軟件分為系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件兩大類。系統(tǒng)軟件是由計(jì)算機(jī)設(shè)計(jì)者提供的一類程序，這類程序的著眼點(diǎn)是利用計(jì)算機(jī)本身的邏輯功能，達(dá)到管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的各種資源，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)效率，便于用戶使用和管理的目的。系統(tǒng)軟件包括：計(jì)算機(jī)的監(jiān)控管理程序、調(diào)試程序、語(yǔ)言翻譯程序、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、存儲(chǔ)和安全管理系統(tǒng)、以及操作系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)是系統(tǒng)軟件的核心，它獨(dú)立于計(jì)算機(jī)，是控制和組織計(jì)算機(jī)活動(dòng)的一組程序，是用戶和管理機(jī)器的接口，是整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)。目前世界上流行的操作系統(tǒng)有：DOS、Windows、UNIX、LINUX等。應(yīng)用軟件是用戶利用計(jì)算機(jī)及其所提供的各種軟件編制的、用來(lái)解決某些具體應(yīng)用問(wèn)題的程序。如：人事管理軟件、財(cái)會(huì)管理軟件、檔案信息管理軟件、電子文件管理系統(tǒng)軟件等。五、檔案信息化資源建設(shè)檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化管理中最基本也是最重要的建設(shè)任務(wù)，包括數(shù)字信息數(shù)據(jù)的構(gòu)成形式和來(lái)源兩個(gè)方面。（一）數(shù)字信息數(shù)據(jù)的構(gòu)成形式主要有：文本文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件及其它文件。1、文本文件（Text）。使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號(hào)表達(dá)的文件，存儲(chǔ)內(nèi)容由ASCⅡ標(biāo)準(zhǔn)代碼的GB18030標(biāo)準(zhǔn)漢字代碼構(gòu)成（如TXT、XML、DOC等格式文件）。用不同文字處理軟件編輯的文本文件一般不能交換使用，純文本文件不包含格式代碼，在使用時(shí)不受計(jì)算機(jī)硬件和軟件類型的限制。2、圖形文件（Graphic）。根據(jù)一定算法繪制的圖表、曲線圖，包括幾何圖形和把物理量如應(yīng)力、強(qiáng)度等用圖標(biāo)表示的圖形等等。計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）或繪圖中產(chǎn)生的文件，如設(shè)計(jì)模型、圖紙、圖畫(huà)等即為圖形文件。3、圖像文件（Image）。使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的畫(huà)面，如用掃描儀掃描的各種原件畫(huà)面，用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片等。紙質(zhì)文件、縮微膠片均可經(jīng)過(guò)掃描轉(zhuǎn)換成數(shù)字圖像文件（如JEPG、BMP、TIFF等）。4、影像文件（Video）。使用視頻捕獲設(shè)備錄入的數(shù)字影像或使用動(dòng)畫(huà)軟件生成的二維、三維動(dòng)畫(huà)等各種動(dòng)態(tài)畫(huà)面，如數(shù)字影視片、動(dòng)畫(huà)片等。視頻捕獲設(shè)備可將模擬影像轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像。影像文件需要較大存儲(chǔ)空間，其分辨率與存儲(chǔ)空間成正比。影像文件有不同的格式或標(biāo)準(zhǔn)，播放時(shí)需要使用相關(guān)的設(shè)備和程序（如MEPG、AVI等格式文件）。5、聲音文件（Audio）。用音頻設(shè)備錄入或編曲軟件生成的文件（如MP3、WAV、MIDI等）。用音頻設(shè)備錄入并轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式的文件，采樣頻率是單位時(shí)間內(nèi)的采樣次數(shù)，采樣頻率和速率越高，音質(zhì)越好，文件所占存儲(chǔ)空間就越大。聲音文件播放時(shí)需要使用相關(guān)設(shè)備和程序。6、其他文件。如命令文件，亦稱計(jì)算機(jī)程序（Program）。是指為處理各種事務(wù)，用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言編寫(xiě)的程序，是一種計(jì)算機(jī)軟件。它的形成過(guò)程一般是由程序員編寫(xiě)“源程序”輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的編譯程序編譯后執(zhí)行，有些還要經(jīng)過(guò)連接程序才能執(zhí)行。數(shù)字信息數(shù)據(jù)的來(lái)源和采集范圍1、現(xiàn)有檔案館（室）藏各種檔案的數(shù)字化。通過(guò)多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段，將現(xiàn)存各種載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并整合到相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中。整個(gè)數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)包括：掃描輸入、糾錯(cuò)檢查、索引錄入、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、光盤輸出等主要環(huán)節(jié)。2、收集和接收各種形式的電子文件。有兩種方式：一是網(wǎng)絡(luò)在線移交接收，即將需移交的電子文件檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案館（室），或加工后傳輸?shù)綑n案部門規(guī)定的地址中，并存儲(chǔ)在檔案館本地載體的過(guò)程。二是介質(zhì)移交接收，即將電子檔案存儲(chǔ)在一定的介質(zhì)上移交給檔案館（室），也稱卸載式移交接收。網(wǎng)絡(luò)移交既可實(shí)時(shí)進(jìn)行，也可與介質(zhì)移交一樣，按照檔案館接收周期定期移交。由于介質(zhì)移交有一定的周期性，為了及時(shí)將可以公開(kāi)的電子文件和電子檔案向社會(huì)各界提供利用，數(shù)字檔案館可以實(shí)時(shí)地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線接收各立檔單位的電子文件/檔案。3、有檔案性質(zhì)的行業(yè)、專題信息資源庫(kù)。除了上述檔案文件之外，各種具有檔案性質(zhì)的政府和行業(yè)信息及專題資源庫(kù)也是數(shù)字檔案館資源建設(shè)的重要采集內(nèi)容。主要途徑是：一是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線采集網(wǎng)絡(luò)上現(xiàn)有的各種信息資源庫(kù)，如國(guó)土信息資源庫(kù)、人口統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)等；二是根據(jù)社會(huì)需求，采購(gòu)一些全文光盤數(shù)據(jù)庫(kù)補(bǔ)充數(shù)字檔案館數(shù)字資源建設(shè)的不足，如《中國(guó)科技文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)》、《中國(guó)科學(xué)文