SOP-FIN-001 應(yīng)收賬款管理規(guī)定

此Logo暫不放置編號SOP-FIN-001日期20171026標(biāo)題應(yīng)收賬款管理規(guī)定1/7第一章總則第一條 為保證應(yīng)收賬款計(jì)算準(zhǔn)確、及時(shí)回收、提高周轉(zhuǎn)效率及減少壞賬的發(fā)生，經(jīng)公寓事業(yè)部財(cái)務(wù)部研究，制定此管理規(guī)定。第二條 應(yīng)收賬款是由客戶在公司所屬門店消費(fèi)后，承諾在約定固定結(jié)算周期內(nèi)完成支付的債權(quán)。第三條 應(yīng)收賬款由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌負(fù)責(zé)，各部門全力配合、協(xié)同工作：1. 項(xiàng)目銷售部門對掛賬資格的確認(rèn)、與客人溝通聯(lián)系并對應(yīng)收賬款的有效回收負(fù)責(zé)；2. 項(xiàng)目營運(yùn)部門應(yīng)對掛賬消費(fèi)合規(guī)性及掛賬支持文件的完整性負(fù)責(zé)；3. 項(xiàng)目財(cái)務(wù)部門對掛賬金額的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，并負(fù)責(zé)整理單據(jù)歸檔、與協(xié)議單位客戶對賬、寄送賬單、跟進(jìn)應(yīng)收賬款到款入賬復(fù)核等工作。第二章授信資格的確認(rèn)第四條 應(yīng)收賬款的授信權(quán)限僅限于事業(yè)部本級，由事業(yè)部財(cái)務(wù)總監(jiān)及事業(yè)部營運(yùn)總監(jiān)共同參與控制，項(xiàng)目無權(quán)自行授信。第五條 在客戶掛賬消費(fèi)前，客戶應(yīng)先取得授信資格。第六條 符合授信資格的客戶，應(yīng)滿足生產(chǎn)經(jīng)營穩(wěn)定、誠信守法、無不良記錄等必要條件。第七條 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對客戶資質(zhì)進(jìn)行初步篩查，連同擬與客戶簽署的《掛賬協(xié)議》（模板見附件1）提交至事業(yè)部營運(yùn)總監(jiān)及財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。第八條 經(jīng)事業(yè)部總經(jīng)理批準(zhǔn)、事業(yè)部營運(yùn)總監(jiān)及財(cái)務(wù)總監(jiān)授權(quán)，城市發(fā)展經(jīng)理可代行本規(guī)定第七條所述審批職能。第九條 自然人（個(gè)人）原則上不予授信。如自然人確實(shí)需要掛賬的，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要說明充分必要的理由，并對該個(gè)人客戶的逾期未歸還的應(yīng)收賬款承擔(dān)責(zé)任。第十條 授信審批人員在審批過程中，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況加予考慮，有權(quán)要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交必要的補(bǔ)充文件，以證明客戶符合授信掛賬資格。第十一條 授信審批人員對授信結(jié)果的否決有完全自由的審批權(quán)，而無需理由。第十二條 在客戶掛賬資格獲核準(zhǔn)后，項(xiàng)目應(yīng)與目標(biāo)客戶簽定《掛賬協(xié)議》。項(xiàng)目可根據(jù)實(shí)際情況另行擬定《掛賬協(xié)議》，但《掛賬協(xié)議》的約定應(yīng)至少包括：1. 合同雙方名稱、法人、代表人、地址等企業(yè)信息；2. 掛賬消費(fèi)的范圍：（1）準(zhǔn)予掛賬的消費(fèi)類型；（2）準(zhǔn)予掛賬消費(fèi)的人士名單及其簽名式樣；（3）提交或獲取房間預(yù)訂信息的途徑等；3. 掛賬交易結(jié)算價(jià)格；4. 掛賬協(xié)議期間及掛賬額度；5. 賬單接收方式及賬單視同已接收的確認(rèn)條件；6. 掛賬結(jié)算方式、結(jié)算周期、開票信息；7. 項(xiàng)目公司收款信息；8. 協(xié)議終止條件；9. 違約賠償責(zé)任條款（如滯納金、加計(jì)利息等）；10. 其他必要信息。第十三條 原則上《掛賬協(xié)議》應(yīng)明確約定客戶應(yīng)于收到賬單后15日內(nèi)結(jié)清欠款賬單。第十四條 《掛賬協(xié)議》約定的有效期不得超過1年，約定的結(jié)算周期不得大于1個(gè)月。第十五條 《掛賬協(xié)議》必須完整填寫所有內(nèi)容，不得修改、涂改，由合同雙方加蓋公章或合同專用章確認(rèn)，其他印章一律無效?？蛻魻I業(yè)執(zhí)照、開戶許可證、一般納稅人資格證明、工商年檢登記記錄等資料應(yīng)作為《掛賬協(xié)議》不可分割的補(bǔ)充附件。第十六條 任何情況下，不得就《掛賬協(xié)議》的授信期約定自動(dòng)續(xù)約、自動(dòng)展期條款。第十七條 《掛賬協(xié)議》由合同雙方蓋章后生效，依據(jù)有效《掛賬協(xié)議》，在約定的信貸額度內(nèi)，客戶可以掛賬消費(fèi)。第十八條 《掛賬協(xié)議》的關(guān)鍵內(nèi)容（如協(xié)議單位名稱、授信額度、結(jié)算周期）需要變更的，《掛賬協(xié)議》重簽。第十九條 《掛賬協(xié)議》的一般內(nèi)容（如聯(lián)系人信息、掛賬人資格及簽名式樣、協(xié)議價(jià)格、結(jié)算銀行賬戶信息、開票信息），項(xiàng)目公司及客戶可以通過發(fā)出公函加以確認(rèn)，公函可作為原《掛賬協(xié)議》的補(bǔ)充協(xié)議。第二十條 《掛賬協(xié)議》到期需要續(xù)簽的，銷售部門及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)復(fù)查原客戶是否仍符合掛賬資格，此前滿足的信貸條件是否有發(fā)生重大改變。繼續(xù)符合授信條件的，應(yīng)按本規(guī)定第七條執(zhí)行。第二十一條 原《掛賬協(xié)議》的簽立不得免除新《掛賬協(xié)議》的審批程序。第三章應(yīng)收賬款管理第二十二條 項(xiàng)目財(cái)務(wù)部門應(yīng)依據(jù)有效《掛賬協(xié)議》在業(yè)務(wù)系統(tǒng)、核算系統(tǒng)內(nèi)建立掛賬賬戶、設(shè)定授信額度，對應(yīng)收賬款進(jìn)行管理。第二十三條 營運(yùn)部門及銷售部門在接到客房預(yù)訂時(shí)，需要核對確認(rèn)預(yù)訂信息符合掛賬條件；與掛賬條件不符或存在差異的，應(yīng)拒絕該預(yù)訂，并通過銷售人員與客戶溝通交涉。第二十四條 符合掛賬條件的預(yù)訂應(yīng)當(dāng)滿足：1. 項(xiàng)目公司已與該客戶簽有《掛賬協(xié)議》，且《掛賬協(xié)議》在有效期內(nèi)，客戶累積未結(jié)賬款未超過約定的信貸額度且不存在逾期60日未結(jié)應(yīng)付款項(xiàng)；2. 該預(yù)訂是通過《掛賬協(xié)議》約定的渠道提交生成的、預(yù)訂人在準(zhǔn)予掛賬的人士名單范圍內(nèi)、簽名樣式一致；3. 預(yù)訂房價(jià)與《掛賬協(xié)議》中約定的交易結(jié)算價(jià)格相一致。第二十五條 營運(yùn)部門不得將《掛賬協(xié)議》約定范圍以外的消費(fèi)掛入應(yīng)收賬款，除非得到掛賬客戶蓋章的書面同意。第二十六條 掛賬客戶要求續(xù)住的，應(yīng)當(dāng)告知客戶通過《掛賬協(xié)議》指定途徑重新提請預(yù)訂，收到續(xù)住預(yù)訂后方可掛賬；否則，應(yīng)要求客人就續(xù)住消費(fèi)于離店時(shí)即時(shí)結(jié)賬。第二十七條 客戶在離店結(jié)算時(shí)必須在賬單上指定位置簽字，營運(yùn)部門應(yīng)核對其簽字與《掛賬協(xié)議》中的簽字式樣一致，如有不符應(yīng)要求客戶完成結(jié)賬后方可離店。第二十八條 營運(yùn)部門應(yīng)將預(yù)訂的訂單金額全額掛入應(yīng)收賬款，預(yù)計(jì)未來直接從應(yīng)收賬款抵減的、不能回收的傭金部分金額不得在應(yīng)收賬款初始入賬時(shí)剔除。第二十九條 客人離店后，營運(yùn)部門應(yīng)整理與掛賬消費(fèi)有關(guān)的資料，逐份獨(dú)立完好裝訂，交到財(cái)務(wù)部門審核。裝訂的資料應(yīng)依次序包括：1. 客人離店時(shí)簽署的結(jié)賬單；2. 客人入住時(shí)簽署的入住登記表；3. 客人其他消費(fèi)產(chǎn)生時(shí)簽署的其他單據(jù)；4. 預(yù)定訂單。第三十條 營運(yùn)部門在為掛賬客人辦理入住及離店時(shí)應(yīng)當(dāng)核實(shí)客人掛賬資格，合理保證單據(jù)齊全、要素全備。營運(yùn)部門將不合資格的交易掛賬，應(yīng)承擔(dān)追索及賠償責(zé)任，預(yù)訂生成人亦應(yīng)承擔(dān)連帶責(zé)任。第三十一條 項(xiàng)目財(cái)務(wù)部門應(yīng)依據(jù)《收入審核指引》的要求審核確認(rèn)營運(yùn)部門提交的單據(jù)文件符合規(guī)定，不滿足指引規(guī)定的單據(jù)應(yīng)及時(shí)退回營運(yùn)部門過失人要求補(bǔ)全相關(guān)手續(xù)；審核無誤后應(yīng)妥善保存紙質(zhì)文檔，并在業(yè)務(wù)系統(tǒng)上確認(rèn)有關(guān)交易無誤。第三十二條 營運(yùn)部門過失人因各種原因未能及時(shí)對第二十九條所述不合規(guī)定單據(jù)采取補(bǔ)全補(bǔ)救措施的給項(xiàng)目公司造成損失的，過失人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。第三十三條 項(xiàng)目財(cái)務(wù)部門應(yīng)于《掛賬協(xié)議》約定記賬周期結(jié)束后五日內(nèi)整理應(yīng)收賬款對賬單，主動(dòng)與掛賬客戶聯(lián)系對賬。對賬無誤后應(yīng)及時(shí)向掛賬客戶寄送對賬單及發(fā)票，請求客戶付款，并于寄送后通知銷售部門及時(shí)跟進(jìn)。第三十四條 采用快遞方式寄送賬單的，應(yīng)適用增值稅發(fā)票專用信封，并在快遞單注明內(nèi)含增值稅發(fā)票的字樣；有條件的，可采取到付的形式確?？爝f妥投。第三十五條 項(xiàng)目財(cái)務(wù)部門未能與掛賬客戶順利對賬的，銷售部門應(yīng)即時(shí)予以協(xié)助。第三十六條 項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員在收到掛賬客人的匯款后，應(yīng)同步錄入業(yè)務(wù)系統(tǒng)及財(cái)務(wù)系統(tǒng)，并及時(shí)進(jìn)行核銷操作，減少應(yīng)收賬款于系統(tǒng)內(nèi)的未結(jié)金額，及時(shí)恢復(fù)客戶可用掛賬額度。第三十七條 確認(rèn)的應(yīng)收賬款與實(shí)際收到的款項(xiàng)存在差異的，項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員應(yīng)分析其差異的組成原因：如屬于應(yīng)收賬款入賬核算差異，應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)人員調(diào)整處理；如查實(shí)屬于客人多匯款，項(xiàng)目公司可將多出款項(xiàng)轉(zhuǎn)回客戶，亦可抵充客戶以后期間的掛賬消費(fèi)；如查實(shí)屬于客人少匯款，應(yīng)及時(shí)通知銷售部門敦促客戶盡快將尚欠款項(xiàng)結(jié)清。第三十八條 直接從應(yīng)收賬款中扣減的傭金，項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員應(yīng)對該部分金額確認(rèn)為傭金成本費(fèi)用，沖減應(yīng)收賬款，并及時(shí)就傭金成本費(fèi)用向掛賬客戶索要增值稅專用發(fā)票等有效憑據(jù)。第三十九條 項(xiàng)目財(cái)務(wù)部門應(yīng)對業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)收賬款余額一致負(fù)責(zé)，事業(yè)部會計(jì)應(yīng)于每月月末進(jìn)行復(fù)核。第四章 催款與壞賬第四十條 銷售部門應(yīng)在財(cái)務(wù)部門向客戶發(fā)出賬單后履行催款職責(zé)，對未能收款；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對應(yīng)收賬款的回收負(fù)責(zé)。第四十一條 銷售部門應(yīng)在條件允許的情況下親自確認(rèn)賬單送達(dá)客戶公司，并通過電話、登門拜訪等方式與客戶保持緊密聯(lián)系溝通，敦促客戶支付款項(xiàng)。第四十二條 催收款項(xiàng)的過程中應(yīng)注意遵守有關(guān)法律法規(guī)，不得損害公司及客戶的正當(dāng)利益。第四十三條 客戶未能于收到賬單或視同收到賬單后約定日期內(nèi)未能結(jié)清賬單欠款的，銷售部門應(yīng)與客戶及時(shí)了解拖欠款項(xiàng)的原因，并發(fā)出催款函。第四十四條 銷售部門應(yīng)每月就賬齡超過60天且尚未回收的應(yīng)收賬款分掛賬客戶逐一進(jìn)行解釋，應(yīng)當(dāng)解釋說明：1. 尚未能回收的原因；2. 預(yù)期能回收的日期；3. 為能確保應(yīng)收賬款及時(shí)回收將做什么工作；4. 是否存在發(fā)生壞賬可能的跡象；5. 其他需要說明的情況。解釋說明應(yīng)當(dāng)每月報(bào)送城市發(fā)展經(jīng)理、本級營運(yùn)總監(jiān)及財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。第四十五條 當(dāng)掛賬客戶應(yīng)收賬款賬齡超過60天且未回收的，應(yīng)當(dāng)停止該客戶的所有掛賬消費(fèi)，《掛賬協(xié)議》終止執(zhí)行，客戶掛賬資格終止，并追究掛賬客戶的違約法律責(zé)任。第四十六條 客戶逾信用期結(jié)清應(yīng)收賬款的，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及銷售人員應(yīng)重新核定其授信資格，重新評估客戶是否繼續(xù)符合授信掛賬的條件，考慮是否繼續(xù)執(zhí)行原《掛賬協(xié)議》。第四十七條 銷售部門及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人均應(yīng)始終履行催促掛賬客戶盡快還款的義務(wù)，并對壞賬承擔(dān)責(zé)任。催促還款的手段包括但不限于：1. 發(fā)警告信；2. 發(fā)律師信；3. 提請?jiān)V訟要求強(qiáng)制執(zhí)行；4. 其他必要的措施。發(fā)律師信、提請?jiān)V訟前應(yīng)先取得商業(yè)公司法務(wù)、事業(yè)部總經(jīng)理的同意；銷售部門及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人