采購管理組織與采購人員培訓課程

采購管理組織與采購人員四川文化傳媒學院第一節(jié)采購管理組織概述第二節(jié)采購人員能力與素質(zhì)..2本章學習目標掌握采購部門在組織中的地位的決定因素；熟悉采購部門的職責；了解采購組織的設計原則；掌握采購組織的基本類型；了解采購經(jīng)理的職責；掌握供應鏈背景下對于采購人員提出的新要求；了解采購部門與企業(yè)中其他部門之間的配合關系。四川文化傳媒學院..4一、采購部門在組織中地位影響采購在組織中最終地位的因素按重要程度來看有以下幾類：在最終產(chǎn)品的成本中，采購原料所占的份額。采購原料所占的份額越高，采購在企業(yè)中的地位也越高。公司采購的原料，當下市場供應情況。如果公司所采購的原料，目前供應市場處于壟斷、或者是掛斷壟斷，管理層對于采購的直接關注會比較多。公司的財務狀況。在公司財務狀況良好的情況下，管理層對于采購或者物流部門都會比較寬松。相反，當公司的財務發(fā)生嚴重問題時，管理層會對采購業(yè)務和與采購相關的成本提出比較高的要求。畢竟從管理層的角度來看，采購部門是個直接花錢的部門。管理層自身的知識和認識水平。如果管理層自身的知識和認識水平比較高，把采購職能提升到戰(zhàn)略的高度，那么采購部門也會得到比較多的關注。..5二、采購部門的職責1、依據(jù)公司經(jīng)營生產(chǎn)需要，編制物資的年度采購計劃與資金計劃并負責實施，保證生產(chǎn)經(jīng)營所需材料供應；2、負責各部門月度材料需求計劃的審核、匯總與報批；

3、根據(jù)各部門月度物料需求計劃，匯總編制采購資金計劃以及報批；4、負責供應商開發(fā)，積極開展供應市場調(diào)研與信息收集，掌握廣泛的供應信息與渠道資源；

5、根據(jù)采購物料的品種、金額、技術特性以及供應資源狀況確定采購方案與采購方式；

6、按照最優(yōu)性價比原則，綜合評價備選供應商的質(zhì)量、價格、服務等以確定供應商；

7、負責招標采購的組織管理工作；

二、采購部門的職責8、負責與供應商談判，擬制采購合同，辦理報批手續(xù)；

9、負責采購物資的交期管理，根據(jù)實際情況，組織相關物資需求部門進行驗收入庫；

10、根據(jù)合同辦理付款手續(xù)；

11、負責供應商關系的協(xié)調(diào)處理，處理供貨質(zhì)量問題，落實

供應商提供的售后服務；

12、負責建立完整規(guī)范的供應商信息檔案，并對物資設備使

用情況進行跟蹤調(diào)查；

13、負責建立供應商考核與評價體系，定期對重點供應商進

行綜合評價，不斷優(yōu)化供應商資源，提高采購質(zhì)量，降

低采購成本；

四川文化傳媒學院二、采購部門的職責14、與重點供應商建立戰(zhàn)略合作伙伴關系，培育重點供應商；15、負責物資的倉儲管理工作，對物料進行分類

存放管理；

16、參與殘次品以及積壓物資的處理；

17、定期對倉庫物料盤點清倉，做到賬、物、卡

三者相符；

18、負責倉庫管理中的出入庫單、驗收單等單證管理工作，定期編制庫存信息統(tǒng)計報表；其他事項；

四川文化傳媒學院二、采購部門的職責19、負責本部門所承擔的各項工作的改進完

善和創(chuàng)新；

20、對公司各項管理工作的改進提出合理化

建議；

21、協(xié)助配合其他部門的相關工作；

22、負責公司采購管理制度以及本部門規(guī)章

制度的優(yōu)化改進；

23、承辦公司領導交辦的其他工作。四川文化傳媒學院采購管理組織設置原則四川文化傳媒學院簡化原則責、權、利相結合的原則一致性原則效率性原則適應性原則..10三、采購部門的組織架構（一）采購部門的基本職能采購部門的組織架構，隨企業(yè)的經(jīng)濟類型、經(jīng)營規(guī)模的不同而有所區(qū)別。但不論采購部門規(guī)模的大小，其職能上的分類如下：采購業(yè)務管理專門經(jīng)辦采購業(yè)務。在大企業(yè)中這項職能可依采購的物品類別或采購地區(qū)加以細分?？梢愿鶕?jù)采購物料設置，不同的采購物料配備不同的采購人員；也可以根據(jù)采購流程設置，采購的不同環(huán)節(jié)設置不同的采購人員；也有的企業(yè)綜合采購物料和采購流程設置采購人員。三種設置方法各個特點，適用的場合也不同。跟單管理此項職能是為避免事務多而使采購業(yè)務做得有頭無尾，通常單獨設立，跟蹤訂單的執(zhí)行情況，以便督促各項工作的如此完成。在一些小公司是由采購員自己負責。票據(jù)處理在采購過程中，采購部門和企業(yè)內(nèi)部的多個部門之間以及和供應商之間，都會有很多票據(jù)發(fā)生，這些票據(jù)的審核是一件非常重要的事情。在大公司票據(jù)由專人審核，在小公司中則由采購員審核。但一般情況都是由會計部門負責。..11檔案管理在整個采購業(yè)務過程中，采購原料信息、供應市場信息、供應商信息，以及在詢價或者談判的過程中的各種記錄，包括最終采購合同的簽訂，這些檔案資料都必須認真保管，一方面保證下一次采購的時候使用方便，另一方面保證采購完成后各項售后服務的正常進行，同時萬一與供應商發(fā)生糾紛，這些檔案資料都可作為法律證據(jù)使用。在大公司中為提高工作效率而單獨設立，但一般采購員的檔案由自己管理，采購完畢后歸檔。廢料處理采購業(yè)務中，會由于多種原因產(chǎn)生廢料，比如說供應商的產(chǎn)品質(zhì)量不合格，也可能供應商發(fā)錯了貨，當然也可能是企業(yè)改變產(chǎn)品線，導致采購的原料不能使用，從而導致了廢料的產(chǎn)生。廢料的處理與銷售在企業(yè)中，一般由采購部門負責。運輸管理采購業(yè)務過程中，當完成了采購合同后，就要涉及到運輸環(huán)節(jié)。在國內(nèi)目前大部分采購業(yè)務流程中，運輸都是由供應商負責的。然后隨著供應鏈思想的廣泛運用，越來越多的采購方開始承擔這項業(yè)務，在大企業(yè)中如需物料多而其職能重要，則需單獨設立此部門，比如沃爾瑪、海爾等跨國企業(yè)。..12（二）企業(yè)采購部門組織設置根據(jù)采購部門的職能，無論大型企業(yè)采購部門組織架構如圖2-1，還是中型企業(yè)采購部門組織架構，如圖2-2，其采購部門一般都按照以下結構進行設置。采購科。可再分設原料組及物料工具組，其職責是選擇供應商，洽談合同、采購。在大、中企業(yè)中需要較多的采購員，而每一個采購員負責一種物品，可培養(yǎng)專門的學識與經(jīng)驗。行政科。下設文書組、訂貨組、價格發(fā)票組、跟單組。運輸科。下設運輸事務組、包裝運輸組、運輸督察組。..13圖2-1大型企業(yè)采購部門組織架構..14圖2-2中型企業(yè)采購部門組織架構

按業(yè)務分工構建四川文化傳媒學院采購部門采購計劃指定組詢價招標實施組議價簽約小組提貨驗收執(zhí)行小組貨款結算執(zhí)行組按物品類別構建四川文化傳媒學院采購部門金屬材料采購組玻璃材料采購組橡膠材料采購組木質(zhì)材料采購組按物品的價值構建四川文化傳媒學院采購部門A類物品采購B類物品采購C類物品采購..18混合型采購組織（一）混合型采購主要特點在公司一級的層次上存在著公司采購部門，同時獨立的經(jīng)營單位也進行戰(zhàn)略和具體采購活動。在這種情況下，公司的采購部門通常處理與采購程序和方針的設計相關的問題。此外，它也會進行審計，但一般是在經(jīng)營單位的管理層要求它這樣做的時候。..19（二）混合型采購優(yōu)缺點中心采購部門會對戰(zhàn)略采購品進行詳細的供應市場研究，經(jīng)營單位的采購部門可以通過定期發(fā)布的小冊子、公告或局域網(wǎng)利用這些研究結構。另外，公司的采購部門還可以作為促進或解決部門或經(jīng)營單位之間協(xié)調(diào)的工具，但它并不進行具體采購活動，具體活動完全由部門或經(jīng)營單位的采購組織實施。企業(yè)在推行集中采購時，可將部分作業(yè)合理分散執(zhí)行，比如一些小額采購、地區(qū)性采購等，要給予下屬工廠較大的執(zhí)行權，不但可以提高采購效率，而且還可以降低采購成本。..20圖2-9混合型采購組織架構圖..21采購部門在企業(yè)中的地位可以分成以下幾種類型：獨立部門在大中型企業(yè)，物料采購在產(chǎn)品單位成本占有較高比例，其職責范圍還包括存量控制、倉儲、驗收、運輸?shù)取渭儾少徶晦k理物料的采購，而不兼辦驗收與儲運，適用于單一或采購的項目、數(shù)量較少的企業(yè)。附屬于生產(chǎn)部門適用于物料采購工作單純、價格較穩(wěn)定的企業(yè)。附屬銷售部門適用于材料經(jīng)簡單程度就可以出售或非制造業(yè)等。..22四、采購部門在企業(yè)中的隸屬關系圖2-3采購部門隸屬與生產(chǎn)部門關系圖..23（二）采購部門隸屬于行政部圖2-4采購部門隸屬行政部門關系圖..24（三）采購部門直接隸屬于總經(jīng)理圖2-5采購部門隸屬總經(jīng)理關系圖..25（四）采購部門隸屬于資財部圖2-6采購部門隸屬行政部門關系圖流程四川文化傳媒學院采購部門崗位設置1.需求分析員2.市場分析與供應鏈管理員3.采購計劃員4.進貨管理員5.質(zhì)量管理員6.庫存管理員四川文化傳媒學院采購部門崗位設置7.采購統(tǒng)計員8.財務與成本核算員9.采購員10.秘書11.采購管理主管四川文化傳媒學院采購部門的職責整體職責四川文化傳媒學院審查請購單的內(nèi)容與相關部門共同甄選供應商交貨的稽催與協(xié)調(diào)物料的退貨與索賠無聊來源開發(fā)與價格調(diào)查采購計劃與預算的貶值供應商管理采購制度、流程、表單等的設計與改善采購部門的職責具體職責（業(yè)務職責）四川文化傳媒學院質(zhì)量：規(guī)格，供應商，專業(yè)技術交貨價格解決售后服務問題管理職責采購經(jīng)理四川文化傳媒學院1.采購部門的工作方針與目標。2.調(diào)查、分析和評估市場以確定采購時機3.簽訂審核訂購單與合約4.撰寫部門周報與月報5.組織采購人員的業(yè)務培訓6.發(fā)展、選擇和處理和供應商的關系7發(fā)展和維護總部及區(qū)域采購部等相關部門的內(nèi)部溝通8.擬定和執(zhí)行采購戰(zhàn)略9.采購制度的建立與完善管理職責采購科長四川文化傳媒學院1.分派采購人員及助理的日常工作2.協(xié)助采購人員與供應商談判價格、付款方式、交貨日期等3.采購進度的跟蹤4.保險、公證、索賠等事宜的辦理5.審核一般物料采購方案6.市場調(diào)查7.供應商的考核8.負責次要原料或物料的采購管理職責采購員四川文化傳媒學院1.經(jīng)辦一般性物料的采購2.與供應商談判價格、付款方式、交貨日期等3.查房廠商4.要求供應商執(zhí)行價值工程的工作5.確認交貨日期6.一般索賠案件的處理7.處理退貨8.收集價格情報及替代品資料管理職責秘書四川文化傳媒學院1.請購單、驗收單的登記2.做好交貨記錄及跟蹤催貨3.負責對房客的安排與接待4.采購費用的申請與報支5.進出口文件及手續(xù)的申請6.電腦作業(yè)與檔案管理7.具體辦理保險、公證事宜8.負責各類辦公用品的采購工作..35三、首席采購官的職責首席采購官的職責包括以下幾項：1、主持采購部全面工作，提出物資采購計劃，確保各項采購任務完成。2、調(diào)查研究各部門物資需求及消耗情況，熟悉各種物資的供應渠道和市場變化情況，供需心中有數(shù)。指導并監(jiān)督下屬開展業(yè)務，不斷提高業(yè)務技能，確保公司物資的正常采購量。3、審核年度各部呈報的采購計劃，統(tǒng)籌策劃和確定采購內(nèi)容。減少不必要的開支，以有效的資金，保證最大的物資供應。4、要熟悉和掌握公司所需各類物資的名稱、型號、規(guī)格、單價、用途和產(chǎn)地。檢查購進物資是否符合質(zhì)量要求，對公司的物資采購和質(zhì)量要求負有領導責任。..365、監(jiān)督參與大批量商品訂貨的業(yè)務洽談，檢查合同的執(zhí)行和落實情況。6、按計劃完成各類物資的采購任務，并在預算內(nèi)盡量減少開支。7、認真監(jiān)督檢查各采購員的采購進程及價格控制。8、在部門經(jīng)理例會上，定期匯報采購落實結果。9、每月初將上月的全部采購任務完成及未完成情況逐項列出報表，以便于上級領導掌握全公司的采購項目。10、督導采購人員在從事采購業(yè)務活動中，要遵紀守法，講信譽，不索賄，不受賄，與供貨單位建立良好的關系，在平等互利的原則下開展業(yè)務往來。第二節(jié)采購人員能力與素質(zhì)采購人員的素質(zhì)四川文化傳媒學院假設我們要從以下三個候選人中選擇一位來造福全世界，你會選擇哪一位呢？

候選人A：篤信巫醫(yī)和占卜家有兩個情婦有多年的吸煙史，而且嗜好馬蹄尼酒候選人B：曾經(jīng)兩次被趕出辦公室每天要到中午才肯起床讀大學時曾經(jīng)吸食鴉片每晚要喝一品脫（大約一公斤）的白蘭地候選人C：曾是國家的戰(zhàn)斗英雄保持著素食習慣從不吸煙，只偶爾來點啤酒年輕時沒有做過什么違法的事四川文化傳媒學院39全面的競爭時代已經(jīng)開始了……40日新月異的商務環(huán)境電子商務先鋒@和e的時代知識經(jīng)濟一體化經(jīng)濟戰(zhàn)略伙伴協(xié)作聯(lián)盟全球化行業(yè)合并供應鏈同步化41千年未有的變故席卷全球全球化風急浪高政治、經(jīng)濟、社會格局風云激蕩兼并、重組此起彼伏游戲規(guī)則變換末測信息狂增、知識爆炸唯一不變的就是變4221世紀產(chǎn)品特點知識-->技術-->產(chǎn)品的時間越來越來短、結構越來越復雜1782年攝影原理到1838年照相機56年1831年電機原理到1872年發(fā)動機41年1948年半導體到1954年半導體收音機6年我們的電腦、移動電話…..

高處不勝寒，高速？43“快魚”吃“慢魚”44面對競爭，我們只有同舟共濟……45???了解自己的行業(yè)和公司嗎？46波特競爭模型行業(yè)競爭環(huán)境企業(yè)潛在進入者替代品購買者供應商47行業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀技術狀況營銷特點供銷狀況替代品狀況價值/格狀況行業(yè)48行業(yè)的發(fā)展趨勢掌握趨勢等于掌握未來ABCD時間承載盈利能力049競爭的層面在目前市場環(huán)境下，存在不同的競爭：1、價格競爭2、品質(zhì)競爭3、服務競爭4、功能競爭5、時間競爭6、品位競爭7、文化競爭……50了解自己的公司公司的架構運作模式和管理特點供應鏈整合了解部門在公司的地位和作用自己的角色

建立適應戰(zhàn)略性的采購組織機構：新產(chǎn)品開發(fā)合作和計劃合作財務分析51采購是最大的“甜餅”組織：1、企業(yè)50-60%以上的銷售額用于采購，有的企業(yè)甚至高達75%。所以只要在采購上降低1%，效果可觀！2、根據(jù)GARTNER的調(diào)查表明，采購每降低1%，相當與企業(yè)提高10-15%的銷售額?！瓊€人：采購是一個“青云直上”的領域：湯姆斯.斯托坎普，1998年有克萊斯勒的采購副總晉升為克萊斯勒的總裁?！?2能力期望Moaya（美國最大的第三方采購公司之一）副總裁認為：采購人員的期望是一個多面手、戰(zhàn)略家、分析家、公司外交大使、小組領導、小組成員以及銷售人員。同時接受過計算機、生產(chǎn)控制、庫存管理、經(jīng)濟學和會計學。53實際問題1、采購的定位？2、生產(chǎn)部要速度、財務部要低價、品保部要質(zhì)量、市場部要速度……夾在中央的采購管理何去何從？3、互連網(wǎng)等新技術的崛起，是否將采購商和供應商站得更近？4、采購價低，是否為公司省錢？5、如何有效采購？6、如何與供應商保持友好和競爭的關系？7、如何應用供應鏈來為公司獲利？8、執(zhí)行“貨比三家”的方式就能選擇好的供應商?……54MRP需求供應供需平衡系統(tǒng)銷售預測客戶訂單安全庫存庫存采購入庫生產(chǎn)入庫55MRP需求供應供需平衡系統(tǒng)修正因素父項產(chǎn)出率子項殘料率預測代碼預測階段需求時界計劃時界訂貨策略批量訂貨天數(shù)批量訂貨數(shù)量最小訂貨批量需求時界計劃時界56物流和價值平衡57采購的層次層次

名稱作用職能能力需求第一層次嚴防死守出訂單關注交易時間控制第二層次追求低價談判降價商務型選擇、談判、時間控制第三層次總成本觀擁有總成本協(xié)調(diào)綜合采購協(xié)調(diào)供應商及采購、采購戰(zhàn)略第四層次戰(zhàn)略視角支持公司核心業(yè)務戰(zhàn)略采購集成采購戰(zhàn)略、供應戰(zhàn)略、解決方案和項目管理四川文化傳媒學院59專業(yè)形象：不學禮，無以立。“三秒鐘”印象：衣著和容貌儀態(tài)：站、坐、走、蹲、微笑握手問候：面對面和電話介紹交換名片鞠躬用餐60危機意識與應變能力

當今世界唯一不變的就是變！應變能力是現(xiàn)代人應當具有的基本能力之一。變內(nèi)部外部61你有應變能力嗎？在日常生活中，常會遇到挫折或突發(fā)事件。這些事情會令人很不開心，說不定還會破壞了我們的原定計劃，但你可否鎮(zhèn)定應付？請回答以下的測驗：(1)你非常忙碌之時，有人來找你，你會——

A.表現(xiàn)得很討厭。B.如常地打招呼。C.告訴他你很忙。(2)你在家請客，食物已準備好了，但客人還未來。你會想——

A.多等一會兒。B.他是否發(fā)生什么事？C.他也許不來。(3)星期日約了朋友喝茶，但朋友臨時打電話來推了。你會感到——

A.早知不約他，浪費了我寶貴的一天。B.自己找節(jié)目。C.真倒霉！(4)你的工作很順利的進行，但忽然因事延誤了。你會——

A.停頓下來不再繼續(xù)。B.想個辦法。C.覺得困難重重。(5)你不喜歡一個人，但又必須跟他共同工作。你會認為——

A.他要依靠你。B.盡量友善的對他。C.他會在背后說你壞話。(6)當別人對你懷有敵意時，你的反應是——A.

不理會。B.控制自己。C.如常對待，希望改變對方看法。62計分：答案是B的得1分，A與C是零分。解析：得5—6分者，你很懂得處理各種困難，有應變能力。得3—4分者，你的克制能力還不錯，但仍有改進之處。得1—3分者，你經(jīng)常感到挫折。63語言表達能力

語言表達包括口語表達能力、文字表達能力、數(shù)字表達能力以及圖示表達能力。表達能力溝通能力理解能力思維能力業(yè)績表現(xiàn)個人發(fā)展64采購談判一，信心十足，精神狀態(tài)良好二，準備充分擬定多套方案。三，了解對方需求。四，談判籌碼認清自己的優(yōu)勢。五，要有結果。六，分析總結。65談判技巧攻擊要塞:欲取城池，先去要塞“白臉”“黑臉”：先黑后白緩和緊張氣氛：對手再度重逢文件戰(zhàn)術：開始震懾對方期限效果：中國加入WTO打破僵局：用成績說話聲東擊西：增加對方滿足感層層剝離：5WHY66緩兵之計：談判之中休息10~15分鐘走為上策：組長脫離現(xiàn)場

借助聲望和名義：采購效應67時間管理時間對采購是一個重要的關鍵資源。68觀察力和親合力先知先覺、后知后覺、不知不絕之間的巨大差距。親和力是建立良好供應商關系的基礎。69價格分析能力我們必須對所在的行業(yè)市場動態(tài)有一個把握。1、對供應商產(chǎn)品了解2、對技術了解3、對市場了解4、知識面廣70什么是價值分析

對有關零件、原材料或服務的成本的各個元素進行有組織、系統(tǒng)化的研究，確定它們以可能低的成本滿足性能要求。價值價格≠71什么是價值分析

對有關零件、原材料或服務的成本的各個元素進行有組織、系統(tǒng)化的研究，確定它們以可能低的成本滿足性能要求。價值價格≠72總成本TC物料成本采購成本傭金成本管理成本工程成本庫存成本風險成本其他……運輸成本73瓶頸成本

瓶頸也稱約束或制約，任何組織都有瓶頸，瓶頸是矛盾的原因也是矛盾的結果。瓶頸成本也就成了企業(yè)成本的一個重要領域。74品質(zhì)能力顧客市場營銷產(chǎn)品設計采購質(zhì)量體系生產(chǎn)儲存和運輸包裝測試和檢驗75品質(zhì)監(jiān)督和改善工具6δ

六西格瑪SPC（StatisticalProcessControl）統(tǒng)計過程控制ISO9000：2000國際質(zhì)量標準76商務管理選擇供應商評價供應商確定供應商發(fā)出定單