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資料來源于網(wǎng)絡(luò)整理,更多高質(zhì)量文檔請聯(lián)系。采購與付款管理制度一、總則1.為了加強對單位采購、工程及其付款的內(nèi)部控制,規(guī)范采購、工程及其付款行為,理順采購、工程及其他付款程序,防范采購、工程及其付款過程中的差錯和舞弊,根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《內(nèi)部會計控制規(guī)范—基本規(guī)范(試行)》等法律法規(guī),制定本制度。2.本制度適用于本公司的所有部門,所有人員。二、崗位分工采購、工程及其他付款的操作及核算部門1、工程物資采購的執(zhí)行部門為采購員,其他任何部門不得直接參與采購工作,除特殊情況下,其他部門經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)可與采購員一同參與生產(chǎn)物資的采購。2、采購員:工程材料管理、工程材料采購及工程用固定資產(chǎn)采購的執(zhí)行部門。3、項目部:施工管理的執(zhí)行部門。4、成本部:材料量的確認部門,超欠領(lǐng)用材料的確定部門。5、辦公室:非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)和辦公用品采購的執(zhí)行部門。6、財務(wù)部:為付款部門,出納會計為具體付款的執(zhí)行人,財務(wù)經(jīng)理負責(zé)與財務(wù)相關(guān)的總體事宜。7、設(shè)計部:負責(zé)采購和工程管理過程中的質(zhì)量監(jiān)督。8、未經(jīng)授權(quán)的機構(gòu)或人員不得辦理采購、工程及其他付款業(yè)務(wù)。9、采購、工程及其他付款的基本業(yè)務(wù)流程10、本制度中涉及的采購、工程及其他付款業(yè)務(wù)流程中的審批人應(yīng)當根據(jù)規(guī)定,在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批,不得超越審批權(quán)限。經(jīng)辦人應(yīng)當在職責(zé)范圍內(nèi),按照審批人的批準意見辦理采購、工程及其他付款業(yè)務(wù)。對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購、工程及其他付款業(yè)務(wù),經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理,并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。11、根據(jù)具體情況對辦理采購、工程及其他付款業(yè)務(wù)的人員在具備條件的情況下,應(yīng)當進行定期或不定期的崗位輪換。三、請購與審批控制工程用物資采購的請購及審批1、采購員根據(jù)“材料采購計劃”(采購計劃由采購員根據(jù)成本部提供的材料量、項目部提供的工程進度計劃進行編制)或“材料采購清單”編制“請購單”?!安牧喜少徲媱潯被颉安牧喜少徢鍐巍钡木幹茟?yīng)符合《工程管理制度》的規(guī)定。大宗的建筑材料等有計劃的材料采購應(yīng)根據(jù)“材料采購計劃”進行,零星工程材料或臨時用材料應(yīng)由申請人向采購員提供“采購材料清單”。采購員要根據(jù)“采購材料計劃”,根據(jù)工程實際進度分析確定采購時點及采購的合理性,在保證材料有合理安全庫存的前提下,編制“請購單”。臨時性、特殊性的零星工程材料的采購,由使用部門經(jīng)理提出“材料采購清單”,由采購員門填制“請購單”。使用者在提出申請時對需要采購的物品做出詳細描述,解釋其目的和用途?!罢堎弳巍眻笏涂偨?jīng)理審批后,采購員門根據(jù)審批后的“請購單”辦理采購手續(xù)。采購員在編制“請購單”時,需考慮以下幾點:第一,采購對象的現(xiàn)有庫存量;第二,未來一段時間內(nèi)的消耗量;第三,采購對象未來的價格走向;第四,存貨的短缺成本;第五,單位現(xiàn)金流轉(zhuǎn)狀況;第六,用相關(guān)成本最低的原則,確定的最佳采購批量。設(shè)計部必須同時向采購員提供每種產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)用量、材質(zhì)等質(zhì)量技術(shù)要求,并在“請購單”填寫質(zhì)量標準或型號規(guī)模并簽署意見?!罢堎弳巍币皇蕉?lián),第一聯(lián)采購員留存;第二聯(lián)交設(shè)計部?!罢堎弳巍睂徟笕諆?nèi),由采購員送達其他部門,收取“請購單”的部門應(yīng)在存根聯(lián)簽字表示簽收。非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)、生產(chǎn)用固定資產(chǎn)的請購及審批1、非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)的購置,由需用部門經(jīng)理提出申請,報送辦公室,由辦公室指定人員統(tǒng)一做出采購計劃,填制“請購單”,報總經(jīng)理審批。2、生產(chǎn)用固定資產(chǎn)的購置:需用部門的部門經(jīng)理提出申請,由采購員指定人員統(tǒng)一做出采購計劃,填制“請購單”,報總經(jīng)理審批。設(shè)計部同時向采購員提供所需固定資產(chǎn)的質(zhì)量技術(shù)要求,并在“請購單”填寫質(zhì)量標準或型號規(guī)模并簽署意見。3、“請購單”為一式二份,第一聯(lián)辦公室(非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn))組織招標活動并進行采購并留存,或采購員(采購生產(chǎn)用固定資產(chǎn))組織招標活動并留存;第二聯(lián)交分管副總(非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn))或設(shè)計部(生產(chǎn)用固定資產(chǎn))。“請購單”審批后三日內(nèi),由辦公室送達其他部門,收取“請購單”的部門應(yīng)在存根聯(lián)簽字表示簽收。在請購這一環(huán)節(jié),應(yīng)注意以下幾個方面:1、凡是不需要、不急用的商品,一律不得采購或提前采購,防止不必要的資金占用和增加倉儲負擔(dān)。2、審批人根據(jù)規(guī)定的職責(zé)、權(quán)限和程序?qū)Σ少徤暾堖M行審批。對不符合規(guī)定的采購申請,審批人應(yīng)當要求請購人員調(diào)整采購內(nèi)容或拒絕批準。3、超過限定金額的大宗采購必須由單位管理層集體決策審批,再簽發(fā)“請購單”。4、工程用物資材料采購、非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)、生產(chǎn)用固定資產(chǎn)采購?fù)ㄟ^招標的的限定金額為5萬元以上;單位管理層集體決策即由董事會負責(zé),董事長簽字,對所請購的物資經(jīng)討論后做出決議。5、在進行招標或購買過程中發(fā)現(xiàn)請購的物資在金額、品種、名稱等與“請購單”內(nèi)容有重大差異的,應(yīng)重新填寫“請購單”或進行“請購單”的變更,并重新審批。四、材料采購、固定資產(chǎn)詢價、招投標及合同的訂立與審核1、辦公室(非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn))或者采購員(工程材料采購或生產(chǎn)用固定資產(chǎn))根據(jù)審批后的“請購單”,進行采購活動,訂立采購合同,成本控制部負責(zé)合同訂立。2、采購價格的確定:確定采購價格必須經(jīng)過詢價、比價、議價和定價等程序,定價分別可以通過議定、公開市場確定、招標定價等方法實現(xiàn)。3、招標過程的規(guī)定:對于需要進行招標的(見招投標管理制度),由辦公室(非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn))或成本控制部(工程材料采購或生產(chǎn)用固定資產(chǎn))組織招標,對外發(fā)布招標信息,出具招標書;對于不需要進行招標的采購由辦公室或采購員的指定人員根據(jù)“請購單”的要求,對三家以上供應(yīng)商進行詢價??梢酝ㄟ^函寄詢價單或親自到相關(guān)供應(yīng)商或在相關(guān)產(chǎn)品市場上了解相關(guān)產(chǎn)品報價的方式詢問。4、單位小額零星物品或勞務(wù)采購可以采用口頭申請、直接購買、事后審批的方式;5、評標小組進行議標(評標小組的組建按《招投標管理制度》執(zhí)行),出具“中標確認書”,參加評標的人共同簽署意見后,報送總經(jīng)理(或董事會)決定后,由辦公室(非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn))或者采購員(工程材料采購或生產(chǎn)用固定資產(chǎn))根據(jù)規(guī)定程序全部簽字授權(quán)后的“中標確認書”進行采購,與供應(yīng)商簽訂合同。招標過程按《招投標管理制度》執(zhí)行。6、“中標確認書”一式三份,辦公室(非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn))或者成本控制部(工程材料采購或生產(chǎn)用固定資產(chǎn))留存一份,送交財務(wù)部門一份,分管副總(非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn))一份或采購員(工程材料采購或生產(chǎn)用固定資產(chǎn))一份?!爸袠舜_認書”審批后三日內(nèi),由辦公室(非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn))或者成本控制部(工程材料采購或生產(chǎn)用固定資產(chǎn))送達其他部門,收取“中標確認書”的部門應(yīng)在內(nèi)部文件聯(lián)絡(luò)單上簽字表示簽收。內(nèi)部文件聯(lián)絡(luò)單由成本控制部與“中標確認書”一同存檔。7、合同樣本的規(guī)定在合同樣本出具之前,所有的新合同的簽訂應(yīng)由成本控制部牽頭,相關(guān)各部門人員應(yīng)積極配合,并填制內(nèi)部文件聯(lián)絡(luò)單后,才能進行合同的簽訂。(合同的簽訂參照《合同規(guī)章制度》執(zhí)行)8、所有合同一式四份,原件由合同簽訂部門留存一份,客戶一份,財務(wù)一份、存檔一份。交付時,收取合同的部門應(yīng)在內(nèi)部文件聯(lián)絡(luò)單中簽字表示簽收。五、驗收控制與采購入庫工程材料的驗收控制與采購入庫、出庫1、工程材料到貨后,保管員開具“入庫單”。保管人員對數(shù)量、質(zhì)量有問題的貨物有權(quán)拒絕收貨及簽字。2、采購的物資質(zhì)檢合格后才能使用。3、“入庫單”一式六聯(lián)。第一聯(lián)為存根聯(lián),由保管員記完賬后裝訂成冊交檔案室留存;第二聯(lián)交付財務(wù)部用于暫估入庫;第三聯(lián)交財務(wù)部做正式入賬單據(jù);第四聯(lián)交項目部用于制作質(zhì)檢報告;第五聯(lián)由交采購員用于核對采購入庫情況并與供應(yīng)商對賬;第六聯(lián)由保管員交供應(yīng)商做為開具發(fā)票的依據(jù);4、公司要盡量做到零庫存?!叭霂靻巍庇杀9芩瓦_各部門,收取“入庫單”的部門應(yīng)在存根聯(lián)簽字表示簽收。5、“領(lǐng)料單”由采購員門開具。一式四聯(lián),第一聯(lián)采購員留存用于與領(lǐng)料部門進行核對,第二聯(lián)交財務(wù)部,第三聯(lián)交保管登記保管賬,第四聯(lián)交領(lǐng)用單位。6、工程材料盡量直接送到建筑單位庫里,應(yīng)由保管人員、采購員、項目部人員及監(jiān)理隨行到現(xiàn)場進行交接驗收;保管員填制“入庫單”,采購員門同時填制“領(lǐng)料單”。領(lǐng)料單經(jīng)建筑商進行質(zhì)量驗收并簽字后,加蓋建筑方公章或在本公司備案的收料專章。建筑方公章及收料專章應(yīng)在本公司采購員、財務(wù)部進行備案;項目部人員、監(jiān)理、接收方相關(guān)人員現(xiàn)場進行驗收。7、所有工程材料必須由采購員會同領(lǐng)用單位核對會簽后轉(zhuǎn)交成本部;成本部以此作為結(jié)算依據(jù)。8、固定資產(chǎn)、非生產(chǎn)性材料的驗收控制與采購入庫9、固定資產(chǎn)、非生產(chǎn)性材料到貨后,生產(chǎn)用固定資產(chǎn)由設(shè)計部負責(zé)檢查貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容與合同進行核實是否達到要求,非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)及非生產(chǎn)性材料由分管副總檢驗是否合格。10、固定資產(chǎn)由使用部門開具“固定資產(chǎn)增加單”,經(jīng)檢驗合格后,檢驗人在“固定資產(chǎn)增加單”簽署意見。固定資產(chǎn)增加單一式兩份,由固定資產(chǎn)使用部門留存一份,另外一份送交財務(wù)部門。固定資產(chǎn)可正式啟用。財務(wù)部門根據(jù)“固定資產(chǎn)增加單”和供貨商提供的發(fā)票、采購合同付款。質(zhì)檢程序及相關(guān)規(guī)定1、采購物資或生產(chǎn)用固定資產(chǎn)到貨后,項目部負責(zé)檢查貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容,具體操作按《質(zhì)量要求》進行,最終出具“質(zhì)檢報告”,質(zhì)檢報告除按《質(zhì)量要求》填寫外,還要填寫采購物資的“入庫單”編號及“固定資產(chǎn)增加單”的編號以及合同號。2、非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)的質(zhì)檢由分管經(jīng)理負責(zé),質(zhì)檢合格信息直接在“固定資產(chǎn)增加單”上填寫并簽字。3、“質(zhì)檢報告”一式三份,第一份由項目部保管存檔;第二份交由采購員用以與供應(yīng)商對賬;第三份交由財務(wù)部用于結(jié)算采購款項。4、“質(zhì)檢報告”應(yīng)于簽發(fā)后三日內(nèi),由項目部送達各部門,收取“質(zhì)檢報告”的部門應(yīng)在內(nèi)部文件聯(lián)絡(luò)單上簽字表示簽收。內(nèi)部文件聯(lián)絡(luò)單由項目部存檔。六、付款審批與付款執(zhí)行工程物資采購付款及固定資產(chǎn)采購付款的程序:供應(yīng)商將供貨發(fā)票交付采購員(如非固定資產(chǎn)付款,應(yīng)交付辦公室),由采購員審查后填制“付款申請單”,并依次由以下人員在發(fā)票上和“付款申請單”中簽署意見。1、經(jīng)辦人簽字:經(jīng)辦人為采購人員,簽字后表明該采購過程由簽字人員負責(zé)。2、采購員經(jīng)理簽字:經(jīng)辦人簽字后的發(fā)票應(yīng)由確定采購業(yè)務(wù)的采購員經(jīng)理復(fù)簽,審簽時,主要應(yīng)檢查是否按計劃采購、采購的價格是否合理、所附入庫單是否有相關(guān)人員簽字(即制單人、質(zhì)檢人員、采購員、庫管員)、供貨方是否為合格供應(yīng)方。如有問題,可直接追究經(jīng)辦人責(zé)任。3、財務(wù)部經(jīng)
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