采購與付款管理制度

資料來源于網(wǎng)絡整理，更多高質(zhì)量文檔請聯(lián)系。采購與付款管理制度一、總則1.為了加強對單位采購、工程及其付款的內(nèi)部控制，規(guī)范采購、工程及其付款行為，理順采購、工程及其他付款程序，防范采購、工程及其付款過程中的差錯和舞弊，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《內(nèi)部會計控制規(guī)范—基本規(guī)范（試行）》等法律法規(guī)，制定本制度。2.本制度適用于本公司的所有部門，所有人員。二、崗位分工采購、工程及其他付款的操作及核算部門1、工程物資采購的執(zhí)行部門為采購員，其他任何部門不得直接參與采購工作，除特殊情況下，其他部門經(jīng)總經(jīng)理授權可與采購員一同參與生產(chǎn)物資的采購。2、采購員：工程材料管理、工程材料采購及工程用固定資產(chǎn)采購的執(zhí)行部門。3、項目部：施工管理的執(zhí)行部門。4、成本部：材料量的確認部門，超欠領用材料的確定部門。5、辦公室：非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)和辦公用品采購的執(zhí)行部門。6、財務部：為付款部門，出納會計為具體付款的執(zhí)行人，財務經(jīng)理負責與財務相關的總體事宜。7、設計部：負責采購和工程管理過程中的質(zhì)量監(jiān)督。8、未經(jīng)授權的機構(gòu)或人員不得辦理采購、工程及其他付款業(yè)務。9、采購、工程及其他付款的基本業(yè)務流程10、本制度中涉及的采購、工程及其他付款業(yè)務流程中的審批人應當根據(jù)規(guī)定，在授權范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權限。經(jīng)辦人應當在職責范圍內(nèi)，按照審批人的批準意見辦理采購、工程及其他付款業(yè)務。對于審批人超越授權范圍審批的采購、工程及其他付款業(yè)務，經(jīng)辦人員有權拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈嗖块T報告。11、根據(jù)具體情況對辦理采購、工程及其他付款業(yè)務的人員在具備條件的情況下，應當進行定期或不定期的崗位輪換。三、請購與審批控制工程用物資采購的請購及審批1、采購員根據(jù)“材料采購計劃”（采購計劃由采購員根據(jù)成本部提供的材料量、項目部提供的工程進度計劃進行編制）或“材料采購清單”編制“請購單”?！安牧喜少徲媱潯被颉安牧喜少徢鍐巍钡木幹茟稀豆こ坦芾碇贫取返囊?guī)定。大宗的建筑材料等有計劃的材料采購應根據(jù)“材料采購計劃”進行，零星工程材料或臨時用材料應由申請人向采購員提供“采購材料清單”。采購員要根據(jù)“采購材料計劃”，根據(jù)工程實際進度分析確定采購時點及采購的合理性，在保證材料有合理安全庫存的前提下，編制“請購單”。臨時性、特殊性的零星工程材料的采購，由使用部門經(jīng)理提出“材料采購清單”，由采購員門填制“請購單”。使用者在提出申請時對需要采購的物品做出詳細描述，解釋其目的和用途。“請購單”報送總經(jīng)理審批后，采購員門根據(jù)審批后的“請購單”辦理采購手續(xù)。采購員在編制“請購單”時，需考慮以下幾點：第一，采購對象的現(xiàn)有庫存量；第二，未來一段時間內(nèi)的消耗量；第三，采購對象未來的價格走向；第四，存貨的短缺成本；第五，單位現(xiàn)金流轉(zhuǎn)狀況；第六，用相關成本最低的原則，確定的最佳采購批量。設計部必須同時向采購員提供每種產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)用量、材質(zhì)等質(zhì)量技術要求，并在“請購單”填寫質(zhì)量標準或型號規(guī)模并簽署意見。“請購單”一式二聯(lián)，第一聯(lián)采購員留存；第二聯(lián)交設計部?！罢堎弳巍睂徟笕諆?nèi)，由采購員送達其他部門，收取“請購單”的部門應在存根聯(lián)簽字表示簽收。非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)、生產(chǎn)用固定資產(chǎn)的請購及審批1、非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)的購置，由需用部門經(jīng)理提出申請，報送辦公室，由辦公室指定人員統(tǒng)一做出采購計劃，填制“請購單”，報總經(jīng)理審批。2、生產(chǎn)用固定資產(chǎn)的購置：需用部門的部門經(jīng)理提出申請，由采購員指定人員統(tǒng)一做出采購計劃，填制“請購單”，報總經(jīng)理審批。設計部同時向采購員提供所需固定資產(chǎn)的質(zhì)量技術要求，并在“請購單”填寫質(zhì)量標準或型號規(guī)模并簽署意見。3、“請購單”為一式二份，第一聯(lián)辦公室（非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）組織招標活動并進行采購并留存，或采購員（采購生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）組織招標活動并留存；第二聯(lián)交分管副總（非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）或設計部（生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）?！罢堎弳巍睂徟笕諆?nèi)，由辦公室送達其他部門，收取“請購單”的部門應在存根聯(lián)簽字表示簽收。在請購這一環(huán)節(jié)，應注意以下幾個方面：1、凡是不需要、不急用的商品，一律不得采購或提前采購，防止不必要的資金占用和增加倉儲負擔。2、審批人根據(jù)規(guī)定的職責、權限和程序?qū)Σ少徤暾堖M行審批。對不符合規(guī)定的采購申請，審批人應當要求請購人員調(diào)整采購內(nèi)容或拒絕批準。3、超過限定金額的大宗采購必須由單位管理層集體決策審批，再簽發(fā)“請購單”。4、工程用物資材料采購、非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)、生產(chǎn)用固定資產(chǎn)采購通過招標的的限定金額為5萬元以上；單位管理層集體決策即由董事會負責，董事長簽字，對所請購的物資經(jīng)討論后做出決議。5、在進行招標或購買過程中發(fā)現(xiàn)請購的物資在金額、品種、名稱等與“請購單”內(nèi)容有重大差異的，應重新填寫“請購單”或進行“請購單”的變更，并重新審批。四、材料采購、固定資產(chǎn)詢價、招投標及合同的訂立與審核1、辦公室（非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）或者采購員（工程材料采購或生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）根據(jù)審批后的“請購單”，進行采購活動，訂立采購合同，成本控制部負責合同訂立。2、采購價格的確定：確定采購價格必須經(jīng)過詢價、比價、議價和定價等程序，定價分別可以通過議定、公開市場確定、招標定價等方法實現(xiàn)。3、招標過程的規(guī)定：對于需要進行招標的（見招投標管理制度），由辦公室（非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）或成本控制部（工程材料采購或生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）組織招標，對外發(fā)布招標信息，出具招標書；對于不需要進行招標的采購由辦公室或采購員的指定人員根據(jù)“請購單”的要求，對三家以上供應商進行詢價?？梢酝ㄟ^函寄詢價單或親自到相關供應商或在相關產(chǎn)品市場上了解相關產(chǎn)品報價的方式詢問。4、單位小額零星物品或勞務采購可以采用口頭申請、直接購買、事后審批的方式；5、評標小組進行議標（評標小組的組建按《招投標管理制度》執(zhí)行），出具“中標確認書”，參加評標的人共同簽署意見后，報送總經(jīng)理（或董事會）決定后，由辦公室（非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）或者采購員（工程材料采購或生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）根據(jù)規(guī)定程序全部簽字授權后的“中標確認書”進行采購，與供應商簽訂合同。招標過程按《招投標管理制度》執(zhí)行。6、“中標確認書”一式三份，辦公室（非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）或者成本控制部（工程材料采購或生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）留存一份，送交財務部門一份，分管副總（非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）一份或采購員（工程材料采購或生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）一份。“中標確認書”審批后三日內(nèi)，由辦公室（非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）或者成本控制部（工程材料采購或生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）送達其他部門，收取“中標確認書”的部門應在內(nèi)部文件聯(lián)絡單上簽字表示簽收。內(nèi)部文件聯(lián)絡單由成本控制部與“中標確認書”一同存檔。7、合同樣本的規(guī)定在合同樣本出具之前，所有的新合同的簽訂應由成本控制部牽頭，相關各部門人員應積極配合，并填制內(nèi)部文件聯(lián)絡單后，才能進行合同的簽訂。（合同的簽訂參照《合同規(guī)章制度》執(zhí)行）8、所有合同一式四份，原件由合同簽訂部門留存一份，客戶一份，財務一份、存檔一份。交付時，收取合同的部門應在內(nèi)部文件聯(lián)絡單中簽字表示簽收。五、驗收控制與采購入庫工程材料的驗收控制與采購入庫、出庫1、工程材料到貨后，保管員開具“入庫單”。保管人員對數(shù)量、質(zhì)量有問題的貨物有權拒絕收貨及簽字。2、采購的物資質(zhì)檢合格后才能使用。3、“入庫單”一式六聯(lián)。第一聯(lián)為存根聯(lián)，由保管員記完賬后裝訂成冊交檔案室留存；第二聯(lián)交付財務部用于暫估入庫；第三聯(lián)交財務部做正式入賬單據(jù)；第四聯(lián)交項目部用于制作質(zhì)檢報告；第五聯(lián)由交采購員用于核對采購入庫情況并與供應商對賬；第六聯(lián)由保管員交供應商做為開具發(fā)票的依據(jù)；4、公司要盡量做到零庫存?！叭霂靻巍庇杀９芩瓦_各部門，收取“入庫單”的部門應在存根聯(lián)簽字表示簽收。5、“領料單”由采購員門開具。一式四聯(lián)，第一聯(lián)采購員留存用于與領料部門進行核對，第二聯(lián)交財務部，第三聯(lián)交保管登記保管賬，第四聯(lián)交領用單位。6、工程材料盡量直接送到建筑單位庫里，應由保管人員、采購員、項目部人員及監(jiān)理隨行到現(xiàn)場進行交接驗收；保管員填制“入庫單”，采購員門同時填制“領料單”。領料單經(jīng)建筑商進行質(zhì)量驗收并簽字后，加蓋建筑方公章或在本公司備案的收料專章。建筑方公章及收料專章應在本公司采購員、財務部進行備案；項目部人員、監(jiān)理、接收方相關人員現(xiàn)場進行驗收。7、所有工程材料必須由采購員會同領用單位核對會簽后轉(zhuǎn)交成本部；成本部以此作為結(jié)算依據(jù)。8、固定資產(chǎn)、非生產(chǎn)性材料的驗收控制與采購入庫9、固定資產(chǎn)、非生產(chǎn)性材料到貨后，生產(chǎn)用固定資產(chǎn)由設計部負責檢查貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關內(nèi)容與合同進行核實是否達到要求，非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)及非生產(chǎn)性材料由分管副總檢驗是否合格。10、固定資產(chǎn)由使用部門開具“固定資產(chǎn)增加單”，經(jīng)檢驗合格后，檢驗人在“固定資產(chǎn)增加單”簽署意見。固定資產(chǎn)增加單一式兩份，由固定資產(chǎn)使用部門留存一份，另外一份送交財務部門。固定資產(chǎn)可正式啟用。財務部門根據(jù)“固定資產(chǎn)增加單”和供貨商提供的發(fā)票、采購合同付款。質(zhì)檢程序及相關規(guī)定1、采購物資或生產(chǎn)用固定資產(chǎn)到貨后，項目部負責檢查貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關內(nèi)容，具體操作按《質(zhì)量要求》進行，最終出具“質(zhì)檢報告”，質(zhì)檢報告除按《質(zhì)量要求》填寫外，還要填寫采購物資的“入庫單”編號及“固定資產(chǎn)增加單”的編號以及合同號。2、非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)的質(zhì)檢由分管經(jīng)理負責，質(zhì)檢合格信息直接在“固定資產(chǎn)增加單”上填寫并簽字。3、“質(zhì)檢報告”一式三份，第一份由項目部保管存檔；第二份交由采購員用以與供應商對賬；第三份交由財務部用于結(jié)算采購款項。4、“質(zhì)檢報告”應于簽發(fā)后三日內(nèi)，由項目部送達各部門，收取“質(zhì)檢報告”的部門應在內(nèi)部文件聯(lián)絡單上簽字表示簽收。內(nèi)部文件聯(lián)絡單由項目部存檔。六、付款審批與付款執(zhí)行工程物資采購付款及固定資產(chǎn)采購付款的程序：供應商將供貨發(fā)票交付采購員（如非固定資產(chǎn)付款，應交付辦公室），由采購員審查后填制“付款申請單”，并依次由以下人員在發(fā)票上和“付款申請單”中簽署意見。1、經(jīng)辦人簽字：經(jīng)辦人為采購人員，簽字后表明該采購過程由簽字人員負責。2、采購員經(jīng)理簽字：經(jīng)辦人簽字后的發(fā)票應由確定采購業(yè)務的采購員經(jīng)理復簽，審簽時，主要應檢查是否按計劃采購、采購的價格是否合理、所附入庫單是否有相關人員簽字(即制單人、質(zhì)檢人員、采購員、庫管員)、供貨方是否為合格供應方。如有問題，可直接追究經(jīng)辦人責任。3、財務部經(jīng)