長沙柒柒文化傳媒有限公司管理費(fèi)用報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄1公司簡介 長沙柒柒文化傳媒有限公司管理費(fèi)用報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計1公司簡介長沙柒柒文化傳媒有限公司成立于2017年05月17日，公司位于湖南省長沙市天心區(qū)中意二路111號中信城市廣場，注冊資本100萬元。目前公司的主要業(yè)務(wù)包括：文化藝術(shù)咨詢服務(wù)；藝（美）術(shù)創(chuàng)作服務(wù)；美術(shù)圖案設(shè)計服務(wù)；教育咨詢；培訓(xùn)活動的組織；室內(nèi)手工制作娛樂服務(wù)；陶瓷、玻璃器皿、陶瓷裝飾材料的零售。長沙柒柒文化傳媒有限公司主要市場客戶為各大房地產(chǎn)商、汽車公司、展會活動方等。長沙柒柒文化傳媒有限公司現(xiàn)有35人，其中公司領(lǐng)導(dǎo)有總經(jīng)理、副總經(jīng)理A、副總經(jīng)理B、財務(wù)總監(jiān)等4人。長沙柒柒文化傳媒有限公司內(nèi)部設(shè)置綜合部、宣傳部、廣告部、策劃部、財務(wù)部等職能部門，各部門設(shè)置部門經(jīng)理1人。公司的組織結(jié)構(gòu)圖具體如下圖1-1所示：圖1-1長沙柒柒文化傳媒有限公司組織結(jié)構(gòu)圖2公司管理費(fèi)用現(xiàn)狀2020年度，長沙柒柒文化傳媒有限公司管理費(fèi)用預(yù)算356.57萬元，實際支出343.78萬元，管理費(fèi)用總額未超出預(yù)算，同比2019年支出增長31.78萬元，相關(guān)支出見下表。

表2-12020年度公司管理費(fèi)用支出一覽表單位：萬元科目明細(xì)2020年發(fā)生額2020年預(yù)算預(yù)算比2019年度同比人工費(fèi)用210240-302055折舊及攤銷5.88-2.26.5-0.7租賃費(fèi)14.415-0.6140.4業(yè)務(wù)招待費(fèi)48.4536.451236.6411.81差旅費(fèi)28.421.56.91810.4交通費(fèi)18.6180.616.52.1會議費(fèi)44.5-0.53.960.04辦公用品費(fèi)7.455.641.815.122.33水電費(fèi)1.481.4801.480其他5.26-0.84.80.4合計343.78356.57-12.7931231.78從表2-1可知，盡管總額沒有超支，但長沙柒柒文化傳媒有限公司在辦公用品費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)方面超支嚴(yán)重。在實習(xí)期間，我發(fā)現(xiàn)長沙柒柒文化傳媒有限公司員工在費(fèi)用報銷時，沒有明確的費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)可以參考，員工在費(fèi)用支出時較為隨意。從長沙柒柒文化傳媒有限公司管理費(fèi)用報銷流程來看，由部門員工填報費(fèi)用申請單，經(jīng)部門經(jīng)理審批后，提交分管領(lǐng)導(dǎo)審核，再由總經(jīng)理簽批，最后提交審批單和單據(jù)給財務(wù)出賬。圖2-1長沙柒柒文化傳媒有限公司管理費(fèi)用（通用）報銷流程3公司管理費(fèi)用報銷存在的問題3.1辦公費(fèi)用報銷監(jiān)管不到位長沙柒柒文化傳媒有限公司成立較晚，在公司管理方面經(jīng)驗不足。綜合部作為辦公費(fèi)用的管理部門，現(xiàn)有在崗員工4人，分別為部門經(jīng)理1人、行政1人、人力1人以及前臺1人。由于長沙柒柒文化傳媒有限公司各部門對于辦公用品的需求較大，種類也繁多，公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為由各部門自行采購辦公用品更便于工作。然而，各部門員工單次購買的辦公用品金額普遍較少，大部分員工會保留票據(jù)等積累到一定金額才一次性報銷，不僅造成了員工報銷時效性較低，且容易出現(xiàn)報銷憑證丟失的情況。另一方面，部分員工利用報銷辦公用品之便，私自將其他費(fèi)用以辦公費(fèi)用的名義進(jìn)行報銷，財務(wù)部門難以審核業(yè)務(wù)發(fā)生的真實性。3.2業(yè)務(wù)招待費(fèi)用支出隨意長沙柒柒文化傳媒有限公司作為一個文化傳媒公司，作為一個提供服務(wù)的乙方公司，必然會接觸到很多甲方的客戶。在業(yè)務(wù)談判和業(yè)務(wù)的實施過程中，必然會產(chǎn)生招待行為和招待費(fèi)用。目前，長沙柒柒文化傳媒有限公司對于業(yè)務(wù)招待費(fèi)的報銷標(biāo)準(zhǔn)為實報實銷，沒有限制報銷額度，因此造成了部分員工不考慮接待成本，不考慮接待人員的級別和接待的必要性，高標(biāo)準(zhǔn)接待所有的客戶。近年來公司盈利情況良好，公司管理層對于奢靡情況睜一只眼閉一只眼，對于高標(biāo)準(zhǔn)接待行為也樂在其中，因此助長了員工在業(yè)務(wù)招待費(fèi)方面的報銷亂象。3.3差旅費(fèi)用報銷流程不完善長沙柒柒文化傳媒有限公司因業(yè)務(wù)需求，公司很多業(yè)務(wù)人員和策劃人員會根據(jù)客戶需求去客戶方或項目實施場地進(jìn)行洽談業(yè)務(wù)，這就產(chǎn)生了一定的差旅費(fèi)用。然而公司目前在差旅方面也是實行實報實銷，沒有制定差旅過程中的住宿、用餐和交通標(biāo)準(zhǔn)，因此報銷流程也淪為了事由審批，只要事由符合工作實際情況，審批人員都會直接審批通過。正是由于報銷審批流程成為形式，因此員工在出差期間盡可能的選擇舒適、快捷的方式，基本上是能坐飛機(jī)絕不坐火車，能進(jìn)餐廳就絕不吃簡餐，在住宿方面也是能住星級酒店就絕不住商務(wù)酒店。長沙柒柒文化傳媒有限公司出現(xiàn)差旅亂象，一方面是得益于近年來企業(yè)發(fā)展迅速，效益較好，另一方面是公司實施的管理制度和審批流程已經(jīng)不滿足公司的發(fā)展需求，亟需改善。4公司管理費(fèi)用報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計4.1辦公費(fèi)用報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計為改善長沙柒柒文化傳媒有限公司辦公用品報銷亂象，我認(rèn)為首先應(yīng)該明確報銷主體只能是前臺工作人員，其次是規(guī)定員工每月申領(lǐng)辦公用品的標(biāo)準(zhǔn)，制定辦公用品年度費(fèi)用預(yù)算，最后是進(jìn)行費(fèi)用報銷流程優(yōu)化。明確報銷申請人只能是前臺，能夠避免辦公用品多頭管理，能夠有效從前臺管控辦公用品報銷費(fèi)用。在辦公用品的標(biāo)準(zhǔn)方面，結(jié)合員工每月使用辦公用品的情況，控制各員工日常辦公用品費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)為25元/人/月。如果員工當(dāng)月剩余領(lǐng)用額度不足，在申請人所在部門經(jīng)理同意的情況下，部門內(nèi)部員工之間可以互相轉(zhuǎn)移領(lǐng)用額度。辦公用品未超過預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，前臺人員每月20日前填寫《辦公費(fèi)用報銷單》，經(jīng)綜合部經(jīng)理審核業(yè)務(wù)的真實性及是否超預(yù)算、財務(wù)部審核費(fèi)用票據(jù)的合規(guī)性、合理性后，副總經(jīng)理A審批后付款。申請人向前臺提出領(lǐng)用申請申請人向前臺提出領(lǐng)用申請前臺核實是否符合費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)前臺發(fā)放辦公用品并登記前臺盤點(diǎn)倉庫辦公用品前臺采購，填寫報銷審批單綜合部經(jīng)理審核財務(wù)部費(fèi)用崗審核副總經(jīng)理A審批圖4-1長沙柒柒文化傳媒有限公司辦公用品領(lǐng)用和費(fèi)用報銷流程（優(yōu)化）4.2業(yè)務(wù)招待費(fèi)報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計為改善長沙柒柒文化傳媒有限公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)用報銷亂象，我認(rèn)為首先應(yīng)該明確業(yè)務(wù)招待費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，然后再優(yōu)化業(yè)務(wù)招待費(fèi)用審批流程。（1）明確業(yè)務(wù)招待費(fèi)報銷限額結(jié)合公司歷次接待的實際情況，確認(rèn)按公司領(lǐng)導(dǎo)、部門經(jīng)理、普通員工的級別對接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分。具體標(biāo)準(zhǔn)見表4-1。表4-1長沙柒柒文化傳媒有限公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)接待方最高級別公司領(lǐng)導(dǎo)部門經(jīng)理基層員工陪同方最高級別公司領(lǐng)導(dǎo)部門經(jīng)理陪同方人數(shù)不多于接待方人數(shù)1-3人1-3人餐飲標(biāo)準(zhǔn)300元/人150元/人100元/人禮品標(biāo)準(zhǔn)500-1000元300-700元-通過公司的信息平臺業(yè)務(wù)招待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)傳達(dá)至每位員工，避免在單據(jù)審核時與業(yè)務(wù)人員發(fā)生不必要的沖突。（2）建立業(yè)務(wù)招待費(fèi)事前審批流程長沙柒柒文化傳媒有限公司各部門在發(fā)生業(yè)務(wù)招待費(fèi)用前，應(yīng)提出使用申請，填寫“業(yè)務(wù)招待費(fèi)用申請單”，寫清楚接待人數(shù)、職級、事由、預(yù)算金額，進(jìn)而由部門經(jīng)理核實業(yè)務(wù)的真實情況，總經(jīng)理審批。業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請單見表4-2。表4-2長沙柒柒文化傳媒有限公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請單部門申請人申請時間接待事由接待職級預(yù)計金額接待人數(shù)備注總經(jīng)理：部門經(jīng)理：4.3差旅費(fèi)報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計4.3.1明確差旅費(fèi)報銷限額為了有效對差旅費(fèi)用進(jìn)行管理，應(yīng)制定差旅費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)，分為餐費(fèi)、交通費(fèi)以及住宿費(fèi)。餐費(fèi)方面，結(jié)合長沙柒柒文化傳媒有限公司實際差旅情況，大多是在湖南地區(qū)進(jìn)行出差，因此將餐費(fèi)設(shè)置為80元/人/天，其中早餐20元、午餐30元、晚餐30元。交通費(fèi)方面，包括長途和短途兩部分，原則上超過800公里的長途出差才能乘坐飛機(jī)，采取實報實銷的方式，而短途出差原則上只能采取公共軌道交通或其他公共交通工具，也采取實報實銷的方式。住宿方面，按公司領(lǐng)導(dǎo)、部門經(jīng)理、基層員工劃分費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。具體見表4-3。表4-3長沙柒柒文化傳媒有限公司差旅費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)差旅費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)公司領(lǐng)導(dǎo)部門經(jīng)理基層員工餐費(fèi)補(bǔ)貼80元/人/天交通費(fèi)0-200公里高鐵一等座、軟臥、軟座、汽車高鐵二等座、硬臥、汽車高鐵二等座、汽車200-800公里飛機(jī)（經(jīng)濟(jì)倉）、高鐵一等座、軟臥高鐵二等座、硬臥、汽車800公里以上飛機(jī)（經(jīng)濟(jì)倉），實報實銷住宿費(fèi)省會500元/人/天350元/人/天200元/人/天地級市400元/人/天250元/人/天150元/人/天縣級市300元/人/天200元/人/天100元/人/天4.3.2完善差旅費(fèi)報銷審批流程長沙柒柒文化傳媒有限公司差旅費(fèi)用審批流程主要從差旅請示和費(fèi)用報銷兩個環(huán)節(jié)加以完善。差旅請示環(huán)節(jié)，主要是員工根據(jù)工作實際需要，在公司內(nèi)部發(fā)起出差申請，寫明出差起止時間、往返地點(diǎn)以及事由，經(jīng)部門經(jīng)理和副總經(jīng)理審批通過后，可以按照公司差旅標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行出差。員工填寫出差申請單員工填寫出差申請單部門經(jīng)理審批副總經(jīng)理審批員工按計劃出差圖4-2長沙柒柒文化傳媒有限公司差旅費(fèi)申請流程差旅費(fèi)用報銷環(huán)節(jié)，由員工填寫“差旅費(fèi)用報銷單”，寫明出差起止時間以及交通、餐補(bǔ)、住宿費(fèi)用，經(jīng)財務(wù)部核實費(fèi)用是否未超標(biāo)后，經(jīng)部門經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批，最后由財務(wù)部復(fù)核票據(jù)與審批單，無誤后進(jìn)行報銷付款。具體見圖4-3。申請人填寫差旅費(fèi)用報銷單申請人填寫差旅費(fèi)用報銷單財務(wù)審核差旅費(fèi)是否未超標(biāo)部門經(jīng)理審批副總經(jīng)理審批總經(jīng)理審批圖4-3長沙柒柒文化傳媒有限公司差旅費(fèi)用報銷流程（優(yōu)化）5小結(jié)通過對長沙柒柒文化傳媒有限公司的管理費(fèi)用進(jìn)行現(xiàn)狀分析，發(fā)現(xiàn)該公司在辦公用品費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)等費(fèi)用管控上存在問題。針對以上問題，我以服務(wù)業(yè)務(wù)為指導(dǎo)思想，規(guī)范辦公用品、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)報銷標(biāo)準(zhǔn)，完善費(fèi)用審批流程，規(guī)范公司財務(wù)報銷行為,提升企業(yè)的內(nèi)部管理的水平，從而實現(xiàn)降低公司運(yùn)營成本，提升企業(yè)效益的目標(biāo)。

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