秘書時間管理

秘書時間管理

roger’s時間管理方法論 願此時間管理可以有效提昇學(xué)員的工作效能並且增加各位可用的時間.多出來的時間請留給關(guān)心您的人及您所關(guān)心的人.

您的時間資源在那裡,您的成就就在那裡.時間管理大綱一.什麼是時間管理(30min)二.如何提高工作效率(30min)三.備忘錄實作(40min)四.執(zhí)行能力的強(qiáng)化(20min)在開始之前你的快樂是…你的成功是…關(guān)心你的人及你所關(guān)心的人是…請閉目一分鐘思考這個問題找出你心的中優(yōu)先順序當(dāng)你知道你只剩下三天的時間,第一個浮現(xiàn)在你腦海的人是誰?他是你最關(guān)心的人.第一件浮現(xiàn)你腦海的事情是什麼?那是你認(rèn)為最重要的事情可是平時當(dāng)你掉到忙碌的陷阱時做的事情有多少是跟這些人或事情相關(guān)的?你知道你可以活久嗎?30年?3年?還是3天?好吧,就把今天當(dāng)作是你的最後1天吧!人,為何安於現(xiàn)狀?為何你我都不滿意現(xiàn)狀,但是卻安於現(xiàn)狀1.無奈2.因為現(xiàn)狀是你我最熟悉的3.或者是不確定改變之後會更好我們明明時間管理不好,卻不想要去改善它.因為忙得沒有時間做時間管理嗎?因為更忙,所以才更要花時間做時間管理.時間管理從那裡開始時間管理不是因為學(xué)習(xí)時間管理才會時間管理,而是從你不滿足於現(xiàn)狀,或者是想要有更好的時間管理開始沒有人可教你時間管理,除了你自己覺得需要的時候再來是你需要一個新的思考方式.什麼是新的思考方式呢?請架設(shè)一座橋,使A至B

距離最短,但是橋不可斜著搭100公尺300公尺AB河水有三片木條,

如何將它們圍成封閉三角形2cm10cm4cm你可知道為何會想不出來?因為你跳不出原來的思維習(xí)慣但是假設(shè)你畫了出來.恭喜你,你可以用新的角度去思考一個舊有的問題而roger的時間管理方法論就是一個新的思考方法,你只要了解,接受,執(zhí)行,持續(xù)的做就會得到一個良好的時間管理習(xí)慣你的時間管理目標(biāo)設(shè)定幫自己設(shè)定個目標(biāo)吧比如說:三個月之後自己做完原有的事情後,時間還可多出30%你的期望:不把工作帶回家;假日不用趕到公司;一天花幾個小時陪陪家人或者是你最關(guān)心的人;一個禮拜花些時間到外面走走…時間管理是什麼?先瞭解時間管理不是什麼?時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一樣多所以時間管理的問題本身不在於時間多少,而是在於自己如何善用及分配你自己的時間…關(guān)注如何有效率的把事情做出來…效率如何做最好的時間規(guī)劃…計劃如何說到做到…執(zhí)行力持續(xù)時間管理的做法…習(xí)慣養(yǎng)成時間管理是什麼?時間管理是讓自己更有績效,更富效能效率是你能夠善用資源或者熟能生巧地把事情做完效能是很聰明地把事情做好.多聽聽專家的意見,找到最佳方法,事先有計劃地做事情時間管理從良好的計劃開始,良好的計劃又從行動開始.有計劃沒行動,達(dá)成率為零.有行動沒計劃容易浪費時間在修正錯誤上,所以兩者應(yīng)該並重讓我們先來討論…準(zhǔn)備:A4白紙,一般書寫筆(紅,黑,藍(lán)筆)請分組每組5-6人請寫出每天妳花在工作最多的時間是什麼?請寫出每件工作平均花掉多少你多少時間?每件事情請判斷它是急或不急,重要或不重要請按照所花時間最多排序下來每組只要報告10個每一組指派一位代表報告排序事情時間重要/急12…時間管理架構(gòu)緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩請排出正確的行事優(yōu)先順序????ABCD緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行事優(yōu)先順序緊迫的事不緊迫的事重要的事設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體衝突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關(guān)之促進(jìn)問題之調(diào)查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷陷阱一:時間的配置不對Reaction消極回應(yīng)v.s.Proaction積極掌握積極掌握就是擬定計劃,做好事情事先的準(zhǔn)備,不要等事情發(fā)生了再來補(bǔ)救.譬如說客戶的要求事先未澄清,做出好幾千個產(chǎn)品後再來修補(bǔ),要花多少時間呢?而客戶會如何想呢最好的控制是預(yù)防不合理的時間配置I.45%處理危機(jī)II5%IV15%II.35%明智的時間配置III1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”如何克服忙與盲的窠臼第一件事情是把這些迫在眉睫的事情很快地把它解決.第二件事情是再多花一點時間,去想想以後要怎麼做才能不用處理這些事情,或者不用這麼緊張地處理這件事情.一天的時間要花大部份時間在思考事情要怎樣做是最節(jié)省時間最不花力氣的.而不是很快的把已經(jīng)發(fā)生的事情處理完畢陷阱二:拖延除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th克服1.成本/效益分析法成本..................好處..................克服2.思維習(xí)慣的改變這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我立即將它做完,以便儘早忘掉它.養(yǎng)成速戰(zhàn)速決的習(xí)慣將事情切成好幾塊小塊任務(wù),快速地完成每一塊的任務(wù)先完成容易的部份,讓事情有進(jìn)度,再完成最關(guān)鍵的20%,讓事情看起來像做完80%一般.(大塊時間法則)陷阱三:事必躬親諸葛亮凡事必躬親,後來過勞而死.為何需要事事躬親?要求標(biāo)準(zhǔn)過高不放心部屬,不信任部屬因為怕部屬取代灌能:就是將重要的事情交給他人去做,讓他可以學(xué)習(xí)處理事情也學(xué)習(xí)獨當(dāng)一面.過程給予重點的輔導(dǎo),上軌道之後即完全授權(quán),但是授權(quán)卻不授責(zé)陷阱四:有求必應(yīng)受人尊敬重要,還是受人歡迎重要每個人都有一個好朋友,叫“施小惠”,可以適當(dāng)?shù)亟邮?不自量力而接受他人請託只有兩種結(jié)果,一是累死自己,二是信用受損努力自己茁壯成為大樹,讓自己的果實惠及眾人面對任何事情馬上做拒絕做賦權(quán)給別人做延遲做值得做嗎?需親自做嗎?應(yīng)馬上做嗎?NNN結(jié)論是…1.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕鬆一下時間管理架構(gòu)1.兵貴速戰(zhàn)速決2.多花一點時間去思考…1.決勝於廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事如何提高工作效率提高工作效率的三方法三法則三個方法1.了解自己每天不同時段體力的分佈狀況來決定要做什麼樣事情2.讓自己充滿活力,最簡單的方法,就是養(yǎng)成每個禮拜固定運動的好習(xí)慣3.均衡的生活作息,培養(yǎng)一個良好的嗜好三個法則1.批次處理法則.集中時段處理所有性質(zhì)相同的事情2.80/20法則,這法則是在有限的時間挑選出重要的事情來做3.高效率法則:roger大塊時間法則批次處理法則一段時間處理同一性質(zhì)的事情,一次處理多件,多件累積到一定數(shù)量才處理如果個別處理或出現(xiàn)才處理會把自己的時間切割成很多片斷,譬如看Email,接電話,或者是不速之客的打斷都是…一次只專心完成一整塊的任務(wù),不要心有二用,避免出錯反而要花更多的時間處理後續(xù)的問題80/20法則theVitalFew&theTrivialMany柏拉圖法則花最少的力氣,獲得最多的效益你所完成的工作裡,80%的成果,來自於20%的時間=>也就是說80%的努力是與成果低相關(guān)的80/20原理意示圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物規(guī)劃有效的做法roger大塊時間法則:30/90法則大塊時間法則是培養(yǎng)工作情緒的法則,前30分鐘做容易做的事情讓事情看起來有進(jìn)度;後90分鐘做最重要的事情.儘量讓這120分鐘不受干擾,你可以告知週遭的人或者主動拒絕干擾養(yǎng)成習(xí)慣一天至少一塊大塊時間,每天保有基本的績效,有心情時再做第二塊,則有高績效大塊時間三步曲1.把今天要做的事情一一列舉出來,分成容易做的,重要的及其它的事情,由80/20法則排出事情處理的優(yōu)先順序2.前30分鐘完成最容易完成的事情,時間一到不管有沒有做完就切到重要事情上3.後90分鐘完成最重要的事情.若做得起勁時一直做下去也無所謂有空的時間再來做其它未完成容易的事大塊時間示範(fàn)列舉今天要做的事-快速回Email-打電話-規(guī)劃專案-開會-批電子文件-歸還文件-與同事溝通…以難易度排列易易難1固定時間易易難2…前30分先做

簡單的事情後90分再做

難的事情(1)(2)(3)1.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕鬆一下良好的時間管理來自於計劃1.兵貴速戰(zhàn)速決2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事PADC不好好耗用時間花時間在計劃上才是

最節(jié)省時間的作法耗用時間計劃是什麼?妳要往哪裡去?目標(biāo)設(shè)定(目的)妳如何去?目標(biāo)如何達(dá)成(手段)執(zhí)行是從那裡展開日常業(yè)務(wù)老闆指示狀況執(zhí)行匯整進(jìn)度

報告回報妳每天在做的事情備忘錄時間管理的利器:to-doList備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時狀況重要的事情1.工作計劃2.人生規(guī)劃3.家庭,健康,財富ScheduleList1.Meeting2.行事曆3.紀(jì)念日RoutineWork1.日常工作2.定期約會如何計劃要執(zhí)行的事項列出ToDo-CheckList,該做的事情由專案的任務(wù)項目展開要設(shè)計有CheckBox,如:□for

要把計劃外的變數(shù)(如:突發(fā)狀況)也納入考量,如工作時間乘上1.5倍每天下班後花10分鐘檢討今天做的事情及計劃明天要做的事情備忘錄實作1.製作當(dāng)天個人約會,會議及例行事項放入2.列出您今天要做的事情,分成一定要做的事,容易的事,突發(fā)的事,可以先緩一緩的事3.依照大塊時間法則擺入.執(zhí)行完畢後□打勾4.下班時將今天沒有做完的+明天的要做事情再重寫一張時間:20分請準(zhǔn)備書寫紙兩張執(zhí)行能力的強(qiáng)化良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成兵貴速戰(zhàn)速決養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣可以早上做完的事,決不拖到下午完成

可以一天做完的事,決不分成兩天完成每天至少完成一件事情,特別是在工作情緒低潮時“執(zhí)行”的寫照J(rèn)ustDoIt奉備忘錄的ToDo-CheckList如聖旨行動才是企劃的開始把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的20%執(zhí)行能力鋒利如倚天劍.劍鋒到處,刀折劍斷“執(zhí)行”的需要與不需要不需要退卻思考,猶豫需要“蝦米都不驚”,勇往直前毅力轉(zhuǎn)彎韌性執(zhí)行不是一成不變的合理性Reasonable表示用心試探一下是不損傷毫髮的平時基本觀念(Sense)的建立,在臨場應(yīng)用時最能顯現(xiàn)效果應(yīng)變的意示圖:投石問路Marty,100元賣給你Roger,100元太貴了,70!(推推看!)我成本才80,70門都沒有!不行,90.(擋擋看!)Buffer緩衝區(qū)並不是每件事情都那麼的急如果我們每件事情都要即時地處理掉,相信我們會變得神經(jīng)兮兮的所以應(yīng)該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情,但是時間到時又要能提醒我們?nèi)绾翁幚砬榫w低潮每天至少完成一件事情完成事情的定義完整的相關(guān)的善後的記錄的文件通常完成一完整任務(wù)就會有力氣再做第二件事情個人習(xí)慣的養(yǎng)成當(dāng)你了解了某一個觀念,如WBS,大塊時間法則,進(jìn)而接受它執(zhí)行它時,經(jīng)過廿一天之後你就可以把這個觀念內(nèi)化,並且將這種做法化為生活中的習(xí)慣…這就是習(xí)慣養(yǎng)成法則當(dāng)你覺得需要時間管理,去做時間管理,得到實質(zhì)的好處,更強(qiáng)化自己時間管理的動機(jī),成為一良好的正向循環(huán)我的成功和快樂的定義就是…9、青少年是一個美好而又是一去不可再得的時期，是將來一切光明和幸福的開端。。3月-253月-25Thursday,March20,202510、人的志向通常和他們的能力成正比例。16:06:1116:06:1116:063/20/20254:06:11PM11、夫?qū)W須志也，才須學(xué)也，非學(xué)無以廣才，非志無以成學(xué)。3月-2516:06:1116:06Mar-2520-Mar-2512、越是無能的人，越喜歡挑剔別人的錯兒。16:06:1116:06:1116:06Thursday,March20,202513、志不立，天下無可成之事。3月-253月-2516:06:1116:06:11March20,202