超市生鮮采購流程制度

超市生鮮采購流程制度?一、目的為規(guī)范超市生鮮采購工作流程，確保生鮮商品的質(zhì)量、供應(yīng)穩(wěn)定性和成本控制，特制定本制度。

二、適用范圍本制度適用于超市所有生鮮品類的采購活動，包括但不限于蔬菜、水果、肉類、禽類、水產(chǎn)、糧油、副食等。

三、職責分工1.采購部門負責生鮮供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇和管理。制定生鮮采購計劃，根據(jù)市場需求和銷售數(shù)據(jù)確定采購品種、數(shù)量和時間。與供應(yīng)商進行談判，簽訂采購合同，確保采購價格、質(zhì)量、交貨期等條款符合公司要求。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。2.質(zhì)量控制部門制定生鮮質(zhì)量標準和驗收規(guī)范。在采購過程中對生鮮商品進行抽檢，確保所采購的商品符合質(zhì)量要求。對驗收不合格的生鮮商品提出處理意見，并監(jiān)督采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.銷售部門提供市場銷售數(shù)據(jù)和顧客需求信息，協(xié)助采購部門制定采購計劃。反饋顧客對生鮮商品的質(zhì)量、品種、價格等方面的意見和建議，以便采購部門進行改進。4.財務(wù)部門審核采購合同，確保合同條款符合財務(wù)規(guī)定。負責采購資金的預(yù)算、支付和核算，監(jiān)控采購成本。對采購活動進行財務(wù)分析，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)支持決策。

四、采購流程

（一）采購計劃制定1.銷售數(shù)據(jù)分析采購部門每周定期收集銷售部門提供的生鮮銷售數(shù)據(jù)，包括銷售數(shù)量、銷售額、銷售排名等。對銷售數(shù)據(jù)進行分析，了解各類生鮮商品的銷售趨勢、季節(jié)性變化、顧客購買偏好等。2.庫存盤點采購部門聯(lián)合倉庫管理部門，每月對生鮮庫存進行盤點，確定現(xiàn)有庫存數(shù)量、品種和質(zhì)量狀況。根據(jù)庫存盤點結(jié)果，結(jié)合銷售數(shù)據(jù)分析，計算出各類生鮮商品的補貨數(shù)量和采購數(shù)量。3.市場調(diào)研采購人員關(guān)注生鮮市場動態(tài)，包括價格波動、新品上市、供應(yīng)商動態(tài)等信息。定期收集競爭對手的生鮮商品信息，分析其價格、品種、促銷活動等方面的優(yōu)勢和劣勢。根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果，調(diào)整采購計劃，確保采購的生鮮商品具有市場競爭力。4.采購計劃編制采購部門根據(jù)銷售數(shù)據(jù)分析、庫存盤點結(jié)果和市場調(diào)研情況，編制月度生鮮采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購商品的品種、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間、質(zhì)量要求等詳細信息。將采購計劃提交給部門負責人審核，經(jīng)批準后執(zhí)行。

（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門通過多種渠道開發(fā)生鮮供應(yīng)商，如行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索、同行交流等。對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、食品經(jīng)營許可證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品檢驗報告等相關(guān)資質(zhì)文件。實地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)基地、加工車間、倉儲物流等場所，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、管理水平等。2.供應(yīng)商評估建立供應(yīng)商評估體系，從質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)、信譽等方面對供應(yīng)商進行綜合評估。定期（每季度）對供應(yīng)商進行評估，評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對不同等級的供應(yīng)商采取相應(yīng)的管理措施，如增加采購量、減少采購量、暫停合作、淘汰等。3.供應(yīng)商選擇在供應(yīng)商評估的基礎(chǔ)上，采購部門選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商作為合作伙伴。與選定的供應(yīng)商進行談判，簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括商品價格、質(zhì)量標準、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。將供應(yīng)商信息錄入供應(yīng)商管理系統(tǒng)，建立供應(yīng)商檔案，以便進行日常管理和跟蹤。4.供應(yīng)商管理采購部門定期與供應(yīng)商溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、市場價格波動等信息。監(jiān)督供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)，如按時交貨、保證商品質(zhì)量、提供售后服務(wù)等。對供應(yīng)商的違規(guī)行為進行及時處理，如扣除貨款、暫停合作、追究法律責任等。定期對供應(yīng)商進行培訓和指導，幫助其提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。

（三）采購訂單下達1.訂單生成根據(jù)采購計劃，采購人員在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中生成采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購商品的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量要求等詳細信息。將采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認訂單內(nèi)容。2.訂單審核采購部門負責人對采購訂單進行審核，確保訂單內(nèi)容符合采購計劃和公司要求。審核訂單的價格、數(shù)量、交貨期等條款是否合理，是否與供應(yīng)商協(xié)商一致。對審核通過的采購訂單進行批準，如有問題及時與采購人員溝通并修改訂單。3.訂單跟蹤采購人員負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的備貨進度、發(fā)貨情況等。與供應(yīng)商保持密切聯(lián)系，協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、商品質(zhì)量問題等。定期向部門負責人匯報采購訂單的執(zhí)行情況，確保采購任務(wù)按時完成。

（四）商品驗收1.驗收準備質(zhì)量控制部門根據(jù)生鮮商品的特點和質(zhì)量標準，制定詳細的驗收規(guī)范和流程。倉庫管理部門提前做好驗收場地、設(shè)備、工具等準備工作，確保驗收工作順利進行。采購人員提前通知供應(yīng)商送貨時間，并要求供應(yīng)商提供商品的質(zhì)量證明文件、送貨清單等相關(guān)資料。2.驗收流程生鮮商品到貨后，倉庫管理人員首先核對送貨清單與采購訂單是否一致，包括商品品種、規(guī)格、數(shù)量等信息。質(zhì)量控制人員按照驗收規(guī)范對生鮮商品進行質(zhì)量檢驗，檢查商品的外觀、色澤、氣味、新鮮度、包裝等是否符合要求。對部分生鮮商品進行抽樣檢測，如蔬菜、水果的農(nóng)藥殘留檢測，肉類、禽類、水產(chǎn)的獸藥殘留檢測等，確保商品質(zhì)量安全。驗收合格的生鮮商品辦理入庫手續(xù)，按照規(guī)定的存儲條件進行存放；驗收不合格的生鮮商品，質(zhì)量控制人員填寫《驗收不合格報告》，注明不合格原因，并提出處理意見。3.驗收結(jié)果處理對于驗收合格的生鮮商品，采購人員根據(jù)驗收情況與供應(yīng)商進行結(jié)算，并按照合同約定支付貨款。對于驗收不合格的生鮮商品，采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨、降價處理等。如因供應(yīng)商原因?qū)е律唐焚|(zhì)量問題給超市造成損失的，采購部門有權(quán)要求供應(yīng)商承擔相應(yīng)的賠償責任。

（五）采購付款1.付款申請采購人員根據(jù)采購合同和驗收情況，在規(guī)定的付款期限內(nèi)填寫《付款申請單》，注明供應(yīng)商名稱、采購訂單號、商品名稱、數(shù)量、金額、付款方式等信息。將《付款申請單》提交給部門負責人審核，經(jīng)批準后附上相關(guān)的發(fā)票、驗收報告、送貨清單等憑證，一并提交給財務(wù)部門。2.付款審核財務(wù)部門收到《付款申請單》及相關(guān)憑證后，對付款申請進行審核。審核內(nèi)容包括采購合同的真實性、有效性，發(fā)票的合法性、合規(guī)性，驗收報告的準確性，付款金額與合同約定是否一致等。對審核通過的付款申請進行批準，如有問題及時與采購人員溝通并要求補充或修改相關(guān)資料。3.付款執(zhí)行財務(wù)部門按照批準的付款申請，根據(jù)合同約定的付款方式進行付款操作。如采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款，財務(wù)人員核對供應(yīng)商銀行賬戶信息后，辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)，并保留轉(zhuǎn)賬憑證。如采用支票付款，財務(wù)人員填寫支票并加蓋財務(wù)印章，將支票交給采購人員或供應(yīng)商指定人員，并要求簽收。付款完成后，財務(wù)人員在財務(wù)系統(tǒng)中記錄付款信息，并進行賬務(wù)處理。

（六）采購績效評估1.評估指標設(shè)定采購部門建立采購績效評估體系，設(shè)定采購質(zhì)量、采購成本、采購效率、供應(yīng)商管理等方面的評估指標。采購質(zhì)量指標包括商品合格率、退貨率、顧客投訴率等；采購成本指標包括采購價格差異率、采購總成本降低率等；采購效率指標包括訂單處理周期、交貨準時率等；供應(yīng)商管理指標包括供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商合作年限等。2.數(shù)據(jù)收集與分析采購部門定期收集采購績效評估相關(guān)的數(shù)據(jù)，如質(zhì)量檢驗報告、采購發(fā)票、訂單執(zhí)行記錄、供應(yīng)商反饋等。對收集的數(shù)據(jù)進行整理和分析，計算各項評估指標的實際完成情況，并與設(shè)定的目標值進行對比。3.評估結(jié)果反饋與改進根據(jù)采購績效評估結(jié)果，采購部門撰寫評估報告，分析采購工作中存在的問題和不足之處。將評估報告提交給部門負責人和公司管理層，提出改進措施和建議。根據(jù)反饋意見，采購部門制定具體的改進計劃，并組織實施，不斷提高采購工作績效。

五、采購風險控制1.市場風險密切關(guān)注生鮮市場動態(tài)，加強市場調(diào)研和分析，及時掌握價格波動、供求關(guān)系變化等信息。與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過簽訂價格調(diào)整協(xié)議、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。合理控制庫存水平，避免因市場變化導致庫存積壓或缺貨現(xiàn)象。2.質(zhì)量風險嚴格按照質(zhì)量標準和驗收規(guī)范進行采購和驗收，加強對生鮮商品質(zhì)量的檢驗檢測。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，如產(chǎn)品檢驗報告、合格證等，并對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進行評估和監(jiān)督。建立質(zhì)量追溯機制，一旦發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，能夠及時追溯到供應(yīng)商和采購批次，采取相應(yīng)的處理措施。3.供應(yīng)商風險加強對供應(yīng)商的選擇和管理，嚴格評估供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平等。與供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是質(zhì)量、交貨期、違約責任等條款。定期對供應(yīng)商進行評估和考核，及時淘汰不合格供應(yīng)商，降低供應(yīng)商風險。4.合同風險采購合同簽訂前，由財務(wù)部門和法務(wù)部門對合同條款進行審核，確保合同合法合規(guī)、條款清晰明確。在合同執(zhí)行過程中，嚴格按照合同約定履行雙