監(jiān)理企業(yè)檔案管理制度

監(jiān)理企業(yè)檔案管理制度?一、總則1.目的本制度旨在加強(qiáng)監(jiān)理企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營管理、工程監(jiān)理等各項工作中的作用。2.適用范圍本制度適用于本監(jiān)理企業(yè)各部門、各項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)在工作中形成的各類檔案的管理。3.檔案定義本制度所指檔案是指在監(jiān)理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善企業(yè)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理企業(yè)各類檔案，對檔案進(jìn)行收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲等工作。建立檔案信息檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。定期對檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案保管期限的調(diào)整意見，對已到保管期限的檔案進(jìn)行處置。組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高員工檔案管理意識和技能。參與檔案的銷毀、移交等工作。2.項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)職責(zé)負(fù)責(zé)本項目監(jiān)理過程中形成檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的真實、完整、準(zhǔn)確。在項目結(jié)束后，及時將整理好的項目檔案移交企業(yè)檔案管理部門。配合企業(yè)檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作。3.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門工作中形成檔案的收集、整理，并定期移交企業(yè)檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作，如提供檔案信息、參與檔案鑒定等。

三、檔案的收集與整理1.收集范圍工程監(jiān)理合同、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則等文件。工程開工、復(fù)工報審表，施工組織設(shè)計（方案）報審表等。工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報審表及質(zhì)量證明文件。工程檢驗批、分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄。工程質(zhì)量問題處理記錄，質(zhì)量事故報告及處理方案。工程進(jìn)度計劃、進(jìn)度報表、工程暫停令、工程復(fù)工令等。工程費用支付證書、工程款支付申請表等費用文件。監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀(jì)要、專題會議紀(jì)要等。來往函件、通知、報告等文件。與工程相關(guān)的聲像、電子資料等。2.收集要求項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整收集。收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。3.整理原則與方法遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。按照工程建設(shè)程序，分階段、分專業(yè)進(jìn)行整理。歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。整理后的檔案應(yīng)編制卷內(nèi)文件目錄，填寫備考表，裝訂整齊。

四、檔案的分類與編號1.分類工程監(jiān)理檔案分為工程前期文件、監(jiān)理過程文件、工程驗收文件、其他文件四大類。工程前期文件包括工程監(jiān)理合同、項目立項文件等。監(jiān)理過程文件包括監(jiān)理規(guī)劃、實施細(xì)則、月報、會議紀(jì)要等。工程驗收文件包括工程質(zhì)量驗收記錄、工程竣工報告等。其他文件包括與工程相關(guān)的聲像資料、電子文件等。2.編號檔案編號采用分類編號法，由類別代碼、年度代碼、項目代碼、順序號組成。類別代碼：用大寫字母表示各類檔案，如"QD"表示工程前期文件，"JL"表示監(jiān)理過程文件等。年度代碼：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成年度，如"2023"。項目代碼：根據(jù)項目名稱編制唯一代碼。順序號：按照檔案形成順序依次編號。

五、檔案的裝訂與裝盒1.裝訂要求歸檔文件應(yīng)按件裝訂，拆除金屬物，采用線裝或縫紉機(jī)軋邊裝訂。幅面過大的文件，應(yīng)折疊成A4規(guī)格，小于A4的文件應(yīng)粘貼在A4紙上。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響閱讀。2.裝盒要求檔案盒應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的無酸檔案盒。一個項目的檔案可根據(jù)數(shù)量裝入若干個檔案盒，同一項目的檔案應(yīng)集中裝盒。在檔案盒脊背上填寫檔案類別、年度、項目名稱、起止卷號等信息。

六、檔案的存儲與保管1.存儲環(huán)境檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。2.保管方式檔案應(yīng)分類存放，上架排列，便于查找。對重要檔案應(yīng)采取備份存儲，可采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式。定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.檔案安全嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱、歸還制度，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。對電子檔案應(yīng)采取加密存儲、定期備份等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。

七、檔案的利用1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全。優(yōu)先滿足企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理、工程監(jiān)理等工作需要。2.利用方式查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供查閱。借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。出具證明：根據(jù)需要，可為有關(guān)單位或個人出具檔案證明。3.利用記錄對檔案查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用者姓名、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容等。利用記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計分析。

八、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作定期對檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成。鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值、保管期限等因素，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。2.銷毀程序?qū)σ训奖９芷谙耷覠o保存價值的檔案，填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人員監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案徹底銷毀。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊歸檔保存。

九、檔案的移交1.移交范圍工程竣工后，項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)將全部項目檔案移交企業(yè)檔案管理部門。企業(yè)因合并、分立、撤銷等原因終止的，應(yīng)將檔案移交有關(guān)部門或單位。2.移交要求移交檔案應(yīng)編制檔案移交清單，清單內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限等。移交雙方應(yīng)按照清單進(jìn)行核對，辦理交接手續(xù)，簽字確認(rèn)。3.接收單位職責(zé)接收單位應(yīng)認(rèn)真核對移交的檔案，對不符合