公司物資采購管理制度40116

公司物資采購管理制度40116?一、總則1.目的為規(guī)范公司物資采購管理工作，確保物資采購活動的合法性、合理性、規(guī)范性，提高物資采購效率，降低采購成本，保證公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門物資采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、勞保用品等各類物資的采購。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，合理安排物資采購，避免盲目采購和積壓浪費。質(zhì)量優(yōu)先原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，進行采購成本控制，確保所采購物資符合公司生產(chǎn)經(jīng)營要求。公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和審計。供應商管理原則：建立穩(wěn)定、優(yōu)質(zhì)的供應商隊伍，加強供應商評估與管理，確保物資供應的及時性和穩(wěn)定性。

二、采購組織與職責1.采購決策機構(gòu)公司成立采購管理委員會，由公司高層領(lǐng)導、相關(guān)部門負責人組成。采購管理委員會負責審議公司重大采購項目、采購策略、供應商選擇等重大采購事項，做出采購決策。2.采購執(zhí)行部門公司設立采購部，作為物資采購的執(zhí)行部門。采購部負責具體采購業(yè)務的實施，包括采購計劃制定、供應商開發(fā)與管理、采購合同簽訂與執(zhí)行、采購物資驗收等工作。3.其他部門職責需求部門：負責提出物資采購需求，明確物資規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購物資進行驗收。財務部門：負責審核采購預算、采購合同付款條款，辦理采購款項支付，并對采購成本進行核算與分析。質(zhì)量部門：負責對采購物資的質(zhì)量進行檢驗和監(jiān)督，確保采購物資符合質(zhì)量標準。

三、采購計劃管理1.年度采購計劃各需求部門應于每年年底前向采購部提交下一年度物資采購需求計劃，包括物資名稱、規(guī)格型號、預計數(shù)量、需求時間等。采購部匯總各部門需求計劃后，結(jié)合公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和庫存情況，編制公司年度采購計劃，報采購管理委員會審批。2.月度采購計劃采購部根據(jù)年度采購計劃，結(jié)合當月生產(chǎn)經(jīng)營實際情況，于每月底前編制次月采購計劃，明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間等，并發(fā)送給各相關(guān)部門。各需求部門如有臨時采購需求，應提前向采購部提出申請，采購部根據(jù)實際情況進行調(diào)整和安排。3.采購計劃變更如因生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整、市場變化等原因需要變更采購計劃，需求部門應及時向采購部提出變更申請，說明變更原因、變更內(nèi)容等。采購部審核后，報采購管理委員會審批。采購計劃變更后，采購部應及時調(diào)整采購工作安排，確保采購任務的順利完成。

四、供應商管理1.供應商開發(fā)采購部應通過多種渠道開發(fā)供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行調(diào)查評估，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、售后服務等方面情況。建立供應商信息檔案，記錄供應商基本信息、聯(lián)系方式、合作歷史、評估結(jié)果等。2.供應商評估采購部定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。評估方式可采用實地考察、問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等。根據(jù)評估結(jié)果，將供應商分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商三類。對優(yōu)秀供應商給予更多合作機會和優(yōu)惠政策，對不合格供應商及時淘汰。3.供應商選擇在進行物資采購時，采購部應優(yōu)先從合格供應商中選擇供應商。對于重大采購項目，應組織相關(guān)部門對供應商進行綜合評審，選擇最合適的供應商。選擇供應商時，應綜合考慮供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等因素，確保采購物資的性價比最優(yōu)。4.供應商管理與溝通采購部應與供應商保持密切溝通，及時了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量情況等。對于供應商提出的問題和困難，應積極協(xié)助解決。定期召開供應商會議，總結(jié)合作經(jīng)驗，加強雙方合作與交流。建立供應商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予表彰和獎勵，對違反合同約定的供應商進行處罰。

五、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫《物資采購申請表》，詳細注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、需求時間等內(nèi)容，并提交給采購部。2.采購審批采購部收到《物資采購申請表》后，對采購申請進行審核。審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購預算的合規(guī)性等。對于金額較大或重要物資的采購申請，采購部審核后報采購管理委員會審批。3.采購詢價與比價采購部根據(jù)審批后的采購申請，向多家供應商發(fā)出詢價單，要求供應商報價。采購部對供應商的報價進行比較分析，選擇價格合理、質(zhì)量可靠的供應商作為候選供應商。對于部分物資，采購部可組織供應商進行現(xiàn)場報價或競爭性談判。4.采購合同簽訂采購部與選定的供應商協(xié)商簽訂采購合同。采購合同應明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務等條款。采購合同簽訂前，應提交給法務部門審核，確保合同的合法性和有效性。采購合同簽訂后，雙方應嚴格履行合同約定。5.采購訂單下達采購部根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資的具體要求、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容。采購訂單下達后，采購部應跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應。6.物資驗收物資到貨前，采購部應通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準備工作。物資到貨后，需求部門和質(zhì)量部門按照合同要求和相關(guān)標準對物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、外觀等方面。驗收合格后，需求部門在《物資驗收單》上簽字確認。如驗收不合格，采購部應及時與供應商協(xié)商解決，要求供應商更換物資或進行補貨、退款等處理。7.采購付款物資驗收合格后，采購部根據(jù)采購合同約定，填寫《付款申請單》，附上采購合同、發(fā)票、驗收單等相關(guān)憑證，提交給財務部門審核。財務部門審核無誤后，按照公司財務制度辦理付款手續(xù)。

六、采購風險管理1.風險識別與評估采購部應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，如供應商違約風險、質(zhì)量風險、價格波動風險、合同風險等。分析風險發(fā)生的可能性和影響程度，制定相應的風險應對措施。2.風險應對措施供應商違約風險：加強供應商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應商；簽訂詳細的采購合同，明確雙方權(quán)利義務和違約責任；定期對供應商進行評估和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應商存在的問題。質(zhì)量風險：選擇質(zhì)量可靠的供應商；加強物資驗收環(huán)節(jié)管理，嚴格按照質(zhì)量標準進行驗收；要求供應商提供質(zhì)量保證文件和售后服務承諾；建立質(zhì)量追溯機制，對出現(xiàn)質(zhì)量問題的物資及時進行處理。價格波動風險：關(guān)注市場價格動態(tài)，定期進行市場調(diào)研；與供應商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款；合理安排采購計劃，避免集中采購和高價采購；采用套期保值等金融工具進行價格風險管理。合同風險：加強合同管理，確保合同條款合法、合規(guī)、明確；簽訂合同前進行法律審核；合同執(zhí)行過程中嚴格按照合同約定履行義務；定期對合同執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛。

七、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、采購流程合規(guī)性、供應商管理情況、采購合同簽訂與執(zhí)行情況等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。2.采購審計公司內(nèi)部審計部門根據(jù)需要，對重大采購項目進行專項審計。審計內(nèi)容包括采購項目的立