辦公用品管理制度整套

辦公用品管理制度整套?1.目的為加強公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等行為，合理控制辦公用品費用，提高辦公用品使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.管理原則遵循"統(tǒng)一管理、按需配備、節(jié)約使用"的原則，確保辦公用品的合理配置和有效利用。二、職責分工1.行政部門負責制定辦公用品管理制度并組織實施。匯總各部門辦公用品需求計劃，編制采購計劃并組織采購。負責辦公用品的驗收、入庫、保管、發(fā)放及庫存管理。定期盤點辦公用品庫存，及時補充短缺物資。對辦公用品的使用情況進行監(jiān)督檢查，提出改進建議。2.各部門負責本部門辦公用品需求的統(tǒng)計和申報。合理使用和保管本部門領用的辦公用品，不得隨意浪費或轉借他人。協(xié)助行政部門做好辦公用品的盤點工作。三、辦公用品分類及標準1.辦公文具類書寫工具：鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆、記號筆等。紙品類：復印紙、打印紙、便簽紙、筆記本、文件夾、檔案袋等。桌面用品：訂書機、訂書釘、回形針、大頭針、膠水、膠棒、計算器、剪刀、裁紙刀、直尺等。其他：涂改液、修正帶、橡皮筋、長尾夾等。2.辦公設備類電腦及周邊設備：臺式電腦、筆記本電腦、顯示器、打印機、復印機、掃描儀、傳真機、鍵盤、鼠標、音箱等。辦公家具：辦公桌、辦公椅、文件柜、會議桌椅等。3.消耗用品類清潔用品：抹布、拖把、掃帚、垃圾袋、清潔劑等。耗材類：硒鼓、墨盒、碳粉、色帶、打印紙等。4.其他類通訊設備：固定電話、手機、對講機等。數(shù)碼產(chǎn)品：相機、攝像機、投影儀等。四、辦公用品采購管理1.需求計劃申報各部門應于每月[具體日期]前，將本部門次月辦公用品需求計劃填寫完整，提交至行政部門。需求計劃應詳細注明辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。如有特殊辦公用品需求，需提前向行政部門說明情況，以便及時采購。2.采購計劃編制行政部門收到各部門需求計劃后，進行匯總分析，結合辦公用品庫存情況，編制次月辦公用品采購計劃。采購計劃應確保滿足公司正常辦公需求，同時避免過度采購造成浪費。3.采購實施行政部門根據(jù)采購計劃，選擇合格的供應商進行采購。優(yōu)先選擇信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應商。采購人員應與供應商簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務等條款。對于批量采購的辦公用品，應按照合同約定的時間和方式進行交貨驗收。五、辦公用品驗收與入庫管理1.驗收辦公用品到貨后，采購人員應及時通知行政部門進行驗收。行政部門驗收人員應按照采購合同和相關標準，對辦公用品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進行仔細核對。對于驗收合格的辦公用品，驗收人員應在送貨單上簽字確認；對于驗收不合格的辦公用品，應及時與供應商聯(lián)系，要求其更換或處理。2.入庫驗收合格的辦公用品應及時辦理入庫手續(xù)。入庫人員應根據(jù)送貨單和驗收單，將辦公用品分類存放，并填寫入庫登記表。入庫登記表應詳細記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫日期、供應商等信息。行政部門應定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。六、辦公用品發(fā)放管理1.發(fā)放原則按需發(fā)放原則。根據(jù)各部門實際工作需要，合理發(fā)放辦公用品，確保滿足正常辦公需求。定量發(fā)放原則。對部分辦公用品實行定量發(fā)放，如復印紙、打印紙等，以控制使用量，避免浪費。以舊換新原則。對于部分可重復使用的辦公用品，如計算器、訂書機等，實行以舊換新制度，鼓勵員工節(jié)約使用。2.發(fā)放流程各部門員工因工作需要領用辦公用品時，應填寫辦公用品領用申請表，注明領用辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準。員工持辦公用品領用申請表到行政部門領取辦公用品。行政部門發(fā)放人員應根據(jù)申請表內(nèi)容，核實庫存情況，如數(shù)發(fā)放辦公用品，并在申請表上簽字確認。行政部門應定期統(tǒng)計各部門辦公用品領用情況，分析使用趨勢，合理調(diào)整發(fā)放標準。七、辦公用品使用與保管1.使用要求員工應愛護辦公用品，合理使用，避免浪費和損壞。對于辦公文具類用品，應按照正確的使用方法進行使用，如節(jié)約用紙、規(guī)范使用書寫工具等。對于辦公設備類用品，應嚴格按照操作規(guī)程進行操作，定期進行維護保養(yǎng)，確保設備正常運行。員工離職時，應將領用的辦公用品交回行政部門，如有損壞或丟失，應照價賠償。2.保管要求行政部門應設立專門的辦公用品倉庫，對辦公用品進行分類存放，確保存放環(huán)境安全、整潔、通風良好。倉庫管理人員應定期對辦公用品進行盤點，檢查庫存數(shù)量、質(zhì)量等情況，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。對于貴重辦公用品和易損辦公用品，應加強保管措施，如單獨存放、設置專人管理等。八、辦公用品費用管理1.預算管理行政部門應根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和辦公用品使用情況，編制年度辦公用品費用預算。年度辦公用品費用預算應報公司領導審批后執(zhí)行，并分解到各季度、各月份，以便進行控制和考核。2.費用核算財務部門應建立辦公用品費用核算臺賬，對辦公用品采購、領用等費用進行詳細記錄。行政部門應定期與財務部門核對辦公用品費用賬目，確保費用核算準確無誤。3.費用控制行政部門應嚴格按照辦公用品費用預算進行采購和使用管理，控制費用支出。如因特殊情況需要超出預算支出，應提前向公司領導申請追加預算，并說明原因。財務部門應定期對辦公用品費用進行分析，提出改進建議，協(xié)助行政部門做好費用控制工作。九、監(jiān)督與檢查1.行政部門定期檢查行政部門應定期對各部門辦公用品使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括辦公用品的領用、使用、保管等方面。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應及時向相關部門和人員提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.公司不定期抽查公司領導和相關部門應不定期對各部門辦公用品使用情況進行抽查，了解辦公用品管理制度的執(zhí)行情況。對于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將按照相關規(guī)定進行嚴肅處理。十、處罰與獎勵1.處罰對于違反辦公用品管理制度，浪費、損壞辦公用品的員工，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、罰款等處罰。對于因管理不善導致辦公用品丟失或被盜的部門負責人，公司將追究其管理責任，并給予相應的處罰。2.獎勵對于在辦公用品管理工作中表現(xiàn)突出，如節(jié)