公司檔案管理制度99346

公司檔案管理制度99346?1.目的為了加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的檔案管理工作。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善公司檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。組織檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。對各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。2.各部門兼職檔案員職責負責本部門文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作。對本部門歸檔的文件材料的完整性、準確性和系統(tǒng)性負責。定期將本部門整理好的檔案移交公司檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件，包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)文件。公司各項會議形成的文件材料，如會議通知、議程、報告、決議等。公司業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的文件，如合同、協(xié)議、訂單、報價單、客戶資料等。公司行政管理工作中形成的文件，如工作計劃、總結(jié)、請示、批復、規(guī)章制度等。公司財務(wù)工作中產(chǎn)生的文件，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。公司人事管理工作中形成的文件，如員工檔案、招聘資料、培訓記錄、考核結(jié)果等。公司技術(shù)研發(fā)工作中形成的文件，如項目立項報告、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、專利申請文件等。公司對外宣傳、公關(guān)活動中形成的文件，如宣傳資料、新聞稿件、活動照片、視頻等。其他具有保存價值的文件材料。2.收集要求各部門應(yīng)明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。收集的文件材料應(yīng)真實、準確、清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。對于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復印件，并注明原件保存處。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。區(qū)分不同價值，便于保管和利用。符合國家有關(guān)檔案整理的標準和規(guī)范。4.整理方法按照文件材料的類別、年度、保管期限等進行分類。對每份文件材料進行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄。將文件材料裝訂成冊，填寫卷皮，編制案卷目錄。四、檔案的鑒定與保管期限1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負責對公司檔案進行鑒定。2.鑒定標準根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，確定檔案的保管期限。對檔案的價值進行評估，主要考慮檔案的重要性、歷史意義、利用頻率等因素。3.保管期限劃分永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。定期保管：分為30年、10年兩種。凡是在一定時期內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。4.鑒定程序檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，列出清單，提交檔案鑒定小組鑒定。檔案鑒定小組對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。對擬銷毀的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后銷毀。五、檔案的保管1.保管場所公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度適宜，確保檔案的安全保管。2.保管要求按照檔案的類別、保管期限、年度等進行分類存放，便于查找和管理。建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管等情況進行詳細記錄。定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整、安全。對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并定期進行數(shù)據(jù)維護，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的統(tǒng)計1.統(tǒng)計內(nèi)容檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等工作情況。2.統(tǒng)計方法檔案管理部門定期對檔案進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準確、及時，如實反映檔案管理工作的實際情況。3.統(tǒng)計分析對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗和不足，為改進檔案管理工作提供依據(jù)。七、檔案的利用1.利用原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和公司的保密制度，確保檔案信息的安全。本著方便利用、提高效率的原則，為公司各項工作提供服務(wù)。2.利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。外單位因工作關(guān)系，經(jīng)公司領(lǐng)導批準查閱檔案。3.利用手續(xù)公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)本部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.利用登記檔案管理部門對檔案查閱情況進行詳細登記，記錄查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、批準人等信息。檔案查閱登記應(yīng)長期保存，以備查考。八、檔案的保密1.保密制度加強檔案保密教育，提高員工的保密意識。對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要檔案，實行專人專管，嚴格保密。嚴格控制檔案的查閱范圍，未經(jīng)批準，不得擅自擴大查閱范圍。嚴禁在非保密場所談?wù)摗鞑n案內(nèi)容。2.保密措施對檔案庫房、檔案柜等采取必要的保密措施，如安裝門禁系統(tǒng)、加密存儲等。對電子檔案設(shè)置訪問權(quán)限，防止信息泄露。對接觸重要檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。九、檔案的移交與銷毀1.移交公司各部門在工作結(jié)束后，應(yīng)及時將整理好的檔案移交公司檔案管理部門。檔案管理部門接收檔案時，應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量等情況，辦理交接手續(xù)。對接收的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時進行整理、上架，確保檔案的有序管理。2.銷毀對保管期滿且無保存價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組鑒定，編制銷毀清冊，報公司主管領(lǐng)導批準后銷毀。檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行，并在銷毀清冊上簽字確認。銷毀檔案時，應(yīng)采用適當?shù)姆绞剑_保檔案信息