檔案檢查方案

檔案檢查方案?本次檔案檢查旨在全面了解本單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，促進(jìn)檔案管理制度的完善和執(zhí)行，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，提高檔案利用效率，為單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供有力的支持和保障。二、檢查依據(jù)1.《中華人民共和國(guó)檔案法》2.《機(jī)關(guān)檔案工作條例》3.《企業(yè)檔案管理規(guī)定》4.本單位制定的檔案管理制度三、檢查范圍本次檢查涵蓋本單位各部門(mén)在[具體時(shí)間段]內(nèi)形成的各類(lèi)檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案等。四、檢查內(nèi)容1.檔案管理制度建設(shè)檔案管理制度是否健全，是否涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。制度是否符合國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，是否具有可操作性。2.檔案收集情況各部門(mén)檔案收集是否及時(shí)、完整，有無(wú)應(yīng)歸檔而未歸檔的文件材料。檔案收集范圍是否明確，是否涵蓋了各類(lèi)重要業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件資料。3.檔案整理質(zhì)量檔案分類(lèi)是否科學(xué)合理，符合本單位實(shí)際情況和檔案管理規(guī)范。檔案編號(hào)是否規(guī)范統(tǒng)一，編目是否準(zhǔn)確清晰。檔案裝訂是否整齊牢固，紙張是否符合要求。4.檔案保管條件檔案庫(kù)房是否安全，有無(wú)防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施設(shè)備，且設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行。檔案存放是否有序，是否便于查找和利用。檔案存儲(chǔ)介質(zhì)是否定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)環(huán)境是否符合要求。5.檔案信息化建設(shè)檔案信息化系統(tǒng)是否完善，功能是否滿(mǎn)足檔案管理工作需求。檔案數(shù)字化工作進(jìn)展情況，已數(shù)字化檔案的質(zhì)量是否符合要求。檔案信息安全措施是否到位，是否存在信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。6.檔案利用服務(wù)檔案查閱利用制度是否健全，手續(xù)是否完備。檔案利用效果反饋機(jī)制是否建立，是否對(duì)利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。五、檢查方法1.聽(tīng)取匯報(bào)：聽(tīng)取各部門(mén)檔案管理工作負(fù)責(zé)人關(guān)于本部門(mén)檔案管理情況的匯報(bào)，了解檔案管理工作的整體情況和存在的問(wèn)題。2.查閱資料：查閱各部門(mén)的檔案管理制度、檔案目錄、檔案實(shí)體等，檢查檔案管理工作的實(shí)際開(kāi)展情況。3.實(shí)地查看：實(shí)地查看檔案庫(kù)房、檔案辦公場(chǎng)所等，檢查檔案保管條件和信息化建設(shè)情況。4.問(wèn)卷調(diào)查：設(shè)計(jì)檔案管理工作調(diào)查問(wèn)卷，向各部門(mén)工作人員發(fā)放，了解他們對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和意見(jiàn)建議。5.數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析：對(duì)檢查過(guò)程中獲取的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如檔案數(shù)量、分類(lèi)情況、利用情況等，以便發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和總結(jié)規(guī)律。六、檢查步驟本次檔案檢查工作分為三個(gè)階段進(jìn)行：準(zhǔn)備階段（[準(zhǔn)備階段時(shí)間區(qū)間]）1.成立檔案檢查工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確小組成員的職責(zé)分工。領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)：[組長(zhǎng)姓名]，負(fù)責(zé)全面指導(dǎo)和協(xié)調(diào)檔案檢查工作。領(lǐng)導(dǎo)小組成員：[成員姓名1]、[成員姓名2]、......，負(fù)責(zé)具體實(shí)施檔案檢查工作。2.制定檔案檢查工作方案，明確檢查目的、范圍、內(nèi)容、方法、步驟和要求。3.組織檢查人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉檔案檢查的標(biāo)準(zhǔn)和方法，掌握相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)。4.準(zhǔn)備檢查所需的各種表格、文件和工具，如檔案檢查表、調(diào)查問(wèn)卷、筆記本電腦等。實(shí)施階段（[實(shí)施階段時(shí)間區(qū)間]）1.各部門(mén)按照檔案檢查工作方案的要求，進(jìn)行自查自糾，并形成自查報(bào)告。自查報(bào)告應(yīng)包括本部門(mén)檔案管理工作的基本情況、存在的問(wèn)題及整改措施等內(nèi)容。2.檢查工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)各部門(mén)的自查情況進(jìn)行抽查。抽查比例不低于[X]%。抽查過(guò)程中，檢查人員要認(rèn)真填寫(xiě)檔案檢查表，詳細(xì)記錄檢查情況。3.檢查人員通過(guò)查閱資料、實(shí)地查看、問(wèn)卷調(diào)查等方式，對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行全面檢查。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通，要求其說(shuō)明情況，并做好記錄。4.在檢查過(guò)程中，要注重收集各部門(mén)對(duì)檔案管理工作的意見(jiàn)和建議，為完善檔案管理制度提供參考依據(jù)?？偨Y(jié)階段（[總結(jié)階段時(shí)間區(qū)間]）1.檢查工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)檢查情況進(jìn)行匯總分析，梳理存在的問(wèn)題，形成檔案檢查工作報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括檢查工作的基本情況、發(fā)現(xiàn)的主要問(wèn)題、整改建議等。2.召開(kāi)檔案檢查工作總結(jié)會(huì)議，通報(bào)檔案檢查情況，對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)突出的部門(mén)進(jìn)行表?yè)P(yáng)，對(duì)存在問(wèn)題較多的部門(mén)提出批評(píng)，并要求其限期整改。3.將檔案檢查工作報(bào)告報(bào)送單位領(lǐng)導(dǎo)審批，并將檢查結(jié)果反饋給各部門(mén)。各部門(mén)要根據(jù)檢查意見(jiàn)，認(rèn)真落實(shí)整改措施，按時(shí)完成整改任務(wù)。4.對(duì)檔案檢查工作進(jìn)行總結(jié)反思，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善檔案檢查工作機(jī)制和方法，提高檔案管理工作水平。七、問(wèn)題整改1.明確整改責(zé)任：針對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，明確整改責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人，確保整改工作落到實(shí)處。2.制定整改措施：整改責(zé)任部門(mén)要根據(jù)問(wèn)題的性質(zhì)和實(shí)際情況，制定具體的整改措施，明確整改目標(biāo)、整改期限和整改要求。3.落實(shí)整改任務(wù)：整改責(zé)任部門(mén)要按照整改措施認(rèn)真組織實(shí)施整改工作，確保在規(guī)定期限內(nèi)完成整改任務(wù)。在整改過(guò)程中，要及時(shí)向檔案檢查工作領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)整改進(jìn)展情況。4.跟蹤檢查整改效果：檔案檢查工作領(lǐng)導(dǎo)小組要對(duì)整改責(zé)任部門(mén)的整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改工作取得實(shí)效。對(duì)于整改不到位的部門(mén)，要責(zé)令其重新整改，直至達(dá)到要求為止。八、檢查結(jié)果運(yùn)用1.將檔案檢查結(jié)果納入單位年度績(jī)效考核體系，與部門(mén)和個(gè)人的績(jī)效掛鉤，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問(wèn)題較多、整改不力的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行問(wèn)責(zé)。2.根據(jù)檔案檢查情況，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，及時(shí)調(diào)整和完善檔案管理制度和工作流程，不斷提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平。3.將檔案檢查結(jié)果作為單位檔案管理工作決策的重要依據(jù)，針對(duì)存在的普遍性問(wèn)題，研究制定相應(yīng)的政策措施，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督。九、注意事項(xiàng)1.檢查人員要嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密，不得擅自查閱、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。2.檢查過(guò)程中要注重方式方法，尊重被檢查部門(mén)的意見(jiàn)和建議，避免與被檢查部門(mén)發(fā)生沖突。3.檢查人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，如實(shí)記錄檢查情況，確保檢查結(jié)果真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀。4.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的重大問(wèn)題，要及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便及時(shí)采取措施加以解決。十、附件1.檔案檢查表2.檔案管理工作調(diào)查問(wèn)卷[檔案檢查表示例]檔案檢查表一、檔案管理制度建設(shè)（10分）|檢查項(xiàng)目|檢查內(nèi)容|分值|得分|||||||制度健全性|檔案管理制度涵蓋檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，無(wú)明顯遺漏|4|||制度合規(guī)性|制度符合國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求|3|||制度操作性|制度具有可操作性，明確了各項(xiàng)工作的流程和要求|3||二、檔案收集情況（20分）|檢查項(xiàng)目|檢查內(nèi)容|分值|得分|||||||及時(shí)性|各部門(mén)檔案收集及時(shí)，無(wú)應(yīng)歸檔而未歸檔的文件材料|8|||完整性|檔案收集范圍明確，涵蓋各類(lèi)重要業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件資料，無(wú)明顯缺失|8|||收集范圍|抽查部分部門(mén)的檔案，核實(shí)收集范圍是否符合規(guī)定|4||三、檔案整理質(zhì)量（30分）|檢查項(xiàng)目|檢查內(nèi)容|分值|得分|||||||分類(lèi)合理性|檔案分類(lèi)科學(xué)合理，符合本單位實(shí)際情況和檔案管理規(guī)范|10|||編號(hào)規(guī)范性|檔案編號(hào)規(guī)范統(tǒng)一，編目準(zhǔn)確清晰|8|||裝訂質(zhì)量|檔案裝訂整齊牢固，紙張符合要求|7|||整理準(zhǔn)確性|檔案整理過(guò)程準(zhǔn)確無(wú)誤，無(wú)錯(cuò)編、漏編等情況|5||四、檔案保管條件（15分）|檢查項(xiàng)目|檢查內(nèi)容|分值|得分|||||||庫(kù)房安全性|檔案庫(kù)房有防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施設(shè)備，且運(yùn)行正常|8|||存放有序性|檔案存放有序，便于查找和利用|4|||存儲(chǔ)介質(zhì)備份|檔案存儲(chǔ)介質(zhì)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)環(huán)境符合要求|3||五、檔案信息化建設(shè)（10分）|檢查項(xiàng)目|檢查內(nèi)容|分值|得分|||||||系統(tǒng)完善性|檔案信息化系統(tǒng)功能完善，滿(mǎn)足檔案管理工作需求|5|||數(shù)字化質(zhì)量|已數(shù)字化檔案質(zhì)量符合要求|3|||信息安全性|檔案信息安全措施到位，無(wú)信息泄露風(fēng)險(xiǎn)|2||六、檔案利用服務(wù)（15分）|檢查項(xiàng)目|檢查內(nèi)容|分值|得分|||||||制度健全性|檔案查閱利用制度健全，手續(xù)完備|5|||利用效果反饋|檔案利用效果反饋機(jī)制建立，對(duì)利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析|5|||服務(wù)滿(mǎn)意度|通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查等方式了解利用者對(duì)檔案利用服務(wù)的滿(mǎn)意度|5||[檔案管理工作調(diào)查問(wèn)卷示例]檔案管理工作調(diào)查問(wèn)卷尊敬的先生/女士：您好！為了了解本單位檔案管理工作的實(shí)際情況，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，特開(kāi)展此次問(wèn)卷調(diào)查。請(qǐng)您根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)，您的意見(jiàn)和建議對(duì)我們非常重要，感謝您的支持與配合！一、個(gè)人信息1.您所在的部門(mén)：____________________2.您的職位：____________________3.您的工作年限：____________________二、檔案管理工作認(rèn)知1.您是否了解本單位的檔案管理制度？A.非常了解B.了解一些C.不太了解D.完全不了解2.您認(rèn)為檔案管理工作對(duì)單位的重要性如何？A.非常重要B.比較重要C.一般D.不太重要E.不重要三、檔案收集情況1.您所在部門(mén)的檔案收集是否及時(shí)？A.非常及時(shí)B.比較及時(shí)C.一般D.不太及時(shí)E.不及時(shí)2.您認(rèn)為檔案收集范圍是否明確？A.非常明確B.比較明確C.一般D.不太明確E.不明確四、檔案整理質(zhì)量1.您對(duì)本部門(mén)檔案整理的分類(lèi)情況是否滿(mǎn)意？A.非常滿(mǎn)意B.比較滿(mǎn)意C.一般D.不太滿(mǎn)意E.不滿(mǎn)意2.檔案編號(hào)是否規(guī)范統(tǒng)一，便于查找？A.非常規(guī)范統(tǒng)一，便于查找B.比較規(guī)范統(tǒng)一，基本便于查找C.一般D.不太規(guī)范統(tǒng)一，查找困難E.很不規(guī)范統(tǒng)一，查找困難五、檔案保管條件1.您對(duì)檔案庫(kù)房的安全設(shè)施（如防火、防盜、防潮等）是否滿(mǎn)意？A.非常滿(mǎn)意B.比較滿(mǎn)意C.一般D.不太滿(mǎn)意E.不滿(mǎn)意2.檔案存放是否有序，便于您查找所需檔案？A.非常有序，便于查找B.比較有序，基本便于查找C.一般D.不太有序，查找困難E.很不有序，查找困難六、檔案信息化建設(shè)1.您是否使用過(guò)單位的檔案信息化系統(tǒng)？A.經(jīng)常使用B.偶爾使用C.很少使用D.從未使用過(guò)2.您認(rèn)為檔案信息化系統(tǒng)的功能是否滿(mǎn)足您的需求？A.完全滿(mǎn)足B.基本滿(mǎn)足C.一般D.不太滿(mǎn)足E.完全不滿(mǎn)足七、檔案利用服務(wù)1.您在查閱檔案時(shí)，手續(xù)是否簡(jiǎn)便？A.非常簡(jiǎn)便B.比較簡(jiǎn)便C.一般D.不太簡(jiǎn)便E.很繁瑣