公司印章管理制度

公司印章管理制度?（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，規(guī)范印章使用流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的各類印章管理。（三）印章定義本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章以及其他部門或崗位專用章等。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司各類印章的刻制須由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦理。行政部門應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際需要，填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印章名稱、規(guī)格、材質(zhì)、使用部門等信息，并經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。2.行政部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)、信譽(yù)良好的印章制作單位進(jìn)行刻制。印章制作單位應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)表的要求進(jìn)行制作，確保印章的質(zhì)量和規(guī)范性。3.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)領(lǐng)取印章，并對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括印章的規(guī)格、材質(zhì)、文字、圖案等是否與申請(qǐng)表一致，印章是否清晰、完整、無瑕疵等。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。2.行政部門應(yīng)將印章啟用信息以書面形式通知公司各部門，并在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布公告。同時(shí)，應(yīng)將印章啟用情況記錄在《印章管理臺(tái)賬》中。3.印章啟用后，原印章如有變更或廢止，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，并將變更或廢止情況記錄在《印章管理臺(tái)賬》中。三、印章的保管（一）保管原則1.公司印章應(yīng)遵循"誰使用、誰保管、誰負(fù)責(zé)"的原則，指定專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理制度，確保印章的安全。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意放置或轉(zhuǎn)借他人。印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并確保存放地點(diǎn)具備防火、防盜、防潮等條件。（二）保管職責(zé)1.公章、法定代表人章由公司總經(jīng)理指定專人保管；合同專用章由合同管理部門負(fù)責(zé)人指定專人保管；財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管；發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管。其他部門或崗位專用章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)建立印章使用登記制度，詳細(xì)記錄印章使用的日期、事由、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人等信息。使用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。3.印章保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章的安全和完好。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章交接清單》，詳細(xì)記錄印章名稱、規(guī)格、數(shù)量、交接日期、交接雙方等信息。交接清單應(yīng)由交接雙方簽字確認(rèn)，并經(jīng)公司行政部門負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人監(jiān)交。2.印章交接完成后，原保管人員應(yīng)將印章及相關(guān)使用登記記錄移交給新保管人員，并協(xié)助新保管人員熟悉印章管理制度和使用流程。新保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)印章及相關(guān)資料，確保交接無誤。四、印章的使用（一）使用范圍1.公章：用于公司對(duì)外的正式文件、報(bào)告、合同、協(xié)議、信函等的簽署；代表公司參加各類會(huì)議、活動(dòng)、招投標(biāo)等的證明；公司營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等證照的年檢、變更等手續(xù)的辦理；其他需要使用公章的事項(xiàng)。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)書、法定代表人身份證明書等文件的簽署；公司銀行賬戶開戶、銷戶、變更等手續(xù)的辦理；其他需要使用法定代表人章的事項(xiàng)。3.合同專用章：用于公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件的簽署。4.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)收支、結(jié)算、報(bào)銷等業(yè)務(wù)的辦理；公司銀行票據(jù)的開具、背書轉(zhuǎn)讓等；其他需要使用財(cái)務(wù)專用章的事項(xiàng)。5.發(fā)票專用章：用于公司開具的各類發(fā)票的蓋章。6.其他部門或崗位專用章：用于各部門或崗位內(nèi)部文件、報(bào)告、報(bào)表等的簽署；與本部門或崗位業(yè)務(wù)相關(guān)的其他事項(xiàng)的辦理。（二）使用流程1.申請(qǐng)：申請(qǐng)人應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印章使用的日期、事由、文件名稱、文號(hào)、涉及金額等信息，并簽字確認(rèn)。申請(qǐng)表應(yīng)根據(jù)印章使用范圍，分別經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)。2.審核：印章保管人員應(yīng)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，檢查申請(qǐng)事項(xiàng)是否符合公司規(guī)定、審批手續(xù)是否齊全等。如審核通過，印章保管人員應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并注明擬使用印章的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.蓋章：印章保管人員應(yīng)根據(jù)審核通過的申請(qǐng)表，在指定的文件或材料上加蓋相應(yīng)的印章。蓋章時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正、完整，不得模糊、歪斜或遺漏。4.登記：印章保管人員應(yīng)在《印章使用登記臺(tái)賬》上詳細(xì)記錄印章使用的日期、事由、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人、文件名稱、文號(hào)、涉及金額、蓋章位置等信息，并簽字確認(rèn)。（三）特殊情況使用1.如遇緊急情況，無法按照正常流程進(jìn)行審批時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)電話或書面請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。印章保管人員應(yīng)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的指示，在確保申請(qǐng)事項(xiàng)合法合規(guī)的前提下，先行加蓋印章，并做好相關(guān)記錄。2.如因業(yè)務(wù)需要，需在空白紙張、合同文本、介紹信等文件上加蓋印章時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)填寫《空白文件蓋章申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明蓋章用途、份數(shù)、預(yù)計(jì)使用期限等信息，并經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。印章保管人員應(yīng)在申請(qǐng)人在場的情況下，在空白文件上加蓋印章，并對(duì)蓋章后的文件進(jìn)行編號(hào)、登記，確保文件的使用安全。申請(qǐng)人應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的用途使用空白文件，不得擅自更改或挪作他用。五、印章的停用與廢止（一）停用情形1.公司名稱變更、重組、分立、合并等原因，需要停用原有印章的。2.印章使用部門或崗位撤銷、變更，不再需要使用該印章的。3.印章?lián)p壞、遺失，無法繼續(xù)使用的。4.因其他原因需要停用印章的。（二）停用程序1.印章使用部門或保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要停用時(shí)，應(yīng)填寫《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印章名稱、停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。2.行政部門應(yīng)將印章停用信息以書面形式通知公司各部門，并在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布公告。同時(shí)，應(yīng)將印章停用情況記錄在《印章管理臺(tái)賬》中。3.印章停用后，保管人員應(yīng)將印章交回行政部門。行政部門應(yīng)對(duì)交回的印章進(jìn)行封存，并在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候進(jìn)行銷毀處理。（三）廢止程序1.印章廢止前，行政部門應(yīng)填寫《印章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印章名稱、廢止原因、廢止日期等信息，并經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。2.行政部門應(yīng)將印章廢止信息以書面形式通知公司各部門，并在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布公告。同時(shí)，應(yīng)將印章廢止情況記錄在《印章管理臺(tái)賬》中。3.印章廢止后，保管人員應(yīng)將印章交回行政部門。行政部門應(yīng)對(duì)交回的印章進(jìn)行銷毀處理。銷毀印章時(shí)，應(yīng)由行政部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員共同監(jiān)督，確保印章徹底銷毀，防止印章被非法使用。六、印章的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)印章管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)印章使用情況進(jìn)行定期審計(jì)。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章是否存放在安全可靠的地方，是否指定專人保管，保管人員是否熟悉印章管理制度等。2.印章使用情況：檢查印章使用是否符合規(guī)定的范圍和流程，審批手續(xù)是否齊全，使用登記記錄是否完整、準(zhǔn)確等。3.印章停用與廢止情況：檢查印章停用與廢止手續(xù)是否辦理齊全，印章是否及時(shí)交回封存，是否按規(guī)定進(jìn)行銷毀處理等。（三）檢查頻率1.行政部門應(yīng)每月對(duì)印章管理情況進(jìn)行一次檢查，并將檢查結(jié)果記錄在《印章管理檢查記錄》中。2.審計(jì)部門應(yīng)每年對(duì)印章使用情況進(jìn)行一次審計(jì)，并出具審計(jì)報(bào)告。（四）問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并提出整改意見。相關(guān)部門或人員應(yīng)按照整改意見及時(shí)進(jìn)行整改，確保印章管理工作規(guī)范、安全。2.對(duì)于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰。如造成公司經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修