建筑工程合同管理制度

建筑工程合同管理制度?1.目的為加強(qiáng)公司建筑工程合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有建筑工程項目相關(guān)的合同管理活動，包括但不限于工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、材料設(shè)備采購等各類合同。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂必須遵守國家法律法規(guī)，符合國家政策要求。平等自愿原則：合同雙方在平等地位上，自愿協(xié)商達(dá)成一致意見。公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同義務(wù)。二、合同管理職責(zé)1.合同管理部門及職責(zé)法務(wù)部負(fù)責(zé)合同文本的合法性審查，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求。參與重大合同的談判、起草工作，提供法律意見和建議。負(fù)責(zé)合同糾紛的處理，提供法律支持和解決方案。合約部負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過程管理。組織合同交底，確保相關(guān)部門和人員了解合同主要內(nèi)容和要求。建立合同臺賬，對合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、統(tǒng)計和分析。負(fù)責(zé)合同價款的審核與結(jié)算工作。工程部負(fù)責(zé)合同項目的具體實(shí)施，按照合同要求組織施工、采購等工作。及時向合約部反饋合同執(zhí)行過程中的問題和情況，提出變更建議。協(xié)助合約部進(jìn)行合同驗(yàn)收工作。財務(wù)部負(fù)責(zé)合同價款的支付審核，按照合同約定和財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。對合同執(zhí)行情況進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督和核算，提供財務(wù)分析報告。2.各部門協(xié)作職責(zé)各部門應(yīng)積極配合合同管理部門的工作，及時提供相關(guān)資料和信息。在合同簽訂前，各部門應(yīng)就合同條款進(jìn)行充分溝通和協(xié)商，確保合同內(nèi)容符合公司整體利益和項目實(shí)際需求。在合同履行過程中，各部門應(yīng)各司其職，密切協(xié)作，共同推進(jìn)合同順利執(zhí)行。如出現(xiàn)問題，應(yīng)及時溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決。三、合同簽訂管理1.合同簽訂流程項目發(fā)起：工程部根據(jù)項目需求提出合同簽訂申請，填寫《合同簽訂申請表》，詳細(xì)說明合同項目名稱、內(nèi)容、金額、對方單位等信息，并附上相關(guān)項目資料。初步審核：合約部收到申請表后，對項目背景、合同必要性、金額合理性等進(jìn)行初步審核。審核通過后，將申請表及相關(guān)資料移交法務(wù)部進(jìn)行合法性審查。法務(wù)審查：法務(wù)部對合同條款進(jìn)行合法性審查，重點(diǎn)審查合同主體資格、條款內(nèi)容、違約責(zé)任等方面是否符合法律法規(guī)要求。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與合約部溝通修改。合同起草：合約部根據(jù)審核意見和項目實(shí)際情況起草合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方權(quán)利義務(wù)、工程范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價款支付、工期要求、違約責(zé)任等主要條款。再次審核：合約部將起草好的合同文本提交各相關(guān)部門進(jìn)行會簽審核。各部門應(yīng)從專業(yè)角度對合同條款進(jìn)行審核，提出修改意見和建議。合約部匯總各部門意見后，對合同文本進(jìn)行修改完善。領(lǐng)導(dǎo)審批：修改后的合同文本提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體利益和項目情況進(jìn)行審批決策。合同簽訂：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與對方簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)仔細(xì)核對合同文本與審批意見是否一致，確保合同簽訂的準(zhǔn)確性和完整性。2.合同文本要求合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表述清晰、準(zhǔn)確、完整，避免歧義。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，明確雙方權(quán)利義務(wù)，具有可操作性。合同應(yīng)包含必要的附件，如工程圖紙、技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工程量清單等，附件應(yīng)與合同正文具有同等法律效力。合同文本如有修改或補(bǔ)充，應(yīng)采用書面形式，并由雙方簽字（蓋章）確認(rèn)。四、合同履行管理1.合同交底合約部在合同簽訂后，應(yīng)及時組織合同交底會議，向工程部、財務(wù)部等相關(guān)部門和人員詳細(xì)介紹合同主要內(nèi)容和要求。合同交底內(nèi)容應(yīng)包括合同標(biāo)的、雙方權(quán)利義務(wù)、工程進(jìn)度要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價款支付方式、違約責(zé)任等方面，確保相關(guān)人員熟悉合同條款，明確各自職責(zé)。2.履行跟蹤工程部負(fù)責(zé)按照合同要求組織項目實(shí)施，定期向合約部匯報合同執(zhí)行情況，包括工程進(jìn)度、質(zhì)量狀況、存在問題等。合約部應(yīng)建立合同履行臺賬，對合同執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時跟蹤和記錄。及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中的偏差，分析原因，采取有效措施進(jìn)行糾正。財務(wù)部按照合同約定和財務(wù)制度辦理價款支付手續(xù)，對合同付款情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，確保付款符合合同要求和公司財務(wù)規(guī)定。3.變更管理合同履行過程中如需變更合同內(nèi)容，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：提出變更申請：由工程部或其他相關(guān)部門根據(jù)項目實(shí)際情況提出合同變更申請，填寫《合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更原因、內(nèi)容、對合同價款和工期的影響等。審核評估：合約部收到申請表后，對變更事項進(jìn)行審核評估。涉及價款變更的，應(yīng)會同財務(wù)部進(jìn)行成本核算；涉及工期變更的，應(yīng)評估對項目整體進(jìn)度的影響。審核通過后，將申請表及相關(guān)資料移交法務(wù)部進(jìn)行合法性審查。法務(wù)審查：法務(wù)部對變更條款的合法性進(jìn)行審查，確保變更后的合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求。協(xié)商簽訂：經(jīng)法務(wù)審查通過后，由合約部與對方就變更事項進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂《合同變更協(xié)議》?！逗贤兏鼌f(xié)議》作為原合同的補(bǔ)充文件，具有同等法律效力。變更協(xié)議簽訂后，合約部應(yīng)及時將變更內(nèi)容通知相關(guān)部門和人員，并對合同履行臺賬進(jìn)行更新。五、合同驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收申請工程完工后，工程部應(yīng)按照合同要求進(jìn)行自查，自查合格后向合約部提交《合同驗(yàn)收申請表》，申請合同驗(yàn)收。申請表應(yīng)包括工程概況、施工情況、自查結(jié)果等內(nèi)容，并附上相關(guān)驗(yàn)收資料。2.驗(yàn)收組織合約部收到驗(yàn)收申請后，組織工程部、財務(wù)部等相關(guān)部門及人員組成驗(yàn)收小組，對合同項目進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收小組應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工程范圍、工期要求等對項目進(jìn)行全面檢查，包括工程實(shí)體質(zhì)量、資料完整性等方面。3.驗(yàn)收報告驗(yàn)收結(jié)束后，驗(yàn)收小組應(yīng)出具《合同驗(yàn)收報告》，報告應(yīng)明確驗(yàn)收結(jié)論，對驗(yàn)收合格的項目，各方簽字確認(rèn)；對驗(yàn)收不合格的項目，應(yīng)提出整改意見，要求工程部限期整改后重新申請驗(yàn)收。合約部將驗(yàn)收報告存檔，并根據(jù)驗(yàn)收情況辦理相關(guān)手續(xù)，如支付尾款、結(jié)算價款等。六、合同結(jié)算管理1.結(jié)算申請工程竣工驗(yàn)收合格后，工程部應(yīng)及時向合約部提交《合同結(jié)算申請表》，申請合同結(jié)算。申請表應(yīng)包括工程結(jié)算金額、結(jié)算依據(jù)、已付款情況、應(yīng)付款余額等內(nèi)容，并附上相關(guān)結(jié)算資料，如竣工圖紙、工程量清單、工程變更單、簽證單等。2.結(jié)算審核合約部收到結(jié)算申請后，對結(jié)算資料進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括工程量計算是否準(zhǔn)確、單價套用是否合理、費(fèi)用計取是否合規(guī)等。如有疑問，可要求工程部提供補(bǔ)充資料或進(jìn)行解釋說明。合約部審核完成后，將結(jié)算資料及審核意見提交財務(wù)部進(jìn)行財務(wù)審核。財務(wù)部主要審核結(jié)算金額與合同約定價款是否相符、付款情況是否符合財務(wù)制度等。3.結(jié)算確認(rèn)經(jīng)合約部和財務(wù)部審核通過后，由合約部與對方就結(jié)算金額進(jìn)行協(xié)商確認(rèn)。如雙方達(dá)成一致意見，簽訂《合同結(jié)算協(xié)議》；如存在爭議，應(yīng)通過協(xié)商或其他合法途徑解決。《合同結(jié)算協(xié)議》簽訂后，合約部負(fù)責(zé)辦理結(jié)算款項的支付手續(xù)，財務(wù)部按照協(xié)議約定進(jìn)行付款操作。七、合同終止管理1.終止情形合同期滿，雙方履行完畢合同約定的全部義務(wù)，合同自然終止。合同因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因無法繼續(xù)履行，雙方協(xié)商一致解除合同。一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同。合同履行過程中，因政策調(diào)整、項目取消等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行，經(jīng)雙方協(xié)商一致終止合同。2.終止程序合同終止時，由提出終止方填寫《合同終止申請表》，詳細(xì)說明終止原因、終止時間等內(nèi)容，并附上相關(guān)證明材料。合約部收到申請表后，對終止事項進(jìn)行審核。審核通過后，將申請表及相關(guān)資料移交法務(wù)部進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部審查通過后，合約部組織相關(guān)部門與對方就合同終止事宜進(jìn)行協(xié)商，辦理合同終止手續(xù)，包括清理債權(quán)債務(wù)、交接相關(guān)資料等。合同終止后，合約部負(fù)責(zé)對合同執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)分析，將相關(guān)資料整理歸檔。八、合同檔案管理1.檔案收集合同管理過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、合同變更協(xié)議、驗(yàn)收報告、結(jié)算協(xié)議、往來信函等，均應(yīng)及時收集整理。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門合同資料的收集工作，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，并定期移交合約部統(tǒng)一保管。2.檔案整理合約部收到各部門移交的合同資料后，按照合同類別、項目名稱、時間順序等進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄。對每份合同檔案，應(yīng)將相關(guān)資料裝訂成冊，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.檔案保管合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，并采取必要的防潮、防火、防蟲等措施。建立合同檔案借閱制度，嚴(yán)格限制檔案借閱范圍和借閱手續(xù)。借閱人員需填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和合約部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。4.檔案銷毀合同檔案保管期限屆滿后，由合約部提出檔案銷毀申請，填寫《合同檔案銷毀申請表》，說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由合約部會同相關(guān)部門對擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程符合規(guī)定要求。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀申請表上簽字確認(rèn)。九、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防加強(qiáng)合同簽訂管理，確保合同條款明確、具體、合法，避免因合同漏洞引發(fā)糾紛。嚴(yán)格合同履行過程管理，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，避免矛盾積累。加強(qiáng)對相關(guān)人員的合同法律法規(guī)培訓(xùn)，提高合同意識和風(fēng)險防范能力。2.糾紛處理程序合同糾紛發(fā)生后，責(zé)任部門應(yīng)及時向合約部報告，合約部會同法務(wù)部對糾紛情況進(jìn)行調(diào)查了解，分析糾紛原因，制定處理方案。如糾紛能夠協(xié)商解決，由合約部代表公司與對方進(jìn)行協(xié)商談判，爭取達(dá)成和解協(xié)議。協(xié)商過程中，應(yīng)充分聽取法務(wù)部意見，確保協(xié)商結(jié)果合法有效。如協(xié)商無法解決，應(yīng)及時啟動法律程序。由法務(wù)部負(fù)責(zé)起草法律文書，代表公司參